Khi bạn chia sẻ bản sao của tệp tài liệu Microsoft 365 với khách hàng hoặc đồng nghiệp, bạn nên xem lại tài liệu để tìm dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân và loại bỏ nó.
Lưu ý: Trừ khi bạn gửi tài liệu của mình đến Microsoft, Microsoft không có quyền truy nhập vào bất kỳ thông tin nào từ tài liệu của bạn.
Người kiểm tra Tài liệu bạn có thể tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân được lưu trữ trong tài liệu mà bạn dự định chia sẻ. Sau đây là cách sử dụng.
Đi tới Thông tin >tin về > Kiểm tra Sự cố> Kiểm tra Tài liệu.
Mẹo: Nếu bạn chỉ muốn in mà không có chú thích, trên tab Tệp, chọn In, chọn In Tất cả các Trang, rồi bỏ chọn In Đánh dấu.
Nội dung mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy và loại bỏ Word liệu
Tùy chọn Người kiểm tra Tài liệu hiển thị một số Trình kiểm tra khác nhau giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trongWord liệu trước khi chia sẻ.
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của tài liệu gốc vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà tài Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ. Để biết thêm chi tiết, hãy xem mục Sử dụng Giám định viên Tài liệu.
Để nhanh chóng tìm và loại bỏ dữ liệu và thông tin::
-
Trong Giám định viên Tài liệu, chọn hoặc xóa các tùy chọn (như được mô tả bên dưới) để loại bỏ hoặc lưu.
-
Chọn Kiểm tra.
-
Xem lại kết quả kiểm tra, rồi chọn Loại bỏ Tất cả trên bất kỳ mục nào cần xóa.Để biết thông tin và thông tin về việc loại bỏ thông tin, hãy xem Sử dụng Giám định viên Tài liệu.
-
Chọn Kiểm tra lại hoặc Đóng.
Lưu ý: Có một số thông tin mà người Người kiểm tra Tài liệu thể loại bỏ, giải thích trong các bảng dưới đây.
|
Tên trình kiểm tra |
Tìm và loại bỏ |
|---|---|
|
Chú thích, Chỉnh sửa, Phiên bản và Chú giải |
|
|
Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân |
|
|
Đầu trang, Chân trang và Hình nền mờ |
|
|
Văn bản ẩn |
Văn bản được định dạng ẩn (một hiệu ứng phông sẵn dùng trong hộp thoại Phông) Lưu ý: Giám định viên này không thể phát hiện văn bản bị ẩn bằng các phương pháp khác (ví dụ, văn bản trắng trên nền trắng). |
|
Dữ liệu XML Tùy chỉnh |
|
|
Nội dung Ẩn |
Các đối tượng không hiển thị vì chúng đã được định dạng ẩn Lưu ý: Giám định viên này không thể phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác. |
Lưu ý: Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm mô-đun Trình kiểm tra, bạn có thể kiểm tra tài liệu của mình để biết các loại thông tin bổ sung.
Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân
Word liệu có thể chứa các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau đây:
-
Chú thích, dấu hiệu đính từ các thay đổi, phiên bản và chú giải viết tay được theo dõi Nếu bạn đã cộng tác với người khác để tạo tài liệu, tài liệu của bạn có thể chứa các mục như dấu hiệu đính từ thay đổi được theo dõi, chú thích, chú giải viết tay hoặc phiên bản. Thông tin này có thể cho phép người khác xem tên của những người đã làm việc trên tài liệu của bạn, chú thích từ người xem lại và những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu của bạn, những điều mà bạn có thể không muốn chia sẻ bên ngoài nhóm của mình.
-
Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân Thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về tài liệu của bạn, chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được chương trình Microsoft 365 động duy trì, chẳng hạn như tên của người đã lưu tài liệu gần đây nhất và ngày tạo tài liệu. Nếu bạn đã dùng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm một số dạng thông tin nhận diện được (PII), như đề mục email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định lộ trình và tên mẫu.
-
Đầu trang, chân trang và hình nền mờ Word liệu có thể chứa thông tin trong đầu trang và chân trang. Ngoài ra, bạn có thể đã thêm hình nền mờ vào tài Word của mình.
-
Văn bản ẩn Word liệu của bạn có thể chứa văn bản được định dạng là văn bản ẩn. Nếu bạn không biết tài liệu của mình có chứa văn bản ẩn hay không, bạn có thể sử dụng Người kiểm tra Tài liệu để tìm kiếm văn bản đó.
-
Thuộc tính máy chủ tài liệu Nếu tài liệu của bạn đã được lưu vào một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site Không gian Tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, thì tài liệu có thể chứa các thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.
-
Dữ liệu XML tùy chỉnh Tài liệu có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không nhìn thấy được trong chính bản thân tài liệu. Công cụ Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.
Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân với Giám định viên Tài liệu
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của tài liệu gốc vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà tài Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ.
-
Mở tài Word bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.
-
Trên tab Tệp, chọn Lưu Như, rồi nhập tên vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.
-
Trong bản sao của tài liệu gốc của bạn, trên tab Tệp , chọn Thông tin.
-
Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Kiểm tra Tài liệu.
-
Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra.
-
Chọn Kiểm tra.
-
Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu.
-
Chọn Loại bỏ Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra cho các loại nội dung ẩn mà bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.
Quan trọng:
-
Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi tài liệu của mình, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách chọn Hoàn tác.
-
Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi tài liệu mà bạn lưu theo định dạng Văn bản OpenDocument (.odt), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần lưu tài liệu theo định dạng đó.
-
Công cụ Người kiểm tra Tài liệu có thể giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân được lưu trữ trong Excel tài liệu trước khi chia sẻ.
Lưu ý: Mặc dù bạn có thể loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi sổ làm việc mà bạn đã gửi cho người khác, nếu sổ làm việc Excel đã được lưu dưới dạng Sổ làm việc Được chia sẻ, bạn không thể loại bỏ chú thích, chú thích, thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân. Để loại bỏ thông tin này khỏi sổ làm việc dùng chung, trước tiên hãy sao chép và tắt tính năng Sổ làm việc Dùng chung.
Nội dung mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy và loại bỏ trong tài liệu Excel
Bảng này liệt kê các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi sổ làm việc của bạn.
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của sổ làm việc gốc, vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà sổ làm Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ. Để biết thêm chi tiết, hãy xem mục Sử dụng Giám định viên Tài liệu.
Để nhanh chóng tìm và loại bỏ dữ liệu và thông tin:
-
Trong Giám định viên Tài liệu, chọn hoặc xóa các tùy chọn (như được mô tả bên dưới) để loại bỏ hoặc lưu.
-
Chọn Kiểm tra.
-
Xem lại kết quả kiểm tra, rồi chọn Loại bỏ Tất cả trên bất kỳ mục nào cần xóa.Để biết thông tin và thông tin về việc loại bỏ thông tin, hãy xem Sử dụng Giám định viên Tài liệu.
-
Chọn Kiểm tra lại hoặc Đóng.
Không phải tất cả thông tin đều có thể được loại bỏ, để biết thêm thông tin, hãy xem Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ.
Lưu ý: Nếu tổ chức của bạn đã thêm mô-đun giám định viên tùy chỉnh vào Người kiểm tra Tài liệu, bạn có thể thấy các loại thông tin bổ sung.
|
Đối với những mục này: |
Công Người kiểm tra Tài liệu sẽ tìm và loại bỏ: |
|---|---|
|
Chú thích và chú giải |
|
|
Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân |
|
|
Đầu trang và Chân trang |
|
|
Các Hàng và Cột Ẩn |
|
|
Trang tính Ẩn |
Trang tính ẩn Lưu ý: Nếu các trang tính ẩn trong sổ làm việc của bạn có chứa dữ liệu, thì khi loại bỏ chúng, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hoặc của những công thức trong sổ làm việc của mình. Nếu bạn không biết các trang tính ẩn có chứa những thông tin gì, hãy đóng Người kiểm tra Tài liệu ẩn, hủy ẩn các trang tính, rồi xem lại nội dung của chúng. |
|
Dữ liệu XML Tùy chỉnh |
Dữ liệu XML Tùy chỉnh có thể được lưu trong sổ làm việc |
|
Nội dung Không nhìn thấy |
Đối tượng mà không hiển thị là do chúng được định dạng ẩn đi Lưu ý: Công Người kiểm tra Tài liệu không phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác. |
Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân
Người kiểm tra Tài liệu giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm Excel việc.
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của sổ làm việc gốc, vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà sổ làm Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ.
-
Hãy mở sổ làm việc mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.
-
Trên tab Tệp, chọn Lưu Dưới dạng, rồi nhập một tên khác vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của sổ làm việc gốc của bạn.
-
Trong bản sao của sổ làm việc gốc, trên tab Tệp, chọn Thông tin.
-
Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Kiểm tra Tài liệu.
-
Trong hộp Giám định viên Tài liệu, hãy chọn hộp kiểm của các kiểu nội dung ẩn mà bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về từng giám định viên, hãy xem mục Giám định viên Tài liệu tìm thấy và loại bỏ nội dung gì trong tài liệu Excel.
-
Chọn Kiểm tra.
-
Xem lại kết quả kiểm tra trong hộp Giám định viên Tài liệu.
-
Chọn Loại bỏ Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra cho các loại nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.
Quan trọng:
-
Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi sổ làm việc của mình, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách chọn Hoàn tác.
-
Nếu bạn loại bỏ các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa dữ liệu, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hay công thức trong sổ làm việc. Nếu bạn không biết các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa thông tin gì, hãy đóng Người kiểm tra Tài liệu, hủy ẩn các hàng, cột hoặc trang tính ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.
-
Không dùng được giám định viên cho Chú thích và Chú giải, Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân, và Đầu trang và Chân trang trong sổ làm việc đã được lưu dưới dạng sổ làm việc chung (Xem lại > Sổ làm việc Chung). Điều này là do sổ làm việc chung sử dụng thông tin cá nhân để cho phép những người khác nhau cộng tác trên cùng một sổ làm việc. Để loại bỏ thông tin này ra khỏi sổ làm việc chung, bạn có thể sao chép sổ làm việc đó rồi hủy chia sẻ nó. Để hủy chia sẻ sổ làm việc, trên tab Xem lại, chọn Chia sẻ Sổ làm việc và bỏ chọn Cho phép nhiều người dùng cùng thay đổi.
-
Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bảng tính mà bạn lưu theo định dạng Bảng tính Tài liệu Mở (.ods), bạn cần chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bảng tính theo định dạng này.
-
Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Excel
Đây là một số mục có thể là nguồn của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc Excel bạn:
-
Chú thích và chú giải viết tay Sổ làm việc của bạn có thể chứa các mục như chú thích hoặc chú giải viết tay nếu bạn đã cộng tác với người khác để tạo sổ làm việc của mình. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy tên của những người đã làm việc trên sổ làm việc của bạn, chú thích của người xem lại và các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc của bạn.
-
Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân Siêu dữ liệu hoặc thuộc tính tài liệu Excel, giống như trong các ứng dụng Microsoft 365 khác, bao gồm các chi tiết như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Microsoft 365 tự động duy trì tên của người đã lưu sổ làm việc gần đây nhất, ngày tạo tài liệu và vị trí tài liệu. Có thể có các loại thông tin nhận dạng cá nhân khác (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định tuyến, thuộc tính máy in (ví dụ, đường dẫn máy in và mật mã in bảo mật) và thông tin đường dẫn tệp cho các trang Web phát hành.
-
Đầu trang và chân trang Sổ làm việc có thể có thông tin trong đầu trang và chân trang.
-
Hàng, cột và trang tính bị ẩn Sổ làm việc có thể có những hàng, cột và toàn bộ trang tính bị ẩn đi. Nếu bạn phân phát một bản sao của sổ làm việc có chứa những hàng, cột hay trang tính ẩn, thì người khác có thể hủy ẩn chúng và xem dữ liệu chứa trong đó.
-
Thuộc tính máy chủ tài liệu Sổ làm việc được lưu vào một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site Không gian Tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, có thể chứa các thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ.
-
Dữ liệu XML tùy chỉnh Sổ làm việc có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh vốn không hiển thị trong chính tài liệu đó. Công cụ Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.
-
Nội dung không hiển thị Sổ làm việc có thể có các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.
-
Nối kết Ngoài Sổ làm việc có thể có các nối kết đến dữ liệu trong những sổ làm việc khác (nối kết ngoài). Lúc này tên của những trang tính có chứa dữ liệu đó sẽ được lưu cùng với sổ làm việc nhưng có thể không hiển thị ra.
-
Tệp hay đối tượng nhúng Sổ làm việc có thể có các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Microsoft 365 hoặc tài liệu Văn bản) hoặc các đối tượng nhúng (chẳng hạn như biểu đồ hoặc phương trình) có thể có dữ liệu không hiển thị.
-
Mã macro của VBA Sổ làm việc có thể có macro, mô-đun VBA, COM hay điều khiển ActiveX, Biểu mẫu Người dùng, hoặc Hàm do Người dùng Xác định (UDF) vốn có thể chứa dữ liệu ẩn.
-
Các mục có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn Sổ làm việc có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn cho PivotTable, PivotChart, slicer, đường thời gian và các hàm Cube vốn có thể không hiển thị ra.
-
Khảo sát Excel Sổ làm việc có thể có Excel các câu hỏi Khảo sát đã được nhập Excel dành cho web và lưu cùng với sổ làm việc, nhưng không hiển thị ở đó.
-
Các kịch bản trong Trình quản lý Kịch bản Sổ làm việc có thể có các kịch bản được xác định bằng cách dùng Trình quản lý Kịch bản. Những kịch bản này có thể chứa dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc được ẩn đi.
-
Bộ lọc Sổ làm việc có thể có Tự Lọc hay bộ lọc bảng vốn có thể làm cho dữ liệu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.
-
Tên ẩn Sổ làm việc có thể có tên ẩn vốn có thể là nguồn của dữ liệu ẩn.
Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ
Báo Người kiểm tra Tài liệu phát hiện các mục sau có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Công cụ này không thể loại bỏ những mục này cho bạn vì nó có thể làm cho sổ làm việc không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.
|
Đối với những mục này: |
Tiêu Người kiểm tra Tài liệu sẽ tìm thấy: |
|---|---|
|
Nối kết ngoài |
Nối kết tới dữ liệu trong những sổ làm việc khác. Tên của những trang tính có chứa dữ liệu được lưu cùng với sổ làm việc của bạn nhưng lại không hiển thị trong đó. Nối kết ngoài bao gồm các tham chiếu ngoài được sử dụng trong:
|
|
Các tệp hay đối tượng nhúng |
Các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Microsoft 365 hoặc tài liệu Văn bản) hoặc các đối tượng nhúng (chẳng hạn như biểu đồ hoặc phương trình) có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Đây là những ví dụ về một số loại đối tượng:
|
|
Mã macro của VBA |
Mục marco hay VBA vốn có thể có dữ liệu ẩn trong sổ làm việc của bạn. Mục này bao gồm:
|
|
Các tính năng của BI với dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn |
Các tính năng của BI mà có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn vốn được lưu cùng với sổ làm việc, có thể chứa dữ liệu không hiển thị ra. Công Người kiểm tra Tài liệu kiểm tra các mục sau có thể có PivotCache, SlicerCache hoặc bộ đệm ẩn công thức Cube:
|
|
Khảo sát Excel |
Excel Các câu hỏi khảo sát đã được tạo Excel dành cho web và được lưu cùng với sổ làm việc mà không hiển thị ở đó. |
|
Kịch bản của Trình quản lý Kịch bản |
Những kịch bản mà được xác định trong Trình quản lý Kịch bản và có thể khiến cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc. |
|
Bộ lọc |
Bộ lọc vốn có thể là các nguyên nhân làm cho dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc bị ẩn trong sổ làm việc của bạn. Công Người kiểm tra Tài liệu kiểm tra Tự Lọc và bộ lọc bảng được áp dụng cho dữ liệu của bạn. |
|
Tên ẩn |
Tên ẩn vốn có thể chứa dữ liệu ẩn trong sổ làm việc. |
Bạn có thể tìm và loại bỏ thông tin ẩn trong bản trình bày PowerPoint của mình bằng cách sử dụng Người kiểm tra Tài liệu.
Mẹo: Nếu bạn chỉ muốn in mà không có chú thích, trên tab Tệp, chọn In, chọn In Tất cả các Trang, rồi bỏ chọn In Đánh dấu.
Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ
Bảng này liệt kê các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ khỏi bản trình bày PowerPoint của bạn.
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của bản trình bày gốc vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà bản trình bày Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ. Để biết thêm chi tiết, hãy xem mục Sử dụng Giám định viên Tài liệu.
Để nhanh chóng tìm và loại bỏ dữ liệu và thông tin:
-
Trong Giám định viên Tài liệu, chọn hoặc xóa các tùy chọn (như được mô tả bên dưới) để loại bỏ hoặc lưu.
-
Chọn Kiểm tra.
-
Xem lại kết quả kiểm tra, rồi chọn Loại bỏ Tất cả trên bất kỳ mục nào cần xóa.Để biết thông tin và thông tin về việc loại bỏ thông tin, hãy xem Sử dụng Giám định viên Tài liệu.
-
Chọn Kiểm tra lại hoặc Đóng.
Không phải tất cả các dữ liệu và thông tin ẩn đều có thể bị loại bỏ Người kiểm tra Tài liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ.
Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm mô-đun Giám định viên, bạn có thể kiểm tra bản trình bày của mình xem có loại thông tin bổ sung không.
|
Tên trình kiểm tra |
Tìm và loại bỏ |
|---|---|
|
Chú thích và chú giải |
|
|
Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân |
|
|
Dữ liệu Theo dõi Sửa đổi |
Dữ liệu về người đã chỉnh sửa tệp và thời điểm chỉnh sửa tệp. Tính năng này chỉ khả dụng đối với người đăng ký Microsoft 365 đã tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office. Nếu bạn đã đăng ký Microsoft 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản Office mới nhất. |
|
Ẩn nội dung trên trang chiếu |
Các đối tượng không hiển thị vì chúng được định dạng ẩn Giám định viên này không phát hiện các đối tượng bị che phủ bởi các đối tượng khác. |
|
Off-Slide dung |
|
|
Ghi chú Trình bày |
Văn bản đã được thêm vào phần Ghi chú của bản trình bày Danh Người kiểm tra Tài liệu thể loại bỏ ảnh được thêm vào phần Ghi chú của bản trình bày. |
|
Dữ liệu XML Tùy chỉnh |
Dữ liệu XML tùy chỉnh có thể được lưu trữ trong bản trình bày |
Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Người kiểm tra Tài liệu trên bản sao của bản trình bày gốc vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu mà bản trình bày Người kiểm tra Tài liệu loại bỏ.
-
Mở bản trình PowerPoint bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.
-
Trên tab Tệp, chọn Lưu Dưới dạng, rồi nhập tên vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của bản trình bày gốc.
-
Trong bản sao của bản trình bày gốc, trên tab Tệp , chọn Thông tin.
-
Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Kiểm tra Tài liệu.
-
Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về từng Giám định viên, hãy xem Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu , bản trình bày hoặc sổ làm việc.
-
Chọn Kiểm tra.
-
Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu.
-
Chọn Loại bỏ Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra cho các loại nội dung ẩn mà bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.
-
Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi bản trình bày, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách chọn Hoàn tác.
-
Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bản trình bày mà bạn lưu theo định dạng Bản trình bày OpenDocument (.odp), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bản trình bày theo định dạng này.
-
Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân
PowerPoint trình bày có thể lưu một số loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân. Mặc dù thông tin này có thể không hiển thị ngay lập tức, nhưng bạn vẫn có thể truy xuất thông tin này từ bản trình bày của mình.
Thông tin ẩn có thể bao gồm dữ liệu PowerPoint thêm để cho phép bạn cộng tác tạo bản trình bày với người khác. Nó cũng có thể bao gồm thông tin bạn chủ tâm chỉ định là ẩn.
PowerPoint trình bày có thể chứa các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau đây:
-
Chú thích và chú giải viết tay Nếu bạn cộng tác với người khác để tạo bản trình bày, bản trình bày của bạn có thể chứa các mục như chú thích hoặc chú giải viết tay. Thông tin này có thể cho phép người khác xem các thay đổi đã được thực hiện và tên của những người đã làm việc trên bản trình bày của bạn, cùng với chú thích từ người xem lại.
-
Dữ liệu theo dõi sửa đổi Khi bạn cộng tác trên một tài liệu dùng chung được lưu trữ trong đám mây, PowerPoint 2016 cho Microsoft 365 sẽ lưu trữ dữ liệu về người đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu và thời điểm thực hiện thay đổi.
-
Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về bản trình bày của bạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được chương trình Microsoft 365 động duy trì, chẳng hạn như tên của người đã lưu tài liệu gần đây nhất và ngày tạo tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm các loại thông tin nhận dạng cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định tuyến và thông tin đường dẫn tệp để phát hành các trang Web.
-
Ẩn nội dung trên trang chiếu Bản trình bày của bạn có thể chứa các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.
-
Nội dung ngoài trang chiếu PowerPoint bản trình bày có thể chứa các đối tượng không hiển thị ngay lập tức vì chúng được kéo ra khỏi trang chiếu vào vùng ngoài trang chiếu. Nội dung ngoài trang chiếu này có thể bao gồm hộp văn bản, clip art, đồ họa và bảng.
-
Ghi chú bản trình bày Phần Ghi chú của bản trình bày PowerPoint có thể chứa văn bản mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, đặc biệt là khi các ghi chú chỉ được viết cho người đang trình bày.
-
Thuộc tính máy chủ tài liệu Nếu bản trình bày của bạn đã được lưu vào một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site Không gian Tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, bản trình bày có thể chứa các thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.
-
Dữ liệu XML tùy chỉnh Bản trình bày có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không hiển thị trong chính tài liệu đó. Công cụ Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.
Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ
Hộp Người kiểm tra Tài liệu hiện các mục sau có thể có dữ liệu không hiển thị trong bản trình bày của bạn. Người kiểm tra Tài liệu thể loại bỏ các mục này cho bạn vì điều này có thể khiến bản trình bày không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.
|
Đối với những mục này: |
Tiêu Người kiểm tra Tài liệu sẽ tìm thấy: |
|---|---|
|
Các tệp hay đối tượng nhúng |
Các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Microsoft 365 hoặc tài liệu Văn bản) hoặc các đối tượng nhúng (chẳng hạn như biểu đồ hoặc phương trình) có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Đây là những ví dụ về một số loại đối tượng:
|
|
Macro hoặc mã VBA |
Các mục Macro hoặc VBA có thể có dữ liệu ẩn trong bản trình bày của bạn. Mục này bao gồm:
|
Giám định viên Tài liệu và dữ liệu cá nhân
Dữ liệu theo dõi sửa đổi, được giới thiệu trong PowerPoint 2016 bản dựng 8403 dành cho Người dùng nội bộ Microsoft 365, minh họa một giới hạn về bản Người kiểm tra Tài liệu. Ví dụ: Kelly và Linda cộng tác trên Bản trình bày A Microsoft 365. Dữ liệu theo dõi sửa đổi (nghĩa là tên người dùng và thời gian khi họ thực hiện chỉnh sửa) được thêm vào bản trình bày. Nếu Mohammed sau đó mở Bản trình bày A trong phiên bản PowerPoint cũ hơn và chạy Người kiểm tra Tài liệu trên tệp để loại bỏ dữ liệu cá nhân, Người kiểm tra Tài liệu trong phiên bản PowerPoint đó sẽ không thể phát hiện và loại bỏ dữ liệu theo dõi sửa đổi được thêm vào bản trình bày bằng phiên bản PowerPointMicrosoft 365 mới hơn mà Kelly và Linda sử dụng. Mohammed không thể xóa dữ liệu theo dõi sửa đổi mà không nâng cấp lên phiên bản hiện tại của PowerPoint và sau đó chạy Người kiểm tra Tài liệu
Trong Visio, bạn có thể loại bỏ thông tin ẩn và cá nhân trước khi chia sẻ bản sao của tài Visio với người khác.
Quan trọng: Chúng tôi khuyên bạn nên loại bỏ thông tin cá nhân và thông tin ẩn trên bản sao của tài liệu gốc vì không phải lúc nào cũng có thể khôi phục dữ liệu bị loại bỏ.
Thông tin cá nhân và thông tin ẩn có thể được loại bỏ khỏi các khu vực tính năng sau đây Visio:
-
Chú thích được chèn vào các trang trong tài liệu của bạn
-
Thuộc tính tệp (Tác giả, Người quản lý và Công ty)
-
Tên người xem lại, tên viết tắt và đánh dấu
-
Đường dẫn tệp mẫu tô
-
Đường dẫn và tên tệp mẫu
Lưu ý: Nếu tài liệu sẵn dùng cho người khác trên máy chủ dùng chung, bất cứ khi nào có ai đó mở tài liệu, thông tin sẽ được hiển thị về tên của người dùng đang mở tệp và tên của máy tính lưu trữ tệp. Để giúp bảo vệ thông tin này, hãy đảm bảo rằng chỉ người dùng tin cậy mới có thể truy nhập mọi tài liệu được chia sẻ.
Bạn có thể tìm và loại bỏ thông tin ẩn trong bản trình bày Visio của mình bằng cách làm theo các bước sau.
-
Trên tab Tệp, chọn Thông tin.
-
Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Loại bỏ Thông tin Cá nhân.
-
Trên tab Thông tin Cá nhân , chọn Loại bỏ những mục này khỏi tài liệu.
Mẹo: Chọn hộp kiểm Cảnh báo tôi nếu tôi tìm cách chèn lại thông tin này nếu bạn muốn thấy cảnh báo bất cứ khi nào bạn tìm cách chèn lại thông tin cá nhân.
-
Để loại bỏ dữ liệu có khả năng nhạy cảm khỏi các nguồn dữ liệu bên ngoài, hãy chọn Loại bỏ dữ liệu khỏi các nguồn bên ngoài được lưu trữ trong tài liệu.
Lưu ý: Việc chọn hộp kiểm này không loại bỏ dữ liệu đã được nối kết với hình dạng. Thao tác này sẽ loại bỏ nguồn dữ liệu khỏi sơ đồ, nhưng nếu bất kỳ dữ liệu nào từ nguồn dữ liệu nằm trong sơ đồ, bạn cần loại bỏ nguồn dữ liệu đó theo cách thủ công.
