Làm mới kết nối dữ liệu ngoài trong Excel

Bảng sau đây tóm tắt các hành động làm mới, phím lối tắt và lệnh.

Đến	Nhấn	Hoặc
Làm mới dữ liệu đã chọn trong trang tính	Alt + F5	Chọn Tùy chọn > mũi tên thả xuống bên cạnh Làm mới Tất cả > làm mới
Làm mới tất cả dữ liệu trong sổ làm việc	Ctrl + Alt + F5	Chọn Dữ liệu> làm mới tất cả
Kiểm tra trạng thái làm mới		Bấm đúp vào thông báo "Đang truy xuất Dữ liệu" trên thanh trạng thái.
Dừng làm mới	Esc
Dừng làm mới chạy ngầm phía dưới		Bấm đúp vào thông báo trên thanh trạng thái. Sau đó chọn Dừng Làm mới trong hộp thoại Trạng thái Làm mới Dữ liệu Bên ngoài.

Dữ liệu trong sổ làm việc có thể được lưu trữ trực tiếp trong sổ làm việc hoặc có thể được lưu trữ trong nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như tệp văn bản, cơ sở dữ liệu hoặc đám mây. Lần đầu bạn nhập dữ liệu ngoài, Excel sẽ tạo thông tin kết nối, đôi khi được lưu vào tệp Kết nối Dữ liệu Office (ODC), trong đó mô tả cách định vị, đăng nhập, truy vấn và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài.

Khi bạn được kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, bạn có thể thực hiện thao tác làm mới để truy xuất dữ liệu đã cập nhật. Mỗi lần bạn làm mới dữ liệu, bạn sẽ thấy phiên bản dữ liệu mới nhất, bao gồm mọi thay đổi đã được thực hiện đối với dữ liệu kể từ lần làm mới gần nhất.

Tìm hiểu thêm về làm mới dữ liệu

Tìm hiểu về các mối quan ngại về bảo mật

Khi bạn được kết nối với một nguồn dữ liệu bên ngoài và bạn tìm cách làm mới dữ liệu, điều quan trọng là phải biết về các vấn đề bảo mật tiềm ẩn và biết được bạn có thể làm gì với bất kỳ vấn đề bảo mật nào.

Kết nối Tin cậy    - Dữ liệu ngoài hiện có thể bị vô hiệu hóa trên máy tính của bạn. Để làm mới dữ liệu khi mở sổ làm việc, bạn phải bật kết nối dữ liệu bằng cách dùng thanh Trung tâm Tin cậy hoặc bạn phải đặt sổ làm việc vào vị trí tin cậy. Để biết thêm thông tin, hãy xem các bài viết sau:

• Thêm, loại bỏ hoặc sửa đổi vị trí tin cậy cho tệp của bạn

• Các tài liệu tin cậy

• Thêm, loại bỏ hoặc xem người phát hành tin cậy

• Xem các tùy chọn và thiết đặt của tôi trong Trung tâm Tin cậy.

Tệp ODC    - Tệp kết nối dữ liệu (.odc) thường chứa một hoặc nhiều truy vấn được sử dụng để làm mới dữ liệu bên ngoài. Bằng cách thay thế tệp này, người dùng có mưu đồ xấu có thể thiết kế truy vấn để truy nhập thông tin mật và phân phối cho người dùng khác hoặc thực hiện các hành động gây hại khác. Do đó, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tệp kết nối được tạo bởi một cá nhân đáng tin cậy và tệp kết nối an toàn và đến từ Thư viện Kết nối Dữ liệu (DCL) đáng tin cậy.

Thông tin xác thực    - Việc truy cập nguồn dữ liệu ngoài thường yêu cầu thông tin xác thực (chẳng hạn như tên người dùng và mật khẩu) được sử dụng để xác thực người dùng. Hãy đảm bảo rằng các thông tin xác thực này được cung cấp cho bạn một cách an toàn và bảo mật và bạn không vô tình tiết lộ các thông tin xác thực này cho người khác. Nếu nguồn dữ liệu ngoài của bạn yêu cầu mật khẩu để có quyền truy nhập vào dữ liệu, bạn có thể yêu cầu nhập mật khẩu mỗi khi phạm vi dữ liệu ngoài được làm mới.

Chia sẻ-   Bạn đang chia sẻ sổ làm việc này với những người khác có thể muốn làm mới dữ liệu? Giúp đồng nghiệp của bạn tránh lỗi làm mới dữ liệu bằng cách nhắc họ yêu cầu quyền đối với nguồn dữ liệu cung cấp dữ liệu.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Quản lý thiết đặt và quyền nguồn dữ liệu.

Bạn có thể làm mới một phạm vi dữ liệu ngoài tự động khi bạn mở sổ làm việc. Bạn cũng có thể lưu sổ làm việc mà không lưu dữ liệu ngoài để thu nhỏ kích cỡ tệp.

1. Chọn một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

2. Chọn Truy> Truy vấn & Kết nối > Kết nối, bấm chuột phải vào một truy vấn trong danh sách, rồi chọn Thuộc tính.

3. Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, trên tab Sử dụng , bên dưới điều khiển Làm mới, chọn hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp.

4. Nếu bạn muốn lưu sổ làm việc với định nghĩa truy vấn nhưng không có dữ liệu ngoài, hãy chọn hộp kiểm Xóa dữ liệu khỏi phạm vi dữ liệu ngoài trước khi lưu sổ làm việc.

1. Chọn một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

2. Chọn Truy> Truy vấn & Kết nối > Kết nối, bấm chuột phải vào một truy vấn trong danh sách, rồi chọn Thuộc tính.

3. Bấm tab Sử dụng.

4. Chọn hộp kiểm Làm mới mỗi, rồi nhập số phút giữa các thao tác làm mới.

Nếu sổ làm việc của bạn được kết nối với nguồn dữ liệu lớn, làm mới sổ làm việc có thể mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính. Hãy cân nhắc việc chạy làm mới nền. Tùy chọn này trả quyền điều khiển Excel cho bạn thay vì bắt bạn đợi vài phút hoặc lâu hơn để việc làm mới kết thúc.

1. Chọn một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

2. Chọn Truy> Truy vấn & Kết nối > Kết nối, bấm chuột phải vào một truy vấn trong danh sách, rồi chọn Thuộc tính.

3. Chọn tab Sử dụng.

4. Chọn hộp kiểm Cho phép làm mới nền để chạy truy vấn ở nền. Xóa hộp kiểm này để chạy truy vấn trong khi bạn chờ.

   Mẹo    Trong khi bạn ghi một macro có chứa một truy vấn, Excel sẽ không chạy truy vấn ở chế độ nền. Để thay đổi macro đã ghi sao cho truy vấn chạy được ở chế độ nền, hãy chỉnh sửa macro trong Trình soạn thảo Visual Basic. Thay đổi phương pháp làm mới đối với đối tượng QueryTable từ BackgroundQuery := False thành BackgroundQuery := True.

Khi bạn định hình dữ liệu của mình trong Power Query, bạn thường tải các thay đổi vào một trang tính hoặc Mô hình Dữ liệu. Điều quan trọng là phải hiểu rõ sự khác biệt khi bạn làm mới dữ liệu và cách bạn làm mới dữ liệu.

Hầu hết các truy vấn đều dựa trên các tài nguyên dữ liệu ngoài thuộc loại này hay loại khác. Tuy nhiên, có một sự khác biệt chính giữa Excel và Power Query. Power Query lưu bộ đệm ẩn dữ liệu ngoài cục bộ để giúp cải thiện hiệu suất.  Hơn nữa, Power Query không tự động làm mới bộ đệm ẩn cục bộ để giúp ngăn chặn việc phát sinh chi phí cho nguồn dữ liệu trong Azure.

Làm mới truy vấn trong Trình soạn thảo Power Query

Khi bạn làm mới một truy vấn từ Trình soạn thảo Power Query, bạn không chỉ đưa vào dữ liệu cập nhật từ nguồn dữ liệu ngoài mà còn cập nhật bộ đệm ẩn cục bộ. Nhưng thao tác làm mới này không cập nhật truy vấn trong trang tính hoặc Mô hình Dữ liệu.

1. Trong Trình soạn thảo Power Query, chọn Trang chủ

2. Chọn Xem trước Làm mới > Trước (truy vấn hiện tại trong Xem trước Dữ liệu) hoặc Làm mới Tất cả (tất cả các truy vấn đã mở từ ngăn Truy vấn.)

3. Ở cuối Trình soạn thảo Power Query ở bên phải, một thông báo hiển thị: "Bản xem trước được tải xuống lúc <hh:mm> SA/CH". Thông báo này hiển thị khi nhập lần đầu tiên và sau mỗi lần làm mới tiếp theo trong Trình soạn thảo Power Query.

Làm mới truy vấn trong trang tính

1. Trong Excel, chọn một ô trong truy vấn trong trang tính.

2. Chọn tab Truy vấn trong ribbon, rồi chọn Làm mới > mới.

3. Trang tính và truy vấn được làm mới từ nguồn dữ liệu ngoài và bộ đệm ẩn Power Query.

Bất cứ lúc nào, bạn có thể chọn Làm mới để cập nhật dữ liệu cho PivotTable trong sổ làm việc của bạn. Bạn có thể làm mới dữ liệu cho PivotTable kết nối với dữ liệu ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu (SQL Server, Oracle, Access hoặc khác), khối Analysis Services, nguồn cấp dữ liệu, cũng như dữ liệu từ bảng nguồn trong cùng một sổ làm việc hoặc sổ làm việc khác. PivotTable có thể được làm mới theo cách thủ công hoặc tự động khi bạn mở sổ làm việc.

Làm mới theo cách thủ công

1. Chọn vị trí bất kỳ trong PivotTable để hiển thị tab Phân tích PivotTable trong dải băng.

   Lưu ý: Để làm mới PivotTable trong Excel trên web, hãy bấm chuột phải vào vị trí bất kỳ trên PivotTable, rồi chọn Làm mới.

2. Chọn Làm mới hoặc Làm mới Tất cả.
   

3. Để kiểm tra trạng thái làm mới nếu làm mới mất nhiều thời gian hơn dự kiến, hãy chọn mũi tên bên dưới Làm mới > làm mới.

4. Để ngừng làm mới, chọn Hủy bỏ Làm mới hoặc nhấn Esc.

Ngăn chặn việc điều chỉnh chiều rộng của cột và định dạng ô

Nếu chiều rộng cột và định dạng ô của dữ liệu bị điều chỉnh khi làm mới dữ liệu PivotTable và bạn không muốn điều này xảy ra, hãy bảo đảm tùy chọn sau đây được chọn:

1. Chọn vị trí bất kỳ trong PivotTable để hiển thị tab Phân tích PivotTable trong dải băng.

2. Chọn tab Phân tích PivotTable > nhóm PivotTable, chọn Tùy chọn.

   

3. Trên tab Định dạng & chọn > hộp kiểm tự động khớp độ rộng cột khi cập nhật và Duy trì định dạng ô khi cập nhật.

Làm mới dữ liệu tự động khi mở sổ làm việc

1. Chọn vị trí bất kỳ trong PivotTable để hiển thị tab Phân tích PivotTable trong dải băng.

2. Chọn tab Phân tích PivotTable > nhóm PivotTable, chọn Tùy chọn.

   

3. Trên tab Dữ liệu , chọn Làm mới dữ liệu khi mở tệp.

Việc làm mới một tệp khối ngoại tuyến để tái tạo lại tệp bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất từ khối máy chủ có thể tốn thời gian và yêu cầu nhiều dung lượng đĩa tạm thời. Bắt đầu quá trình cùng một lúc khi bạn không cần truy nhập ngay vào các tệp khác trong Excel và phải đảm bảo bạn có dung lượng đĩa thích hợp để lưu tệp lại.

1. Chọn PivotTable được kết nối với tệp khối ngoại tuyến.

2. Trên tab Dữ liệu , trong nhóm Truy vấn & Connections , bấm vào mũi tên bên dưới Làm mới Tất cả, rồi bấm Làm mới.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Làm việc với tệp khối ngoại tuyến.

Khi bạn làm mới Mô hình Dữ liệu trong Power Pivot, bạn cũng có thể xem làm mới của bạn thành công, thất bại hay bị hủy bỏ. Để biết thêm thông tin, hãy xem Power Pivot: Phân tích dữ liệu và lập mô hình dữ liệu mạnh mẽ trong Excel.

Làm mới và xem trạng thái làm mới   

1. Trong Power Pivot, chọn Trang đầu > Lấy Dữ liệu Ngoài > làm mới hoặc Làm mới Tất cả để làm mới bảng hiện tại hoặc tất cả các bảng trong Mô hình Dữ liệu.

2. Trạng thái làm mới được biểu thị cho mỗi kết nối được sử dụng trong mô hình dữ liệu. Có ba kết quả có thể xảy ra:

• Thành công - Báo cáo về số hàng được nhập vào từng bảng.

• Lỗi - Xảy ra nếu cơ sở dữ liệu đang ngoại tuyến, bạn không còn quyền hoặc bảng hoặc cột bị xóa hay đổi tên trong nguồn. Xác nhận rằng cơ sở dữ liệu sẵn dùng, có thể bằng cách tạo kết nối mới trong một sổ làm việc khác.

• Đã hủy bỏ - Excel không phát hành yêu cầu làm mới, có thể là do làm mới bị tắt trên kết nối.

Dùng thuộc tính bảng để hiển thị các truy vấn được dùng trong làm mới dữ liệu

Làm mới dữ liệu chỉ đơn giản là thực hiện lại cùng một truy vấn đã được sử dụng để lấy dữ liệu tại vị trí đầu tiên. Bạn có thể xem và đôi khi sửa đổi truy vấn bằng cách xem các thuộc tính bảng trong cửa sổ Power Pivot.

1. Để xem truy vấn được sử dụng trong khi làm mới dữ liệu, hãy chọn Power Pivot > Quản lý để mở cửa sổ Power Pivot.

2. Chọn Thiết >thuộc tính Bảng.

3. Chuyển đến Trình soạn thảo Truy vấn để xem truy vấn cơ sở.

Truy vấn không hiển thị cho mọi loại nguồn dữ liệu. Ví dụ: truy vấn không được hiển thị cho nhập nguồn cấp dữ liệu.

Đặt thuộc tính kết nối để hủy làm mới dữ liệu

Trong Excel, bạn có thể đặt thuộc tính kết nối xác định tần suất làm mới dữ liệu. Nếu làm mới không được phép trên một kết nối cụ thể, bạn sẽ nhận được thông báo hủy khi bạn chạy Làm mới Tất cả hoặc tìm cách làm mới một bảng cụ thể sử dụng kết nối.

1. Để xem thuộc tính kết nối, trong Excel, hãy chọn Truy >Dữ liệu & Kết nối để xem danh sách tất cả các kết nối được sử dụng trong sổ làm việc.

2. Chọn tab Kết nối , bấm chuột phải vào một kết nối, rồi bấm Thuộc tính.

3. Trong tab Sử dụng, dưới Điều khiển làm mới, nếu hộp kiểm bị bỏ chọn cho Làm mới kết nối này khi Làm mới Tất cả, bạn sẽ bị hủy khi thử Làm mới Tất cả trong cửa sổ Power Pivot.

Làm mới dữ liệu trên SharePoint Server 2013

Trên SharePoint Server, bạn có thể lên lịch lần làm mới dữ liệu không cần thiết trên máy chủ, nhưng làm như vậy yêu cầu phải cài đặt và cấu hình Power Pivot cho SharePoint 2013 trong môi trường SharePoint của bạn. Hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu xem làm mới dữ liệu theo lịch trình có sẵn dùng hay không. Để biết thêm thông tin, hãy xem Cấu hình làm mới dữ liệu theo lịch trình cho Power Pivot.

Khi dữ liệu bạn sử dụng cho bản đồ của mình thay đổi, bạn có thể làm mới dữ liệu theo cách thủ công trong Bản đồ 3D. Những thay đổi này sẽ được phản ánh trên bản đồ của bạn. Đây là cách thực hiện:

• Trong Bản đồ 3D, chọn Trang chủ >Làm mới Dữ liệu.
  
  

Thêm dữ liệu vào Power Map

Để thêm dữ liệu mới vào Bản đồ 3D của bạnPower Map:

1. Trong Bản đồ 3D, hãy truy cập bản đồ mà bạn muốn thêm dữ liệu vào.

2. Để cửa sổ Bản đồ 3D mở.

3. Trong Excel, chọn dữ liệu trang tính mà bạn muốn thêm.

4. Trên ribbon Excel, hãy bấm Chèn > mũi tên Bản đồ > Thêm Dữ liệu được Chọn vào Power Map. Bản đồ 3D của bạn sẽ tự động cập nhật để hiển thị dữ liệu bổ sung. Để biết thêm thông tin, hãy xem Lấy và chuẩn bị dữ liệu của bạn cho Power Map.
   
   

Làm mới dữ liệu ngoài trong Excel Services có các yêu cầu đặc biệt.

Kiểm soát cách làm mới dữ liệu

Bạn có thể kiểm soát cách làm mới dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài bằng cách thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau.

Làm mới khi mở bằngExcel Services   

Trong Excel, bạn có thể tạo sổ làm việc tự động làm mới dữ liệu ngoài khi tệp được mở. Trong trường hợp này, Excel Services luôn làm mới dữ liệu trước khi hiển thị sổ làm việc và tạo phiên mới. Hãy dùng chức năng này nếu bạn muốn đảm bảo rằng dữ liệu cập nhật luôn được hiển thị khi bạn mở sổ làm việc trong Excel Services.

1. Trong sổ làm việc có kết nối dữ liệu ngoài, hãy chọn tab Dữ liệu.

2. Trong nhóm Kết nối , chọn Kết nối > chọn hộp kết nối > tính.

3. Chọn tab Sử dụng , rồi chọn Làm mới dữ liệu khi mở tệp.

   Cảnh báo: Nếu bạn xóa hộp kiểm Làm mới dữ liệu khi mở tệp, dữ liệu được lưu trong bộ đệm ẩn cùng với sổ làm việc sẽ được hiển thị, có nghĩa là khi người dùng làm mới dữ liệu theo cách thủ công, người dùng sẽ thấy dữ liệu cập nhật trong phiên hiện tại, nhưng dữ liệu không được lưu vào sổ làm việc.

Làm mới với tệp .odc

Nếu bạn đang sử dụng tệp Kết nối Dữ liệu Office (.odc), hãy đảm bảo bạn cũng đặt hộp kiểm Luôn sử dụng tệp kết nối:

1. Trong sổ làm việc có kết nối dữ liệu ngoài, hãy chọn tab Dữ liệu.

2. Trong nhóm Kết nối , chọn Kết nối > chọn hộp kết nối > tính.

3. Chọn tab Định nghĩa, rồi chọn Luôn sử dụng tệp kết nối.

Thiết đặt site vị trí tệp tin cậy, Thời gian chờ Phiên Ngắn và Thời hạn Bộ đệm ẩn Dữ liệu Ngoài, cũng có thể có ảnh hưởng đến các thao tác làm mới. Để biết thêm thông tin, hãy xem người quản trị của bạn hoặc hệ thống Trợ giúp.

Làm mới thủ công   

1. Chọn một ô trong báo cáo PivotTable.

2. Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập nhật , chọn Làm mới Kết nối Đã chọn.

   Lưu ý: 

   • Nếu lệnh Làm mới này không hiển thị thì tác giả Phần Web đã bỏ chọn thuộc tính Làm mới Kết nối Đã chọn, Làm mới Tất cả Kết nối. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thuộc tính tùy chỉnh Phần Web Excel Web Access.

   • Bất kỳ thao tác tương tác nào gây ra truy vấn lại nguồn dữ liệu OLAP sẽ khởi tạo thao tác làm mới thủ công.

• Làm mới tất cả các kết nối - Trên thanh công cụ Excel Web Access, bên dưới menu Cập nhật, bấm Làm mới Tất cả Kết nối.

• Làm mới định kỳ - Bạn có thể xác định rằng dữ liệu tự động làm mới trong một khoảng thời gian xác định sau khi sổ làm việc được mở cho mỗi kết nối trong sổ làm việc. Ví dụ, một cơ sở dữ liệu kiểm kê có thể được cập nhật mỗi giờ, và vì vậy tác giả sổ làm việc đã xác định sổ làm việc để tự động làm mới mỗi 60 phút.

  Tác giả Phần Web có thể chọn hoặc xóa thuộc tính Cho phép Làm mới Dữ liệu Định kỳ trong Excel Web Access để cho phép hoặc ngăn chặn làm mới định kỳ. Khi khoảng thời gian trôi qua, theo mặc định, bạn sẽ thấy hiển thị cảnh báo làm mới ở cuối Phần Web Excel Web Access. 

  Tác giả Phần Web Excel Web Access cũng có thể đặt thuộc tính Hiển thị Dấu nhắc Làm mới Dữ liệu Định kỳ để điều khiển hành vi của thông báo được hiển thị khi Excel Services thực hiện làm mới dữ liệu định kỳ trong một phiên:

  Để biết thêm thông tin, hãy xem Thuộc tính tùy chỉnh Phần Web Excel Web Access.

• Luôn luôn - có nghĩa là thư được hiển thị cùng với lời nhắc ở mỗi khoảng thời gian.

• Tùy chọn - có nghĩa là người dùng có thể chọn tiếp tục làm mới định kỳ mà không hiển thị thông báo.

• Không bao giờ - có nghĩa là Excel Web Access thực hiện làm mới định kỳ mà không hiển thị thông báo hoặc lời nhắc.

• Hủy bỏ làm mới - Trong khi sổ làm việc được làm mới,Excel Services sẽ hiển thị thông báo cùng với lời nhắc vì nó có thể mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi. Bạn có thể chọn Hủy bỏ để dừng làm mới để có thể hoàn tất việc này sau vào thời điểm thuận tiện hơn. Dữ liệu được truy vấn trả về trước khi bạn hủy bỏ làm mới sẽ hiển thị.