Tìm hiểu các chủ đề
Chủ đề là gì?
Chủ đề giúp bạn truy nhập thông tin khi cần, từ đó bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và làm việc thông minh hơn. Ứng dụng này trang bị cho bạn kiến thức và chuyên môn về các ứng dụng bạn sử dụng hàng ngày.
Chủ đề giúp bạn như thế nào
Việc tìm kiếm kiến thức hoặc chuyên môn trong tổ chức có thể khó khăn. Chủ đề giúp kiến thức dễ truy nhập hơn và dễ tìm hơn. Dưới đây là các cách Chủ đề có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn:
-
Dành ít thời gian hơn để tìm kiếm hoặc tạo lại thông tin đã tồn tại
-
Làm việc thông minh hơn bằng cách có quyền truy nhập vào thông tin phù hợp khi bạn cần
-
Đưa ra quyết định sáng suốt và nhanh chóng bằng cách dễ dàng truy cập kiến thức và chuyên môn của tổ chức bạn
-
Triển khai thành viên nhóm mới cho tổ chức hoặc dự án
Chủ đề sử dụng AI để sắp xếp tổ chức thành các chủ đề duy nhất. Chủ đề là một cụm từ hoặc thuật ngữ có ý nghĩa cụ thể đối với tổ chức. Các chủ đề có thuộc tính và tài nguyên có thể cung cấp kiến thức về chủ đề cụ thể và giúp bạn tìm thêm thông tin cũng như các chuyên gia liên quan đến chủ đề.
Chủ đề sử dụng sự đóng góp của con người để cải thiện chất lượng chủ đề. Thông qua các cơ chế quản lý khác nhau trong Chủ đề, mọi người trong một tổ chức thêm kiến thức và phản hồi về tính hữu ích của các chủ đề.
Có thể có nhiều loại chủ đề quan trọng khác nhau cho một tổ chức bao gồm các dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ, khách hàng, quy trình, lĩnh vực nghiên cứu, chuyên môn, chức năng và tài sản.
Cách Chủ đề được hiển thị cho người dùng
Chủ đề là một cụm từ hoặc thuật ngữ cụ thể hoặc quan trọng trong tổ chức, chẳng hạn như tên dự án hoặc chủ đề được thảo luận thường xuyên.
Các chủ đề sử dụng AI để sắp xếp không gian làm việc kỹ thuật số của tổ chức thành các chủ đề duy nhất. Chủ đề biên soạn thông tin về các chủ đề như mô tả ngắn và những người, site, tệp và trang có liên quan. Tất cả điều này xảy ra trong luồng công việc của bạn trong các site và ứng dụng Microsoft 365 cũng như Office.
Chủ đề sử dụng sự đóng góp của con người để cải thiện chất lượng chủ đề. Thông qua các cơ chế quản lý khác nhau, mọi người trong một tổ chức có thể đóng góp kiến thức và phản hồi về tính hữu ích của các chủ đề.
Lưu ý: Nhân viên phải được người quản trị cấp quyền chỉnh sửa hoặc thêm chủ đề.
Các chủ đề được hiển thị cho người dùng thông qua các phần sau:
Khi một chủ đề được đề cập trong nội dung trên các trang và tin tức SharePoint, bạn sẽ thấy chủ đề đó được tô sáng. Chủ đề được đề cập có thể được tác giả trang xác định tự động hoặc tham chiếu trực tiếp.
-
Mở tóm tắt chủ đề từ phần tô sáng.
-
Mở chi tiết chủ đề từ tiêu đề của tóm tắt để xem toàn bộ trang chủ đề.
-
Xem câu trả lời chủ đề trong kết quả tìm kiếm khi bạn tìm kiếm trong trang chủ SharePoint, Word, PowerPoint, Outlook hoặc Excel hoặc nếu bạn thay đổi phạm vi tìm kiếm thành toàn bộ tổ chức. Câu trả lời chủ đề sẽ xuất hiện ở đầu danh sách kết quả và cung cấp cho bạn một tập hợp ngắn thông tin liên quan đến chủ đề đó.
-
Khi bạn sử dụng tìm kiếm trong các ứng dụng Office như Word, PowerPoint, Outlook hoặc Excel, thông qua hộp tìm kiếm hoặc bằng cách chọn Tìm kiếm trong menu ngữ cảnh, một câu trả lời chủ đề sẽ được hiển thị trong kết quả tìm kiếm.
Đóng góp chuyên môn của bạn vào Chủ đề
Lưu ý: Người dùng cần có quyền người đóng góp chủ đề để có thể chỉnh sửa và tạo các chủ đề mới. Nếu bạn không thể chỉnh sửa hoặc tạo chủ đề, hãy liên hệ với người quản trị của bạn.
Có hai cách chính để bạn có thể đóng góp kiến thức và chuyên môn vào Chủ đề.
Chỉnh sửa và tạo chủ đề
Chỉnh sửa hoặc tạo chủ đề giống như chỉnh sửa hoặc phát hành trang SharePoint. Tìm hiểu cách [chỉnh sửa một chủ đề hiện có sửa một chủ đề và tạo một chủ đề mới. Bạn cũng có thể lưu chủ đề dưới dạng bản nháp nếu chưa sẵn sàng phát hành.
Phản hồi crowdsource
Khi người dùng tương tác với một chủ đề được đề xuất, họ có thể được hỏi một câu hỏi đơn giản trong giao diện người dùng Chủ đề. Ví dụ:
-
Chủ đề này có liên quan đến trang không?
-
Người này có liên quan đến chủ đề này không?
-
Định nghĩa này có chính xác không?
Tại sao tôi thấy tên của mình trên một chủ đề?
Chủ đề xác định những người có liên quan đến một chủ đề dựa trên nội dung họ đã tạo hoặc chỉnh sửa thường xuyên và liệt kê họ trong mục Con người đề xuất của trang. Điều này nhằm giúp bạn xác định những người đang làm việc về nội dung liên quan đến chủ đề này mà bạn có quyền truy nhập để xem.
Ngoài ra, những người chỉnh sửa chủ đề có thể chuyển mọi người sang một trang (bản thân hoặc người khác) khi họ muốn được nhận diện là có liên quan đến nội dung. Những người đã ghim này sẽ được hiển thị cho tất cả người dùng. Bạn cũng có không gian để mô tả mối quan hệ của người đã ghim với chủ đề.
Trên trang chủ Trung tâm Chủ đề, bạn có thể xem các chủ đề trong tổ chức của mình mà bạn được kết nối.
Kết nối được đề xuất
Bạn sẽ thấy các chủ đề bên dưới Chúng tôi đã liệt kê cho bạn về các chủ đề này. Chúng tôi đã làm đúng chưa? Đây là các chủ đề mà Chủ đề đã đề xuất bạn kết nối vì bạn đã tạo hoặc chỉnh sửa nội dung liên quan đến chủ đề, chẳng hạn như tệp hoặc site.
Bạn có thể xác nhận liệu bạn có nên tiếp tục được liệt kê là người liên quan cho chủ đề này hay không. Việc được liệt kê trên các chủ đề mà bạn có kiến thức có thể giúp các thành viên trong tổ chức của bạn nhận ra bạn là một chuyên gia về vấn đề.
Kết nối đã xác nhận
Đây là các chủ đề mà bạn được ghim vào trang chủ đề hoặc bạn đã xác nhận kết nối được đề xuất với chủ đề. Chủ đề sẽ chuyển từ phần được đề xuất sang phần đã xác nhận khi bạn xác nhận kết nối được đề xuất.
Các cách khác nhau để sử dụng Chủ đề
Tìm hiểu thêm về một chủ đề quan trọng
Tất cả chúng ta đều đã có kinh nghiệm đọc qua các tài liệu và trang trang web mà chúng ta gặp phải các thuật ngữ mà chúng ta không quen thuộc, hoặc các chủ đề mà chúng ta cần thêm thông tin. Thông thường, chúng tôi ngừng những gì chúng tôi đang làm để dành thời gian quý báu tìm kiếm thêm thông tin. Chúng tôi thường không biết cần hỏi ai hoặc tìm thêm thông tin ở đâu.
Chủ đề sử dụng AI để làm nổi bật các chủ đề trong các ứng dụng mà mọi người đã sử dụng hàng ngày. Khi người dùng tò mò muốn tìm hiểu thêm về một chủ đề, họ có thể chọn chủ đề được tô sáng để xem thẻ Tóm tắt Chủ đề cung cấp mô tả ngắn. Và nếu muốn tìm hiểu thêm, họ có thể chọn liên kết Chi tiết Chủ đề trong tóm tắt để mở trang chủ đề chi tiết.
Tái sử dụng kiến thức hoặc thông tin
Tái tạo công việc hoặc kết quả chuyển giao, khi người khác trong tổ chức đã tạo nội dung nào đó có thể tái sử dụng, có thể làm bạn bực bội. Công việc dư thừa thường xảy ra trong một tổ chức khi mọi người không nhận thức được công việc tương tự do người khác thực hiện hoặc do khó tìm thông tin hoặc chuyên môn. Có nhiều ví dụ trong đó công việc dư thừa trong tổ chức có thể xảy ra, bao gồm đề xuất, bản trình bày bán hàng, kết quả chuyển giao dự án, nội dung đào tạo, kế hoạch và thông số kỹ thuật. Các chủ đề giúp mọi người dễ dàng tìm thấy kiến thức và nội dung hiện có trong tổ chức và tái sử dụng cho công việc của họ.
Chia sẻ kiến thức
Con người dành nhiều thời gian chia sẻ kiến thức của họ, cho dù thông qua email, trò chuyện hoặc các kênh không hiệu lực khác. Việc chia sẻ kiến thức được tổ chức và duy trì trong Chủ đề thật dễ dàng. Tác giả trang có thể tham chiếu trực tiếp đến một chủ đề trên trang site SharePoint hiện đại bằng cách sử dụng ký hiệu hashtag. Tác giả trang có thể gọi bộ chọn chủ đề trên trang SharePoint hiện đại bằng cách thêm hashtag, rồi chọn chủ đề mà họ muốn đưa vào trang.
Tìm người và nội dung được kết nối với các chủ đề quan trọng
Thẻ chủ đề có thể cung cấp thông tin về những người và tài nguyên liên kết. Điều này có nghĩa là, thay vì tìm kiếm qua các silo khác nhau, bạn có thể dễ dàng tìm ra nơi cần tìm và người cần trò chuyện để biết thêm thông tin về một chủ đề.
Cách xác định các chủ đề được tạo hệ thống (được đề xuất) từ các chủ đề đã được người dùng chỉnh sửa và được phát hành
Các chủ đề đã được xác định bởi Chủ đề và không có phản hồi có biểu ngữ "Được đề xuất" màu xám ở trên cùng. Chủ đề được đề xuất cũng bao gồm những người và tài nguyên được đề xuất. Mỗi mục trong các mục này sẽ có lý do cho đề xuất và cho biết chúng được tạo nguồn từ đâu.
Biểu ngữ đề xuất sẽ không xuất hiện trên các chủ đề đã được xác nhận bởi người quản lý kiến thức, được xác nhận bởi một người thông qua phản hồi hoặc được chỉnh sửa bởi người dùng có quyền chỉnh sửa hoặc người quản lý kiến thức. Bạn có thể cải thiện các chủ đề được đề xuất bằng cách cung cấp thông tin đầu vào.
Chủ đề được phát hành đã được chỉnh sửa bởi người quản lý kiến thức hoặc người dùng có quyền chỉnh sửa.
Tại sao nội dung ngoài từ Wikipedia có thể xuất hiện dưới dạng mô tả về các chủ đề
Các chủ đề cung cấp mô tả ngắn về các chủ đề được đề xuất thông qua cả tài nguyên nội bộ của tổ chức (chẳng hạn như các tệp và trang) và thông qua Wikipedia về các chủ đề tồn tại trên internet bên ngoài. Bạn có thể thấy mô tả về các chủ đề từ Wikipedia nếu Chủ đề không thể xác định mô tả từ các tài nguyên nội bộ của tổ chức, nhưng đã xác định được mô tả bên ngoài phù hợp.
Wikipedia là nguồn duy nhất bên ngoài đối tượng thuê Microsoft 365 của bạn hiện đang được sử dụng để hỗ trợ nhận dạng nội dung cho Chủ đề.
Mức độ bảo mật ảnh hưởng đến nội dung bạn có thể thấy
Chủ đề không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với các quyền hiện có, vì vậy bạn sẽ chỉ thấy nội dung mà bạn có quyền xem trên các chủ đề được đề xuất và trên các phần web được đề xuất về các chủ đề được phát hành. Điều này có nghĩa là những người khác nhau trong tổ chức của bạn có thể thấy các dạng xem khác nhau của cùng một chủ đề tùy thuộc vào nội dung họ có quyền xem trong tổ chức. Nếu bạn không có quyền xem bất kỳ tài nguyên nào cho một chủ đề, bạn sẽ không thấy thẻ hoặc trang chủ đề đó.
Trải nghiệm trang chính của Trung tâm Chủ đề
Trung tâm Chủ đề là một site SharePoint đóng vai trò là trung tâm kiến thức chủ đề của tổ chức bạn. Trung tâm Chủ đề có một trang chủ mặc định, nơi bạn có thể xem các chủ đề mà bạn được kết nối.
Cung cấp thông tin đầu vào về các chủ đề
Các chủ đề sẽ yêu cầu bạn cung cấp phản hồi về các chủ đề cụ thể. Mặc dù các chủ đề có thể được tạo tự động, nhưng chúng vẫn dựa vào dữ liệu đầu vào của bạn để trở nên hữu ích và chính xác nhất có thể. Việc cung cấp phản hồi giúp đảm bảo rằng thông tin được hiển thị cho các thành viên trong tổ chức của bạn trong các trang chủ đề và thẻ là hữu ích. Bạn càng cung cấp nhiều phản hồi về các chủ đề mà bạn có kiến thức, thông tin càng chính xác sẽ được hiển thị cho các thành viên trong tổ chức của bạn.
Việc cung cấp phản hồi về các chủ đề mà bạn có kiến thức do đó sẽ giúp các thành viên khác trong tổ chức của bạn hưởng lợi từ chuyên môn của bạn. Thẻ tóm tắt Chủ đề sẽ đặt ra các câu hỏi sau:
-
Việc xác định chủ đề trong trang SharePoint có hữu ích hay không. Nếu đủ người chỉ ra rằng một chủ đề không được xác định chính xác trên một trang cụ thể, điểm nổi bật này cuối cùng sẽ được loại bỏ.
-
Nếu chủ đề đề xuất có giá trị đối với tổ chức. Nếu đủ người cho biết chủ đề đề xuất có giá trị, chủ đề đó sẽ được tự động xác nhận. Ngoài ra, nếu chủ đề đề xuất không có giá trị, chủ đề đó sẽ tự động bị từ chối.
-
Việc mọi người và đề xuất tài nguyên có hữu ích hay không.
-
Trên trang chủ Trung tâm Chủ đề, bạn có thể xem các chủ đề trong tổ chức mà bạn có kết nối. Bạn có thể chọn tiếp tục được liệt kê trên chủ đề hoặc xóa chính mình. Phản hồi này được phản ánh cho tất cả những người phát hiện ra chủ đề này. Tìm hiểu thêm về trang chủ Trung tâm Chủ đề.
-
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa, bạn có thể chỉnh sửa chủ đề.
Kết nối và học hỏi từ các chuyên gia và đồng nghiệp
Tham gia thảo luận và xem các sự kiện mới nhất trong Cộng đồng Chủ đề.
Tìm hiểu thêm
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.
