使用访问资产跟踪模板

使用访问资产跟踪模板跟踪计算机、办公设备或人员拥有或维护的任何其他内容。此版本的常用 Access 模板还可用于搜索资产详细信息、显示或隐藏列、发送电子邮件以及映射资产所有者的地址。

想要watch有关使用此模板的视频？请参阅以下文章：使用资产跟踪数据库模板。

注意: 资产跟踪数据库模板在过去几年中已更新。这些说明引用了可供下载的最新版本的模板。如果以下步骤与你看到的内容不匹配，则可能使用的是旧版模板。

入门

本文介绍使用资产跟踪模板的基本步骤。

准备要使用的数据库

首次打开数据库时，Access 将显示“欢迎”窗体。若要防止此窗体在下次打开数据库时显示，请清除“打开此数据库时显示欢迎检查框。

关闭欢迎表单以开始使用数据库。
若要确保所有数据库内容都已启用，请在消息栏中单击“ 启用此内容”。

有关启用数据库内容的详细信息，请参阅确定是否信任数据库一文。

显示或隐藏已停用的资产

停用的资产是当前日期或之前具有停用日期的项目。资产过期、损坏或未使用时，可能会停用。可以在“资产列表”窗体上显示或隐藏已停用的资产。

在“资产列表”窗体上，选择或清除“显示已停用检查”框。

搜索资产或联系人

使用 “快速搜索 ”框，可以快速在“ 资产列表” 窗体上查找资产，在“ 联系人列表 ”窗体上查找联系人。

在“快速搜索”框中键入要搜索的文本，然后按 Enter。

Access 筛选列表，以仅显示包含所搜索文本的记录。若要返回到完整列表，请单击“ 清除当前搜索”。 (它是搜索框中的 X。)

筛选资产列表

在 “资产列表” 窗体上，可以筛选“资产”列表，并保存收藏的筛选器以供将来使用。

通过右键单击窗体并选择所需的筛选器来应用筛选器。
单击“ 保存筛选器”。
在 “筛选器详细信息” 窗体上，输入筛选器名称和说明，然后单击“ 关闭”。
使用 “筛选器收藏夹 ”框应用已保存的筛选器，或单击“ (清除筛选器) ”删除筛选器。

显示或隐藏栏

在 “资产列表” 窗体和 “联系人列表” 窗体上，某些字段 (列) 默认处于隐藏状态。更改显示的字段：

单击“ 显示/隐藏字段”。
在“取消隐藏列”对话框中，选择要显示的每个列旁边的“检查”框。清除“检查”框以隐藏列。

显示资产或联系人详细信息

使用 “资产详细信息” 窗体和“ 联系人详细信息” 窗体，可以查看和输入有关项目的详细信息。显示 “资产详细信息” 或“ 联系人详细信息” 窗体：

在 “资产列表” 窗体或 “联系人列表” 窗体上，单击要查看的项目旁边的“ 打开 ”。

添加图片

在 “资产详细信息” 窗体和“ 联系人详细信息” 窗体上，可以添加图片和其他附件。

在 “资产详细信息” 窗体的图片框下，单击“ 添加或删除附件”。

在 “联系人详细信息” 窗体的图片框下，单击“ 编辑图片”。
在“ 附件 ”对话框中，单击“ 添加”。
在“ 选择文件 ”对话框中，浏览到包含该文件的文件夹。
选择要添加的文件，然后单击“ 打开”。
在“ 附件 ”对话框中，单击“ 确定”。

注意: 可以为每个项目附加多个文件，包括不同的文件类型，例如文档或电子表格。

从 Microsoft Outlook 添加联系人

如果使用 Microsoft Outlook，则可以从该计划添加联系人或资产所有者，而无需重新键入信息。

在 “联系人列表” 窗体上，单击“ 从 Outlook 添加”。
在 “选择要添加的名称 ”对话框中，选择要添加到数据库的名称。
单击“添加”，然后单击“确定”。

显示联系人地址的地图

在“ 联系人详细信息” 窗体上，如果为联系人输入了街道地址，则可以显示该位置的地图：

单击“ 映射此地址”。

显示报表

资产跟踪包括多个报表，包括“所有资产”、“资产详细信息”、“已停用的资产”、“联系人通讯簿”等。若要显示报表，请执行以下操作：

在导航窗格中的 “报表”下，双击要显示的报表。

可以创建自己的自定义报表。有关详细信息，请参阅Create简单报表一文。

修改资产跟踪数据库

可以通过向“资产”表添加新字段，然后将该字段添加到“ 资产列表” 窗体、 “资产详细信息” 窗体和“ 资产详细信息 ”报表来自定义资产跟踪数据库。

向 Assets 表添加字段

关闭所有打开的选项卡。
在导航窗格中，双击“ 资产 ”表。
向右滚动，直到看到名为 “添加新字段”的列。双击列标题，然后键入字段名称。

首次在列中输入数据时，Access 会为你设置数据类型。

向窗体或报表添加字段

将字段添加到表后，即可将其添加到窗体或报表。

在导航窗格中右键单击窗体或报表，然后单击“ 布局视图”。
在“设计”选项卡上的“工具”组中，单击“添加现有字段”。
将所需字段从“字段列表”拖动到窗体或报表。