Microsoft Teams và email, sống trong sự hài hòa
Hướng dẫn về năng suất với đầy đủ các mẹo và thủ thuật để sử dụng Microsoft Teams, từ những người xây dựng và sử dụng Teams tại nơi làm việc hàng ngày.
Teams thay đổi mối quan hệ của bạn với email. Khi cả nhóm của bạn làm việc bằng Teams, tất cả các bạn sẽ nhận được ít email hơn. Và bạn sẽ tốn ít thời gian cho hộp thư đến hơn bởi bạn sẽ sử dụng Teams để hội thoại.
Nhưng bạn sẽ vẫn nhận được (và thậm chí là cần đến) email trong một số trường hợp. Sự cân bằng sẽ phụ thuộc vào mức độ thường xuyên tương tác với những người không dùng Teams cũng như sở thích của riêng bạn. (Chúng tôi đã tìm hiểu một số người chỉ kiểm tra email mỗi lần một ngày và những người khác liên tục kiểm tra email cùng với Teams cả ngày.) Hầu hết mọi người đều cần Teams và email để làm việc.
Đây là một số gợi ý từ chúng tôi:
1. Sử dụng các cuộc trò chuyện và kênh trong Teams cho công việc hàng ngày với các đồng nghiệp thân cận nhất.
Những trao đổi hàng ngày hoạt động hiệu quả nhất khi sử dụng Teams. Các cuộc trò chuyện và kênh được xây dựng để thảo luận về hậu cần cho sự kiện, đánh giá ưu nhược điểm của tính năng mới và gửi cập nhật tiến độ.
Bằng cách giảm thiểu những loại thư từ như vậy, số lượng và các hoạt động thông qua email đã thay đổi (tham khảo các mục tiếp theo để tìm hiểu thêm).
Để theo dõi các cuộc hội thoại đang diễn ra, hãy đặt tên và ghim các nhóm trò chuyện của bạn.
2. Quyết định cách thức bạn muốn phản hồi thư mời họp.
Một số người trong chúng ta thích các thư mời họp theo kiểu xếp hàng trong Outlook. Những người khác muốn thực hiện điều này từ khu vực Lịch trong Teams. Phương án nào cũng tốt - hãy chọn cách hợp với bạn nhất.
Bạn vẫn nhận được (và thậm chí là cần đến) email trong một số trường hợp. Sự cân bằng sẽ phụ thuộc vào mức độ thường xuyên tương tác với những người không dùng Teams cũng như sở thích của riêng bạn.
3. Dùng email cho các thông báo và bản tin mở rộng.
Chúng tôi thường thấy các thông báo mang tính trang trọng cho toàn công ty được gửi qua email - ví dụ như thay đổi ở một bộ phận, khởi động chiến dịch Từ thiện thường niên, một thư từ Satya, một bản tin từ bộ phận Hỗ trợ Khách hàng và các nội dung tương tự khác. Những email này thường được định dạng cẩn thận và được sử dụng để tiếp cận rất nhiều người. Chúng tôi luôn theo dõi hộp thư để nhận những thông tin như vậy. Đôi khi mọi người sẽ chuyển tiếp những thư này vào một trong số các kênh của chúng tôi để đảm bảo ngay cả những người ít khi kiểm tra email cũng sẽ thấy được.
Hãy xem video này để tìm hiểu cách chuyển tiếp email quan trọng đến các kênh.
4. Chọn người bên ngoài để thêm vào Teams với tư cách khách.
Nếu chúng tôi có một dự án làm việc với những người bên ngoài Microsoft, chúng tôi sẽ tạo một nhóm cụ thể trên Teams cho dự án và mời họ vào với tư cách khách. Điều này cho phép việc giao tiếp trong dự án diễn ra theo cách chúng tôi mong muốn trong Teams và duy trì những thông báo về dự án ngay trong Teams. Chúng tôi cũng theo dõi tất cả dự án khác tại đây nên chúng tôi cũng có thể nhanh chóng xem được các cuộc trò chuyện và tệp quan trọng.
Với những người bên ngoài chỉ thỉnh thoảng làm việc cùng, chúng tôi chỉ cần sử dụng email.
Bạn muốn biết cách mời thêm khách? Hãy tham khảo Thêm khách vào nhóm.
Tiếp theo: Quản lý thông báo của bạn
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.
