SharePoint cung cấp tính năng mở rộng, trải nghiệm phong phú cho việc quản lý nội dung. Nếu bạn có một lượng lớn các tệp cần quản lý, hãy cân nhắc sử dụng mẫu site Trung tâm tài liệu. Mẫu này được tối ưu hóa cho quản lý tài liệu có quy mô lớn. Có thể tiết kiệm thời gian và giúp bạn hiệu quả hơn. Phiên bản, ID tài liệu, tập tài liệu, dẫn hướng siêu dữ liệu và kiểu nội dung được bao gồm trong mẫu.
Một site Trung tâm tài liệu hoạt động cho cả hai tình huống sau:
-
Môi trường tác giả Trong môi trường tác giả Trung tâm tài liệu, người dùng tạo và chỉnh sửa hàng ngàn tài liệu hoặc tài sản đa phương tiện được lưu trữ trong kho lưu trữ Trung tâm.
-
Lưu trữ nội dung Trong một kho lưu trữ nội dung, chẳng hạn như cơ sở kiến thức, người dùng lưu trữ hoặc xem tài liệu.
Bài viết này cho bạn biết về các tính năng trong mẫu site Trung tâm tài liệu.
Để tạo Trung tâm tài liệu, hãy xem mục sử dụng mẫu để tạo các loại site SharePoint khác nhau
Có gì trong một trang Trung tâm tài liệu?
Mẫu site Trung tâm tài liệu có chứa các tính năng giúp dễ dàng hơn và hiệu quả hơn để tạo và quản lý các bộ tài liệu lớn. Trong hầu hết các trường hợp, chủ sở hữu site có thể thêm từng tính năng này một cách riêng biệt. Mẫu site Trung tâm tài liệu tự động cho phép các tính năng quản lý tài liệu được đề xuất. Các phần sau mô tả ngắn gọn về các tính năng này.
Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu như một môi trường biên soạn hoặc nơi lưu trữ nội dung. Trong môi trường biên soạn, người dùng thường xuyên kiểm tra các tệp trong và ngoài và tạo ra các cấu trúc thư mục cho các tệp đó. Phiên bản được bật, và các phiên bản cũ hơn của mỗi tài liệu được lưu giữ. Ngoài ra, dòng công việc có thể kiểm soát các chu kỳ cuộc sống tài liệu.
Bằng độ tương phản, tác giả rất ít sẽ xảy ra trong lưu trữ nội dung. Người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu. Mẫu site Trung tâm tài liệu hỗ trợ tạo một loại lưu trữ nội dung có tên là knowledge Archives lưu trữ tri thức. Thông thường, các căn cứ kiến thức có chứa các phiên bản tài liệu đơn lẻ và một site có thể có tỷ lệ cho hàng triệu tệp. Trong một kịch bản điển hình, chẳng hạn như Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật cho một tổ chức lớn, hàng ngàn người có thể truy nhập vào nội dung, chủ yếu là đọc. Chỉ một số sẽ tải nội dung mới lên site.
Các mục sau đây mô tả một số tính năng SharePoint mà bạn có thể đưa vào trong một trang Trung tâm tài liệu. Ngoài các khả năng này, một số tổ chức tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng của Trung tâm tài liệu. Một số phần web tùy chỉnh.
Siêu dữ liệu được quản lý là một hệ thống sẽ gán một số điều kiện nhất định cho tài liệu trong SharePoint. Sau đó, bạn có thể sử dụng các thuật ngữ này để phân loại các tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng siêu dữ liệu để tạo một công cụ dẫn hướng mạnh mẽ cho người dùng có thể giúp họ tìm thấy những gì họ muốn nhanh chóng.
Ví dụ, giả sử rằng công ty của bạn có cơ sở kiến thức có chứa các bài viết giúp mọi người khắc phục sự cố về sản phẩm. Bạn có thể tạo các thuật ngữ siêu dữ liệu cho phép người dùng lọc thông tin theo sản phẩm, theo kiểu vấn đề hoặc các thuộc tính khác.
Trong một site Trung tâm tài liệu, mỗi đoạn nội dung được nhận là một ID duy nhất không liên quan đến vị trí tài liệu, chẳng hạn như nối kết URL. Điều này có nghĩa là nếu bạn di chuyển hoặc đổi tên tài liệu, thì ID vẫn giữ nguyên. Bạn có thể sử dụng ID để tạo liên kết cố định cho tài liệu và giảm thiểu các liên kết bị hỏng.
Các phiên bản được kích hoạt tự động trong một site Trung tâm tài liệu. Điều này có nghĩa là bạn tự động có lịch sử tất cả các phiên bản khác nhau của tệp. Trong quy trình xem lại tài liệu, ví dụ: điều này có nghĩa là bạn có bản ghi tất cả các bản Cập Nhật đã được nhập trong vòng tròn xem lại. Bạn có thể theo dõi các bản Cập Nhật, liên hệ phản hồi, v.v. Ngoài ra, nếu một vấn đề phát sinh bằng phiên bản hiện tại của bài viết, bạn có thể hoàn nguyên nhanh chóng với phiên bản mới được biết đến.
Kiểu nội dung là một loại nội dung cụ thể cùng với một nhóm thiết đặt cho nội dung. Khi ai đó tạo một tài liệu của một kiểu nội dung đã xác định, nó sẽ tự động nhận tất cả các thiết đặt phù hợp cho kiểu nội dung đó. Trung tâm tài liệu có thể có một tập hợp các kiểu nội dung – các loại tài liệu khác nhau, video, mẫu, v.v.
Tuy nhiên, người tổ chức nội dung không được tự động đưa vào một site Trung tâm tài liệu, nhưng nhiều người dùng thêm vào. Người tổ chức nội dung là một tính năng SharePoint cho phép bạn quản lý toàn bộ tổ chức và cấu trúc các mục. Bằng cách sử dụng siêu dữ liệu hoặc kiểu nội dung, người tổ chức nội dung có thể tự động định tuyến tài liệu và các mục khác đến các vị trí cụ thể. Ví dụ, trong cơ sở tri thức, bạn có thể tự động trình sắp xếp định tuyến tất cả các bản đệ trình mới đến một thư viện đặc biệt nhằm thu thập các bài viết cho một sản phẩm cụ thể.
