Nhập hoặc nối kết tới dữ liệu trong trang tính Excel

Bạn muốn làm gì?

Hiểu rõ cách nhập dữ liệu từ Excel
Nhập dữ liệu từ Excel
Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác
Nối kết tới dữ liệu trong Excel
Khắc phục giá trị lỗi #Num! và các giá trị không chính xác khác trong bảng đã nối kết

Hiểu rõ cách nhập dữ liệu từ Excel

Nếu mục tiêu của bạn là lưu trữ một vài hoặc tất cả dữ liệu từ một hoặc nhiều trang tính Excel trong Access, bạn cần nhập nội dung của trang tính đó vào cơ sở dữ liệu Access mới hoặc hiện có. Khi bạn nhập dữ liệu, Access tạo bản sao của dữ liệu đó trong bảng mới hoặc bảng hiện có mà không thay đổi trang tính Excel nguồn.

Các tình huống thông thường khi nhập dữ liệu Excel vào Access

Bạn đã dùng Excel trong thời gian dài, nhưng sắp tới, bạn muốn dùng Access để làm việc với dữ liệu này. Bạn muốn chuyển dữ liệu trong trang tính Excel vào một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu Accesss mới.
Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn dùng Access nhưng đôi khi bạn nhận được dữ liệu ở định dạng Excel mà dữ liệu đó phải được phối vào cơ sở dữ liệu Accesss. Bạn muốn nhập các trang tính Excel này vào cơ sở dữ liệu của mình khi nhận được chúng.
Bạn dùng Access để quản lý dữ liệu nhưng báo cáo hàng tuần bạn nhận được từ những người khác trong nhóm lại là sổ làm việc Excel. Bạn muốn hợp lý hóa quá trình nhập để đảm bảo rằng dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu của mình hàng tuần tại một thời điểm cụ thể .

Nếu đây là lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu từ Excel

Không có cách nào để lưu sổ làm việc Excel ở dạng cơ sở dữ liệu Access. Excel không cung cấp chức năng tạo cơ sở dữ liệu Access từ dữ liệu Excel.
Khi bạn mở sổ làm việc Excel trong Access (trong hộp thoại Mở Tệp, hãy thay đổi hộp danh sách Tệp Kiểu thành Tệp Microsoft Office Excel và chọn tệp bạn muốn), Access sẽ tạo nối kết tới sổ làm việc thay vì nhập dữ liệu. Nối kết tới sổ làm việc về cơ bản khác với việc nhập trang tính vào cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin về nối kết, hãy xem phần Nối kết tới dữ liệu trong Excel, ở phần sau của bài viết này.

Nhập dữ liệu từ Excel

Các bước trong phần này giải thích cách chuẩn bị và chạy thao tác nhập và cách lưu thiết đặt nhập làm đặc tính để dùng lại sau này. Khi bạn thao tác, xin nhớ rằng mỗi lần bạn chỉ có thể nhập dữ liệu từ một trang tính. Bạn không thể nhập tất cả dữ liệu từ toàn bộ sổ làm việc cùng một lúc.

Chuẩn bị trang tính

Tìm tệp nguồn và chọn trang tính chứa dữ liệu bạn muốn nhập vào Access. Nếu bạn chỉ muốn nhập một phần trang tính, bạn có thể xác định một dải ô đã đặt tên chỉ bao gồm những ô bạn muốn nhập.Xác định dải ô đã đặt tên (tùy chọn)
1. Chuyển tới Excel và mở trang tính có dữ liệu bạn muốn nhập.
2. Chọn phạm vi ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập.
3. Bấm chuột phải vào bên trong phạm vi đã chọn rồi bấm Đặt tên cho Phạm vi hoặc Xác định Tên.
4. Trong hộp thoại Tên Mới, hãy xác định tên cho phạm vi trong hộp Tên rồi bấm OK.
  
  Xin nhớ rằng trong quá trình nhập, mỗi lần bạn chỉ có thể nhập một trang tính. Để nhập dữ liệu từ nhiều trang tính, hãy lặp lại thao tác nhập đó cho mỗi trang tính.

Hãy xem lại dữ liệu nguồn và thực hiện thao tác như đã mô tả trong bảng này.

Phần tử	Mô tả
Số cột	Số cột nguồn bạn muốn nhập không được vượt quá 255, vì Access không hỗ trợ trên 255 trường trong một bảng.
Bỏ qua cột và hàng	Bạn chỉ nên đưa các hàng và cột bạn muốn nhập vào trang tính nguồn hoặc phạm vi đã đặt tên. Hàng Bạn không thể lọc hoặc bỏ qua hàng trong quá trình nhập. Cột Bạn không thể bỏ qua cột trong quá trình nhập nếu bạn muốn thêm dữ liệu vào bảng hiện có.
Định dạng bảng	Hãy bảm bảo các ô đó ở định dạng bảng. Nếu trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên bao gồm các ô đã phối, thì nội dung của ô đó được đặt vào trường tương ứng với cột ngoài cùng bên trái và các trường khác được để trống.
Cột, hàng và ô trống	Hãy xóa bỏ tất cả các cột và hàng trống không cần thiết trong trang tính hoặc phạm vi. Nếu trang tính hoặc phạm vi chứa ô trống, hãy cố gắng thêm dữ liệu còn thiếu. Nếu bạn dự định chắp thêm bản ghi vào bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng trường tương ứng trong bảng chấp nhận giá trị null (còn thiếu hoặc chưa xác định). Một trường sẽ chấp nhận giá trị null nếu thuộc tính Bắt buộc của trường đó được đặt là Không và thiết đặt thuộc tính Quy tắc Xác thực của nó không ngăn chặn các giá trị null.
Giá trị lỗi	Nếu một hoặc nhiều ô trong trang tính hoặc phạm vi chứa giá trị lỗi, chẳng hạn như #NUM và #DIV, hãy sửa chúng trước khi bạn bắt đầu quá trình nhập. Nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn chứa giá trị lỗi, Access đặt giá trị null vào các trường tương ứng trong bảng. Để biết thêm thông tin về cách sửa các lỗi đó, hãy xem phần Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác, ở phần sau của bài viết này.
Kiểu dữ liệu	Để tránh lỗi trong khi nhập, hãy đảm bảo rằng mọi hàng của mỗi cột nguồn chứa cùng kiểu dữ liệu. Access quét tám hàng nguồn đầu tiên để xác định kiểu dữ liệu của các trường trong bảng. Chúng tôi khuyên bạn nên đảm bảo rằng tám hàng nguồn đầu tiên không chứa các giá trị có các kiểu dữ liệu khác nhau trong bất kỳ cột nào. Nếu không thì Access không thể gán kiểu dữ liệu chính xác cho cột. Ngoài ra, bạn nên định dạng từng cột nguồn trong Excel và gán định dạng dữ liệu cụ thể cho mỗi cột trước khi bắt đầu quá trình nhập. Tốt nhất là nên định dạng nếu cột chứa các giá trị có các kiểu dữ liệu khác nhau. Ví dụ, cột Số hiệu Chuyến bay trong trang tính có thể chứa giá trị số và giá trị văn bản, chẳng hạn như 871, AA90 và 171. Để tránh các giá trị thiếu hoặc không chính xác, hãy làm như sau: Bấm chuột phải vào đầu đề cột rồi bấm vào Định dạng Ô. Trên tab Số, trong phần Thể loại, hãy chọn một định dạng. Đối với cột Số hiệu Chuyến bay, có lẽ bạn sẽ chọn văn bản. Bấm vào OK. Nếu cột nguồn đã được định dạng nhưng vẫn chứa các giá trị hỗn hợp ở các hàng sau hàng thứ tám, quá trình nhập vẫn có thể bỏ qua giá trị hoặc chuyển đổi giá trị một cách không chính xác. Để biết thông tin về các khắc phục, hãy xem mục Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác.
Hàng thứ nhất	Nếu hàng thứ nhất trong trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên có chứa tên cột, bạn có thể chỉ rõ rằng Access coi dữ liệu ở hàng thứ nhất là tên trường trong quá trình nhập. Nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn của bạn không chứa tên, bạn nên thêm tên vào đó trước khi bạn bắt đầu quá trình nhập. Lưu ý: Nếu bạn dự định chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng tên của mỗi cột khớp chính xác với tên trường tương ứng. Nếu tên cột khác với tên trường tương ứng trong bảng, quá trình nhập sẽ không thành công. Để xem tên trường, hãy mở bảng ở dạng xem Thiết kế trong Access.

Nếu sổ làm việc nguồn đang mở, hãy đóng nó lại. Lỗi chuyển đổi dữ liệu trong quá trình nhập có thể xảy ra nếu tệp nguồn vẫn đang mở.

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích

Mở cơ sở dữ liệu Access ở nơi sẽ lưu trữ dữ liệu được nhập. Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu không ở dạng chỉ đọc và rằng bạn có quyền thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu đó.

-hoặc-

Nếu bạn không muốn lưu trữ dữ liệu trong bất kỳ cơ sở dữ liệu nào hiện có, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống. Để làm điều này:

Bấm vào tab Tệp, bấm vào Mới, rồi bấm vào Cơ sở dữ liệu Trống.
Trước khi bạn bắt đầu quá trình nhập, hãy quyết định liệu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới hay bảng hiện có.

Tạo bảng mới Nếu bạn chọn lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, Access sẽ tạo bảng và thêm dữ liệu đã nhập vào bảng này. Nếu bảng có tên xác định đã tồn tại, Access ghi đè dữ liệu đã nhập lên nội dung của bảng đó.

Chắp thêm vào bảng hiện có Nếu bạn chọn thêm dữ liệu vào bảng hiện có, các hàng trong trang tính Excel được chắp thêm vào bảng đã xác định.

Xin nhớ rằng hầu hết lỗi trong quá trình chắp thêm xảy ra do dữ liệu nguồn không khớp với cấu trúc và thiết đặt trường của bảng đích. Để tránh điều này, hãy mở bảng đích ở dạng xem Thiết kế và xem lại những điều sau đây:
- Hàng đầu tiên Nếu hàng thứ nhất của trang tính nguồn hoặc phạm vi đã đặt tên không chứa đầu đề cột, hãy đảm bảo rằng vị trí và kiểu dữ liệu của mỗi cột trong trang tính nguồn khớp với trường tương ứng trong bảng. Nếu hàng thứ nhất chứa đầu đề cột, thì thứ tự của cột và trường không cần phải khớp, nhưng tên và kiểu dữ liệu của mỗi cột phải khớp chính xác với tên và kiểu dữ liệu của trường tương ứng.
- Thiếu hoặc thừa trường Nếu một hoặc nhiều trường trong trang tính nguồn không tồn tại trong bảng đích, hãy thêm trường trước khi bắt đầu quá trình nhập. Tuy nhiên, nếu bảng chứa các trường không có trong nguồn, bạn không cần xóa các trường đó khỏi bảng nếu chúng chấp nhận giá trị null.
  
  Mẹo: Một trường sẽ chấp nhận giá trị null nếu thuộc tính Bắt buộc của trường đó được đặt là Không và thiết đặt thuộc tính Quy tắc Xác thực của nó không ngăn chặn các giá trị null.
- Khóa chính Nếu bảng chứa một trường khóa chính, thì phạm vi hoặc trang tính nguồn phải có cột chứa giá trị tương thích với trường khóa chính và các giá trị khóa đã nhập phải là duy nhất. Nếu một bản ghi được nhập vào chứa một giá trị khóa chính đã tồn tại trong bảng đích, thì một thông báo lỗi sẽ hiển thị trong quá trình nhập.
- Trường chỉ mục Nếu thuộc tính Chỉ mục của trường trong bảng được đặt là Có (Không Trùng lặp), thì cột tương ứng trong phạm vi hoặc trang tính nguồn phải chứa giá trị duy nhất.
  
  Chuyển sang bước tiếp theo để chạy quá trình nhập.

Bắt đầu quá trình nhập

Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết sẽ khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:
- Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Microsoft 365, Access 2021 hoặc Access 2019, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập liên kết & , bấm vào Nguồn Dữ liệu Mới >Từ Tệp >Excel.
- Nếu bạn đang sử dụng Access 2016, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Kết nối , bấm vào Excel.
Lưu ý: Tab Dữ liệu Ngoài chỉ sẵn dùng khi cơ sở dữ liệu đang mở.
Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Excel, trong hộp Tên tệp, hãy chỉ rõ tên của tệp Excel chứa dữ liệu bạn muốn nhập.

-hoặc-

Hãy bấm vào Duyệt và dùng hộp thoại Mở Tệp để tìm tệp bạn muốn nhập.
Chỉ rõ cách bạn muốn lưu trữ dữ liệu được nhập vào.

Để lưu trữ dữ liệu trong bảng mới, hãy chọn Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại. Bạn sẽ được nhắc đặt tên bảng này sau.

Để chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, hãy chọn Chắp thêm bảo sao của các bản ghi vào bảng và chọn bảng từ danh sách thả xuống. Tùy chọn này không sẵn dùng nếu cơ sở dữ liệu không có bảng.

Để liên kết tới nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã liên kết, hãy xem mục Liên kết tới dữ liệu trong Excel, ở phần sau của bài viết này.
Bấm vào OK.

Trình hướng dẫn Nhập Trang tính sẽ khởi động và hướng dẫn bạn trong suốt quá trình nhập. Chuyển sang các bước tiếp theo.

Dùng trình hướng dẫn Nhập Trang tính

Trên trang đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy chọn trang tính chứa dữ liệu bạn muốn nhập, rồi bấm Tiếp.
Trên trang thứ hai của trình hướng dẫn, hãy bấm Hiện Trang tính hoặc Hiện Phạm vi đã Đặt tên, chọn trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên bạn muốn nhập, rồi bấm Tiếp.
Nếu hàng đầu tiên của phạm vi hoặc trang tính nguồn chứa tên trường, hãy chọn Hàng Đầu tiên Chứa Đầu đề cột và bấm Tiếp.

Nếu bạn đang nhập dữ liệu vào bảng mới, Access sẽ dùng các đầu đề này để đặt tên cho các trường trong bảng. Bạn có thể thay đổi các tên gọi này trong hoặc sau quá trình nhập. Nếu bạn đang chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng đầu đề cột trong trang tính nguồn khớp chính xác với tên của trường trong bảng đích.

Nếu bạn đang chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, hãy đến thẳng bước 6. Nếu bạn đang thêm dữ liệu vào bảng mới, hãy thực hiện theo các bước còn lại.
Trình hướng dẫn nhắc bạn xem lại thuộc tính trường. Hãy bấm vào cột ở nửa cuối trang để hiển thị các thuộc tính của trường tương ứng. Bạn có thể tùy chọn thực hiện bất kỳ thao tác nào dưới đây:
- Xem lại và thay đổi tên và kiểu dữ liệu của trường đích, nếu bạn muốn.
  
  Access sẽ xem lại tám hàng đầu trong mỗi cột để gợi ý kiểu dữ liệu cho trường tương ứng. Nếu cột trong trang tính chứa các kiểu giá trị khác nhau, chẳng hạn như văn bản và số, ở tám hàng hay cột đầu tiên, thì trình hướng dẫn sẽ gợi ý kiểu dữ liệu tương thích với tất cả các giá trị trong cột đó — thường là kiểu dữ liệu văn bản. Mặc dù bạn có thể chọn kiểu dữ liệu khác, nhưng hãy nhớ rằng các giá trị không tương thích với kiểu dữ liệu bạn chọn sẽ bị bỏ qua hoặc được chuyển đổi một cách không chính xác trong quá trình nhập. Để biết thêm thông tin về cách sửa giá trị thiếu hoặc không chính xác, hãy xem mục Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác, ở phần sau của bài viết này.
- Để tạo chỉ mục trên trường, hãy đặt Chỉ mục thành Có.
- Để bỏ qua hoàn toàn cột nguồn, hãy chọn hộp kiểm Không nhập trường (Bỏ qua).
  
  Hãy bấm Tiếp sau khi bạn đã chọn xong các tùy chọn.
Ở màn hình tiếp theo, hãy xác định khóa chính cho bảng. Nếu bạn chọn Cho phép Access thêm khóa chính, Access sẽ thêm trường AutoNumber làm trường đầu tiên trong bảng đích và tự động nhập các giá trị ID duy nhất, bắt đầu bằng 1. Bấm Tiếp.
Ở màn hình cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy xác định tên cho bảng đích. Trong hộp Nhập vào Bảng, hãy nhập tên cho bảng. Nếu bảng đã tồn tại, Access sẽ hiển thị lời nhắc hỏi liệu bạn có muốn ghi đè lên nội dung hiện có của bảng hay không. Hãy bấm Có để tiếp tục hoặc Không để xác định tên khác cho bảng đích rồi bấm Kết thúc để nhập dữ liệu.

Nếu Access có thể nhập một vài hoặc tất cả dữ liệu, trình hướng dẫn sẽ hiển thị trang trong đó hiện trạng thái của quá trình nhập. Ngoài ra, bạn có thể lưu các chi tiết của quá trình này để dùng làm đặc tả sau này. Ngược lại, nếu quá trình nhập hoàn toàn không thành công, Access sẽ hiển thị thông báo Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp.
Hãy bấm Có để lưu các chi tiết của quá trình này để dùng sau này. Việc lưu các chi tiết giúp bạn lặp lại quá trình lần sau mà không phải thực hiện theo các bước của trình hướng dẫn mỗi lần.

Hãy xem mục Lưu các chi tiết của thao tác nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả để tìm hiểu cách lưu chi tiết đặc tả.

Hãy xem mục Chạy đặc tả nhập hoặc xuất đã lưu để tìm hiểu cách chạy đặc tả nhập hoặc xuất đã lưu.

Hãy xem mục Lên lịch đặc tả nhập hoặc xuất để tìm hiểu cách lên lịch nhập và liên kết các tác vụ để chạy tại các thời điểm cụ thể.

Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác

Nếu bạn nhận được thông báo Đã xảy ra lỗi khi cố gắng nhập tệp thì quá trình nhập đã hoàn toàn không thành công. Ngược lại, nếu quá trình nhập hiển thị hộp thoại nhắc bạn lưu các chi tiết của quá trình thì quá trình đó đã nhập được tất cả hoặc một vài dữ liệu. Thông báo trạng thái cũng nêu tên bảng nhật ký lỗi có chứa mô tả về mọi lỗi xảy ra trong quá trình nhập đó.

Quan trọng: Ngay cả khi thông báo trạng thái cho thấy quá trình nhập đã thành công, bạn cũng cần xem lại nội dung và cấu trúc của bảng để đảm bảo rằng mọi thứ đều đúng trước khi bạn bắt đầu dùng bảng.

Mở bảng đích ở dạng xem Biểu dữ liệu để xem liệu tất cả dữ liệu đã được thêm vào bảng hay chưa.
Mở bảng ở dạng xem Thiết kế để xem lại kiểu dữ liệu và các thiết đặt thuộc tính khác của trường.

Bảng sau đây mô tả các bước bạn có thể thực hiện để sửa chữa các giá trị thiếu hoặc không chính xác .

Mẹo: Khi khắc phục các lỗi trong kết quả, nếu bạn chỉ thấy thiếu một vài giá trị, bạn có thể thêm chúng vào bảng theo cách thủ công. Ngược lại, nếu bạn thấy toàn bộ cột hoặc nhiều giá trị bị thiếu hoặc không được nhập đúng cách, bạn cần khắc phục vấn đề ở tệp nguồn. Sau khi bạn đã khắc phục tất cả các vấn đề đã xác định, hãy lặp lại quá trình nhập.

Sự cố

Giải pháp

Các thành phần đồ họa

Không thể nhập các thành phần đồ họa, chẳng hạn như logo, biểu đồ và ảnh. Hãy thêm các thành phần đó theo cách thủ công vào cơ sở dữ liệu sau khi hoàn thành quá trình nhập.

Các giá trị tính toán

Kết quả của các cột hoặc ô đã tính toán được nhập vào, chứ không phải là công thức của nó. Trong quá trình nhập, bạn có thể xác định kiểu dữ liệu tương thích với kết quả công thức, chẳng hạn như Số.

Các giá trị TRUE hoặc FALSE và -1 hoặc 0

Nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn có cột chỉ chứa các giá trị TRUE hoặc FALSE, Access sẽ tạo trường Có/Không cho cột đó và chèn các giá trị -1 hoặc 0 vào trường này. Tuy nhiên, nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn có cột chỉ chứa các giá trị -1 hoặc 0, thì theo mặc định, Access sẽ tạo trường số cho cột này. Bạn có thể thay đổi kiểu dữ liệu của trường thành Có/Không trong quá trình nhập để tránh vấn đề này.

Các trường đa giá trị

Khi bạn nhập dữ liệu vào bảng mới hoặc chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có, Access không cho phép hỗ trợ nhiều giá trị trong một trường, ngay cả khi cột nguồn chứa danh sách các giá trị phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). Danh sách các giá trị được xem như một giá trị đơn và được đặt vào trường văn bản.

Dữ liệu bị cắt cụt

Nếu dữ liệu xuất hiện dưới dạng bị cắt cụt trong một cột trong bảng Access, bạn hãy thử tăng chiều rộng của cột trong dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu làm như vậy không giải quyết được vấn đề, thì dữ liệu ở cột số trong Excel quá lớn đối với kích cỡ của trường đích trong Access. Ví dụ, có thể thuộc tính Kích cỡ Trường của trường đích được đặt theo Byte trong cơ sở dữ liệu Access nhưng dữ liệu nguồn chứa giá trị lớn hơn 255. Hãy sửa các giá trị trong tệp nguồn và thử nhập lại.

Định dạng hiển thị

Có thể bạn phải đặt thuộc tính Định dạng của một số trường ở dạng xem thiết kế để đảm bảo rằng các giá trị đó được hiển thị chính xác trong dạng xem Biểu dữ liệu. Ví dụ:

Trường Có/Không hiển thị -1 và 0 ở dạng xem Biểu dữ liệu sau khi hoàn tất quá trình nhập. Để khắc phục lỗi này, sau khi hoàn tất quá trình nhập, hãy đặt thuộc tính Định dạng của trường thành Có/Không để hiển thị hộp kiểm.
Ngày kiểu dài và trung bình có thể hiển thị ở kiểu ngày ngắn trong Access. Để khắc phục lỗi này, hãy mở bảng đích ở dạng xem Thiết kế trong Access và đặt thuộc tính Định dạng của trường ngày thành Ngày Dài hoặc Ngày Trung bình.

Lưu ý: Nếu trang tính nguồn chứa văn bản có định dạng chẳng hạn như in đậm, gạch chân hoặc in nghiêng, văn bản được nhập nhưng bị mất định dạng.

Giá trị trùng lặp (lỗi vi phạm khóa)

Bản ghi bạn đang nhập có thể chứa các giá trị trùng lặp không thể được lưu trữ trong trường khóa chính của bảng đích hoặc trong trường mà thuộc tính Chỉ mục được đặt là Có (Không Trùng lặp). Hãy loại bỏ các giá trị trùng lặp trong tệp nguồn và thử nhập lại.

Các giá trị ngày bị trễ 4 năm

Trường ngày được nhập từ trang tính Excel có thể bị trễ bốn năm. Excel for Windows có thể sử dụng hai hệ thống ngày:

Hệ thống Ngày 1904 (trong đó số sê-ri nằm trong khoảng từ 0 đến 63.918), tương ứng với các ngày từ ngày 1 tháng 1 năm 1904 đến ngày 31 tháng 12 năm 2078.
Hệ thống Ngày 1900 (trong đó số sê-ri nằm trong khoảng từ 1 đến 65.380), tương ứng với các ngày từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 đến ngày 31 tháng 12 năm 2078.

Bạn có thể đặt hệ thống ngày trong Tùy chọn Excel: Tùy chọn tệp> chọn > nâng > dùng hệ thống ngày tháng 1904.

Lưu ý Nếu bạn nhập từ sổ làm việc .xlsb, nó luôn dùng Hệ thống Ngày 1900 bất kể thiết đặt Hệ thống Ngày.

Trước khi bạn nhập dữ liệu, hãy thay đổi hệ thống ngày cho sổ làm việc Excel hoặc sau khi chắp thêm dữ liệu, hãy thực hiện truy vấn cập nhật dùng biểu thức [tên trường ngày] + 1462 để sửa ngày.

Excel for the Macintosh chỉ sử dụng Hệ thống Ngày năm 1904.

Giá trị null

Khi đến cuối quá trình nhập, bạn có thể thấy thông báo lỗi về việc dữ liệu bị xóa bỏ hoặc bị mất trong quá trình này, hoặc khi bạn mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thấy rằng một số giá trị của trường được để trống. Nếu cột nguồn trong Excel không được định dạng hoặc tám hàng nguồn đầu tiên chứa các giá trị có các kiểu dữ liệu khác nhau, hãy mở trang tính nguồn và làm như sau:

Định dạng cột nguồn.
Di chuyển các hàng sao cho tám hàng đầu tiên ở mỗi cột không chứa các giá trị có các kiểu dữ liệu khác nhau.
Trong quá trình nhập, hãy chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường. Nếu kiểu dữ liệu không chính xác, bạn có thể thấy giá trị null hoặc giá trị không chính xác trong toàn bộ cột sau khi hoàn tất quá trình nhập.

Các bước trước đó có thể giúp giảm thiểu sự xuất hiện của giá trị null. Bảng sau đây liệt kê các trường hợp trong đó bạn sẽ thấy giá trị null:

Giá trị thiếu là những giá trị có kiểu...	Khi nhập vào...	Và kiểu trường đích là...	Để giải quyết...
Văn bản	Bảng mới	Ngày	Thay thế tất cả các giá trị văn bản bằng giá trị ngày rồi thử nhập lại.
Văn bản	Bảng hiện có	Số hoặc Ngày	Thay thế tất cả các giá trị văn bản bằng giá trị khớp với kiểu dữ liệu của trường đích rồi thử nhập lại.

Giá trị ngày được thay thế bằng giá trị số

Bạn sẽ thấy các số có năm chữ số có vẻ ngẫu nhiên thay vì giá trị ngày thực sự trong các trường hợp sau đây:

Cột nguồn trong trang tính chỉ chứa giá trị số ở tám hàng đầu tiên, nhưng chứa một vài giá trị ngày ở các hàng tiếp theo. Các giá trị ngày này sẽ được chuyển đổi một cách không chính xác.
Cột nguồn chứa giá trị ngày ở một vài hàng trong tám hàng đầu tiên và bạn đã tìm cách nhập nó vào trường số. Các giá trị ngày này sẽ được chuyển đổi một cách không chính xác.

Để tránh điều này, hãy thay thế giá trị ngày bằng giá trị số ở cột nguồn và thử nhập lại.

Đôi khi, nếu một cột chứa hầu hết là giá trị ngày nhưng cũng chứa một vài giá trị văn bản, thì tất cả giá trị ngày có thể xuất hiện như các số có năm chữ số có vẻ ngẫu nhiên. Để tránh điều này, hãy thay thế giá trị văn bản bằng giá trị ngày rồi thử nhập lại.

Giá trị số được thay thế bằng giá trị ngày

Bạn sẽ thấy các giá trị ngày có vẻ ngẫu nhiên thay vì giá trị số thực sự trong các trường hợp sau đây:

Cột nguồn chỉ chứa giá trị ngày ở tám hàng đầu tiên, nhưng chứa một vài giá trị số ở các hàng tiếp theo. Các giá trị số này sẽ được chuyển đổi một cách không chính xác.
Cột nguồn chứa giá trị số ở một vài hàng trong tám hàng đầu tiên và bạn đã tìm cách nhập nó vào trường ngày. Các giá trị số này sẽ được chuyển đổi một cách không chính xác.

Để tránh điều này, hãy thay thế giá trị số bằng giá trị ngày ở cột nguồn rồi thử nhập lại.

Ngoài ra, bạn có thể muốn xem lại bảng nhật ký lỗi (được nêu ở trang cuối cùng của trình hướng dẫn) trong dạng xem Biểu dữ liệu. Bảng này có ba trường — Lỗi, Trường và Hàng. Mỗi hàng chứa thông tin về lỗi cụ thể và nội dung của trường Lỗi sẽ giúp bạn khắc phục vấn đề.

Chuỗi lỗi và gợi ý khắc phục

Lỗi	Mô tả
Trường bị Cắt cụt	Giá trị trong tệp quá lớn so với thiết đặt thuộc tính Kích cỡ Trường của trường này.
Lỗi Chuyển đổi Kiểu	Giá trị trong trang tính là kiểu dữ liệu sai đối với trường này. Giá trị đó có thể thiếu hoặc xuất hiện không chính xác ở trường đích. Hãy xem bảng trên đây để biết thêm thông tin về cách khắc phục vấn đề này.
Vi phạm Khóa	Giá trị khóa chính của bản ghi này bị trùng lặp — giá trị đó đã tồn tại trong bảng.
Lỗi Quy tắc Xác thực	Một giá trị phá vỡ quy tắc được đặt ra bởi thuộc tính Quy tắc Xác thực cho trường này hoặc cho bảng.
Giá trị Null ở Trường Bắt buộc	Không cho phép giá trị null trong trường này vì đã đặt thuộc tính Bắt buộc cho trường này là Có.
Giá trị null trong trường AutoNumber	Dữ liệu bạn đang nhập chứa giá trị Null mà bạn đã tìm cách chắp thêm vào trường AutoNumber.
Bản ghi Không thể phân tách	Một giá trị văn bản chứa ký tự phân tách văn bản (thường là dấu ngoặc kép). Bất cứ khi nào giá trị chứa ký tự phân tách, thì ký tự đó phải được lặp lại hai lần trong tệp văn bản; ví dụ: đường kính 4 1/2""

Đầu Trang

Nối kết tới dữ liệu trong Excel

Bằng cách nối kết cơ sở dữ liệu Access tới dữ liệu ở chương trình khác, bạn có thể dùng các công cụ truy vấn và báo cáo do Access cung cấp mà không phải giữ bản sao của dữ liệu Excel trong cơ sở dữ liệu.

Khi bạn nối kết tới trang tính Excel hoặc phạm vi đã đặt tên, Access sẽ tạo bảng mới được nối kết tới ô nguồn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với ô nguồn trong Excel đều xuất hiện trong bảng đã nối kết. Tuy nhiên, bạn không sửa được nội dung của bảng tương ứng trong Access. Nếu bạn muốn thêm, sửa hoặc xóa bỏ dữ liệu, bạn phải thực hiện thay đổi ở tệp nguồn.

Các tình huống thông thường khi nối kết tới trang tính Excel từ bên trong Access

Thông thường, bạn nối kết tới một trang tính Excel (thay vì nhập) vì các lý do sau:

Bạn muốn duy trì dữ liệu trong trang tính Excel nhưng muốn dùng được các tính năng truy vấn và báo cáo mạnh mẽ của Access.
Bộ phận hoặc nhóm làm việc của bạn dùng Access nhưng bạn làm việc với các nguồn dữ liệu ngoài là các trang tính Excel. Bạn không muốn giữ bản sao của dữ liệu ngoài nhưng muốn có thể làm việc với nó trong Access.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn nối kết tới một trang tính Excel

Bạn không thể tạo nối kết tới cơ sở dữ liệu Access từ bên trong Excel.
Khi bạn nối kết tới một tệp Excel, Access sẽ tạo bảng mới, thường được gọi là bảng đã nối kết. Bảng này hiện dữ liệu trong trang tính nguồn hoặc phạm vi đã đặt tên nhưng nó không thực sự lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu.
Bạn không thể nối kết dữ liệu Excel tới bảng hiện có trong cơ sở dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn không thể chắp thêm dữ liệu vào bảng hiện có bằng cách thực hiện thao tác nối kết.
Cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng đã nối kết.
Bất kỳ thay đổi nào bạn tạo ra đối với dữ liệu trong Excel sẽ tự động được phản ánh trong bảng đã nối kết. Tuy nhiên, nội dung và cấu trúc của bảng đã nối kết trong Access ở dạng chỉ đọc.
Khi bạn mở sổ làm việc Excel trong Access (trong hộp thoại Mở Tệp, hãy thay đổi hộp danh sách Tệp Kiểu thành Microsoft Excel và chọn tệp bạn muốn), Access sẽ tạo cơ sở dữ liệu trống và tự động khởi động Trình hướng dẫn Nối kết Trang tính.

Chuẩn bị dữ liệu Excel

Xác định vị trí tệp Excel và trang tính hoặc dải ô có dữ liệu bạn muốn liên kết đến. Nếu bạn không muốn liên kết đến toàn bộ trang tính, hãy cân nhắc xác định dải ô đã đặt tên chỉ bao gồm những ô bạn muốn liên kết đến.Tạo dải ô đã đặt tên trong Excel (tùy chọn - hữu ích khi bạn chỉ muốn liên kết đến một số dữ liệu của trang tính)
1. Chuyển sang Excel và hiển thị trang tính mà bạn muốn xác định dải ô đã đặt tên.
2. Chọn phạm vi ô chứa dữ liệu bạn muốn nối kết tới.
3. Bấm chuột phải vào bên trong phạm vi đã chọn rồi bấm vào Đặt tên cho Phạm vi hoặc Xác định Tên.
4. Trong hộp thoại Tên Mới, hãy xác định tên cho phạm vi trong hộp Tên rồi bấm OK.
  
  Lưu ý rằng mỗi lần bạn chỉ có thể nối kết tới một trang tính hoặc phạm vi trong quá trình nối kết. Để nối kết tới dữ liệu ở nhiều nơi trong sổ làm việc, hãy lặp lại thao tác nối kết cho mỗi trang tính hoặc phạm vi.

Hãy xem lại dữ liệu nguồn và thực hiện như mô tả trong bảng sau đây:

Phần tử	Mô tả
Định dạng bảng	Hãy bảm bảo các ô đó ở định dạng bảng. Nếu phạm vi bao gồm các ô đã phối, thì nội dung của ô đó được đặt vào trường tương ứng với cột ngoài cùng bên trái và các trường khác được để trống.
Bỏ qua cột và hàng	Bạn không thể bỏ qua cột và hàng nguồn trong quá trình nối kết. Tuy nhiên, bạn có thể ẩn các trường và lọc các bản ghi bằng cách mở bảng đã nối kết ở dạng xem Biểu dữ liệu sau khi đã nhập chúng vào Access.
Số cột	Số cột nguồn không được vượt quá 255, vì Access không hỗ trợ quá 255 trường trong một bảng.
Cột, hàng và ô trống	Hãy xóa bỏ tất cả các cột và hàng trống không cần thiết trong trang tính Excel hoặc phạm vi. Nếu có ô trống, hãy cố gắng thêm dữ liệu thiếu.
Giá trị lỗi	Nếu một hoặc nhiều ô trong trang tính hoặc phạm vi chứa giá trị lỗi, hãy sửa các giá trị đó trước khi bắt đầu quá trình nhập. Lưu ý rằng nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn chứa giá trị lỗi, Access sẽ chèn giá trị null vào trường tương ứng trong bảng.
Kiểu dữ liệu	Bạn không thể thay đổi kiểu dữ liệu hoặc kích cỡ trường trong bảng đã nối kết. Trước khi bắt đầu quá trình nối kết, bạn phải xác minh rằng mỗi cột chứa một kiểu dữ liệu cụ thể. Tốt nhất là bạn nên định dạng cột nếu nó bao gồm các giá trị có kiểu dữ liệu khác nhau. Ví dụ, cột Số hiệu Chuyến bay trong trang tính có thể chứa giá trị số và giá trị văn bản, chẳng hạn như 871, AA90 và 171. Để tránh các giá trị thiếu hoặc không chính xác, hãy làm như sau: Bấm chuột phải vào cột rồi bấm vào Định dạng ô. Trên tab Số, trong phần Thể loại, hãy chọn một định dạng. Bấm vào OK.
Hàng thứ nhất	Nếu hàng thứ nhất trong trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên chứa tên cột, bạn có thể chỉ rõ rằng Access coi dữ liệu ở hàng thứ nhất là tên trường trong quá trình nối kết. Nếu không có tên cột trong trang tính hoặc nếu tên cột cụ thể vi phạm quy tắc đặt tên trường trong Access, thì Access sẽ gán tên hợp lệ cho mỗi trường tương ứng.

Nếu tệp nguồn đang mở, hãy đóng nó lại.

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích

Mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn tạo nối kết trong đó. Hãy đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu không ở dạng chỉ đọc và rằng bạn có quyền cần thiết để thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu đó.
Nếu bạn không muốn lưu trữ liên kết trong bất kỳ cơ sở dữ liệu nào hiện có, hãy tạo một cơ sở dữ liệu trống: Bấm vào tab Tệp, bấm vào Mới, rồi bấm vào Cơ sở dữ liệu Trống.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng bắt đầu quá trình nối kết.

Tạo nối kết

Vị trí của trình hướng dẫn nhập/liên kết sẽ khác nhau đôi chút tùy thuộc vào phiên bản Access. Chọn các bước phù hợp với phiên bản Access của bạn:
- Nếu bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của Access, Access 2021 hoặc Access 2019 đăng ký Microsoft 365, trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập Liên kết &, bấm vào Nguồn Dữliệu Mới > Từ Tệp > Excel.
- Nếu bạn đang sử dụng Access 2016 Access 2013, trên tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Kết nối, bấm vào Excel.
Lưu ý: Tab Dữ liệu Ngoài chỉ sẵn dùng khi cơ sở dữ liệu đang mở.
Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Bảng tính Excel, ở hộp Tên tệp, hãy xác định tên của tệp nguồn Excel.
Chọn Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm OK.

Trình hướng dẫn Nối kết Trang tính khởi động và hướng dẫn bạn trong suốt quá trình nối kết.
Trên trang đầu tiên của trình hướng dẫn, hãy chọn trang tính hoặc phạm vi đã đặt tên và bấm Tiếp.
Nếu hàng thứ nhất của phạm vi hoặc trang tính nguồn chứa tên trường, hãy chọn Hàng đầu tiên chứa đầu đề cột. Access dùng các đầu đề cột này để đặt tên cho các trường trong bảng. Nếu cột tên bao gồm một số ký tự đặc biệt, thì sẽ không dùng được cột này làm tên trường trong Access. Trong các trường hợp đó, thông báo lỗi sẽ hiển thị cho bạn biết rằng Access sẽ gán tên hợp lệ cho trường. Bấm OK để tiếp tục.
Trên trang cuối cùng của trình hướng dẫn, hãy chỉ rõ tên cho bảng đã nối kết, rồi bấm Kết thúc. Nếu bảng có tên mà bạn xác định đã tồn tại, bạn sẽ được hỏi liệu có muốn ghi đè lên bảng hoặc truy vấn hiện có hay không. Hãy bấm Có Nếu bạn muốn ghi đè lên bảng hoặc truy vấn, hoặc bấm Không để xác định tên khác.

Access cố gắng tạo bảng đã nối kết. Nếu quá trình này thành công, Access sẽ hiển thị thông báo Nối kết bảng đã hoàn tất. Hãy mở bảng đã nối kết và xem lại các trường và dữ liệu để đảm bảo rằng bạn thấy dữ liệu đúng ở tất cả các trường.

Nếu bạn thấy giá trị lỗi hoặc dữ liệu không chính xác, bạn phải khắc phục dữ liệu nguồn. Để biết thêm thông tin về cách khắc phục giá trị lỗi hoặc giá trị không chính xác, hãy xem phần tiếp theo.

Đầu Trang

Khắc phục giá trị lỗi #Num! và các giá trị không chính xác khác trong bảng đã nối kết

Ngay cả khi bạn nhận được thông báo Nối kết bảng đã hoàn tất, bạn cần mở bảng ở dạng xem Biểu dữ liệu để đảm bảo rằng các hàng và cột hiện dữ liệu chính xác.

Nếu bạn thấy lỗi hoặc dữ liệu không chính xác ở bất kỳ đâu trong bảng, hãy thực hiện thao tác khắc phục như mô tả trong bảng sau đây rồi thử nối kết lại. Xin nhớ rằng bạn không thể thêm trực tiếp giá trị vào bảng đã nối kết, vì bảng đó ở dạng chỉ đọc.

Sự cố	Giải pháp
Các thành phần đồ họa	Không thể nối kết tới các thành phần đồ họa trong trang tính Excel, chẳng hạn như logo, biểu đồ và ảnh trong Access.
Định dạng hiển thị	Bạn có thể phải thiết lập thuộc tính Định dạng của một số trường trong dạng xem Thiết kế để đảm bảo rằng các giá trị đó được hiển thị chính xác trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Các giá trị tính toán	Kết quả của cột hoặc ô đã tính toán được hiển thị ở trường trường tương ứng, nhưng bạn không xem được công thức (hoặc biểu thức) trong Access.
Giá trị văn bản bị cắt cụt	Tăng chiều rộng của cột ở dạng xem Biểu dữ liệu. Nếu bạn vẫn không thấy toàn bộ giá trị, thì có thể là vì giá trị đó dài hơn 255 ký tự. Access chỉ có thể nối kết tới 255 ký tự đầu tiên, do đó bạn cần nhập dữ liệu thay vì nối kết tới dữ liệu đó.
Thông báo lỗi tràn trường số	Có thể bảng đã nối kết trông có vẻ chính xác, nhưng sau đó, khi bạn chạy truy vấn đối với bảng đó, bạn có thể thấy thông báo lỗi Tràn Trường Số. Điều này có thể xảy ra do xung đột giữa kiểu dữ liệu của trường trong bảng đã nối kết và kiểu dữ liệu được lưu trữ trong trường đó.
Các giá trị TRUE hoặc FALSE và -1 hoặc 0	Nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn có cột chỉ chứa các giá trị TRUE hoặc FALSE, Access sẽ tạo trường Có/Không cho cột đó và chèn bảng đã nối kết. Tuy nhiên, nếu phạm vi hoặc trang tính nguồn có cột chỉ chứa các giá trị -1 hoặc 0, thì theo mặc định, Access sẽ tạo trường số cho cột đó và bạn sẽ không thể thay đổi kiểu dữ liệu của trường tương ứng trong bảng. Nếu bạn muốn có trường Có/Không trong bảng đã nối kết, hãy đảm bảo rằng cột nguồn chứa các giá trị TRUE và FALSE.
Các trường đa giá trị	Access không cho phép hỗ trợ nhiều giá trị trong một trường, ngay cả khi cột nguồn chứa danh sách các giá trị phân tách bằng dấu chấm phẩy (;). Danh sách các giá trị sẽ được xem như một giá trị đơn và được đặt vào trường văn bản.
#Num!	Access hiển thị giá trị lỗi #Num! thay cho dữ liệu thực sự ở một trường trong các trường hợp sau đây: Nếu cột nguồn có một vài giá trị số hoặc giá trị ngày trong một cột chứa hầu hết là giá trị văn bản, thì giá trị số và giá trị ngày sẽ không được nhập vào. Nếu cột nguồn có một vài giá trị văn bản trong một cột chứa hầu hết là giá trị số, thì giá trị văn bản sẽ không được nhập vào. Nếu cột nguồn có một vài giá trị văn bản trong một cột chứa hầu hết là giá trị ngày, thì giá trị văn bản sẽ không được nhập vào. Hãy làm như sau để giảm thiểu sự xuất hiện của các giá trị null trong bảng: Hãy đảm bảo rằng cột nguồn không chứa các giá trị có kiểu dữ liệu khác nhau. Định dạng cột trong trang tính Excel. Trong quá trình nối kết, hãy chọn kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường. Nếu kiểu dữ liệu không chính xác, cột kết quả có thể chỉ chứa giá trị #Num! cho tất cả các hàng dữ liệu.
Giá trị số thay vì giá trị ngày	Nếu bạn thấy số có năm chữ số có vẻ ngẫu nhiên trong một trường, hãy kiểm tra xem có phải cột nguồn chứa hầu hết là các giá trị số nhưng cũng có một vài giá trị ngày hay không. Giá trị ngày xuất hiện trong cột số sẽ được chuyển đổi thành số một cách không chính xác. Hãy thay thế giá trị ngày bằng giá trị số rồi thử nối kết lại.
Giá trị ngày thay vì giá trị số	Nếu bạn thấy giá trị ngày có vẻ ngẫu nhiên trong một trường, hãy kiểm tra xem có phải cột nguồn chứa hầu hết là các giá trị ngày nhưng cũng có một vài giá trị số hay không. Giá trị số xuất hiện trong cột ngày được chuyển đổi thành ngày một cách không chính xác. Hãy thay thế giá trị số bằng giá trị ngày rồi thử nối kết lại.

Đầu Trang

Nhập hoặc nối kết tới dữ liệu trong trang tính Excel

Bạn muốn làm gì?

Hiểu rõ cách nhập dữ liệu từ Excel

Các tình huống thông thường khi nhập dữ liệu Excel vào Access

Nếu đây là lần đầu tiên bạn nhập dữ liệu từ Excel

Nhập dữ liệu từ Excel

Chuẩn bị trang tính

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích

Bắt đầu quá trình nhập

Dùng trình hướng dẫn Nhập Trang tính

Khắc phục các giá trị thiếu hoặc không chính xác

Chuỗi lỗi và gợi ý khắc phục

Nối kết tới dữ liệu trong Excel

Các tình huống thông thường khi nối kết tới trang tính Excel từ bên trong Access

Nếu đây là lần đầu tiên bạn nối kết tới một trang tính Excel

Chuẩn bị dữ liệu Excel

Chuẩn bị cơ sở dữ liệu đích

Tạo nối kết

Khắc phục giá trị lỗi #Num! và các giá trị không chính xác khác trong bảng đã nối kết

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!