Tổng quan về hồ sơ email Outlook

Hầu hết mọi người chỉ cần một hồ sơ duy nhất. Khi Outlook chạy lần đầu tiên, hồ sơ đầu tiên được tạo tự động và có tên là "Outlook". Bất cứ khi nào Outlook khởi động, hồ sơ mặc định này sẽ chạy tự động. Khi bạn thêm hoặc sửa đổi tài khoản email hoặc bao gồm tệp .pst bổ sung để sử dụng, bạn đang sửa đổi hồ sơ của mình. Bạn có thể sửa đổi hồ sơ của mình bất cứ lúc nào, nhưng bạn không thể thay đổi tên của hồ sơ sau khi hồ sơ được tạo lần đầu tiên.

Để sửa đổi hồ sơ Outlook hiện tại của bạn, hãy sử dụng Trình quản lý Tài khoản. Hai tùy chọn để sửa đổi hồ sơ đang sử dụng trình quản lý tài khoản tích hợp sẵn hoặc bộ chọn hồ sơ. Cả hai tùy chọn được hiển thị bên dưới.  

Để truy cập Trình quản lý Tài khoản:

1. Mở Outlook trên máy tính.

2. Chọn Tệp, rồi chọn Cài đặt Tài khoản.
   
   

Để sử dụng bộ chọn hồ sơ:

1. Giữ Shift trong khi khởi động Outlook.

   Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng một trong các tùy chọn thay thế sau để truy nhập bộ chọn hồ sơ:

   • Sử dụng khóa chuyển dòng lệnh, bấm chuột phải vào nút Bắt đầu của Windows và chọn Chạy. Trong hộp thoại Chạy, nhập: Outlook.exe /profiles , rồi nhấn Enter.

   • Trong khi Outlook đang chạy, chọn Tệp và >đặt Tài khoản để > Đổi Hồ sơ. Outlook sẽ khởi động lại.

2. Trên hộp thoại bộ chọn hồ sơ, chọn Tùy chọn.
   
   

3. Bạn có thể tiếp tục mở hồ sơ khác rồi sử dụng Trình quản lý Tài khoản. Hoặc bạn có thể chọn Tên Hồ sơ, rồi chọn Thuộc tính trực tiếp từ bộ chọn hồ sơ.
   
   

Bạn có thể cần nhiều hồ sơ trong một trong các trường hợp sau:

• Nếu bạn sử dụng Outlook trên một máy tính duy nhất mà bạn chia sẻ với người khác mà bạn tin tưởng    
  Ví dụ: nếu bạn và đối tác của bạn có tài khoản email riêng, mỗi người dùng cũng có thể có một hồ sơ riêng, mỗi tài khoản và cài đặt thích hợp.

• Nếu bạn muốn tách tài khoản Exchange cơ quan khỏi tài khoản cá nhân của mình    

Nếu bạn cần nhiều hồ sơ, bạn có thể tạo hồ sơ bổ sung bất cứ lúc nào và thêm vào đó các tài khoản và cài đặt mà bạn muốn. Khi bạn chuyển đổi từ hồ sơ này sang hồ sơ khác, bạn thay đổi các tài khoản email và thiết đặt sẵn dùng cho bạn trong phiên Outlook.

Để tạo hồ sơ mới, hãy sử dụng bộ chọn hồ sơ.

1. Giữ Shift trong khi khởi động Outlook.

   Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng một trong các tùy chọn thay thế sau để truy nhập bộ chọn hồ sơ:

   • Sử dụng khóa chuyển dòng lệnh, bấm chuột phải vào nút Bắt đầu của Windows và chọn Chạy. Trong hộp thoại Chạy, nhập: Outlook.exe /profiles , rồi nhấn Enter.

   • Trong khi Outlook đang chạy, chọn Tệp và >đặt Tài khoản để > Đổi Hồ sơ. Outlook sẽ khởi động lại.

2. Trên hộp thoại bộ chọn hồ sơ, chọn Tùy chọn.
   
   

   Lưu ý: Trước khi chọn Mới, hãy cân nhắc chọn hộp kiểm "Nhắc sử dụng hồ sơ". Nếu tính năng này được bật, bạn sẽ nhận được lời nhắc mỗi lần khởi động Outlook để chọn hồ sơ bạn muốn mở. Điều này hữu ích khi bạn có nhiều hồ sơ và cần chuyển đổi giữa chúng.

3. Chọn Mới.
   
   

4. Nhập tên cho Hồ sơ Outlook mới, rồi chọn OK.
   
   

5. Sau khi hồ sơ mới được tạo, bạn sẽ cần thêm tài khoản email vào hồ sơ. Trong hộp thoại thêm tài khoản, bạn có thể tùy chọn thêm nhiều tài khoản hơn.
   
   

Nếu bạn thực hiện điều này đến nay, bạn đã tạo thành công một hồ sơ Outlook mới. Để chuyển đổi giữa các cấu hình, hãy quay lại mục Sửa đổi hồ sơ của bạn ở trên.

Để đặt cấu hình Outlook để mở một hồ sơ cụ thể, hãy sử dụng bộ chọn hồ sơ.  

1. Để truy nhập bộ chọn hồ sơ, hãy giữ Shift trong khi khởi động Outlook.

   Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng một trong các tùy chọn thay thế sau để truy nhập bộ chọn hồ sơ:

   • Sử dụng khóa chuyển dòng lệnh, bấm chuột phải vào nút Bắt đầu của Windows và chọn Chạy. Trong hộp thoại Chạy, nhập: Outlook.exe /profiles , rồi nhấn Enter.

   • Trong khi Outlook đang chạy, chọn Tệp và >đặt Tài khoản để > Đổi Hồ sơ. Outlook sẽ khởi động lại.

2. Trên hộp thoại bộ chọn hồ sơ, chọn Tùy chọn.
   
   

3. Trong hộp thoại bộ chọn hồ sơ được bung rộng, chọn danh sách thả xuống Tên Hồ sơ và chọn hồ sơ bạn muốn mở theo mặc định. Bên dưới Tùy chọn, chọn hộp kiểm "Đặt làm hồ sơ mặc định".  
   
   

   Lưu ý: Nếu bạn có nhiều hồ sơ, bạn có thể xem xét việc chọn hộp kiểm "Nhắc sử dụng hồ sơ". Bạn sẽ được nhắc chọn hồ sơ bạn muốn mở. 

4. Chọn OK khi bạn hoàn tất các lựa chọn cài đặt của mình.

Xóa hồ sơ có tác dụng vĩnh viễn. Hãy cẩn thận khi xóa hồ sơ trong trường hợp bạn có dữ liệu không được sao lưu hoặc có sẵn trong các hồ sơ khác. Nếu bạn có bất kỳ lo ngại nào, tốt nhất bạn nên giữ hồ sơ cho đến khi bạn không còn cần dữ liệu trong đó.  

1. Để xóa cấu hình, hãy sử dụng bộ chọn hồ sơ. Bạn có thể truy nhập vào bộ chọn hồ sơ bằng cách giữ phím Shift trong khi khởi động Outlook.

2. Trên hộp thoại bộ chọn hồ sơ, chọn Tùy chọn.
   
   

3. Chọn danh sách thả xuống cho Tên Hồ sơ, chọn hồ sơ bạn muốn xóa, rồi chọn Xóa.
   
   

Bạn sử dụng biểu tượng Thư Panel điều khiển để mở applet Thư để cấu hình hồ sơ email Outlook. Biểu tượng Thư sẽ không xuất hiện trừ khi bạn đã cài đặt Outlook và chạy chương trình ít nhất một lần. Không thể sử dụng applet Thư để thêm tài khoản hoặc hồ sơ cho Microsoft 365, Outlook.com hoặc các tài khoản email Exchange khác yêu cầu Xác thực Hiện đại.  

Bạn có thể thay đổi các tài khoản chứa tài khoản, cài đặt và tùy chọn lưu trữ dữ liệu cho từng hồ sơ.

1. Thoát Outlook.

2. Trong Panel điều khiển, chọn Thư.
   
   

Thư xuất hiện ở các vị trí Panel điều khiển khác nhau tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Microsoft Windows, dạng xem Panel điều khiển được chọn và hệ điều hành 32 hay 64 bit hay phiên bản Outlook đã được cài đặt.

Cách dễ nhất để định vị Thư là mở Panel Điều khiển trong Windows, rồi trong hộp Tìm kiếm ở đầu cửa sổ, hãy gõ Thư.

Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Để thêm tài khoản email khác, hãy chọn Tài khoản Email.

• Để thay đổi các tùy chọn lưu trữ dữ liệu Outlook, hãy chọn Tệp Dữ liệu.

• Để xem danh sách các cấu hình hiện tại, hãy chọn Hiển thị Hồ sơ.