Xuất dữ liệu Access sang tài liệu Word

Trong bài viết này

• Xuất dữ liệu sang Word: thông tin cơ bản

• Xuất dữ liệu sang Word

• Tìm hiểu cách Access xuất đối tượng sang Word

• Tôi cần biết thêm điều gì?

Xuất dữ liệu sang Word: thông tin cơ bản

Bạn có thể xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo sang Microsoft Word. Khi bạn xuất đối tượng bằng Trình hướng dẫn Xuất - Tệp RTF, Access sẽ tạo một bản sao dữ liệu của đối tượng trong tệp Định dạng Văn bản Có định dạng của Microsoft Word (*.rtf). Đối với bảng, truy vấn và biểu mẫu, trường và bản ghi có thể nhìn thấy xuất hiện dưới dạng bảng trong tài liệu Word. Khi bạn xuất báo cáo, trình hướng dẫn sẽ xuất dữ liệu báo cáo và bố trí  — trình hướng dẫn sẽ cố gắng làm cho tài liệu Word giống với báo cáo nhất có thể.

• Bắt đầu thao tác từ Access    Để xuất dữ liệu từ Access sang Word, bạn cần thao tác trong Access. Không có chức năng nào trong Word có thể nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access. Bạn cũng không thể lưu bảng hay cơ sở dữ liệu Access dưới dạng tài liệu Word bằng lệnh Lưu Như trong Access.

• Đối tượng bạn có thể xuất    Bạn có thể xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo. Bạn cũng có thể chỉ xuất những bản ghi đã chọn trong dạng xem. Bạn không thể xuất macro và mô-đun. Khi bạn xuất biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu chứa biểu mẫu con hoặc biểu dữ liệu con thì chỉ các xuất biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn cần lặp lại thao tác xuất cho từng biểu mẫu con và biểu dữ liệu con mà bạn muốn xem trong Word. Ngược lại, khi bạn xuất báo cáo, biểu mẫu con và báo cáo con có trong báo cáo đó sẽ được xuất cùng với báo cáo chính.

• Kết quả của thao tác    Trình hướng dẫn Xuất - Tệp RTF luôn xuất dữ liệu được định dạng. Điều này có nghĩa là chỉ những trường và bản ghi được hiển thị trong một đối tượng hoặc dạng xem mới được xuất cùng với cài đặt định dạng hiển thị. Những cột và bản ghi bị ẩn do cài đặt lọc sẽ không được xuất. Đối với báo cáo, bố trí của báo cáo cũng được giữ nguyên khi báo cáo đó được xuất.

• Phối với tài liệu hiện có    Khi bạn xuất từ Access sang tài liệu Word, dữ liệu luôn được xuất thành tệp Word mới. Nếu bạn muốn chèn dữ liệu vào tài liệu Word hiện có, trước tiên bạn phải xuất dữ liệu từ Access sang tài liệu Word mới, rồi sao chép dữ liệu từ tài liệu Word mới đó và dán vào tài liệu hiện có. Ngoài ra, bạn có thể sao chép các hàng trực tiếp từ bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo Access, rồi dán vào tài liệu hiện có của bạn.

Xuất dữ liệu sang Word

Quy trình xuất dữ liệu sang tài liệu Word tuân theo các bước chính sau:

• Chuẩn bị dữ liệu nguồn để xuất. Là một phần của bước này, bạn đảm bảo rằng dữ liệu của mình không chứa lỗi, đồng thời, bạn quyết định xuất một số hay toàn bộ dữ liệu trong bảng nguồn của mình.

• Chạy Trình hướng dẫn Xuất - Tệp RTF.

• Bạn có thể tùy ý lưu cài đặt của mình dưới dạng thông số đặc tả xuất để tái sử dụng sau này.

Các bước trong các mục sau đây giải thích cách thực hiện từng tác vụ.

Tìm hiểu cách Access xuất đối tượng sang Word

Bảng sau đây mô tả cách Access xuất các đối tượng và giá trị khác nhau sang Word. Điều này có thể giúp bạn xác định đã xảy ra lỗi gì nếu thao tác xuất không diễn ra theo ý bạn.

Tôi nên biết những gì khác?

• Để biết thông tin về cách lưu chi tiết xuất của bạn vào đặc tả bạn có thể sử dụng lại sau này, xem bài viết Lưu chi tiết thao tác nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.

• Để biết thông tin về cách chạy đặc tả xuất đã lưu, xem bài viết Chạy thao tác nhập hoặc xuất đã lưu.

• Để biết thông tin về cách lên lịch chạy đặc tả vào thời điểm cụ thể, xem bài viết Lên lịch thao tác nhập hoặc xuất.

• Để biết thông tin về cách thay đổi tên đặc tả, xóa đặc tả hoặc cập nhật tên của tệp nguồn trong đặc tả, hãy xem bài viết Quản lý Tác vụ Dữ liệu.

Đầu Trang