Applies ToWord cho Microsoft 365 Access cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Word 2024 Word 2024 dành cho máy Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016 Word 2013

Người nhận phối thư thường đến từ danh sách tên và dữ liệu trong danh sách hiện có, như bảng tính Excel hoặc danh sách liên hệ Outlook của bạn. Danh sách hiện có cũng có thể là bất kỳ cơ sở dữ liệu nào mà bạn có thể kết nối đến. Nếu bạn chưa có danh sách, bạn có thể gõ một danh sách trong Word như một phần của quy trình phối thư.

Danh sách hoặc cơ sở dữ liệu này được gọi là nguồn dữ liệu để phối thư của bạn.

Chọn loại danh sách bạn sẽ sử dụng làm nguồn dữ liệu:

Danh sách mới

Nếu bạn chưa có nguồn dữ liệu, hãy chọn Gõ danh sách mới, rồi sử dụng biểu mẫu sẽ mở ra để tạo danh sách của bạn. Danh sách này sẽ được lưu dưới dạng tệp cơ sở dữ liệu (.mdb) mà bạn có thể sử dụng lại.

Để biết chi tiết về cách tạo danh sách mới, hãy xem mục Thiết lập danh sách phối thư mới với Word.

Danh sách hiện có

Danh sách hiện có có thể là bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu Access hoặc một số loại cơ sở dữ liệu khác. Để sử dụng danh sách đó làm nguồn dữ liệu của bạn, hãy chọn Sử dụng danh sách hiện có.

Quan trọng: Cho dù bạn sử dụng loại tệp nào làm nguồn dữ liệu, hãy nhớ lưu vào máy tính cục bộ của bạn hoặc dịch vụ chia sẻ tệp; việc lưu tại một vị trí HTTP không được hỗ trợ để phối thư.

  • Bảng tính Excel    Bảng tính Excel hoạt động tốt như nguồn dữ liệu để phối thư nếu tất cả dữ liệu được định dạng đúng cách và nằm trên một trang tính để người dùng có thể đọc được Word. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word.

  • Cơ sở dữ liệu Access    Với Access, bạn có thể chọn dữ liệu từ bất kỳ bảng hoặc truy vấn nào được xác định trong cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, xem mục Sử dụng phối thư để gửi dữ liệu Access sang Word.

  • Các tệp cơ sở dữ liệu khác    Để truy nhập các loại nguồn dữ liệu khác, bạn sẽ chạy Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu:

  1. Đi đến Gửi thư >Chọn Người nhận > Dụng Danh sách Hiện có, rồi chọn Nguồn Mới để mở Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu.

    nguồn dữ liệu phối thư

  2. Chọn loại nguồn dữ liệu bạn muốn sử dụng để phối thư, rồi chọn Tiếp theo.

    Trình hướng dẫn Kết nối dữ liệu

  3. Làm theo các lời nhắc trong Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu để hoàn tất kết nối dữ liệu cho tài liệu phối.

Danh sách liên hệ Outlook

Bạn có thể truy xuất thông tin liên hệ trực tiếp từ Danh sách liên hệ Outlook trong Word. Để sử dụng danh sách này làm nguồn dữ liệu của bạn, hãy chọn Chọn từ Danh bạ Outlook. Để biết thêm thông tin, xem mục Sử dụng danh bạ Outlook làm nguồn dữ liệu cho phối thư.

Danh sách mới

Nếu bạn chưa có nguồn dữ liệu, hãy chọn Tạo Danh sách Mới, rồi sử dụng các hộp thoại mở ra để tạo danh sách của bạn. Danh sách được lưu dưới dạng tệp tài liệu mà bạn có thể sử dụng lại.

Để biết chi tiết về cách tạo danh sách mới, hãy xem mục Thiết lập danh sách phối thư mới với Word.

Nguồn dữ liệu hiện có

Dưới đây là một vài ví dụ về nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư Word.

  • Bảng tính Excel

    Bảng tính Excel hoạt động tốt như nguồn dữ liệu để phối thư. Dữ liệu phải nằm trên một trang tính và được định dạng tốt để có thể đọc được dễ Word. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư.

  • Danh sách Liên hệ Outlook

    Bạn có thể truy xuất thông tin liên hệ trực tiếp từ Danh sách Liên hệ Outlook của mình Word. Xem mục Xuất các mục Outlook.

  • Danh sách Liên hệ apple

    Bạn có thể xuất các liên hệ Apple vào bảng tính Excel và dùng nó làm danh sách gửi thư để phối thư.

  • Tệp văn bản

    Bạn có thể sử dụng tệp văn bản bất kỳ có trường dữ liệu được phân tách (hoặc phân tách) bằng ký tự tab hoặc dấu phẩy và bản ghi dữ liệu được phân tách bởi dấu phân đoạn.

Tạo danh sách mới

Trong hộp thoại Chỉnh sửa trường danh sách, Word sẽ tự động tạo các trường cho một số thông tin cơ bản, như tên, họ và địa chỉ. Nếu bạn muốn thêm trường mới—ví dụ: một trường thư—hãy thêm ngay để bạn có thể điền vào trường khi nhập mục nhập.

  1. Bên dưới Tên trường mới, hãy nhập tên trường bạn muốn thêm, rồi bấm + (dấu cộng).

    Mẹo: Để thay đổi thứ tự các trường, hãy chọn trường bạn muốn di chuyển, rồi sử dụng mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển trường.

  2. Khi đã thiết lập mọi trường như bạn muốn, hãy chọn Tạo để tạo danh sách mới.

Sử dụng Danh sách Hiện có

  1. Duyệt đến tệp bạn muốn sử dụng, rồi chọn Mở.

  2. Trong hộp thoại Mở Sổ làm việc, chọn trang tính bạn muốn sử dụng, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Để trống Phạm vi Ô để sử dụng toàn bộ trang tính.

      hoặc

    • Nhập một phạm vi ô cho dữ liệu bạn muốn sử dụng.

  3. Chọn OK.

Chọn từ Liên hệ Outlook

  1. Chọn Lọc người nhận để chọn những người nhận bạn muốn đưa vào.

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn truy vấn bên cạnh Liệt kê người nhận phối thư bằng, chọn Hoàn thành bản ghi.

  3. Trong danh sách liên hệ, chọn những liên hệ bạn muốn đưa vào phối thư, rồi chọn OK.

Apple Contacts

  1. Chọn Lọc người nhận để chọn những người nhận bạn muốn đưa vào.

  2. Trong hộp thoại Tùy chọn truy vấn bên dưới Liên hệ nhóm Apple, chọn nhóm bạn muốn đưa vào phối thư, rồi chọn OK.

File Maker Pro

  1. Duyệt đến tệp bạn muốn sử dụng, rồi chọn Mở.

  2. Trong hộp thoại Dấu tách bản ghi tiêu đề, chọn dấu tách trường để phân tách từng trường dữ liệu và dấu tách bản ghi để phân tách từng bản ghi dữ liệu, rồi chọn OK.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.

Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.