使用邮件合并将 Access 数据发送到 Word
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邮件合并是使 Access 数据正常工作的好方法。 此视频演示如何从 Access 中的 Word 合并 命令开始,在 Microsoft Word 中创建典型的表单。 或者,如果愿意,请查看视频下方的基本步骤。

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在视频中

下面是从 Access 中创建 Word 邮件合并的一般过程:

  1. 打开包含要与 Word 合并的地址的 Access 数据库。

  2. 如果导航窗格未打开,请按 F11 将其打开。

  3. 选择包含地址的表或查询。 如果地址字段分布在多个表中, 请创建包含所需字段的简单选择查询 ,并为合并操作选择该查询。

  4. 在“ 外部数据 ”选项卡上的“ 导出 ”组中,单击“ Word 合并”。

  5. 此时 会打开“Microsoft Word 邮件合并向导 ”对话框。

    选择此选项可将数据链接到现有 Word 文档或创建新文档。

  6. 选择是希望向导将地址数据链接到现有 Word 文档,还是从新的空白文档开始。

  7. 单击“确定”。

Word 将启动并显示“ 邮件 ”选项卡和“邮件合并”窗格。

  1. 单击“邮件合并”窗格底部的“ 下一步 ”和“ 上一个 ”链接,完成向导步骤。

  2. 在向导的步骤 3 中,无需选择收件人列表。 这是在 Access 中选择它时确定的。 但是,你可能希望通过单击“ 编辑收件人列表”来微调列表。 在打开的框中,可以从合并中删除单个收件人、应用筛选器、对列表进行排序等。

  3. 在向导的步骤 4 中,除非使用现有文档) ,否则 (写信。

  4. 将光标置于文档中希望显示地址数据的位置,然后在“邮件合并”窗格中单击“ 地址块”、“ 问候语行”或“ 更多项目 ”,将 Access 数据插入文档中。 在出现的框中,选择所需的格式,然后单击“ 匹配字段 ”,确保字段正确匹配。

  5. 在向导的步骤 5 中,单击“下一个 (>>) 和上一个 (<<) 按钮,预览打印文档时合并数据的外观。

  6. 在向导的步骤 6 中,单击“ 打印 ”,然后选择所需的打印选项。

  7. 保存并关闭 Word 文档。

    注意: 

    • 如果需要在完成向导后返回并调整任何合并设置,所有操作都可以在 Word 的“ 邮件 ”选项卡上使用。

    • 如果在 Access 数据库中进行了设计更改,可能需要调整 Word 中的某些合并设置,以使合并再次正常工作。

    • 邮件合并向导是围绕处理邮寄地址数据而设计的。 但是,可以使用邮件合并功能将任何类型的数据与 Word 合并,例如库存记录、任务或存储在 Access 中的任何数据。

有关 Word 的邮件合并功能的更多详细信息,请参阅以下文章:

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