Trình hướng dẫn Nhập Văn bản

Bước 1 / 3

Kiểu dữ liệu gốc    Nếu các mục trong tệp văn bản được phân tách bởi tab, dấu hai chấm, dấu chấm phẩy, dấu cách hoặc các ký tự khác, hãy chọn Phân tách. Nếu tất cả các mục trong mỗi cột có cùng độ dài, hãy chọn Độ rộng cố định.

Bắt đầu nhập theo hàng    Nhập hoặc chọn số hàng để xác định hàng đầu tiên của dữ liệu mà bạn muốn nhập.

Nguồn gốc tệp    Chọn bộ ký tự được sử dụng trong tệp văn bản. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể để cài đặt này ở chế độ mặc định. Nếu bạn biết rằng tệp văn bản đã được tạo bằng cách sử dụng bộ ký tự khác với bộ ký tự mà bạn đang sử dụng trên máy tính, bạn nên thay đổi thiết đặt này để khớp với bộ ký tự đó. Ví dụ: nếu máy tính của bạn được đặt để sử dụng bộ ký tự 1251 (Cyrillic, Windows), nhưng bạn biết rằng tệp được tạo bằng cách sử dụng bộ ký tự 1252 (Tây Âu, Windows), bạn nên đặt Nguồn gốc Tệp là 1252.

Xem trước tệp    Hộp này hiển thị văn bản như sẽ xuất hiện khi được phân tách thành các cột trên trang tính.

Bước 2/3 (Dữ liệu được phân tách)

Dấu tách    Chọn ký tự phân tách các giá trị trong tệp văn bản của bạn. Nếu ký tự không được liệt kê, hãy chọn hộp kiểm Khác, rồi nhập ký tự vào hộp có chứa con trỏ. Các tùy chọn này sẽ không sẵn dùng nếu kiểu dữ liệu của bạn là Độ rộng cố định.

Coi dấu tách liên tiếp là một    Chọn hộp kiểm này nếu dữ liệu của bạn chứa dấu tách gồm nhiều ký tự giữa các trường dữ liệu hoặc nếu dữ liệu của bạn chứa nhiều dấu tách tùy chỉnh.

Hạn định văn bản    Chọn ký tự bao quanh giá trị trong tệp văn bản của bạn. Khi Excel gặp ký tự hạn định văn bản, toàn bộ văn bản theo sau ký tự đó và trước lần xuất hiện tiếp theo của ký tự đó sẽ được nhập dưới dạng một giá trị, ngay cả khi văn bản có chứa ký tự phân tách. Ví dụ: nếu dấu tách là dấu phẩy (,) và hạn định văn bản là dấu ngoặc kép ("), "Dallas, Texas" được nhập vào một ô là Dallas, Texas. Nếu không có ký tự hoặc dấu nháy đơn (') nào được xác định làm hạn định văn bản, "Dallas, Texas" được nhập vào hai ô liền kề là "Dallas và Texas".

Nếu ký tự dấu tách xuất hiện giữa hạn định văn bản, Excel sẽ bỏ qua hạn định trong giá trị đã nhập. Nếu không có ký tự phân tách nào giữa hạn định văn bản, Excel sẽ đưa ký tự hạn định vào giá trị được nhập. Do đó, "Dallas Texas" (sử dụng hạn định văn bản dấu ngoặc kép) được nhập vào một ô là "Dallas Texas".

Xem trước dữ liệu    Xem lại văn bản trong hộp này để xác nhận rằng văn bản sẽ được phân tách thành các cột trên trang tính theo ý bạn.

Bước 2/3 (Dữ liệu độ rộng cố định)

Xem trước dữ liệu    Đặt độ rộng trường trong phần này. Bấm vào cửa sổ xem trước để đặt ngắt cột, được thể hiện bằng đường dọc. Bấm đúp vào một dấu ngắt cột để loại bỏ nó hoặc kéo một dấu ngắt cột để di chuyển nó.

Bước 3 / 3

Bấm vào nút Nâng cao để thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

• Xác định kiểu dấu tách thập phân và hàng nghìn được sử dụng trong tệp văn bản. Khi dữ liệu được nhập vào Excel, các dấu tách sẽ khớp với những dấu tách được chỉ định cho vị trí của bạn trong Tùy chọn Khu vực và Ngôn ngữ hoặc Thiết đặt Khu vực (Windows Panel điều khiển).

• Xác định rằng một hoặc nhiều giá trị số có thể chứa dấu trừ ở sau.

Định dạng dữ liệu cột    Bấm vào định dạng dữ liệu của cột được chọn trong phần Xem trước dữ liệu. Nếu bạn không muốn nhập cột đã chọn, hãy bấm không nhập cột (bỏ qua).

Sau khi bạn chọn tùy chọn định dạng dữ liệu cho cột đã chọn, đầu đề cột bên dưới Xem trước dữ liệu sẽ hiển thị định dạng. Nếu bạn chọn Ngày, hãy chọn định dạng ngày trong hộp Ngày.

Chọn định dạng dữ liệu khớp chặt chẽ với dữ liệu xem trước để Excel có thể chuyển đổi dữ liệu đã nhập một cách chính xác. Ví dụ:

• Để chuyển đổi một cột chứa tất cả các ký tự số tiền tệ sang định dạng Tiền tệ của Excel, hãy chọn Chung.

• Để chuyển đổi một cột chứa tất cả các ký tự số thành định dạng Văn bản Excel, hãy chọn Văn bản.

• Để chuyển đổi một cột chứa tất cả các ký tự ngày, mỗi ngày theo thứ tự năm, tháng và ngày, thành định dạng Ngày của Excel, hãy chọn Ngày, rồi chọn kiểu ngày của YMD trong hộp Ngày .

Excel sẽ nhập cột dưới dạng Chung nếu chuyển đổi có thể mang lại kết quả không mong đợi. Ví dụ:

• Nếu cột chứa tổ hợp các định dạng, chẳng hạn như ký tự bảng chữ cái và ký tự số, Excel sẽ chuyển đổi cột đó thành Chung.

• Nếu trong một cột ngày, mỗi ngày theo thứ tự năm, tháng và ngày và bạn chọn Ngày cùng với một loại ngày của MDY, Excel sẽ chuyển đổi cột đó thành định dạng Chung. Cột chứa ký tự ngày phải khớp chặt chẽ với định dạng ngày tháng hoặc ngày tùy chỉnh dựng sẵn của Excel.

Nếu Excel không chuyển đổi cột thành định dạng bạn muốn, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu sau khi nhập.

• Chuyển đổi số được lưu trữ dưới dạng văn bản sang số

• Chuyển đổi ngày tháng được lưu dưới dạng văn bản sang dạng ngày tháng

• Hàm TEXT

• Hàm VALUE

Khi bạn đã chọn các tùy chọn mình muốn, hãy bấm Kết thúc để mở hộp thoại Nhập Dữ liệu và chọn vị trí đặt dữ liệu của bạn.

Nhập Dữ liệu

Đặt các tùy chọn này để kiểm soát cách quy trình nhập dữ liệu chạy, bao gồm các thuộc tính kết nối dữ liệu cần sử dụng cũng như loại tệp và phạm vi cần điền dữ liệu đã nhập.

• Các tùy chọn bên dưới Chọn cách bạn muốn xem dữ liệu này trong sổ làm việc chỉ sẵn dùng nếu bạn đã chuẩn bị Mô hình Dữ liệu và chọn tùy chọn để thêm nhập này vào mô hình đó (xem mục thứ ba trong danh sách này).

• Xác định sổ làm việc đích:

  • Nếu bạn chọn Trang tính Hiện có, hãy bấm vào một ô trong trang tính để đặt ô đầu tiên của dữ liệu được nhập hoặc bấm và kéo để chọn một phạm vi.

  • Chọn Trang tính Mới để nhập vào trang tính mới (bắt đầu từ ô A1)

• Nếu bạn có Mô hình Dữ liệu tại chỗ, hãy bấm Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu để đưa hoạt động nhập này vào mô hình. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo Mô hình Dữ liệu trong Excel.

  Lưu ý rằng việc chọn tùy chọn này sẽ mở khóa các tùy chọn bên dưới Chọn cách bạn muốn xem dữ liệu này trong sổ làm việc của mình.

• Bấm Thuộc tính để đặt bất kỳ thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài nào mà bạn muốn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Quản lý phạm vi dữ liệu ngoài và thuộc tính của chúng.

• Bấm OK khi bạn đã sẵn sàng để hoàn tất việc nhập dữ liệu.