Tạo bảng và thêm trường

Tạo bảng

Một cơ sở dữ liệu đơn giản, như danh sách liên hệ, có thể sẽ chỉ sử dụng một bảng đơn. Tuy nhiên, nhiều cơ sở dữ liệu sẽ sử dụng nhiều bảng. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới, bạn sẽ tạo một tệp mới trên máy tính của mình hoạt động như một bộ chứa cho toàn bộ đối tượng trong cơ sở dữ liệu, bao gồm bảng của bạn.

Bạn có thể tạo bảng bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu mới, bằng cách chèn bảng vào cơ sở dữ liệu hiện có hoặc bằng cách nhập hay liên kết tới bảng từ một nguồn dữ liệu khác — chẳng hạn như sổ làm việc Microsoft Excel, tài liệu Microsoft Word, tệp văn bản hoặc một cơ sở dữ liệu khác. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu trống mới thì một bảng trống mới sẽ tự động được chèn cho bạn. Khi đó, bạn có thể nhập dữ liệu vào bảng để bắt đầu định nghĩa trường của mình.

Đầu trang

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

1. Bấm vào Tệp > Mới, rồi chọn Cơ sở dữ liệu máy tính trống.

2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên tệp cho cơ sở dữ liệu mới.

3. Để duyệt tới vị trí khác và lưu cơ sở dữ liệu, bấm vào biểu tượng thư mục.

4. Bấm Tạo.

   Cơ sở dữ liệu mới mở ra và một bảng mới có tên là Bảng1 được tạo và mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu trang

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

1. Bấm vào Tệp > Mở, và bấm vào cơ sở dữ liệu nếu nó được liệt kê bên dưới Gần đây. Nếu không, hãy chọn một trong các tùy chọn duyệt để định vị cơ sở dữ liệu.

2. Trong hộp thoại Mở, chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở, rồi bấm vào Mở.

3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

   Một bảng mới được chèn vào cơ sở dữ liệu, đồng thời bảng sẽ mở ra trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu trang

Nhập hoặc liên kết để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng bằng cách nhập hoặc liên kết tới dữ liệu được lưu ở bất kỳ đâu. Bạn có thể nhập hoặc liên kết tới dữ liệu trong một trang tính Excel, một danh sách SharePoint, một tệp XML, một cơ sở dữ liệu Access khác, một thư mục Microsoft Outlook và nhiều định dạng khác.

Khi bạn nhập dữ liệu, bạn tạo một bản sao dữ liệu trong một bảng mới trên cơ sở dữ liệu hiện tại. Các thay đổi sau đó đối với dữ liệu nguồn sẽ không ảnh hưởng tới các dữ liệu được nhập và những thay đổi đối với dữ liệu đã nhập cũng không ảnh hưởng tới dữ liệu nguồn. Sau khi bạn kết nối với một nguồn dữ liệu và nhập dữ liệu của nguồn đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu đã nhập mà không phải kết nối với nguồn. Bạn có thể thay đổi thiết kế của một bảng đã nhập.

Khi bạn kêt nối tới dữ liệu, bạn có thể tạo một bảng được nối kết trong cơ sở dữ liệu hiện tại đại diện một nối kết trực tiếp tới thông tin hiện có được lưu ở bất kỳ đâu. Khi bạn thay đổi dữ liệu trong một bảng được nối kết, bạn sẽ thay đổi nó trong nguồn. Bất kỳ khi nào dữ liệu thay đổi trong nguồn, những thay đổi đó cũng được hiển thị trong bảng được nối kế. Bạn phải có thể kết nối với nguồn dữ liệu bất kỳ khi nào bạn sử dụng bảng được nối kết. Bạn không thể thay đổi thiết kế của bảng được nối kết.

Đầu trang

Đặt thuộc tính cho bảng

Ngoài việc đặt trường thuộc tính, bạn còn có thể đặt thuộc tính áp dụng cho toàn bộ bảng hoặc toàn bộ bản ghi.

1. Chọn bảng có các thuộc tính bạn muốn đặt.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

3. Trên tab Thiết kế Bảng , trong nhóm Hiện/Ẩn , bấm Trang Thuộc tính.

   

   Trang thuộc tính bảng được hiển thị.

4. Trên trang tính thuộc tính, bấm tab Chung.

5. Bấm vào hộp ở bên trái thuộc tính mà bạn muốn đặt, rồi nhập một thiết đặt cho thuộc tính.

   Đừng quên nhấn CTRL+S để lưu các thay đổi của bạn.

   Sử dụng thuộc tính bảng này	Để
   Hiển thị các Chế độ xem trên Site SharePoint	Đặc biệt các dạng xem tùy thuộc vào bảng có thể được hiển thị trên một trang SharePoint. Lưu ý: Hiệu ứng của thiết đặt này tùy thuộc vào thiết đặt thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Hiển thị Tất cả Dạng Xem trên Trang SharePoint.
   Mở rộng bảng dữ liệu con	Mở rộng toàn bộ bảng dữ liệu con khi bạn mở bảng.
   Chiều cao của Bảng dữ liệu con	Thực hiện một trong những thao tác sau đây: Nếu bạn muốn bung rộng cửa sổ bảng dữ liệu con để hiển thị tất cả các hàng, hãy đặt thuộc tính này là 0". Nếu bạn muốn điều khiển chiều cao của bảng dữ liệu con, hãy nhập chiều cao mong muốn bằng in-xơ.
   Hướng	Đặt hướng dạng xem, tùy theo ngôn ngữ của bạn đọc từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.
   Mô tả	Cung cấp phần mô tả về bảng. Mô tả này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ đối với bảng.
   Quy tắc Xác thực	Nhập một biểu thức đúng với bất kỳ khi nào thêm hoặc thay đổi bản ghi.
   Văn bản Xác thực	Nhập một thông tin được hiển thị khi bản ghi vi phạm biểu thước trong thuộc tính Quy tắc Hợp lệ.
   Bộ lọc	Định nghĩa các tiêu chí để hiển thị chỉ các hàng khớp trong dạng xem Biểu dữ liệu.
   Xếp thứ tự theo	Chọn một hoặc nhiều trường để định rõ thứ tự sắp xếp mặc định của hàng trong dạng xem Biểu dữ liệu.
   Tên của Bảng dữ liệu con	Định rõ xem bảng dữ liệu con có xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu hay không, và nếu có, bảng nào hoặc truy vấn nào phải cung cấp hàng trong bảng dữ liệu con.
   Trường Con Liên kết	Liệt kê các trường trong bảng hoặc truy vấn được sử dụng cho bảng dữ liệu con khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Chính đã được định rõ trong bảng.
   Trường Chính Liên kết	Liệt kê các trường trong bảng khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Con đã được định rõ trong bảng.
   Bộ lọc Khi Tải	Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Bộ lọc (khi thiết đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.
   Xếp thứ tự Theo Khi Tải	Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Xếp thứ tự Theo (khi đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

   Mẹo    Để cung cấp thêm dung lượng nhằm nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng. Nếu bạn đang đặt thuộc tính Quy tắc tính hợp lệ thành một biểu thức và muốn trợ giúp trong việc xây dựng nó, hãy nhấp vào bên cạnh hộp thuộc tính Quy tắc tính hợp lệ để hiển thị Trình tạo biểu thức.

Đầu Trang

Lưu bảng

Sau khi bạn tạo hoặc sửa đổi bảng, bạn nên lưu lại thiết kế của bảng đó. Khi bạn lưu bảng lần đầu, hãy đặt tên giúp mô tả dữ liệu mà bảng đó chứa. Bạn có thể sử dụng tối đa 64 ký tự gồm chữ và số, gồm cả khoảng trống. Ví dụ: bạn có thể đặt tên bảng là Khách hàng, Kiểm kê Phụ tùng hoặc Sản phẩm.

Access cho phép bạn đặt tên bảng một cách linh hoạt; tuy nhiên, vẫn có một số hạn chế mà bạn cần lưu ý. Tên bảng có thể dài tối đa 64 ký tự và chứa mọi tổ hợp chữ cái, số, dấu cách và các ký tự đặc biệt, ngoại trừ dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu ngoặc vuông ([]), dấu cách đầu dòng, dấu bằng đầu dòng (=) hoặc ký tự không in được như dấu xuống dòng. Tên cũng không được chứa bất kỳ ký tự nào sau đây:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Chọn Tệp > Lưu hoặc nhấn CTRL+S.

2. Nếu bạn đang lưu bảng lần đầu, hãy nhập tên cho bảng, rồi bấm vào OK.

Đầu Trang

Đặt khóa chính

Trừ khi bạn có lý do cụ thể để không làm vậy, bạn nên chỉ định một khóa chính cho bảng. Access sẽ tự động tạo chỉ mục cho khóa chính, chỉ mục này có thể giúp cải thiện hiệu suất cơ sở dữ liệu. Access cũng sẽ đảm bảo rằng mọi bản ghi đều có một giá trị trong trường khóa chính và giá trị đó luôn là duy nhất. Các giá trị duy nhất rất quan trọng vì theo cách khác thì không có cách nào để có thể phân biệt một cách tin cậy một hàng cụ thể với các hàng khác.

Khi bạn tạo bảng mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động tạo khóa chính cho bạn và gán tên trường của ID, cũng như loại dữ liệu Số Tự động cho khóa.

Trong cửa sổ Thiết kế, bạn có thể thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính hay đặt khóa chính cho bảng chưa có khóa.

Đầu trang

Xác định trường để sử dụng làm khóa chính

Đôi khi, có thể bạn đã có dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có số ID hiện tại cho các nhân viên của mình. Nếu bạn tạo bảng để theo dõi thông tin nhân viên, bạn có thể quyết định sử dụng ID nhân viên hiện có làm khóa chính cho bảng. Hoặc có thể ID nhân viên chỉ là duy nhất trong tổ hợp có ID bộ phận, yêu cầu bạn sử dụng cả hai trường cùng với nhau làm khóa chính. Một ứng viên tốt cho khóa chính có các đặc tính sau:

• Mỗi bản ghi có một giá trị duy nhất cho trường hoặc tổ hợp trường.

• Trường hoặc tổ hợp trường không bao giờ trống hoặc rỗng — luôn có một giá trị trong đó.

• Các giá trị không thay đổi.

Nếu không tồn tại dữ liệu nào phù hợp để sử dụng làm khóa chính, bạn có thể tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính. Khi bạn tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính, hãy đặt loại dữ liệu của trường cho Số Tự động nhằm giúp đảm bảo rằng Số Tự động đáp ứng được ba đặc tính trong danh sách trước.

Đầu trang

Đặt hoặc thay đổi khóa chính

1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn đặt hoặc thay đổi.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

3. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường hoặc các trường mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính.

   Để chọn một trường, bấm vào bộ chọn hàng cho trường bạn muốn chọn.

   Để chọn nhiều trường, nhấn và giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

4. Trên tab Thiết kế Bảng , trong nhóm Công cụ , bấm Khóa Chính.

   Một chỉ báo khóa sẽ xuất hiện ở bên trái trường hoặc các trường mà bạn chỉ định làm khóa chính.

Đầu trang

Loại bỏ khóa chính

1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn loại bỏ.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

3. Bấm vào bộ chọn hàng cho khóa chính hiện tại. Nếu khóa chính có chứa nhiều trường, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

4. Trên tab Thiết kế Bảng , trong nhóm Công cụ , bấm Khóa Chính.

   Chỉ báo khóa bị xóa khỏi các trường mà trước đó bạn đã chọn làm khóa chính.

Khi bạn lưu bảng mới mà không đặt khóa chính, Access sẽ nhắc bạn tạo trường mới cho khóa chính. Nếu bạn bấm vào Có, Access sẽ tạo một trường ID sử dụng loại dữ liệu Số Tự động để cung cấp giá trị riêng cho từng bản ghi. Nếu bảng của bạn đã tích hợp trường Số Tự động, Access sẽ sử dụng trường này làm khóa chính. Nếu bạn bấm vào Không, Access sẽ không thêm trường và không có khóa chính nào được đặt.

Đầu Trang

Thêm trường

Để lưu trữ một phần dữ liệu mới về một nội dung nào đó mà bạn đã tạo bảng Access, hãy cân nhắc đến việc thêm một trường vào bảng này. Ví dụ: giả sử bạn đã tạo bảng lưu trữ tên, họ, địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ gửi thư của từng khách hàng. Nếu bạn muốn bắt đầu theo dõi phương tiện liên lạc của từng khách hàng, bạn cần thêm một trường để lưu trữ phần dữ liệu đó.

Bạn lưu mỗi phần của dữ liệu bạn muốn theo dõi vào một trường. Ví dụ, trong bảng các liên hệ, bạn tạo các trường cho Họ, Tên, Số điện thoại và Địa chỉ. Trong bảng sản phẩm, bạn tạo các trường cho Tên sản phẩm, ID Sản phẩm và Giá.

Mỗi trường đều có những thuộc tính cơ bản nhất định, chẳng hạn như tên dùng để nhận dạng duy nhất trường đó bên trong bảng, kiểu dữ liệu xác định tính chất của dữ liệu, các hoạt động có thể thực hiện đối với dữ liệu và dung lượng lưu trữ hiện có cho từng giá trị.

Trước khi bạn tạo các trường, hãy cố gắng tách riêng dữ liệu thành các phần hữu ích nhỏ nhất. Việc kết hợp dữ liệu sau đó dễ dàng hơn là tách riêng dữ liệu ra. Ví dụ: thay vì trường Họ Tên, hãy cân nhắc việc tạo các trường riêng cho Họ và Tên. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc sắp xếp theo Tên, Họ hoặc cả hai. Nếu bạn định báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc tính toán theo một mục dữ liệu, hãy đặt mục đó vào riêng một trường.

Sau khi bạn tạo một trường, bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó. Ví dụ: thuộc tính Format xác định cách thức dữ liệu xuất hiện trong biểu dữ liệu hoặc biểu mẫu có chứa trường đó.

Đầu trang

Thêm trường bằng cách nhập dữ liệu

Khi tạo bảng mới hoặc mở bảng hiện có trong Dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể thêm trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Thêm trường mới của biểu dữ liệu (1). Access sẽ tự động gán kiểu dữ liệu cho trường dựa trên giá trị bạn nhập. Nếu mục nhập của bạn không có ngụ ý về kiểu dữ liệu nào khác, Access sẽ đặt kiểu dữ liệu là Văn bản nhưng bạn có thể thay đổi kiểu dữ liệu.

Cách nhập dữ liệu trong cột Thêm trường mới:

1. Tạo hoặc mở một bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu bằng cách bấm chuột phải vào bảng bạn muốn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem biểu dữ liệu từ menu lối tắt.

2. Trong cột Thêm Trường Mới, hãy nhập tên trường mà bạn muốn tạo.

   Sử dụng tên mô tả để bạn có thể xác định trường hơn dễ dàng.

3. Nhập dữ liệu vào trong trường mới.

Đầu trang

Thêm trường bằng cách sử dụng mẫu trường

Đôi khi, việc chọn trường từ danh sách trường được xác định trước phù hợp với nhu cầu của bạn còn dễ dàng hơn việc tạo trường thủ công. Bạn có thể sử dụng danh sách Xem thêm trường để chọn trong danh sách các mẫu trường. Một mẫu trường là tập hợp các đặc tính và thuộc tính được xác định trước có tác dụng mô tả trường. Định nghĩa của mẫu trường gồm tên trường, loại dữ liệu, thiết đặt cho thuộc tính Định dạng của trường cùng các thuộc tính trường khác.

1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm vào Dạng xem, rồi bấm vào Dạng xem Biểu dữ liệu.

2. Trên tab Trường Bảng , trong nhóm Thêm trường &, bấm vào Xem thêm Trường.

   

3. Chọn một trường trong danh sách Xem thêm Trường để chèn cột mới. Access đặt trường ở bên phải cột mà bạn hiện đặt con trỏ. Nếu bạn chọn một trong các tùy chọn trường bên dưới đầu đề Bắt đầu Nhanh, chẳng hạn như Địa chỉ, thì Access sẽ tạo ra nhiều trường trong bảng của bạn để chứa nhiều phần của địa chỉ.

Đầu Trang

Đặt thuộc tính cho trường

Sau khi bạn tạo một trường, bạn có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Ví dụ, khi thiết đặt các thuộc tính trường, bạn có thể:

• Điều khiển sự xuất hiện của dữ liệu trong trường

• Giúp ngăn ngừa các mục nhập dữ liệu không đúng trong một trường

• Định rõ các giá trị mặc định cho một trường

• Tăng tốc tìm kiếm và sắp xếp trong một trường

Bạn có thể đặt vài thuộc tính trường sẵn có khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, để truy nhập và đặt danh sách đầy đủ các thuộc tính trường, bạn phải sử dụng dạng xem Thiết kế.

Các thuộc tính bạn có thể đặt, tùy theo kiểu dữ liệu của trường đó.

Đầu trang

Đặt thuộc tính trường trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể đổi tên trường, thay đổi loại dữ liệu, thay đổi thuộc tính Định dạng và thay đổi một số thuộc tính khác của trường khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu.

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn mở.

2. Trên menu lối tắt, bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu trang

Đặt thuộc tính trường trong cửa sổ Thiết kế

Bạn có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ khi bạn làm việc bằng bảng trong cửa sổ Thiết kế. Trong cửa sổ Thiết kế, bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, rồi đặt các thuộc tính khác trong ngăn Thuộc tính Trường.

1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng.

2. Trên menu lối tắt, bấm vào cửa sổ Thiết kế.

Đầu trang

Di chuyển trường

Để di chuyển một trường, hãy kéo trường đó vào vị trí mà bạn muốn. Để chọn nhiều trường liền kề, bấm vào trường đầu tiên, giữ phím SHIFT, sau đó bấm vào trường cuối cùng. Sau đó bạn có thể kéo nhóm trường đã chọn sang một vị trí mới.

Kéo một trường sẽ thay đổi vị trí của trường đó trên Biểu dữ liệu, nhưng không thay đổi trật tự các trường trong thiết kế bảng. Nếu bạn truy cập vào các trường theo lịch trình, trật tự ban đầu sẽ được áp dụng. Ví dụ, nếu bạn kéo một trường sang vị trí mới trên Biểu dữ liệu, sau đó tạo một mẫu từ bảng bằng cách dùng nút Biểu mẫu, trường đó sẽ nằm ở vị trí ban đầu.

Đầu trang

Xem thêm

Thêm trường được tính toán vào bảng

Thêm trường vào biểu mẫu hoặc báo cáo