“审批”工作流详述

本文中的信息以 10 个可展开的片段的形式提供。

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如果只需完成审批工作流任务    只需向下滚动到 “完成” 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他段。

如果要添加、启动、监视和维护工作流    如果你还不熟悉这些任务，你可能会发现，在你第一次设计和添加工作流时，通过本文逐个细分的方式工作会很有用。 熟悉信息和文章布局后，即可直接转到任何回访时所需的细分市场。

内容审批和发布审批    你可能有列表或库，你希望在其中查看新项目和/或当前项目的新版本，了解其内容的准确性，或者其形式和样式的合适性，然后才能对有权访问列表的每个人可见。 这种评审过程称为内容审批，可以使用审批工作流来控制列表或库中的内容审批。 (还有一个非常类似的发布审批工作流，专用于将网页发布到 Internet 的 SharePoint 网站。)

有关打印本文的一句话    这是一篇长文章。 如果只想打印所选段，请确保打印时 仅 展开这些段。 (此外，如果要在打印副本中包含完整的图形，请以横向而不是纵向打印。)

关于搜索的一句话    在搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保已展开要搜索的所有段。

审批工作流是一项 SharePoint 功能，可将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由到一个或多个人员进行审批或拒绝。 工作流可自动执行、简化和标准化整个过程。

SharePoint 产品附带的基本审批工作流充当模板。 使用此模板，可以将多个审批工作流添加到网站。 添加的每个工作流都是基本审批工作流的唯一 版本 ，每个工作流都有自己的专用的工作方式，具体取决于添加时指定的设置。

此段中的分区

1. 审批工作流可为我做什么？

2. 审批工作流不能做什么？

3. 谁可以使用此类工作流？

4. 如何规划、添加、运行和维护此类工作流？

1. 审批工作流可为我做什么？

• 首次将审批工作流添加到列表、库或网站集时，可以指定要包含的参与者数，并指示他们的任务是在串行 () 中逐个分配的，还是同时 (并行) 分配的。 您甚至可以决定是否将参与者的任务划分为两个或更多单独的阶段，以及指定最终截止日期和/或每个任务完成所允许的时间。 每次在项目上手动启动工作流时，都可以修改其中任何设置。

• 工作流将任务分配给每个指定的参与者。 每个参与者在几种可能的响应中做出选择：批准或拒绝项目、请求更改项目、重新分配任务或取消或删除任务。

• 运行工作流时，可以监视进度，并根据需要 () 单个中央工作流状态页进行调整。

• 工作流完成后的 60 天内，工作流 (或 工作流实例) 运行过程中发生的所有工作流事件列表仍可在“工作流状态”页上获取，以供非正式参考。

还可以使用审批工作流管理列表或库的内容审批流程。 有关详细信息，请参阅 本文的控制部分 。

2. 审批工作流 不能 做什么？

通常不允许审批工作流中的参与者对正在评审的项进行更改。 相反，参与者可以请求在工作流实例过程中对项进行更改。 如果要添加参与者在项目本身中插入批注和修订的工作流，请参阅“另请参阅”部分的“关于收集反馈工作流”一文。

此外，审批工作流不用于收集签名。 如果要使用工作流在Microsoft Word文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中收集签名，请参阅另请参阅部分中的“收集签名工作流”一文。

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3. 谁可以使用此类工作流？

添加工作流   默认情况下，必须具有“管理Lists”权限才能添加工作流。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。)

启动工作流   此外，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有“编辑项目”权限;“访问者”组不 )

或者，所有者可以选择配置特定的工作流，以便 只能 由“所有者”组的成员启动它们。 (为此，请在关联表单的第一页上选择“需要管理Lists权限才能启动此工作流检查”框。)

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4. 如何规划、添加、运行和维护此类工作流？

以下是基本阶段：

• 在工作流运行之前， (计划、添加、启动)    
  在添加工作流之前，请规划要添加工作流的位置， (单个列表或库，或者针对整个网站集) 及其工作方式的详细信息。 添加并配置工作流后，具有必要权限的任何人都可以针对特定项目启动工作流。 还可以将工作流设置为 自动运行。 可以基于两个触发事件之一或两个触发事件激活自动运行：在列表或库中添加或创建任何项时，或者当列表或库中的任何项发生更改时。

• 工作流运行 (完成时，监视、调整)    
  运行工作流时，各个参与者将完成分配的任务。 自动提醒将发送给未能满足任务截止时间的参与者。 同时，可以从该特定工作流实例的中心“工作流状态”页监视工作流的进度。 可以在工作流运行时从同一页对工作流进行调整;如有必要，可以从那里取消或终止工作流。

• 工作流运行后 (审阅、报告、更改)    
  工作流完成后，可以在“工作流状态”页上查看运行 (或 实例) 的整个历史记录，最长为 60 天。 在同一页上，可以创建有关此工作流版本性能的统计报告。 最后，如果有任何关于工作流功能方式的更改，可以打开并编辑首次添加工作流时完成的关联表单。

以程图从添加新工作流的人员的角度说明了这些阶段。

在此段中，我们确定在添加审批工作流版本之前需要做出的决策和需要组合的信息。

如果已熟悉如何添加此类工作流，并且只需提醒特定步骤，则可以直接转到本文的相应 添加 段 (列表/库 或 网站集) 。

此段中的分区

1. 模板和版本

2. 关联表单简介

3. 十二个问题要回答

1. 模板和版本

SharePoint 产品中包含的工作流充当主 模板 ，你添加到列表、库和网站集的特定单个工作流基于这些模板。

例如，每次添加审批工作流时，实际上都会添加常规审批工作流模板 的版本 。 为每个版本指定其自己的名称和自己的设置，在添加该特定版本时，可以在关联表单中指定这些名称。 这样，你可以添加多个工作流，所有版本都基于审批工作流主模板，但每个版本都命名并针对你将使用的特定方式进行了定制。 命名版本也可以称为工作流 实例。

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2. 关联表单简介

每当基于包含的工作流模板之一添加新的工作流版本时，您都填写 关联表单 以指定新实例的工作方式。

在下一部分中，你将找到一系列问题，这些问题将为你完成关联表单做好准备。 不过，首先，请花一两点时间查看窗体及其字段。

关联表单的第一页

关联表单的第二页

此第二页上红框中的字段也显示在 初始表单上，每次手动启动工作流时都会显示该表单，并且可以针对该单次运行进行编辑。

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3. 十二个问题要回答

获得本节中所有问题的答案后，即可添加工作流。

1. 这是正确的工作流类型吗？

2. 一个列表或库，还是整个网站集？ 和一种内容类型还是所有内容类型？

3. 什么是好名字？

4. 任务列表和历史记录列表：现有还是新？

5. 如何 (以及由谁) 启动此工作流？

6. 继承自此内容类型的内容类型是否也获取此工作流？

7. 参与者：哪些人，按什么顺序？

8. 参与者需要哪些其他信息？

9. 任务何时到期？

10. 此工作流何时结束？

11. 需要通知谁？

12. 此工作流是否会控制内容审批？

01.这是正确的工作流类型吗？

有几个工作流模板的名称中包含“审批”一词。 本文涉及菜单中显示为 “审批 - SharePoint 2010”的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是否是最佳选择，请参阅本文的 LEARN 部分。 有关可用的其他工作流模板的详细信息，请参阅另请参阅部分中关于 SharePoint 附带的工作流一文。

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02. 一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一种内容类型还是所有内容类型？

你可以使新版本的审批工作流仅在单个列表或库中可用，也可以使其在整个网站集中可用。

• 如果为单个列表或库添加工作流，则可以将其设置为 在所有内容类型 上运行或 仅在单个内容类型上运行。

• 但是，如果为整个网站集添加工作流， 则必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。

什么是内容类型？

存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以与 Document 或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以与 法律合同 或 产品目录规范一样高度专业化。 SharePoint 产品中默认提供某些内容类型，但你可以自定义这些内容类型，并添加自己创建的其他内容类型。 有关详细信息，请参阅 创建或自定义网站内容类型 和 向列表或库添加内容类型。

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03. 什么是好名字？

为工作流版本指定一个名称，该名称：

• 明确指示其用途。

• 请清楚地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设你是一组编辑者的成员。 你的组希望使用两个不同的审批工作流来管理来自外部参与者的文档提交：

• 你将在每个提交的文档上运行第一个工作流，以决定是否接受它进行编辑。

• 接受并编辑提交的文档后，你将对已编辑的草稿运行第二个工作流，以决定是否接受它作为最终版本。

可以将第一个工作流命名为 “接受提交审批 ”，将第二个工作流命名为 “最终草稿审批”。

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04. 任务列表和历史记录列表：现有还是新？

你可以让工作流使用网站的默认“任务”列表和“历史记录”列表，使用 其他 现有任务和历史记录列表，或者仅请求此工作流的新列表。

• 如果网站将具有许多工作流，或者某些工作流将涉及许多任务，请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理超长列表可能会降低性能。 与一个很长的列表相比，系统可以更快、更轻松地维护多个较短的列表。)

• 如果此工作流的任务和历史记录将包含要与常规任务列表分开的敏感或机密数据，则应 明确 指示需要此工作流的新单独列表。 (添加工作流后，请确保为新 lists 设置适当的权限。)

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05. 如何 (以及由谁) 启动此工作流？

工作流可以设置为仅手动启动，也可以仅自动启动，或者采用以下任一方式：

• 当在特定文档或项目上手动启动审批工作流时，会显示另一个窗体 （初始窗体）。 初始表单包含 关联 表单第二页的大部分设置。 这样，如果启动工作流的人员只想更改当前实例 (的任何设置) ，则可以在单击“ 开始”之前执行此操作。 转到列表 > 项上下文菜单，> 工作流 > 选择工作流以手动启动它。

• 当然，使用自动启动时，没有机会显示初始表单，因此使用关联表单中指定的默认设置而不进行任何更改。

下图显示了手动启动和自动启动之间的差异。

在初始表单中所做的任何更改 仅在 工作流的当前实例期间应用。 若要更改工作流的永久默认设置，请编辑原始关联表单，如本文的 CHANGE 部分中所述。

手动启动

如果允许手动启动，则具有必要权限的任何人都可以随时对任何符合条件的项目启动工作流。

手动启动的优点是，你和你的同事只能在你选择 时运行 工作流，并且每次运行该工作流时，你都有机会使用初始表单更改某些设置。

快速示例    如果 只想在团队 外部的编写器创作的项目上运行工作流，则仅手动启动工作流将使其不会在由你和你的团队成员创作的项目上自动运行。 (备用解决方案：为团队中的作者的项目维护一个列表或库，并为所有其他作者的项目维护单独的列表或库。 这样，就可以自动运行工作流，但只能在外部作者列表中运行。 另一种解决方案：添加 IF 条件并将 “创建者” 设置为特定人员。 有关详细信息 ，请参阅工作流条件快速参考 。)

手动启动的主要缺点是，有人必须记住在适当的时候运行工作流。

自动启动

可以将工作流设置为由以下任何事件自动启动：

• 有人尝试发布项目的主要版本。

• 在列表中或库中创建或上传到新项。

• 已存储在列表或库中的项已更改。

自动启动的优点是没有人需要记住来启动工作流。 每次发生触发事件时，它都会运行。

快速示例    如果你负责列表中项的准确性和适当性，则可以向该列表添加审批工作流，并将自己指定为唯一的参与者。 可以将工作流设置为每次更改列表中的项以及每次添加新项时自动启动。 这样，你将始终保持最新状态。

自动启动的两个缺点：

• 每当发生触发事件时，都无法停止工作流运行。

• 不能更改单个实例开头的任何设置。

有关每当有人尝试发布项目的主要版本时自动运行审批工作流的详细信息，请参阅本文的控制部分。

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06. 继承自此内容类型的内容类型是否也获取此工作流？

仅当向整个网站集的内容类型添加工作流时，你才能选择同时将工作流添加到网站集中的所有其他内容类型，这些内容类型 继承 自要向其添加工作流的内容类型。

便笺

• 完成所有附加添加的操作可能需要很长时间才能完成。

• 如果想要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保自己是每个网站或子网站中的“所有者”组的成员。

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07. 参与者：哪些人，按什么顺序？

你需要为将评审任务分配到的每个人提供姓名或电子邮件地址。

一个阶段还是多个阶段？    可以选择只有一个阶段的评审任务，也可以选择有多个阶段。 如果有多个阶段，则会逐个执行阶段。

并行评审还是串行评审？    对于任何一个阶段的参与者，可以选择同时 () 同时分配其评审任务，或者按指示的顺序在串行) 中逐个 (分配评审任务。 例如，如果将工作流设置为在第一次拒绝后结束，或者希望参与者能够进一步查看早期参与者的评论作为其评审上下文的一部分，则串行选项可能很有用。

示例

此简单方案说明了多个阶段和串行评审的一些优点：

假设 Frank 添加了一个新的审批工作流。 他希望他的同事安娜和西恩先审查每个项目，然后再亲自审阅。 如果 Anna 或 Sean 拒绝该项目，他还希望工作流在他自己的评审 之前 结束。 Frank 可以通过以下两种方式之一进行设置：

• 使用串行评审   弗兰克建立了一个单阶段连环评审，其中安娜和西恩是前两个参与者，他是第三个参与者：他选择“ 首次拒绝时结束” 选项。
  在此安排中，Anna 必须在分配 Sean 的任务之前批准项目，然后 Sean 必须在分配 Frank 的任务之前批准该项目。 如果 Anna 拒绝该项目，则不会为 Sean 和 Frank 分配任务：如果 Anna 批准但 Sean 拒绝，则工作流在分配 Frank 的评审任务之前仍然结束。
  以下是弗兰克如何设置他的单阶段连续评论。
  
  

• 通过使用两个阶段   如果 Frank 希望安娜和 Sean 同时获得他们的评论，以便 Sean 不必等待 Anna 完成，然后她就可以开始，他可以在工作流中设置两个阶段：第一个阶段是用于 Anna 和 Sean 的评审的并行阶段，第二个阶段是单独的阶段，仅供他自己的评审。 再次选择“ 首次拒绝时结束” 选项。 在第一阶段完成之前，第二个阶段不会开始：因此，如果 Anna 或 Sean 拒绝该项目，则永远不会分配 Frank 的审阅任务。
  以下是弗兰克如何设置他的两阶段并行评论。
  
  

下面是这两种解决方案的关系图。

外部参与者    包括不是 SharePoint 组织成员的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，站点成员充当外部参与者的代理。

下面是该过程的示意图：

将一个任务分配给每个整个组，或为每个组成员分配一个任务？    如果在工作流参与者中包括组地址或通讯组列表，则可以让工作流向组的每个成员分配一个任务，或者只向整个组分配一个任务 (但仍向每个成员发送单个任务的通知) 。 如果只向整个组分配了一个任务，则该组的任何成员都可以声明并完成该单个任务。 (在本文的 “完成 ”部分中可以找到有关声明组任务的说明。)

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08. 参与者需要哪些其他信息？

关联表单中有一个文本字段，你可以在其中提供说明、有关要求、资源等的详细信息。

可以包括两项内容：

• 联系人信息，以防参与者遇到困难或问题。

• 如果工作流仅将单个任务分配给每个组或通讯组列表，提及此处，每个此类组的单个成员应在完成任务之前声明该任务。 这样，组的其他成员就不会通过启动同一任务来浪费时间。 有关声明组任务的详细信息，请参阅本文的 “完成 ”部分

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09. 任务何时到期？

可以通过以下两种方式之一或两种方式来指示工作流任务何时到期：

按日历日期    可以指定所有任务到期日期的单个日历日期。

• 如果将工作流设置为自动启动，通常不应使用此选项。 这是因为每次工作流自动启动时，指定的日期值不会自动调整与当前日期的关系。

按任务工期    可以指定完成每个任务所允许的天数、周数或月数，从分配该任务时开始。

• 日历截止日期将覆盖指定的任务工期。 也就是说：如果今天是 6 月 10 日，我今天分配的任务具有三天的工期，但日历截止日期也为 6 月 11 日，则该任务将在 6 月 11 日 (日历截止日期) ，而不是在 6 月 13 日 (三天工期) 结束。

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10. 此工作流何时结束？

为了避免在不必要的评审上浪费时间，可以选择在发生以下两个事件之一时，在指定或计算的截止日期之前立即 (工作流结束) ：

• 任何参与者都会拒绝该项目。

• 该项将以任何方式更改。

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11. 需要通知谁？

在 “抄送” 字段中，在关联表单的第二页上，可以为每次启动或结束此工作流时应收到通知的任何人输入姓名或地址。

• 在此处输入名称 不 会导致将工作流任务分配给该人员。

• 手动启动工作流时 ，启动工作流的人员 将收到开始和结束通知，而无需在此字段中指定。

• 自动启动工作流时， 最初添加工作流的人员 将收到开始和结束通知，而无需在此字段中指定。

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12. 此工作流是否会控制内容审批？

你可能有列表或库，你希望在其中查看新项目和/或当前项目的新版本，了解其内容的准确性，或者其形式和样式的合适性，然后才能对有权访问列表的每个人可见。 这种评审过程称为 内容审批。

在 SharePoint 产品中，可以使用审批工作流使内容审批过程更加轻松高效。 有关详细信息，请参阅本文的控制 内容审批 部分。

下一步做什么？

如果已准备好将新的审批工作流添加到列表、库或网站集，请转到本文的相应添加段 (列表/库 或 网站集) 。

你可能有列表和库，你希望在其中查看新项目和/或当前项目的新版本，了解其内容的准确性或其形式和样式的合适性，然后再让有权访问列表的每个人可见。 这种评审过程称为 内容审批。

在 SharePoint 产品中， 无需工作流即可 手动控制内容审批;但 SharePoint 审批工作流可以使该过程更加轻松高效。

如果还不熟悉 SharePoint 产品中的版本控制功能和内容审批功能，我们建议你首先查看以下文章：

• 要求审批网站列表或库中的项目

• 批准或拒绝网站列表或库中的项目或文件

• 为列表或库启用和配置版本控制

审批工作流可通过两种方式控制内容审批过程，每种方法都与首次添加工作流时填写的关联表单中的单个控件相关联。 可以将工作流用于任一或两者。

控制主要版本的发布

在关联窗体第一页的 “开始选项” 区域中，有一个选项“ 启动此工作流”以批准发布项目的主要版本。 需要注意的一些事项：

• 此选项仅适用于在单个列表或库中 所有 内容类型上运行的审批工作流，而不适用于仅对 单个 内容类型的项目运行的任何工作流。

• 要使此选项可用，必须在“版本控制设置”页上为列表或库启用内容审批，并且必须在同一页上选择 “创建主要和次要 (草稿) 版本 ”选项。

• 如果选择此选项，则其后面的两个选项将不可用： 创建新项目时启动此工作流 和 更改项目时启动此工作流。

• 如果选择此选项， 则仅当 有人尝试发布该项目的主要版本时，工作流才会在项目上自动运行。

• 在任何一个列表或库中，只能有一个审批工作流用于批准主要版本的发布。 如果尝试为此函数指定同一列表或库中的第二个工作流，系统会提示你选择一个或另一个工作流。

不基于版本控制的控制

在关联表单第二页的 “启用内容审批” 区域中，可以选择在 工作流完成后更新审批状态， (使用此工作流控制) 的内容审批 。

无论列表或库中是否需要内容审批，此选项都以格式提供。 无论采用哪种方式，项的 “审批” 字段中的值都根据工作流的结果进行更新。

使用此选项，可以：

• 始终手动运行工作流，或者

• 在关联表单的第一页中选择一个或多个自动启动选项，或者

• 允许手动和自动启动

Web 发布网站的内容控件

内容控件是网站中的一个专用过程，用于将页面发布到 Web。 因此，有一个专用的发布审批工作流用于发布网站，以及一个名为“发布网站”的网站模板 (工作流) ，其中包括已自定义的用于 Web 发布工作流的版本。

下一步做什么？

如果已准备好将新的审批工作流添加到列表、库或网站集，请转到本文的相应添加段 (列表/库 或 网站集) 。

如果还不熟悉添加工作流，你可能会发现，在继续执行此细分中的步骤之前，先查看本文中的 LEARN 段和 PLAN 段很有用。

此段中的分区

1. 开始之前

2. 添加工作流

1. 开始之前

在添加工作流之前，需要先处理两个事项：

Email    为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。 另请参阅 SharePoint 2013 分步操作：设置传出Email设置。

权限    SharePoint 默认设置要求您具有“管理Lists”权限，才能添加列表、库或网站集的工作流。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。 有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)

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2.添加工作流

请按以下步骤操作：

1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。

   注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，选项卡名为 “日历”。

3. 在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。

4. 在“工作流设置”页上的“显示此类型的工作流关联”下，指定是要工作流在文档、列表还是文件夹上运行，然后单击“ 添加工作流”。

5. 完成关联表单的第一页。
   (说明遵循插图。)

   

   	内容类型 将默认选定内容保留为 “全部”，或选择特定的内容类型。
   	模板 选择“ 审批 - SharePoint 2010 ”模板。 注意: 如果列表中未显示 “审批 - SharePoint 2010 ”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。 如果你是管理员，请转到 “网站设置” > 网站集功能 > 激活工作流 功能。
   	名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击“ 新建任务列表 ”以创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表，或单击“ 工作流历史记录” (“新建) 以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	启动选项 指定启动此工作流的方式。 有关选择开始选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。 有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的信息，请参阅本文的控制部分。 请注意，如果只为单个内容类型添加工作流，则不会显示“启动此工作流以批准发布项目的主要版本”选项。  另请注意，如果选择“启动此工作流”以批准发布项目的主要版本，则以下两个检查框将不可用。

6. 如果此窗体中的所有设置都按所需方式进行，请单击“ 下一步”。

7. 完成关联表单的第二页。
   (说明遵循插图。)

   注意: 每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会显示关联表单的第二页中的前几个选项（下图中的数字 1 到 7，从 审批者 到 抄送），以便您可以针对该实例更改这些选项。

   

   	分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。 如果任务一次分配一个， (串行)     按任务分配顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务，则 (并行)     名称或地址的顺序并不重要。 如果要将任务分配给 SharePoint 组织    外部的人员 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅 本文的完整部分 。
   	Order 指定是应以串行) (一次分配一个任务，还是同时分配所有任务， (并行) 。 有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
   	添加新阶段 添加除刚刚配置的第一个阶段以外的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	展开组 若要将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，并且每个成员都有自己的任务来完成。) 若要仅将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组，请清除此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 有关声明组任务的说明，请参阅本文的 “完成 ”部分。)
   	请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： 联系信息。 如果适用，请记下分配给整个组或通讯组列表的单个任务。 (在本文的 “完成 ”部分中可以找到有关声明组任务的说明。)
   	截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。 如果此工作流会自动启动，通常最好将 “所有任务的截止日期” 字段留空，并使用两个持续时间字段来控制截止日期。 如果手动启动工作流，则始终可以在启动表单中提供精确的截止日期。 有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
   	CC 输入每次工作流开始或结束时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时， 最初添加工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
   	结束工作流 不选择这两个选项或两个选项。 有关这些选项的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	启用内容审批 如果要使用此工作流管理内容审批，请选择此检查框。 有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的详细信息，请参阅本文的控制部分。

8. 如果按所需方式在此页中拥有所有设置，请单击“ 保存 ”以创建工作流。

如果还不熟悉添加工作流，你可能会发现，在继续执行此细分中的步骤之前，先查看本文中的 LEARN 段和 PLAN 段很有用。

此段中的分区

1. 开始之前

2. 添加工作流

1. 开始之前

在添加工作流之前，需要先处理两个事项：

Email    为了使工作流能够发送电子邮件通知和提醒，必须为网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。 另请参阅 SharePoint 2013 分步操作：设置传出Email设置。

权限    SharePoint 默认设置要求您具有“管理Lists”权限，才能添加列表、库或网站集的工作流。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。 有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)

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2.添加工作流

请按以下步骤操作：

1. 转到网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。

2. 单击 “设置” 图标 然后单击“ 网站设置”。

3. 在“网站设置”页上的“Web Designer库”下，单击“网站内容类型”。

4. 在“网站内容类型”页上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

   注意: 只能为 单个 内容类型的项目添加添加到整个网站集的工作流。

   

   1. 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击“ 工作流设置”。
      

   2. 在“工作流设置”页上，单击“ 添加工作流 ”链接。
      

   3. 完成关联表单的第一页。
      (说明遵循插图。)

   

   	模板 选择“ 审批 - SharePoint 2010 ”模板。 注意: 如果列表中未显示 “审批 - SharePoint 2010 ”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。 如果你是管理员，请转到 网站设置 > 网站集功能 > 激活工作流功能。
   	名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击“ 新建任务列表 ”以创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 可以选择现有历史记录列表，或单击“ 工作流历史记录” (“新建) 以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 的原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	启动选项 指定启动此工作流的方式。 有关选择开始选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	将此工作流添加到子内容类型？ 指定是否应将此工作流添加到与) 从 此 内容类型继承的所有其他网站和列表内容类型关联的 (。 完成所有附加添加的操作可能需要很长时间才能完成。 如果想要将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保自己是每个网站或子网站中的“所有者”组的成员。

5. 如果此页面中的所有设置都按所需方式进行，请单击“ 下一步”。

6. 完成关联表单的第二页。
   (说明遵循插图。)

   注意:  SharePoint 产品在每次手动启动工作流时，都会在关联表单的第二页中显示前几个选项（下图中的数字 1 到 7，从 审批者 到 抄送），以便仅针对该实例更改这些选项。

   

   	分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。 如果任务一次分配一个， (串行)     按希望分配任务的顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务，则 (并行)     名称或地址的顺序并不重要。 如果要将任务分配给 SharePoint 组织    外部的人员 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅 本文的完整部分 。
   	Order 指定是应以串行) (一次分配一个任务，还是同时分配所有任务， (并行) 。 有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
   	添加新阶段 添加除刚刚配置的第一个阶段以外的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	展开组 若要将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，并且每个成员都有自己的任务来完成。) 若要仅将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的整个组，请清除此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 你将在本文的 “完成 ”部分中找到有关声明组任务的说明。)
   	请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： 联系信息。 如果适用，请记下分配给整个组或通讯组列表的单个任务。 (在本文的 “完成 ”部分中可以找到有关声明组任务的说明。)
   	截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。 如果此工作流会自动启动，通常最好将 “所有任务的截止日期” 字段留空，并使用两个持续时间字段来控制截止日期。 如果手动启动工作流，则始终可以在启动表单中提供精确的截止日期。 有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
   	CC 输入每次工作流开始或结束时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时， 最初添加工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
   	结束工作流 不选择这两个选项或两个选项。 有关这些选项的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	启用内容审批 如果要使用此工作流管理内容审批，请选择此检查框。 有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的详细信息，请参阅本文的控制部分。

7. 如果按所需方式在此页中拥有所有设置，请单击“ 保存 ”以创建工作流。

下一步做什么？

如果已准备就绪，请转到本文的 START 部分，并启动第一个实例来测试新工作流。

工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动，或采用以下任一方式：

• 由具有必要权限的任何人随时手动操作。

• 每当发生指定的触发事件时自动执行。 也就是说，将项添加到列表或库时， 以及/或 列表中的项以任何方式更改时， 以及/或 有人尝试发布项目的主要版本) 。
  (在工作流的原始关联和配置期间，在关联表单的第一页中指定触发事件。 有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。)

此段中的分区

1. 自动启动工作流

2. 手动启动工作流

3. 从列表或库手动启动

4. 从 Microsoft Office 程序内手动启动

1. 自动启动工作流

如果工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流都会在触发它的项上运行。

工作流启动时，它会分配第一个任务，并向每个被分配者发送任务通知。 同时，它还向最初添加工作流的人员以及关联表单第二页的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送 (不同于任务通知的开始) 通知。

段顶部

2.手动启动工作流

有关权限的说明    通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。 (默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有此权限，但“访问者”组没有。 但是，所有者还可以选择逐个工作流，要求启动工作流的人员具有“管理Lists”权限。 通过选择此选项，所有者实质上可以指定只有他们和其他所有者可以启动特定的工作流。 有关详细信息，请参阅本文的 Learn 部分。)

从两个位置开始

可以从以下两个位置之一手动启动工作流：

• 从存储项的列表或库中

• 从项目本身内部，在创建它的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意，这必须是已安装的程序，而不是 Web 应用程序版本。)

此段中的其余两个部分提供了这两种方法的说明。

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3.从列表或库中手动启动

1. 转到要在其中运行工作流的项所在的列表或库。

2. 单击项名称旁边的省略号，然后在对话框中单击省略号以打开项菜单 ，然后单击下拉菜单上的“ 工作流 ”。

3. 在“工作流： 项名称 ”页上的“ 启动新工作流”下，单击要运行的工作流。
   

4. 在“更改工作流”页上的“初始”窗体中，进行要应用于工作流的此特定实例的任何更改。

   注意: 此处在初始表单中所做的更改 仅在 工作流的当前实例期间使用。 如果要在每次运行工作流时进行应用的任何更改，或者想要更改未在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。

   

   	分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。 如果一次    分配一个任务 按任务分配顺序输入名称或地址。 如果同时分配    所有任务 名称或地址的顺序并不重要。 如果要将任务分配给 SharePoint 组织    外部的人员 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的完整部分
   	Order 请确保是应按串行) (一次分配一个任务，还是同时分配所有任务， (并行) 的规范是所需的。 有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
   	添加新阶段 添加或除当前配置的阶段以外的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
   	展开组 若要将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，并且每个成员都有自己的任务来完成。) 若要仅将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组，请清除此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 你将在本文的 “完成 ”部分中找到有关声明组任务的说明。)
   	请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： 有关问题和问题的联系信息 如果适用，请记下分配给整个组或通讯组列表的单个任务 (有关声明组任务的说明，请参阅本文的 “完成 ”部分。)
   	截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
   	CC 进行所需的任何添加或删除操作。 请记住： 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 由于是手动启动工作流，因此无论是否在此字段中列出，你都将收到启动和停止通知。

5. 在初始表单中按所需方式拥有所有设置时，单击“ 启动 ”启动工作流。

工作流分配第一个任务，同时向你和在初始表单的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送开始通知。

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1. 打开计算机上已安装的 Office 程序中的项。

2. 在打开的项目中，单击“ 文件 ”选项卡，单击“ 保存 & 发送”，然后单击要对项目运行的工作流。

3. 如果看到以下消息，指出工作流需要签入文件，请单击“Check In”按钮。

4. 单击大“ 开始工作流 ”按钮。

5. 在“更改工作流”页上的“初始”窗体中，进行要应用于工作流的此特定实例的任何更改。

   注意: 此处在初始表单中所做的更改仅在工作流的当前实例期间使用。 如果要在每次运行工作流时进行应用的任何更改，或者想要更改未在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。

   

	分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。 如果任务一次分配一个， (串行)     按任务分配顺序输入名称或地址。 如果同时分配所有任务，则 (并行)     名称或地址的顺序并不重要。 如果要将任务分配给 SharePoint 组织    外部的人员 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅 本文的完整部分 。
	Order 请确保是应按串行) (一次分配一个任务，还是同时分配所有任务， (并行) 的规范是所需的。 有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
	添加新阶段 添加或除当前配置的阶段以外的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的“ 分配到 ”字段，然后按 Ctrl+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	展开组 若要将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，并且每个成员都有自己的任务来完成。) 若要仅将一个任务分配给在“分配到”字段中输入的每个组，请清除此检查框。 (组的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组声明并完成单个任务。 你将在本文的 “完成 ”部分中找到有关声明组任务的说明。)
	请求 此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括： 有关问题和问题的联系信息。 如果适用，请记下分配给整个组或通讯组列表的单个任务。 (在本文的 “完成 ”部分中可以找到有关声明组任务的说明。)
	截止日期和任务工期 指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定从分配任务开始完成每个任务所允许的天数、周数或月数。 有关何时使用截止日期和何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。
	CC 进行所需的任何添加或删除操作。 请记住： 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 由于是手动启动工作流，因此无论是否在此字段中列出，你都将收到启动和停止通知。

1. 如果初始表单中的设置按所需方式进行设置，请单击“ 启动 ”以启动工作流。

工作流分配第一个任务，同时向你和在初始表单的 “抄送 ”字段中列出的任何人发送开始通知。

下一步做什么？

• 如果这是第一次运行此工作流，则其他参与者可能需要信息和帮助才能完成其分配的任务。 (他们可能会觉得本文的 “完整 ”部分很有用。)

• 此外，最好检查参与者是否正在接收其电子邮件通知，特别是垃圾邮件筛选器不会错误处理通知。

• 当然，你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 若要详细了解如何完成它们，请转到本文的“ 完成 ”部分。

• 同时，有关如何跟踪工作流当前实例进度的信息，请转到本文的 MONITOR 部分。

如果这是你第一次在审批工作流中分配任务，你可能会发现在完成任务之前完整查看文章的这一部分很有用。 这样，你就会知道可能向你开放的所有选项。

首先，确保你已获得正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此，在开始之前，请确保已分配的任务确实是审批工作流任务，而不是某种其他类型的工作流的任务。

在以下任何位置查找文本 “请批准 ”：

• 在任务通知
  的“主题”行

• 在要审阅
  的项的消息栏上，

• 在“工作流状态”页上
  的任务标题中，

如果未在这些位置看到“请批准文本”，请与启动或最初添加工作流的人员检查，以确定工作流基于哪个工作流模板，或者它是否是自定义工作流。 在本文的“ 另请参阅 ”部分，可以找到有关如何使用 SharePoint 产品中包含的其他类型的工作流的文章的链接。

但是，如果你的任务 是 审批任务，请继续阅读！

此段中的分区

1. 过程概述

2. 从任务通知消息访问项目和任务表单

3. 从列表或库中访问项目和任务表单

4. 查看项目

5. 完成并提交任务表单

6. 过期通知

7. 声明并完成组任务 (可选)

8. 请求对项进行更改 (可选)

9. 将审批任务重新分配给其他人 (可选)

10. 代表外部参与者完成任务 (可选)

1. 过程概述

在工作流中分配任务时，通常可以通过以下三种方式之一了解该任务：

• 你会收到电子邮件任务通知。

• 打开Microsoft Office 文档，并看到一个消息栏，通知你已分配了相关任务。

• 您检查 SharePoint 网站，并发现当前已为你分配了一个或多个任务。

当你发现你已分配了审批工作流任务时，通常会执行两项操作：

• 查看项目    了解是否可以批准处于当前状态的项目。

• 完成任务    使用任务表单提交评审结果。

因此，完成任务通常涉及以下三项：

• 以电子邮件) 接收的通知消息 (

• 提交以供审批的项目 (打开并查看)

• 打开、完成和提交的任务表单 ()

下面是这三个项目的外观。

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2. 从任务通知消息访问项目和任务表单

请按以下步骤操作：

1. 在任务通知消息的“ 若要完成此任务 说明”中，单击指向该项的链接。

2. 在打开的项目中，单击消息栏上的“ 打开此任务 ”按钮。

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3.从列表或库中访问项目和任务表单

请按以下步骤操作：

1. 在存储要审阅的项目的列表或库中，单击与项目和工作流关联的 “正在进行” 链接。

2. 在“工作流状态”页上，单击任务的标题。

3. 在任务窗体的 “此工作流任务应用于 消息”栏中，单击指向该项的链接。

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4.查看项目

在此示例中，项是Microsoft Word文档。

请注意文档顶部的两个黄色消息栏：

• 服务器只读   此文档以只读模式打开，即可以阅读文档，但不能对其进行任何更改。
  (请注意，完成审批工作流任务时，通常不会直接在项本身进行任何更改。 而是使用任务表单注册所有 responses.)

• 工作流任务   准备好在任务表单中注册响应时，单击“ 打开此任务 ”按钮。

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5. 完成并提交任务表单

审批工作流任务的任务窗体如下所示。

请注意，删除 项目 的前两项 (， 此工作流任务适用于项目标题) 在从项目内部打开以供审阅时 不会 显示在任务表单中。

	删除项目 若要从工作流的当前实例中删除此任务，请单击此按钮。 删除任务不会删除要审阅的项目。 如果删除任务，该操作将充当 (，并记录在历史记录中，) 拒绝文档。 因此，如果将工作流配置为在第一次拒绝时结束，则删除任务将结束工作流。 已删除的任务不再显示在“工作流状态”页的 “任务” 区域中。 (但是，删除和随后的自动拒绝操作仍记录在页面的 “历史记录 ”区域中。) 注意: 如果未启动此工作流实例，可能需要在删除任务之前与启动该工作流的人员检查。
	此工作流任务适用于项目标题 若要打开项目以供审阅，请单击此处的链接。
	状态、请求者、合并注释、截止日期 你无法编辑或更改这四个字段中的条目，但你可能会发现其中的信息很有用。 请注意，“ 合并注释 ”框不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明，还包含已在此工作流的同一实例中完成其任务的参与者提交的所有注释。 同样，在提交自己的表单后，在“ 注释 ”框中包含 (4) 的任何注释也会显示在后续参与者的 “合并批注 ”框中。
	批注 在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中，并且也会显示在“ 合并注释” 字段中， (3) 供后续参与者使用。
	批准 若要批准该项目，请先在“ 批注 ”字段中键入要贡献的任何批注 (4) ，然后单击此按钮。
	拒绝 若要拒绝该项目，请先在“批注 ”字段中键入要贡献的任何批注 (4) ，然后单击此按钮。
	取消 若要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应，请单击此按钮。 任务将保持不完整并分配给你。
	请求更改 若要请求对正在审阅的项目进行更改，请单击此按钮。 有关要在其中输入请求详细信息的表单的插图，以及有关进一步说明，请转到此段中的第 8 部分 ，即请求对项目进行更改。 注意: 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。
	重新分配任务 若要将审批任务重新分配给其他人，请单击此按钮。 有关页面的插图，你将在其中输入重新分配的详细信息，有关进一步的说明，请转到此部分中的第 7 部分， 将审批任务重新分配给其他人。 注意: 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。

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6. 逾期通知

如果某个任务或整个工作流实例逾期未完成，则通知会自动发送到：

• 任务分配到的人员

• 启动工作流的人员 (，如果启动是自动的，则为最初添加工作流的人员)

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7. 声明并完成组任务 (可选)

如果只将单个任务分配给你所属的整个组，则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。

在查看项目 之前 声明任务。 声明任务后，任务就会分配给你，并且组的其他成员无法完成该任务。 (这样，只有一个人执行必要的工作。)

1. 在“工作流状态”页上，指向分配给组的任务的名称，直到出现箭头

2. 单击箭头，单击 “编辑项目” ，然后在任务窗体中单击“ 声明任务” 按钮。
   

刷新“工作流状态”页时，可以看到任务不再分配给组，而是专门分配给你。

稍后，如果想要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组，请使用相同的步骤返回到任务窗体，但现在单击“ 发布任务 ”按钮。

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8. 请求对项进行更改 (可选)

在开始此过程之前，请注意，如果对项目进行任何更改，工作流可能会设置为 立即结束 。 最好与启动或最初添加工作流的人员检查，以确保更改和工作流在该点结束。

我们将通过将更改请求选项放入方案来演示该选项：

首先，假设你的名字是弗兰克。

然后，假设一个名为 Anna 的同事对她创建的文档启动了审批工作流。

查看 Anna 的新文档时，你会觉得简介太长。

单击工作流任务窗体底部的“ 请求更改 ”按钮，然后完成此表单。

	请求更改自 输入请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。 (若要将请求发送给启动此工作流运行的人员，或者，如果工作流自动启动，则发送给最初添加此审批工作流的人员，还可以将此字段留空。)
	新建请求 描述要进行的更改，并提供进行更改的人员所需的任何信息。 (在此处输入的任何文本都将添加到 “合并批注 ”区域中。)
	新建工期 执行以下三项操作之一： 保留现有截止日期    将此字段留空。 完全删除截止日期    键入数字 0。 指定新的截止日期    在此处键入一个数字，然后在以下字段中指定持续时间单位。 两个条目共同确定更改任务到期前的时间段。
	新的工期单位 如果要指定新的任务工期，请将此字段与 “新建工期 ”字段结合使用，以标识任务到期前的时间段。 (例如： 3 天 、 1 个月 或 2 周。)

如果按所需方式拥有所有表单条目，请单击“ 发送”，当前任务将标记为“完成”。 (但尚未完成。 在 Anna) 完成更改任务后，将再次为你分配审批任务。

同时，Anna 会收到以下电子邮件通知：

Anna 只需看一眼图中的 主题 行 (数字 1 即可) ，这不是一个普通的审批通知，而是更改有关项目的内容的请求。 她在文本的“ 更改请求 ” (第 2) 中找到有关请求的特定更改的信息。

Anna 签出项目，进行请求的更改，然后保存她的更改并签回该项目。

然后，她转到“工作流状态”页，并从“任务”区域打开更改请求任务。

Anna 在 “批注” 字段中添加她想要的任何信息，然后单击“ 发送响应”。 工作流执行两个操作：

• 它将 Anna 的更改请求任务标记为 “完成”。

• 它会将新的审批任务分配给你 (，并在 “合并批注 ”字段中添加了 Anna 的批注) ，并向你发送有关该任务的通知。

现在，你可以继续并完成对已更改项的评审。

同时，所有这些操作都会在“工作流状态”页的 “工作流历史记录 ”部分进行跟踪和显示，如下图所示。

下面是整个过程的示意图。

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9. 将审批任务重新分配给其他人 (可选)

如果希望其他人完成已分配给你的工作流任务，请单击工作流任务窗体中的“ 重新分配任务 ”按钮。

将显示此窗体。

	将任务重新分配到 输入要向其分配此任务的人员的姓名或地址。 若要将此任务分配给工作流的启动者，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加此工作流的人员，请将此字段留空。
	新建请求 提供要向其分配任务的人员完成该任务所需的任何信息。 (在此处输入的任何文本都将添加到 “合并批注 ”区域中。)
	新建工期 执行以下三项操作之一： 保留现有截止日期    将此字段留空。 完全删除截止日期    键入数字 0。 指定新的截止日期    在此处键入一个数字，然后在以下字段中指定持续时间单位。 两个条目共同确定更改任务到期前的时间段。
	新的工期单位 如果要指定新的任务工期，请将此字段与 “新建工期 ”字段结合使用，以标识任务到期前的时间段。 (例如： 3 天 、 1 个月 或 2 周。)

表单完成后，单击“ 发送”。 任务标记为 “已完成”，新任务将分配给现在负责该任务的人员，并发送任务通知。

你提供的任何新信息都包含在新任务通知的 委托 文本中， (下图中的第 1) 。

同时，所有这些更改都会在“工作流状态”页的 “任务 ”和“ 历史记录 ”部分进行跟踪和显示，如下所示。

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10. 代表外部参与者完成任务 (可选)

包括不是 SharePoint 组织成员的参与者有一个特殊过程。 在此过程中，站点成员充当外部参与者的代理：

1. 在关联表单第二页上的相应 “分配到” 阶段中包括外部参与者的电子邮件地址。

2. 工作流实际上将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员，或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加工作流的成员。 任务实际分配到的此人充当外部参与者的 代理 。

3. 此网站成员收到任务通知，其中包含向外部参与者发送项目副本以供审阅的说明。 (同时，外部参与者会收到任务通知的副本，该副本可以用作有用的警报或提醒。)

4. 实际向其分配任务的站点成员向外部参与者发送项的副本。

5. 外部参与者会评审项目，并将他们的响应发回给网站成员。

6. 当外部参与者的响应到达时，站点成员代表外部参与者在 中完成任务。

下面是该过程的示意图。

可以从中监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的“工作流状态”页。

首先，我们将向你展示如何访问该页面，然后演示如何使用你在此处找到的选项和信息。 最后，我们将向你展示另外两个页面，你可以在其中获取其他监视信息。

此段中的分区

1. 访问“工作流状态”页

2. 使用“工作流状态”页监视工作流进度

3. 更改活动任务 (已分配) 的任务

4. 更改将来的任务 (尚未分配)

5. 取消或终止此工作流运行

6. 了解在项上运行的工作流

7. 监视整个网站集的工作流

1.访问“工作流状态”页

在项所在的列表或库中，单击所需项和工作流的 “正在进行” 链接。

在此示例中，项是名为“主题演讲稿”的文档，工作流为“审批 3”。

此时会打开“工作流状态”页。

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2.使用“工作流状态”页监视工作流进度

在这里，在“工作流状态”页每个部分的插图下，你将找到该部分回答的监视问题。

“工作流信息”部分

已回答的问题：

• 谁启动了此工作流实例？

• 此实例是何时启动的？

• 此实例中的最后一个操作何时发生？

• 此实例在哪个项上运行？

• 此实例的当前状态是什么？

任务部分

已回答的问题：

• 已创建和分配哪些任务，其当前状态是什么？

• 哪些任务已经完成，每个任务的结果是什么？

• 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么？

已删除的任务和尚未分配的任务 不会出现 在此部分中。

“工作流历史记录”部分

已回答的问题：

• 此工作流实例中已发生哪些事件？

• 请注意，此区域中 不会 显示逾期任务和过期任务通知。

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3. 更改活动任务 (已分配) 的任务

可通过两种方法更改已分配但尚未完成的任务：

• 更改 单个 活动任务

• 更改 所有 活动任务

更改 单个 活动任务

权限   若要对分配给自己以外的人的单个任务进行任何更改，必须具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组没有权限。 因此，例如，可以拥有允许启动工作流但不对另一个参与者的任务进行更改的权限。)

如果具有必要的权限：

1. 单击“任务”列表中的 任务 标题。
   

2. 使用任务窗体完成、删除或重新分配任务。

有关如何使用任务表单的更详细说明，请参阅本文的 “完成” 部分。

更改 所有 活动任务

权限    下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)

1. 在工作流可视化效果正下方的区域中，单击“ 更新审批”链接的活动任务 。

2. 在打开的窗体中进行更改，然后单击“ 确定”。

   • 反映更改的消息将发送给当前在此运行中分配了任务的人员。

   • 已完成或删除的任务以及尚未分配的任务 不受 在此表单中所做的更改的影响。

   • 如果要对尚未分配的任务进行更改，请参阅以下部分 ：更改未来任务。

	每个任务的工期、工期单位 保留现有截止日期    将 “每个任务的工期” 留空，不对 “工期单位”进行更改。 删除截止日期以便没有截止日期    在“每个任务的工期”中键入数字 0。 通过延长任务工期将截止日期移出    使用这两个持续时间字段可指定要延长工期的单位的数量和类型。
	请求 更改请求文本    在文本框中进行任何所需的更改。

1. 如果窗体中具有所需的所有字段，请单击“ 确定”。

更新当前实例中的所有活动任务。

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4. 更改将来的任务 (尚未分配)

权限    下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“立即终止此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)

1. 在“工作流状态”页上的“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“ 添加或更新审批审批者” 链接。

2. 在打开的窗体中进行更改，然后单击“ 更新”。

   注意: 已创建和分配的任务 不受 在此窗体中所做的更改的影响。

	参与者、顺序、展开组 添加或删除参与者或更改任务顺序    在“参与者 ”字段中添加、删除和/或重新排列参与者姓名或地址的顺序。 若要删除整个阶段    ，请在该阶段的“ 分配到 ”字段中单击，然后按 Ctrl+Delete. 注意: 可以使用“展开组检查”框指定列出的通讯组是只为整个组分配一个任务，还是应为每个成员分配一个任务。 有关使用这些字段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的 添加 段 (列表/库 或 网站集) 。
	请求 更改请求文本    对框中的文本进行任何所需的更改。
	所有任务的截止日期、每个任务的工期、工期单位 更改或删除日历截止日期    删除现有日期，然后提供一个新日期，或者，若要完全删除特定的截止日期，请将字段留空。 (不要在此字段中键入零。 此字段必须包含日历日期值或为空。) 保留现有持续时间    将 “每个任务的工期” 留空，不对 “工期单位”进行更改。 删除持续时间以便不存在    在“每个任务的工期”中键入数字 0。 延长任务工期    使用这两个持续时间字段可指定要延长持续时间的单位的数量和类型。 (有关设置截止日期和工期的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段。)

1. 如果窗体中具有所需的所有字段，请单击“ 确定”。

当前实例中的所有 未来 任务都将反映你的更改。

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5.取消或终止此工作流运行

有两种方法可以在正在运行的工作流实例完成之前将其停止：

• 取消工作流    所有任务都将取消，但会保留在“工作流状态”页的 “任务” 区域中。

• 结束工作流    将取消所有任务，并从“工作流状态”页的 “任务” 区域删除。 (它们仍反映在“工作流历史记录”区域中。)

下面提供了这两种方法的说明。

取消 (所有任务都已取消，但同时保留在“任务”列表和“历史记录”)

权限    下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)

如果不再需要工作流的当前实例，则可以将其停止。

• 在“工作流状态”页上，在“工作流可视化效果”正下方的区域中，单击“ 取消所有审批任务” 链接。

• 单击“是”进行确认。

所有当前任务都已取消，工作流以“ 已取消”状态结束。 取消的任务仍同时列在 “任务” 区域和 “工作流历史记录 ”区域中。

终止 (从“任务”列表中删除但保留在“历史记录”) 中的所有任务

权限    下图中的所有四个命令链接都显示在具有“管理Lists”权限的任何人的“工作流状态”页上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上，但“结束此工作流”链接不会显示，除非该人员还具有“管理Lists”权限。 (“所有者”组默认具有“管理Lists”权限;“成员”组和“访问者”组不会。)

如果发生错误，或者工作流停止且无法响应，则可以终止该工作流。

在“工作流状态”页上，在“工作流可视化效果”正下方的区域，单击“结束此工作流”，然后单击“是”进行确认。

工作流创建的所有任务都会被取消，并且将从“工作流状态”页上的 “任务” 区域删除，不过这些任务仍反映在 “工作流历史记录 ”区域中。 工作流以“ 工作流已取消”状态结束。

段顶部

6.了解在项上运行的工作流

在任何项目的“工作流”页上，可以找到该项目上当前运行的工作流列表。

1. 转到存储项的列表或库。

2. 指向项的名称，单击出现的箭头，然后在下拉菜单中单击“ 工作流 ”。

3. 在“工作流： 项目名称 ”页上的 “正在运行的工作流”下，可以找到项上当前运行的实例列表。

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7. 监视整个网站集的工作流

网站集管理员可以一目了然地查看：

• 网站集中当前存在基于每个工作流模板的工作流数。

• 每个工作流模板本身当前在网站集中是处于活动状态还是处于非活动状态。

• 网站集中当前正在运行基于每个工作流模板的工作流版本的实例数。

操作方式如下：

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。

2. 单击 “设置” 图标 然后单击“ 网站设置”。

3. 在“网站设置”页上的“ 网站管理”下，单击“ 工作流”。

此时会打开“工作流”页，其中显示信息。

下一步做什么？

如果这是此工作流版本首次运行，则可能需要使用本文 的 REVIEW 部分中的说明查看实例中的事件，并发现工作流是否按预期运行。

工作流实例完成后，可以查看其历史记录中记录的事件。 (可以在实例完成后最多 60 天内访问任何实例的记录。)

还可以跨实例运行有关工作流的总体性能的报告。

此段中的分区

1. 查看最新实例中的事件

2. 长达 60 天的访问实例历史记录

3. 创建工作流性能报告

1. 查看最新实例中的事件

只要某个项保留在同一列表或库中，并且在同一项目上再次运行同一工作流之前，就可以从列表或库访问最新实例的历史记录。

若要查看任何项上运行工作流的最新实例的“工作流状态”页，请执行以下操作：

• 在项所在的列表或库中，单击所需项和工作流的状态链接。

在此示例中，项是标题为 主题演讲稿 的文档，工作流为 “新建文档审批”。

在“工作流状态”页上， “工作流历史记录 ”部分位于底部附近。

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2. 访问实例历史记录长达 60 天

如果想要在同一项上再次运行同一工作流 后 查看实例的历史记录，该怎么办？

事实上，可以从两个入口点之一（列表或库或工作流完成通知）执行此操作最多 60 天。

从列表或库中

1. 转到存储项的列表或库。

2. 指向项的名称，单击出现的箭头，然后在下拉菜单中单击“ 工作流 ”。

3. 在“工作流： 项目名称” 页上的“ 已完成的工作流”下，单击要查看的工作流实例的名称或状态。
   
   此时会打开该实例的“工作流状态”页。

从工作流完成通知

• 打开要查看的实例的工作流完成通知，然后单击“ 查看工作流历史记录 ”链接。

此时会打开该实例的“工作流状态”页。

为了保留所有完成通知，可能需要创建 Outlook 规则。 设置规则，将主题行上文本已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保 Outlook 规则 复制 传入邮件，并且不会简单地 移动 它们，否则它们也不会显示在收件箱中。)

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3. 创建工作流性能报告

若要了解其中一个工作流版本在一段时间内和多个实例的一般执行情况，可以创建两个预定义报表中的一个或两个报表：

• 活动持续时间报告    使用此报表可以查看工作流 中 每个活动完成所花费的平均值，以及完成该工作流的每个完整运行或 实例 所花费的时间。

• 取消和错误报告    使用此报表可查看工作流是否经常取消或在完成之前遇到错误。

为工作流创建可用的报表

1. 在列表或库中，在该工作流的 “状态” 列中，单击任何状态信息链接。
   

2. 在“工作流状态”页上的“ 工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
   

3. 找到要查看其报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
   

4. 在“自定义”页上，保留或更改将创建报表文件的位置，然后单击“ 确定”。
   
   将创建报表并将其保存到指定位置。

5. 报表完成后，可以单击下图中显示的链接进行查看。 否则，单击“ 确定 ”完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看报表时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
   

下一步做什么？

如果工作流按照所需方式运行，则可以开始使用它。

如果想要更改其工作方式，请参阅本文的 CHANGE 部分。

运行新审批工作流的第一个实例并查看结果后，可能需要对工作流的配置方式进行一个或多个更改。

此外，你可能希望在将来的不同时间对配置进行进一步更改。

最后，你可能在某个时候希望禁用工作流的时间较短或更长，但不删除它，或者你可能确实想要完全删除它。

此段中的分区

1. 更改工作流的永久设置

2. 禁用或删除工作流

1. 更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置进行永久更改，请打开并编辑最初用于添加它的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

1. 打开运行工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。

   注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，选项卡名为 “日历”。

3. 在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。

4. 在“工作流设置”页上的 “工作流名称 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。

   注意: 如果所需的审批工作流未显示在列表中，则它可能仅与一种内容类型相关联。 此列表中出现的工作流由这些 工作流配置为在此类型控件的项上运行 （位于列表正下方）控制。 (请参阅插图。) 单击下拉菜单中的内容类型选项，发现哪个选项显示所需的工作流。 当所需的工作流显示在列表中时，单击其名称。

5. 在最初用于添加工作流的关联表单的同一两页中，进行和保存所需的更改。

   有关关联表单中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的添加段 (列表/库 或 网站集) 。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。

2. 单击 “设置” 图标 然后单击“ 网站设置”。

3. 在“网站设置”页上的“Web Designer库”下，单击“网站内容类型”。

4. 在“网站内容类型”页上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
   

5. 在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击“工作流设置”。
   

6. 在“工作流设置”页上的 “工作流名称 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
   

7. 在最初用于添加工作流的关联表单的同一两页中，进行和保存所需的更改。

   有关关联表单中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的 PLAN 段和相应的添加段 (列表/库 或 网站集) 。

段顶部

2.禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

1. 打开运行工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或“ 库 ”选项卡。

   注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，选项卡名为 “日历”。

3. 在 “设置” 组中，单击“ 工作流设置”。

4. 在“工作流设置”页上，单击“ 删除”、“阻止”或“还原工作流” 链接。

5. 使用“删除工作流”页上的窗体可禁用、重新启用或删除工作流。
   

窗体中有五列：

• 工作流    工作流的名称。

• 实例    当前在项上运行的工作流实例数。

• 允许    使工作流能够继续正常运行的选项。

• 无新实例    允许任何当前正在运行的工作流实例完成的选项，但通过使工作流无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。 若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面，然后选择 Allow.)

• 删除    从列表或库中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都会立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合) 中的 网站或子网站的主页。

2. 单击 “设置” 图标 然后单击“ 网站设置”。

3. 在“网站设置”页上的“ 库”下，单击“ 网站内容类型”。

4. 在“网站内容类型”页上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
   

5. 在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击“ 工作流设置”。
   

6. 在“工作流设置”页上，单击“ 删除”、“阻止”或“还原工作流” 链接。

7. 使用“删除工作流”页上的窗体可禁用、重新启用或删除工作流。
   

窗体中有五列：

• 工作流    工作流的名称。

• 实例    当前在项上运行的工作流实例数。

• 允许    使工作流能够继续正常运行的选项。

• 无新实例    允许任何当前正在运行的工作流实例完成的选项，但通过使工作流无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。 若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面，然后选择 Allow.)

• 删除    从网站集中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都会立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作不可逆。)

下一步做什么？

如果已进行任何更改，请运行工作流的测试实例，以双重检查更改的效果。

进一步自定义

有多种方法可以进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。

甚至可以从头开始创建自定义工作流。

可以使用以下任何或所有程序：

• Microsoft SharePoint Designer 2013    自定义工作流表单、操作和行为。

• Microsoft Visual Studio    生成自己的自定义工作流操作。

有关详细信息，请参阅Microsoft软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。