Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo

Bạn muốn làm gì?

• Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách sử dụng ngăn Danh sách trường

• Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo mà không sử dụng Danh sách trường

• Tìm hiểu thêm về ngăn Danh sách trường

Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách sử dụng ngăn Danh sách trường

1. Mở báo cáo ở dạng xem Bố cục hoặc dạng xem Thiết kế.

   Nếu ngăn Danh sách trường không hiển thị, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Ở tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, bấm vào Thêm trường hiện có. 
     -HOẶC-

   • Nhấn ALT+F8.

2. Trong ngăn Danh sách trường, tìm bảng chứa trường bạn muốn thêm. Để hiển thị hoặc ẩn danh sách các trường trong từng bảng, bấm vào dấu cộng (+) hoặc dấu trừ (-) bên cạnh tên bảng.

   Lưu ý: Nếu cơ sở dữ liệu không chứa bất kỳ bảng nào, ngăn Danh sách trường sẽ trống.

3. Khi bạn tìm thấy trường mình muốn thêm, hãy thực hiện một trong các thao tác sau để thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo:

   • Bấm đúp vào trường.

   • Kéo trường từ ngăn Danh sách trường vào báo cáo hoặc biểu mẫu.

   • Giữ phím CTRL và bấm vào một vài trường, rồi kéo toàn bộ các trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo cùng một lúc.

     Lưu ý: Kỹ thuật này chỉ có thể sử dụng được cho các trường trong mục Trường sẵn dùng cho dạng xem này trong ngăn Danh sách trường.

   • Thêm một dải nhiều trường từ ngăn Danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo bằng cách thực hiện như sau:

   • Bấm vào trường đầu tiên trong dải.

   • Nhấn giữ phím SHIFT, rồi bấm vào trường cuối cùng trong dải.

     Access sẽ chọn các trường bạn đã bấm, cũng như toàn bộ trường nằm ở giữa.

   • Kéo toàn bộ các trường đã chọn vào biểu mẫu hoặc báo cáo.

     Lưu ý: Kỹ thuật này chỉ có thể sử dụng được cho các trường trong mục Trường sẵn dùng cho dạng xem này ở ngăn Danh sách trường.

4. Access sẽ tạo điều khiển thích hợp để hiển thị từng trường, đồng thời, kết ghép điều khiển với trường. Ngoài ra, Access sẽ tạo một nhãn đính kèm cho điều khiển. Bạn có thể chỉnh sửa nhãn bằng cách bấm vào nhãn một lần để chọn, rồi bấm vào nhãn một lần nữa để đặt điểm chèn trong nhãn. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa nhãn giống như bạn sẽ chỉnh sửa văn bản trong tài liệu.

5. Nếu bạn muốn hiển thị trường dưới dạng một loại điều khiển khác với loại mà Access tự động tạo, bạn có thể thay đổi điều khiển thành một loại khác. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể thay đổi thành loại điều khiển phù hợp cho trường đó. Ví dụ: bạn có thể thay đổi hộp tổ hợp thành hộp văn bản hoặc hộp danh sách nhưng bạn không thể thay đổi hộp tổ hợp thành nút lệnh.

   Thay đổi một điều khiển từ loại này thành một loại khác

   1. Mở biểu mẫu hoặc báo cáo ở dạng xem Thiết kế bằng cách bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo trong Ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem Thiết kế.

   2. Bấm chuột phải vào điều khiển bạn muốn thay đổi, rồi bấm vào Đổi thành.

      Nếu mục menu Đổi thành không khả dụng, tức là không có loại điều khiển nào khác thích hợp cho trường này. Nếu có, Access sẽ hiển thị danh sách các loại điều khiển.

   3. Bấm vào một trong các loại điều khiển khả dụng để thay đổi điều khiển thành loại đó.

      Điều khiển vẫn liên kết với trường nhưng bạn có thể phải đặt một số thuộc tính để làm cho loại điều khiển mới hoạt động theo cách bạn muốn. Để hiển thị bảng thuộc tính dành cho điều khiển, bấm vào điều khiển để chọn, rồi nhấn F4.

Đỉnh trang

Thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo mà không sử dụng Danh sách trường

Thông thường, sử dụng ngăn Danh sách trường là cách dễ nhất để thêm một trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm một trường bằng cách tạo một điều khiển, rồi kết ghép điều khiển với một trường. Quy trình sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện.

1. Trong Ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào biểu mẫu hoặc báo cáo, rồi bấm vào Dạng xem Bố cục hoặc Dạng xem Thiết kế.

   Trình hướng dẫn điều khiển    Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn điều khiển để trợ giúp tạo nút lệnh, hộp danh sách, biểu mẫu con, hộp tổ hợp và nhóm tùy chọn. Trình hướng dẫn điều khiển sẽ hỏi bạn một loạt các câu hỏi về cách bạn muốn điều khiển sẽ tìm và hoạt động, rồi tạo điều khiển và đặt thuộc tính của điều khiển dựa trên các câu trả lời của bạn. Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Bộ sưu tập điều khiển. Nếu Sử dụng trình hướng dẫn điều khiển không được tô sáng, bấm vào đó để tô sáng.

   

   Nếu bạn muốn tạo các điều khiển mà không cần sự trợ giúp của trình hướng dẫn, bấm vào Sử dụng trình hướng dẫn điều khiển để bỏ chọn.

   

2. Ở tab Thiết kế, trong nhóm Điều khiển, bấm vào công cụ dành cho loại điều khiển bạn muốn thêm.

   Để xác định tên của công cụ, đặt con trỏ lên công cụ. Access sẽ hiển thị tên công cụ.

3. Bấm vào lưới thiết kế của biểu mẫu hoặc báo cáo bạn muốn đặt ở góc trên bên trái của điều khiển. Bấm một lần để tạo điều khiển có kích cỡ mặc định hoặc bấm vào công cụ, rồi kéo vào trong lưới thiết kế biểu mẫu để tạo điều khiển có kích cỡ mong muốn.

4. Nếu bạn đã chọn Sử dụng trình hướng dẫn điều khiển và điều khiển bạn sẽ đặt có trình hướng dẫn liên kết với điều khiển, trình hướng dẫn sẽ khởi động và hướng dẫn bạn qua các cài đặt dành cho điều khiển.

5. Nếu bạn không đặt điều khiển một cách hoàn hảo trong lần thử đầu tiên, bạn có thể di chuyển điều khiển bằng cách sử dụng thao tác sau đây:

   1. Bấm vào điều khiển để chọn. Nếu có nhãn liên kết với điều khiển, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào nhãn để chọn luôn cả nhãn.

   2. Đặt con trỏ lên điều khiển cho đến khi chuyển thành con trỏ di chuyển .

   3. Bấm và kéo điều khiển đến vị trí bạn muốn.

Nếu bạn sử dụng trình hướng dẫn điều khiển, trình hướng dẫn có thể gồm các bước trợ giúp bạn kết ghép điều khiển với một trường. Nếu trình hướng dẫn không kết ghép điều khiển với một trường và điều khiển là loại có thể hiển thị dữ liệu (ví dụ: hộp văn bản hoặc hộp kiểm), bạn phải nhập tên trường hoặc biểu thức trong thuộc tính Control Source của điều khiển trước khi hiển thị bất kỳ dữ liệu nào. Sử dụng quy trình sau đây để kết ghép điều khiển với một trường.

1. Hiển thị bảng thuộc tính dành cho điều khiển bằng cách bấm vào điều khiển, rồi nhấn F4.

2. Ở tab Dữ liệu của bảng thuộc tính, bấm vào mũi tên thả xuống bên cạnh thuộc tính Control Source, rồi chọn trường bạn muốn được hiển thị trong điều khiển. Bạn cũng có thể nhập một biểu thức trong hộp Control Source.

   Để biết thêm thông tin về biểu thức, hãy xem bài viết Tạo biểu thức.

Đỉnh trang

Tìm hiểu thêm về ngăn Danh sách trường

Danh sách sau đây gồm các mẹo về cách làm việc với ngăn Danh sách trường có thể hữu ích cho bạn khi thêm các trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo của mình. Để hiển thị ngăn Danh sách trường, mở một biểu mẫu hoặc báo cáo ở dạng xem Bố cục hoặc dạng xem Thiết kế, rồi nhấn ALT+F8.

• Nếu thuộc tính Record Source của biểu mẫu hoặc báo cáo trống, đồng thời bạn kéo một trường từ ngăn Danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, Access sẽ tự động điền vào thuộc tính Record Source của biểu mẫu hoặc báo cáo giúp bạn.

• Nếu thuộc tính Record Source của biểu mẫu hoặc báo cáo là câu lệnh SELECT hoặc tên bảng, bạn có thể chuyển đổi hiển thị ngăn Danh sách trường giữa hai trạng thái sau đây:

  • Tất cả trường cơ sở dữ liệu    Hiển thị mục Trường sẵn dùng cho dạng xem này, mục Trường sẵn dùng trong bảng liên quan (nếu bảng đó tồn tại) và Trường sẵn dùng trong các bảng khác (nếu các bảng đó tồn tại).

  • Chỉ các trường nguồn bản ghi    Chỉ hiển thị mục Trường sẵn dùng cho dạng xem này.

    Để chuyển đổi giữa hai chế độ, bấm Chỉ hiển thị các trường trong nguồn bản ghi hiện tại hoặc Hiển thị tất cả các bảng ở cuối ngăn Danh sách trường.

    Lưu ý: Nếu bạn đã đặt thuộc tính Record Source của biểu mẫu hoặc báo cáo cho một truy vấn đã lưu, ngăn Danh sách trường sẽ chỉ hiển thị mục Trường sẵn dùng cho dạng xem này (không có tùy chọn Hiển thị mọi bảng ở cuối ngăn Danh sách trường). Để chỉnh sửa nguồn bản ghi, bấm chuột phải vào một trong các trường bất kỳ, rồi bấm vào Chỉnh sửa nguồn bản ghi.

• Nếu bạn đã đặt thuộc tính Record Source của biểu mẫu hoặc báo cáo cho một bảng, rồi kéo một trường từ mục Trường sẵn dùng trong bảng liên quan trong ngăn Danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, Access sẽ thay đổi thuộc tính Record Source của biểu mẫu hoặc báo cáo thành câu lệnh SELECT bao gồm trường bạn đang thêm. Nếu Access không thể xác định cách liên kết các bảng, Access sẽ hiển thị hộp thoại Chọn mối quan hệ để bạn có thể chọn mối quan hệ thích hợp.

• Nếu bạn kéo một trường từ mục Trường sẵn dùng trong các bảng khác trong ngăn Danh sách trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo, Access sẽ hiển thị hộp thoại Chỉ định mối quan hệ. Bạn phải sử dụng hộp thoại này để chỉ định mối quan hệ giữa bảng khác và nguồn bản ghi của biểu mẫu hoặc báo cáo. Nếu bạn không chắc những trường nào cần nhập trong hộp thoại này, có thể bạn sẽ muốn bấm vào Hủy bỏ, rồi kiểm tra mối quan hệ bảng của mình.

  Để biết thêm thông tin về các mối quan hệ, hãy xem mục Hướng dẫn về mối quan hệ bảng hoặc Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.

  Có thể một trường trong mục Trường sẵn dùng trong các bảng khác của ngăn Danh sách trường có liên quan không trực tiếp với nguồn bản ghi của biểu mẫu hoặc báo cáo thông qua một trong các bảng thuộc mục Trường sẵn dùng trong bảng liên quan. Nếu đúng trường hợp này, kéo một trường từ một trong các bảng liên quan vào biểu mẫu hoặc báo cáo có thể làm cho một hoặc nhiều bảng di chuyển từ mục Trường sẵn dùng trong các bảng khác sang mục Trường sẵn dùng trong bảng liên quan.

• Nếu nguồn bản ghi của biểu mẫu hoặc báo cáo là câu lệnh SELECT hoặc truy vấn đã lưu, bạn có thể xem và chỉnh sửa nguồn bản ghi trong Bộ tạo truy vấn bằng cách bấm chuột phải vào trường bất kỳ trong ngăn Danh sách trường, rồi bấm vào Chỉnh sửa nguồn bản ghi. Nếu nguồn bản ghi là bảng, lệnh này sẽ gọi ra Bộ tạo truy vấn trên bảng. Access sẽ hỏi bạn có muốn tạo truy vấn dựa trên bảng hay không; bấm vào Có để thay đổi nguồn bản ghi thành một truy vấn hoặc Không để giữ nguyên nguồn bản ghi không thay đổi.

• Bạn có thể mở một bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu bằng cách bấm vào Chỉnh sửa bảng bên cạnh tên bảng hoặc bằng cách bấm chuột phải vào tên bảng trong ngăn Danh sách trường, rồi bấm vào Mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu.

• Bạn có thể sử dụng ngăn Danh sách trường để thêm Trường tra cứu vào một bảng bằng cách thực hiện các thao tác sau:

  1. Bấm vào Chỉnh sửa bảng bên cạnh bảng bạn muốn thêm trường Tra cứu.

     Bảng được hiển thị ở dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Kéo một trường từ ngăn Danh sách trường vào biểu dữ liệu.

  3. Trình hướng dẫn tra cứu khởi động. Làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn. Ở trang cuối, bấm vào Kết thúc.

• Bạn có thể bỏ cố định ngăn Danh sách Trường khỏi phía bên phải của khu vực làm việc trong Access bằng cách đặt vị trí con trỏ vào thanh tiêu đề của ngăn Danh sách Trường cho đến khi chuyển thành con trỏ di chuyển , rồi kéo ngăn Danh sách Trường sang bên trái. Bạn có thể đặt danh sách ở mọi nơi trong khu vực làm việc hoặc neo danh sách sang phía bên trái của khu vực làm việc bằng cách kéo danh sách hết cỡ sang bên trái.

Đỉnh trang