Liên kết đến hoặc nhập dữ liệu từ Salesforce

Trước khi bạn bắt đầu

Bạn muốn mọi thứ trở nên suôn sẻ hơn? Vậy thì hãy thực hiện những chuẩn bị sau đây trước khi bạn liên kết hoặc nhập:

• Xác định thông tin kết nối cần thiết, bao gồm tên người dùng, mật khẩu và mã thông báo. Bạn phải nhập một mã thông báo bảo mật là mã chữ và số phân biệt chữ hoa/thường, nếu bạn tìm cách truy nhập Salesforce từ địa chỉ Giao thức Internet (IP) nằm ngoài phạm vi IP tin cậy của công ty bạn. Để biết thêm thông tin, xem mục Đặt lại Mã mật mã Bảo mật của Bạn.

• Trình điều khiển ODBC được sử dụng để truy nhập Salesforce yêu cầu tài khoản Salesforce dựa trên Developer Edition, Professional Edition, Enterprise Edition hoặc Unlimited Edition. Để sử dụng trình điều khiển này, bạn phải có quyền truy nhập API được kích hoạt. Để biết thêm thông tin, xem mục Điều khiển Quyền truy nhập Máy khách API Riêng lẻ vào Tổ chức Salesforce của Bạn.

• Xác định các bảng bạn muốn liên kết đến hoặc nhập. Bạn có thể liên kết đến hoặc nhập nhiều hơn một bảng với một thao tác duy nhất.

• Cân nhắc số lượng cột trong từng bảng. Access không hỗ trợ quá 255 trường cho một bảng, do vậy, Access sẽ chỉ liên kết hoặc nhập 255 cột đầu tiên.

• Xác định tổng số dữ liệu hiện được nhập. Kích cỡ tối đa của một cơ sở dữ liệu Access là hai gigabyte, trừ đi dung lượng cần thiết cho các đối tượng hệ thống. Nếu Salesforce có chứa các bảng lớn, có thể bạn sẽ không thể nhập toàn bộ dữ liệu vào một cơ sở dữ liệu Access duy nhất. Trong trường hợp này, hãy cân nhắc liên kết đến dữ liệu thay vì nhập.

• Bảo mật cho cơ sở dữ liệu Access của bạn và thông tin kết nối mà cơ sở dữ liệu chứa bằng cách sử dụng một vị trí tin cậy, cùng một mật khẩu cơ sở dữ liệu Access. Để biết thêm thông tin, xem mục Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không và Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mật khẩu cơ sở dữ liệu.

• Lên kế hoạch tạo thêm các mối quan hệ. Access liên kết đến hoặc nhập các bảng đã chọn nhưng không phải mọi bảng có liên quan trong mô hình dữ liệu Salesforce. Để biết thêm thông tin về mô hình dữ liệu này, xem mục Tổng quan về Mô hình Dữ liệu.

  Access không tự động tạo các mối quan hệ giữa những bảng có liên quan này. Bạn có thể tạo thủ công các mối quan hệ giữa các bảng mới và bảng hiện có bằng cách sử dụng cửa sổ Mối quan hệ. Để biết thêm thông tin, xem mục Cửa sổ Mối quan hệ là gì? và mục Tạo, chỉnh sửa hoặc xóa mối quan hệ.

Giai đoạn 1: Bắt đầu

1. Chọn Dữ liệu Bên ngoài > Nguồn Dữ liệu Mới > Từ Dịch vụ Trực tuyến > Từ Salesforce.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Để nhập, chọn Nhập dữ liệu nguồn vào một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại.

   • Để liên kết, chọn Liên kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng được liên kết.

3. Chọn OK.

Giai đoạn 2: Nhập thông tin xác thực và tham số chuỗi kết nối

Trong hộp thoại Microsoft Access – Kết nối với Salesforce , thực hiện các thao tác sau đây:

1. Nhập tên người dùng và mật khẩu vào hộp Tên người dùng và Mật khẩu.

2. Nhập mã thông báo bảo mật vào hộp Mã thông báo Bảo mật.

3. Tùy ý nhập một hoặc nhiều tham số kết nối vào hộp Tham số Chuỗi Kết nối Bổ sung .

   Để biết thêm thông tin, xem mục Tham số Kết nối.

Giai đoạn 3: Chọn Bảng để liên kết đến hoặc nhập

1. Trong hộp thoại Liên kết Bảng hoặc Nhập Đối tượng, ở mục Bảng, chọn từng bảng mà bạn muốn liên kết hoặc nhập, rồi bấm OK.

   

2. Trong một hoạt động liên kết, quyết định xem có chọn Lưu Mật khẩu hay không.

   Bảo mật    Việc chọn tùy chọn này sẽ giúp bạn không cần phải nhập thông tin xác thực mỗi lần bạn mở Access và truy nhập dữ liệu. Tuy nhiên, hoạt động này sẽ lưu trữ mật khẩu chưa mã hóa trong cơ sở dữ liệu Access, nghĩa là những người có thể truy nhập vào nội dung nguồn đều có thể xem tên người dùng và mật khẩu. Nếu bạn chọn tùy chọn này, chúng tôi khuyên bạn nên lưu trữ cơ sở dữ liệu Access ở một vị trí đáng tin cậy và tạo mật khẩu cơ sở dữ liệu Access. Để biết thêm thông tin, xem mục Quyết định có tin cậy một cơ sở dữ liệu hay không và Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng mật khẩu cơ sở dữ liệu.

Giai đoạn 4: Tạo đặc tả và tác vụ (chỉ Nhập)

• Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài - Cơ sở dữ liệu Salesforce, bạn có thể thường xuyên lưu các bước nhập dưới dạng đặc tả và tạo một tác vụ Outlook để tự động hóa hoạt động nhập. Để biết thêm thông tin, xem mục Lưu chi tiết về hoạt động nhập hoặc xuất dưới dạng đặc tả.

Kết quả

Khi thao tác liên kết hoặc nhập hoàn tất, các bảng sẽ xuất hiện trong Ngăn Dẫn hướng có cùng tên với bảng hoặc dạng xem Salesforce. Trong khi thao tác nhập, nếu tên đó đã được sử dụng, Access sẽ gắn thêm "1" vào tên bảng mới. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đổi tên các bảng thành tên nào đó có ý nghĩa hơn.

Trong thao tác nhập, Access sẽ không bao giờ ghi đè bảng trong cơ sở dữ liệu. Mặc dù bạn không thể trực tiếp gắn thêm dữ liệu Salesforce cho bảng hiện có nhưng bạn vẫn có thể tạo truy vấn chắp thêm để gắn thêm dữ liệu sau khi đã nhập dữ liệu từ các bảng tương tự.

Trong thao tác liên kết, nếu các cột đang ở chế độ chỉ đọc trong bảng Salesforce, các cột đó cũng sẽ ở chế độ chỉ đọc trong Access.

Mẹo    Để xem chuỗi kết nối, hãy di chuột qua bảng trong ngăn dẫn hướng Access.

Cập nhật thiết kế bảng được liên kết

Bạn không thể thêm, xóa hoặc sửa đổi các cột hay thay đổi kiểu dữ liệu trong bảng được liên kết. Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi thiết kế, hãy thực hiện hoạt động này trong Salesforce. Để xem thay đổi thiết kế trong Access, hãy cập nhật các bảng được liên kết:

1. Chọn Dữ liệu Ngoài > Trình quản lý Bảng được Liên kết.

2. Tìm kiếm từng bảng được liên kết mà bạn muốn cập nhật, chọn OK, rồi chọn Đóng.

Tham số Kết nối

Bảng sau mô tả các tham số kết nối mà bạn có thể nhập trong hộp Tham số Chuỗi Kết nối Bổ sung của hộp thoại Microsoft Access – Kết nối với Salesforce .

Phân tách hai hoặc nhiều tham số bằng dấu chấm phẩy. Sử dụng các ví dụ cú pháp sau đây làm hướng dẫn:

UID=myaccount;BulkBatchSize=9000;UseNumeric=1;