Hầu hết các khách hàng đánh giá cao được ghi nhớ trong các cửa hàng và nhà hàng mà họ thường xuyên — không chỉ được gọi theo tên nhưng được biết đến bởi các tùy chọn của họ. Ví dụ, họ có thể được chào đón với một trong các thao tác sau:
"Hãy nhớ cách bạn yêu cầu chúng tôi cho phép bạn biết khi nào các mẫu mới đến? Chúng có mặt ở đây và chúng tôi đã có màu yêu thích của bạn! "
"Tôi đã lưu bảng yêu thích của bạn cho bạn, và cá hồi mà bạn rất thích quá nhiều thời gian gần nhất là trên menu đặc biệt hôm nay."
Tại sao cá nhân hóa?
Khách hàng thường muốn được ghi nhớ và hỗ trợ — nếu không có lý do nào khác, bởi vì họ có được những gì họ muốn nhanh chóng như vậy. Loại sự chú ý của cá nhân xây dựng lòng trung thành của khách hàng. Khi các cửa hàng và nhà hàng tiếp tục theo dõi lợi ích của khách hàng, khách hàng thường trả lời bằng cách trả về và dành nhiều thời gian và tiền bạc ở đó.
Gửi thư có thể hoạt động giống như vậy. Khi bạn đưa nội dung vào một hộp thư gửi địa chỉ lợi ích cụ thể của khách hàng, thì khách hàng có nhiều khả năng chú ý và trả lời.
Thu thập thông tin khách hàng mà bạn cần
Rõ ràng, theo dõi lợi ích và đặc điểm của khách hàng riêng lẻ có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Bạn phải thu thập thông tin, lưu trữ nó trong một biểu mẫu mà bạn có thể dễ dàng truy xuất và lọc nó cho các đặc điểm giúp cho doanh nghiệp của bạn và điều đó sẽ giúp bạn tận dụng tối đa đầu tư gửi thư của bạn. Chính xác hơn bạn có thể xác định khách hàng chia sẻ lợi ích chung, lớn hơn khả năng trả về đầu tư của bạn.
Microsoft Office Publisher có thể trợ giúp. Bạn có thể nhập dữ liệu khách hàng vào cơ sở dữ liệu mà bạn tạo trực tiếp trong Microsoft Publisher hoặc trong các chương trình khác, chẳng hạn như Excel, Outlook, Outlook với Business Contact Manager và Access. Bạn cũng có thể sử dụng các danh sách mà bạn mua, chẳng hạn như từ bộ dựng danh sách Microsoft.
Sau khi bạn đã thu thập thông tin, bạn có thể phân tích nó để tìm hiểu những khách hàng tốt nhất của bạn có những khách hàng chung, nhóm, và cá nhân hóa các thư của bạn để thu hút sự chú ý đến lợi ích cụ thể của họ.
Thiết lập tệp dữ liệu
Các địa chỉ và thông tin cá nhân mà bạn thêm vào các ấn phẩm phải đến từ một nơi nào đó. Đó là lý do tại sao bước đầu tiên trong việc chuẩn bị cho một hộp thư MASS là thiết lập tệp dữ liệu có chứa thông tin liên hệ về khách hàng của bạn. Đối với tệp dữ liệu của bạn, bạn có thể sử dụng trang tính Microsoft Office Excel, bảng Microsoft Office Word, cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access, hoặc thậm chí là thư mục liên hệ của Microsoft Office Outlook. Danh sách gửi thư của bạn sẽ được xây dựng từ tệp dữ liệu này.
Khi bạn thiết lập tệp dữ liệu, hãy ghi nhớ những điểm sau đây (khi bạn đọc qua danh sách, tham khảo hình ảnh sau đây, trong đó hiển thị các cột trong một trang tính Excel và các trường phối trên hai mặt của một bưu thiếp):
-
Các loại thông tin trong các cột Mỗi cột trong tệp dữ liệu tương ứng với một phần thông tin mà bạn muốn thêm vào Ấn phẩm. Ví dụ: nếu bạn muốn thêm địa chỉ của một khách hàng và một ghi chú cá nhân cho mỗi bản sao của một bưu thiếp mà bạn in, bạn phải có các cột trong tệp dữ liệu cho tên, địa chỉ đường, thành phố, tiểu bang, mã bưu chính và ghi chú cá nhân.
-
Một mục nhập cho mỗi hàng Mỗi hàng trong tệp dữ liệu có chứa thông tin đi lên trên một bản sao của Ấn phẩm. Ví dụ, tất cả thông tin trong hàng 2 của trang tính Excel sẽ đi vào bưu thiếp mà bạn đang gửi đến khách hàng 1, tất cả thông tin trong hàng 3 đi vào bưu thiếp mà bạn đang gửi đến khách hàng 2, v.v.
-
Thêm trường vào Ấn phẩm của bạn Để sử dụng thông tin trong tệp dữ liệu của bạn, bạn sẽ đặt trường trong ấn phẩm của mình — một trường cho từng phần thông tin mà bạn muốn xuất hiện. Ví dụ, nếu bạn muốn in tên, địa chỉ đường phố, thành phố, tiểu bang, mã bưu chính và ghi chú cá nhân trên mỗi bản sao của một bưu thiếp, Ấn phẩm bưu thiếp phải chứa một trường cho từng phần thông tin.
Mẹo: Nếu bạn muốn phối ảnh vào các ấn phẩm mà bạn dự định sẽ gửi thư, tệp dữ liệu của bạn phải bao gồm một cột có chứa dữ liệu tên tệp ảnh. Mỗi hàng trong cột đó phải chứa tên tệp của một ảnh cụ thể, ví dụ: Firstphoto.jpg. Nếu các ảnh không nằm trong cùng một thư mục mà nguồn dữ liệu là, hãy đưa đường dẫn đến từng ảnh.
Thêm khối địa chỉ và lời chào
Cả một khối địa chỉ được in vào bản tin (chứ không phải là một nhãn gửi thư) và lời chào bao gồm tên của khách hàng là các kỹ thuật cá nhân hóa đơn giản cho biết rằng thư gửi của bạn có nghĩa là đặc biệt cho từng người nhận.
Thêm khối địa chỉ có tên, địa chỉ và thông tin khác
-
Trên tab gửi thư, trong nhóm viết & chèn trường , hãy bấm khối địa chỉ.
-
Trong hộp thoại chèn khối địa chỉ , hãy bấm vào các thành phần địa chỉ mà bạn muốn đưa vào, rồi bấm OK.
Lưu ý: Nếu tên của các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường mà nhà phát hành dùng cho khối địa chỉ, bạn có thể cần phải bấm khớp với trường trong hộp thoại chèn khối địa chỉ . Trong hộp thoại khớp trường , sử dụng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ nguồn dữ liệu của bạn tương ứng với trường Publisher.
Thêm dòng lời chào
-
Trên tab gửi thư, trong nhóm viết & chèn trường , hãy bấm dòng lời chào.
-
Trong hộp thoại chèn dòng lời chào , chọn định dạng dòng lời chào, trong đó bao gồm lời chào, định dạng tên và dấu chấm câu sau đây. Hoặc nhập một mục nhập mới vào mỗi hộp văn bản.
-
Nhập văn bản bạn muốn xuất hiện trong các trường hợp mà nhà phát hành không thể diễn giải tên của người nhận — ví dụ: khi nguồn dữ liệu không chứa tên hoặc họ của người nhận, nhưng chỉ có một tên công ty.
-
Bấm OK.
Lưu ý: Nếu tên của các trường dữ liệu trong nguồn dữ liệu của bạn không khớp với tên của các trường mà nhà phát hành dùng cho dòng lời chào, bạn có thể cần phải bấm khớp với các trường trong hộp thoại dòng lời chào . Trong hộp thoại khớp trường , sử dụng các danh sách thả xuống để chọn các trường từ nguồn dữ liệu của bạn tương ứng với trường Publisher.
Thêm ảnh vào địa chỉ
Bạn có thể thêm ảnh hoặc ảnh vào khối địa chỉ, cũng như bất kỳ khu vực nào trong ấn phẩm của mình. Ảnh nào được hiển thị có thể thay đổi để phù hợp với lãi suất của khách hàng, tuổi tác, giới tính hoặc các trường dữ liệu khác mà bạn theo dõi.
-
Trong ấn phẩm của bạn, hãy bấm vào nơi bạn muốn chèn trường phối cho ảnh (ví dụ, bên cạnh khối địa chỉ).
-
Trên tab gửi thư, trong nhóm viết & chèn trường , bấm vào ảnh > chèn trường.
-
Trong hộp thoại chèn trường ảnh , hãy chọn trường tương ứng với thông tin ảnh trong tệp dữ liệu của bạn, rồi bấm OK.
Người phát hành sẽ chèn một trường phối trong một khung ảnh vào Ấn phẩm của bạn tại điểm chèn đã chọn. Bạn có thể đổi kích cỡ hoặc di chuyển khung ảnh.
Thêm ghi chú và siêu kết nối
Nếu bạn đã thiết lập tệp dữ liệu của mình để lưu trữ thông tin cá nhân liên quan về khách hàng của mình, như được mô tả trong các Mẹo cho danh sách gửi thư, bạn có thể sử dụng thông tin đã thu thập để cung cấp nội dung nhằm mục đích cụ thể với lợi ích của khách hàng. Cung cấp nội dung phù hợp với sở thích của khách hàng là một hình thức cá nhân hóa mạnh mẽ. Ví dụ, bạn có thể:
-
Chỉnh gửi thư riêng biệt theo giới tính Thông báo một dòng sản phẩm mới để chỉ những người đàn ông hoặc chỉ có phụ nữ bằng cách bao gồm giới tính của mỗi khách hàng ("Nam" hoặc "nữ") trong danh sách gửi thư của bạn, rồi lọc trên mỗi giới tính, hoặc chỉ cần lọc danh sách vào các mục nhập khác nhau trong trường tiêu đề ("Mr." và "MS.") Bạn có thể bao gồm một URL (trong in) hoặc liên kết trực tiếp vào trang web (trong email) cho mỗi giới mô tả các tùy chọn của họ. Để thực hiện điều này, hãy thêm URL thích hợp cho từng bản ghi trong một cột được chỉ định cho mục đích này.
-
Tập trung vào người nhận của một độ tuổi nhất định Thông báo cho khách hàng của các sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với giai đoạn cuộc sống của khách hàng này (chẳng hạn như lập kế hoạch cho việc nghỉ hưu trong việc tăng thêm hai mươi so với kế hoạch cho việc nghỉ hưu trong Fifties của họ) bằng cách thu thập ngày sinh của khách hàng của bạn khi sinh yeAR (chẳng hạn như "1945").
Nếu bạn muốn cung cấp một món quà khuyến mại cho tất cả khách hàng mà sinh nhật sẽ rơi vào tháng hiện tại, bạn có thể thu thập ngày sinh của họ dưới dạng tháng, ngày, năm (chẳng hạn như "ngày 1 tháng 1, 2008").
-
Sử dụng lịch sử mua hàng Gửi thông báo đặc biệt đến những người đã thực hiện việc mua chính gần đây hoặc thông báo cho khách hàng khi bạn có các mô hình mới về các thương hiệu yêu thích của họ. Nếu bạn theo dõi việc mua riêng của họ, bạn có thể sắp xếp tệp dữ liệu để xác định lịch sử mua thương hiệu khi bạn nhận được một lô hàng mới của dòng sản phẩm, hoặc để thông báo cho họ về các sản phẩm liên quan mà khách hàng khác đã mua ("khách hàng đã mua mục của bạn cũng có thể tìm thấy mục này hữu ích").
Thêm ghi chú cá nhân
Bạn có thể gửi tin nhắn văn bản tùy chỉnh cho từng phân đoạn khách hàng chia sẻ một quan tâm chung. Để thực hiện việc này, hãy thêm một trường (hoặc cột) vào tệp dữ liệu của bạn để chứa các thư này, sau đó thêm thông báo thích hợp vào mỗi bản ghi (hoặc hàng). Bạn có thể liên kết một thông báo cụ thể với những khách hàng có cùng một giới tính, những người có cùng tuổi hoặc ngày sinh, hoặc những người đã mua trong sáu tháng qua. Để biết thêm thông tin về việc chuẩn bị danh sách gửi thư của bạn, hãy xem Mẹo cho danh sách gửi thư.
-
Bấm vào hộp văn bản trong ấn phẩm của bạn nơi bạn muốn thông tin cá nhân hóa xuất hiện. Ngoài ra, hãy bấm vẽ hộp văn bản trên tab nhà , rồi kéo một hình chữ nhật vào kích cỡ mà bạn muốn.
-
Nếu đã có văn bản trong hộp văn bản và bạn muốn thay thế văn bản đó, hãy chọn nó.
-
Nếu đã có văn bản trong hộp văn bản và bạn muốn giữ nguyên văn bản đó, hãy đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chèn thư cá nhân hóa.
-
-
Trong ngăn tác vụ phối thư , hãy bấm vào trường phối thích hợp trong hộp danh sách trong ngăn tác vụ.
Thêm siêu kết nối được cá nhân hóa
Bạn có thể bao gồm một siêu kết nối trỏ các khách hàng của bạn đến một trang web mà địa chỉ sở thích hoặc thuộc tính cụ thể của họ. Bạn có thể thêm tên của khách hàng hoặc các trường dữ liệu khác vào văn bản của siêu kết nối để làm cho nó thật sự cá nhân.
-
Trên tab gửi thư, trong nhóm viết & chèn trường , bấm vào chèn siêu kết nối được cá nhânhóa.
-
Trong hộp thoại chèn siêu kết nối được cá nhân hóa, hãy nhập văn bản bạn muốn hiển thị và địa chỉ của trang web mà bạn muốn người nhận đi đến khi họ bấm vào siêu kết nối.
-
Nếu bạn muốn sử dụng một trường dữ liệu trong văn bản Hiển thị, hãy bấm vào văn bản Hiển thị, sau đó trong hộp danh sách ở bên phải, hãy bấm vào trường dữ liệu mà bạn muốn chèn.
Lưu ý: Nếu bạn chèn trường dữ liệu, bạn có thể xác định một văn bản Hiển thị thay thế và địa chỉ web cho bất kỳ mục trống nào tương ứng với trường dữ liệu được chèn vào. Chọn hộp kiểm dùng văn bản mặc định cho mục trống và dùng siêu kết nối mặc định cho các mục nhập trống , nếu cần, sau đó nhập văn bản thay thế và địa chỉ web.
