将文档和文件移至你的 SharePoint 网站
Applies ToMicrosoft 365 管理员

在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中 Microsoft 365 时,您可能有要添加到工作组网站的文档和文件。 以下是您可以向网站添加不同类型的内容的一些方法。

注意: 有关如何设置网站和 工作或学校 OneDrive 网站以便可以一起使用的文章,请参阅设置 Office 365 文件存储和共享

本文内容

准备工作

在开始移动文件之前,请检查在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中 Microsoft 365 。 若要查找有关存储限制的信息 Microsoft 365 中的 SharePoint ,请参阅 SharePoint 限制

提示: 必须记住,在 Microsoft 365 中,团队网站) Microsoft 365 中的 SharePoint (的存储限制不同于电子邮件帐户 (的存储) 。 有关邮箱存储限制详细信息 ,请参阅Exchange Online Microsoft 365 说明中的"收件人"。

下一步是分析当前拥有的内容。 这包括文档、图像、窗体等。

提示: 在文件资源管理器中,按大小和日期搜索现有文件。 这可以帮助你快速识别最近使用的文件或非常大的文件。

考虑会定期使用多少内容,以及是否要将所有这些内容存储在 Microsoft 365 。 与移动到较小的房屋时一样,目标是确定新网站适合的内容。 例如,如果组织现在使用的存储量超过 Microsoft 365 限制 Microsoft 365 中的 SharePoint ,必须做出如下决策:

  • 要移动哪些文件?

  • 是否要购买更多存储空间?

  • 你应计划为网站增长提供空间吗? (它一定会)

如果你的组织规模很大或很复杂,请考虑邀请专家来帮助你。 可以在 Microsoft Pinpoint上找到有信誉的帮助。 Pinpoint 是一种快速、轻松地让全球公司查找经过认证的 Microsoft 专家和专业服务的方法

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创建文件夹、库和子网站

确定要移动的内容后,考虑要如何组织它。 首先,可能需要将文件上传到工作组网站上的文档库。 组织内容是一个不错的主意,尤其是当预计最终会有大量文件时。 随着内容量的增长,可以创建其他文档库、表单库和图片库来存储该内容。 还可以为不同类型的文档或项目创建子网站。

若要详细了解如何规划结构以组织网站上的内容,请参阅 规划工作组网站的内容

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上传文档、图片和文件

若要上传文件(如 Word 文档、PDF 文件或 JPG 照片),请将其上传到库中的库或文件夹。

注意: 可以上传到库的单个文件的最大文件大小 Microsoft 365 中的 SharePoint 2GB。 此外,一次只能上传 100 个或更少的文件。

为此,最佳方式取决于文件数。 首先浏览到目标库,然后使用此表选择方法:

文件数

Upload 方法

单个文档

选择 "新建 > 上传现有文件",然后在计算机上浏览该文件。

许多文档和文件夹

选择功能区的"库"选项卡上的"使用资源管理器打开"按钮。 然后,使用文件资源管理器拖放文件。

有关详细信息,请参阅 上载、创建或删除库中的文件

注意: 某些文件类型无法上传到库。 有关这些类型的列表,请参阅文章无法添加到列表或 库的文件类型

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考虑 SharePoint 联系人、日历和电子表格创建列表

每个企业都有多种形式的数据,例如日历、任务和电子表格。 对于此类数据,您可以移动该内容或将其转换为网站上的列表。 例如,您可以将业务联系人列表转换为联系人列表。 此外,通常还可以将日历转换为 SharePoint 日历,这是一种特殊类型的列表。

  • 若要了解如何在 Microsoft 365 中的 SharePoint 创建组日历,请观看此视频:视频 :创建自己的日历

如果现在使用 Microsoft Excel 电子表格跟踪信息,可以直接将这些电子表格上传到 Microsoft 365 中的 SharePoint 。 或者,您可以将电子表格导入为 SharePoint 列表。 由于许多人可以同时更新列表,因此 SharePoint 有助于鼓励协作。 您可以创建列表的不同视图,以准确显示您需要的信息。

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考虑 SharePoint 普通业务需求的解决方案

移动内容的另一种方式是使用 SharePoint 解决方案更好地管理现有任务。 例如,大多数组织希望捕获并共享在那里工作的人的日常知识。 网站上 Wiki 可能非常适用于此类共享。

下表介绍了 SharePoint 管理业务流程的一些功能。

业务流程

描述

使用 Wiki 共享团队知识并协作

Wiki 是特殊网站,用户社区可创建和维护信息。 Wiki 是捕获和共享流程信息或对工作很重要的常规参考信息的重要工具。

将资源计划移动到 SharePoint 日历中

组日历是安排公用资源(如会议室、视听设备等)的一个好方法。 由于组日历位于 Microsoft 365 中的 SharePoint 网站中,因此团队中的每个人都可以轻松地在 SharePoint Outlook 中查看它。

将数据库程序转换为 Access 应用

可以使用 Microsoft Access 2013 设计和发布数据库,然后创建 Access 应用以使用团队站点上的数据库。

使用工作流自动执行业务流程

工作流自动执行并跟踪任务中的关键业务流程。 它们适用于审批流程或收集反馈等任务。

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帮助网站用户查找内容

将文档和文件向上移动到工作组网站后,请告知其他网站用户。 您可以提供多种不同方法,他们可用于查找网站上的内容。

下表描述了可以使用的不同方法。

方法

说明

使用搜索查找内容

在网站中查找 Microsoft 365 中的 SharePoint 最简单的方法是使用搜索功能。

配置列表和库上的视图,使内容可发现

可以选择在视图中显示的元素。 例如,在一个视图中,您可以显示标题和作者。 在不同的视图中,你可能希望只显示在特定日期之后添加的项目。

自定义网站导航

您可以自定义工作组网站的导航,以便网站用户更轻松地查找内容。

脱机时搜索联机内容

脱机时 工作或学校 OneDrive 或 Outlook 搜索 Microsoft 365 中的 SharePoint 网站上的内容

跟踪内容更新

若要详细了解可帮助网站用户轻松查找内容的方法,请参阅规划指南文章 规划团队网站的内容

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