Quản lý danh bạ trong phiên bản rút gọn của Outlook

Bạn có thể tạo liên hệ để lưu thông tin về những người mà bạn liên lạc, bao gồm địa chỉ email, địa chỉ đường phố, số điện thoại và thông tin khác của họ.

1. Trong Liên hệ, trên thanh công cụ, bấm Liên hệ Mới.

2. Trên trang liên hệ mới, nhập thông tin bạn muốn thêm vào liên hệ.
   Bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống để ghi nhiều mục nhập vào một số hộp. Ví dụ: danh sách thả xuống bên cạnh Email cho phép bạn lưu tối đa ba địa chỉ email khác nhau cho liên hệ (Email, Email 2 và Email 3). Bạn cũng có thể lưu nhiều địa chỉ và số điện thoại.

3. Dùng danh sách Tệp dưới dạng để xác định cách hiển thị liên hệ trong Liên hệ. Bạn có thể hiển thị từng liên hệ theo họ và tên, theo họ trước hoặc theo tên công ty.

4. Nếu bạn có nhiều địa chỉ được lưu cho một liên hệ, bạn có thể chỉ định một địa chỉ làm địa chỉ gửi thư chính của liên hệ. Chọn địa chỉ từ danh sách thả xuống, rồi chọn hộp kiểm Đây là địa chỉ gửi thư ở cuối trang.

5. Bấm Lưu và Đóng để lưu liên hệ mới. Bấm Hủy nếu bạn muốn bỏ các thay đổi của mình.

Bạn cũng có thể đính kèm tệp, chẳng hạn như tài liệu Word, cho một liên hệ để giữ thông tin có liên quan lại với nhau. Để biết thêm thông tin, hãy xem Đọc và gửi thư trong phiên bản phiên bản Outlook.

1. Trong Liên hệ, nhấp vào tên liên hệ bạn muốn xem hoặc sửa đổi.

2. Để sửa đổi liên hệ, nhấpSửa Liên hệ trên thanh công cụ.

3. Tiến hành thay đổi đối với liên hệ.

4. Bấm Lưu và Đóng để lưu thay đổi của bạn hoặc Hủy để bỏ chúng.

1. Trong Liên hệ, chọn hộp kiểm bên cạnh liên hệ bạn muốn xóa. Bạn có thể chọn nhiều liên hệ.

2. Trên thanh công cụ, bấm Xóa. Bạn cũng có thể xóa một liên hệ riêng lẻ bằng cách mở liên hệ đó ra và bấm Xóa.

Có một số cách để sắp xếp liên hệ của bạn. Trong Liên hệ, bấm vào bất kỳ đầu đề nào sau đây ở trên đầu danh sách Liên hệ để sắp xếp theo đầu đề đó:

• Tệp dưới dạng

• Email

• Điện thoại

• Chức danh

• Công ty

Bạn cũng có thể dùng một thư mục để sắp xếp các liên hệ và điều chỉnh các thư mục của bạn theo nhu cầu. Ví dụ, bạn có thể có một thư mục dành cho các liên hệ cá nhân và một thư mục dành cho các liên hệ công việc.

Xem các thư mục của bạn và nội dung thư mục

• Trong ngăn dẫn hướng, hãy bấm vào thư mục.

Tạo thư mục mới

1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm Quản lý Thư mục Liên hệ.

2. Dưới Tạo Thư mục Liên hệ Mới, trong hộp Tên thư mục, hãy nhập tên bạn muốn dùng cho thư mục mới.

3. Bấm Tạo.

4. Nhấp Đóng.

Di chuyển một liên hệ đến thư mục khác

1. Chọn liên hệ cần di chuyển bằng cách chọn hộp kiểm bên cạnh liên hệ đó trong danh sách liên hệ hoặc mở liên hệ bạn muốn di chuyển.

2. Trên thanh công cụ, bấm Di chuyển.

3. Màn hình Chuyển đến Thư mục Liên hệ mở ra. Trong Chuyển đến, chọn thư mục bạn muốn chuyển liên hệ đến.

4. Bấm Chuyển để di chuyển liên hệ đến thư mục đã chọn.

Nếu bạn quyết định không di chuyển liên hệ, hãy bấm Đóng trên thanh công cụ để thoát khỏi màn hình và trở về màn hình trước đó.

Đổi tên hoặc xóa thư mục

Khi bạn chọn Quản lý Thư mục Liên hệ, bạn sẽ thấy các tùy chọn để Đổi tên hoặc Xóa bỏ thư mục, ngoài việc tạo thư mục mới.

Bạn không thể sao chép một liên hệ vào một thư mục khác.

1. Trong Liên hệ, bạn có thể chọn hộp kiểm bên cạnh các liên hệ bạn muốn gửi thư hay yêu cầu họp hoặc mở một liên hệ riêng lẻ.

2. Bấm vào biểu tượng Gửi Email hoặc Gửi Yêu cầu Họp trên thanh công cụ.

3. Tùy theo biểu tượng bạn chọn, biểu mẫu thư mới hoặc biểu mẫu yêu cầu họp mới sẽ mở ra với phần người nhận là liên hệ hoặc các liên hệ bạn đã chọn.

4. Điền thư hoặc yêu cầu họp, rồi bấm Gửi.

Bạn không thể thực hiện các tác vụ sau trong phiên bản rút gọn:

• Tạo một nhóm liên hệ mới hoặc thêm vào nhóm liên hệ hiện có. Tuy nhiên, bạn có thể tạo hoặc sửa một nhóm liên hệ trong phiên bản tiêu chuẩn của Outlook hoặc một chương trình email khác như Outlook cho Windows, sau đó gửi thư hoặc thư mời vào nhóm đó.

• Nhập một liên hệ hoặc danh sách liên hệ. Tuy nhiên, bạn có thể nhập liên hệ bằng cách sử dụng một chương trình email khác chẳng hạn như Outlook liên Windows, sau đó sửa các liên hệ đó.

• Bấm chuột phải vào người gửi email và thêm người đó vào liên hệ của bạn.

• In thẻ liên hệ.

Để tìm hiểu thêm về phiên bản rút nhẹ của Outlook, chẳng hạn như làm thế nào để quay lại phiên bản tiêu chuẩn hoặc các tính năng và giới hạn là gì, hãy xem Tìm hiểu thêm về phiên bản rút Outlook.