Khi bạn chạy trình hướng dẫn nhập hoặc trình hướng dẫn xuất trong Access, bạn có thể lưu các cài đặt bạn đã dùng làm đặc tả để có thể lặp lại thao tác nhập hoặc xuất bất cứ lúc nào.
Trước tiên, bạn phải chạy thao tác nhập hoặc xuất để lưu đặc tả; tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một đặc tả hiện có cho một thao tác mà bạn chưa bao giờ thực hiện trước đó nếu thao tác của bạn đáp ứng một trong những điều kiện sau:
-
Nếu khác biệt duy nhất giữa thao tác bạn muốn chạy và đặc tả hiện có là tên tệp nguồn (trong thao tác nhập) hoặc tệp đích (trong thao tác xuất), bạn có thể thay đổi tên tệp nguồn hoặc tệp đích được đề cập trong đặc tả hiện tại, rồi chạy đặc tả.
-
Nếu bạn cần xuất dữ liệu được định dạng, đồng thời, khác biệt duy nhất giữa thao tác bạn muốn thực hiện và đặc tả hiện có là cài đặt cột hoặc bộ lọc, bạn có thể thay đổi cài đặt cột và bộ lọc trong đặc tả. Cài đặt cột và bộ lọc hiện tại sẽ luôn xác định nội dung cần xuất, chứ không phải cài đặt đã có hiệu lực tại thời điểm tạo đặc tả.
Chạy đặc tả nhập hoặc xuất đã lưu từ Access
Sau khi lưu các chi tiết dưới dạng đặc tả, hãy thực hiện các bước sau đây khi bạn muốn lặp lại thao tác.
Chạy đặc tả
-
Mở cơ sở dữ liệu Access chứa đặc tả, nếu chưa mở. Khi bạn chạy một đặc tả nhập, cơ sở dữ liệu hiện tại sẽ là cơ sở dữ liệu đích. Khi bạn chạy một đặc tả xuất, cơ sở dữ liệu hiện tại sẽ là cơ sở dữ liệu nguồn.
-
Nếu đặc tả xuất dữ liệu được định dạng vào một sổ làm việc Excel hoặc tài liệu Word, hãy mở đối tượng và đảm bảo rằng các trường bạn muốn xuất không bị ẩn trong chế độ xem. Tương tự, hãy xem lại cài đặt bộ lọc để đảm bảo tất cả bản ghi bạn muốn xuất đều hiển thị trong chế độ xem.
-
Trên tab Dữ liệu Bên ngoài, bấm vào Nhập Đã lưu hoặc Xuất Đã lưu để mở hộp thoại Quản lý Tác vụ Dữ liệu.
-
Trong hộp thoại Quản lý Tác vụ Dữ liệu, trên tab Nhập Đã lưu hoặc Xuất Đã lưu, hãy bấm vào đặc tả bạn muốn chạy.
-
Nếu bạn muốn thay đổi tệp nguồn (khi đang chạy thao tác nhập) hoặc tệp đích (khi đang chạy thao tác xuất), hãy bấm vào đường dẫn tệp để chỉnh sửa.
Quan trọng là bạn cần lưu ý rằng bạn có thể thay đổi tệp nguồn hoặc tệp đích, tuy nhiên, tệp mới mà bạn chỉ định phải thỏa mãn tất cả các yêu cầu cần thiết để hoàn thành thao tác thành công.
-
Trước khi bấm vào Chạy, bạn phải đảm bảo rằng tệp nguồn và tệp đích đã tồn tại, dữ liệu nguồn đã sẵn sàng để nhập và thao tác sẽ không vô tình ghi đè bất cứ dữ liệu nào trong tệp đích của bạn. Hãy làm mọi việc cần thiết để đảm bảo thực hiện thành công thao tác dựa trên trình hướng dẫn trước khi chạy bất cứ đặc tả đã lưu nào.
-
Bấm Chạy.
Access hiển thị một thông báo cho biết trạng thái của thao tác. Nếu thao tác không thành công, hãy khắc phục sự cố cho lỗi theo cách bạn vẫn làm nếu đang sử dụng trình hướng dẫn.
Mẹo: Nếu thông báo không chỉ rõ nguyên nhân gây ra lỗi, hãy thử bắt đầu trình hướng dẫn nhập hoặc xuất, rồi chuyển dần qua các hộp thoại để thực hiện lại thao tác.
Chạy đặc tả nhập hoặc xuất đã lưu từ Outlook
Nếu bạn đã thiết lập đặc tả dưới dạng tác vụ Outlook, bạn có thể bắt đầu thao tác từ bên trong Outlook.
Lưu ý: Bạn không thể thay đổi đường dẫn hoặc tên tệp của tệp bên ngoài trong đặc tả trước khi bắt đầu thao tác khi bạn chạy đặc tả từ bên trong Outlook. Để thay đổi tên tệp trong đặc tả, hãy bắt đầu thao tác từ bên trong Access thay vì bắt đầu tác vụ từ Outlook.
Trước khi bạn bắt đầu thao tác trong Outlook, hãy đảm bảo Access được cài đặt trên máy tính của bạn, đồng thời, tệp nguồn và tệp đích đã tồn tại. Hãy làm mọi việc cần thiết để đảm bảo thực hiện thành công thao tác dựa trên trình hướng dẫn trước khi chạy bất cứ đặc tả đã lưu nào.
Chạy đặc tả
-
Khởi động Outlook, rồi bấm vào Tác vụ trong Ngăn Dẫn hướng. Bấm đúp vào tác vụ để mở.
-
Trên tab Tác vụ, trong nhóm Microsoft Office Access, bấm vào Chạy Nhập hoặc Chạy Xuất. Bấm vào OK trên thông báo xác nhận để xác nhận.
Nếu thao tác chạy thành công thì sẽ không có thông báo nào được hiển thị. Nếu thao tác không thành công, Access sẽ hiển thị thông báo giải thích nguyên nhân có thể dẫn đến lỗi. Thử khắc phục sự cố lỗi theo cách bạn vẫn làm nếu đang sử dụng trình hướng dẫn.
Mẹo: Nếu thông báo không chỉ rõ nguyên nhân gây ra lỗi, hãy thử bắt đầu trình hướng dẫn nhập hoặc xuất, rồi chuyển dần qua các hộp thoại để thực hiện lại thao tác.
Tôi nên biết những gì khác?
-
Để biết thông tin về cách lên lịch chạy đặc tả vào thời điểm cụ thể, xem bài viết Lên lịch thao tác nhập hoặc xuất.
-
Để biết thông tin về cách thay đổi tên đặc tả, xóa đặc tả hoặc cập nhật tên của tệp nguồn trong đặc tả, hãy xem bài viết Quản lý Tác vụ Dữ liệu.
