Chia sẻ lịch trong Microsoft 365

Khi người dùng chia sẻ lịch của họ với những người trong hôm nay, họ sẽ trải nghiệm lịch dùng chung được cải thiện sau khi chấp nhận lời mời. Tuy nhiên, nếu họ chia sẻ lịch của họ với mọi người trước khi những thay đổi này được kích hoạt, họ sẽ không tự động thấy được những cải thiện này.

Để nâng cấp lịch dùng chung hiện tại lên trải nghiệm lịch dùng chung mới, hãy yêu cầu người dùng làm theo hướng dẫn trong mục Nâng cấp lịch dùng chung hiện có lên mô hình mới trong phần sau của bài viết này. Sau khi người dùng nâng cấp lên mô hình mới, lịch dùng chung sẽ đồng bộ với điện thoại di động của họ. Trong tương lai, lịch dùng chung hiện tại sẽ được nâng cấp tự động, nhưng lịch trình cho quy trình nâng cấp tự động này vẫn chưa có.

Khi đồng bộ tức thời được bật, lịch dùng chung sẽ ngay lập tức phản ánh những thay đổi của những người khác. Hiện, tất cả các loại lịch dùng chung đều hỗ trợ đồng bộ tức thời. Các phần sau đây đề cập đến các loại lịch dùng chung và các ứng dụng lịch có hỗ trợ đồng bộ tức thời.

Đồng bộ tức thời được bật chỉ khi cả hai người dùng trong cùng Microsoft 365 đối tượng thuê, hoặc nếu lịch được chia sẻ bằng một Outlook.com người dùng.

Bảng dưới đây sẽ cung cấp thêm chi tiết về các loại cấu hình hỗ trợ đồng bộ tức thời. Trong tương lai, đồng bộ tức thời sẽ được kích hoạt cho tất cả lịch dùng chung Microsoft 365 và Outlook.com người dùng.

Chủ sở hữu của lịch	Người nhận lịch dùng chung	Đã bật đồng bộ tức thì	Ghi chú
Microsoft 365	Microsoft 365 (cùng một đối tượng thuê)	✔
Microsoft 365	Microsoft 365 (đối tượng thuê khác nhau)	–	Đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng ba giờ một lần. Nếu chia sẻ bên ngoài không được phép dùng cho đối tượng thuê của chủ sở hữu lịch, nó được xem như lịch đang được chia sẻ cho người dùng của bên thứ ba.
Microsoft 365	Outlook.com hoặc dịch vụ bên thứ ba chẳng hạn như Gmail.com	–	Cấu hình này hiện đang tạo địa chỉ URL Đăng ký Lịch Internet (ICS). Người nhận lịch dùng chung thêm lịch dùng chung bằng cách sử dụng URL ICS, và thời gian đồng bộ được xác định bởi dịch vụ lịch của người nhận. Ví dụ, nếu người nhận là trong Outlook.com, lịch sẽ được cập nhật với tần suất khoảng ba giờ một lần. Nếu người nhận là trong Gmail.com, lịch có thể được cập nhật với tần suất 24-48 giờ một lần.
Outlook.com	Outlook.com	✔
Outlook.com	Microsoft 365	✔
Outlook.com	Dịch vụ của bên thứ ba chẳng hạn như Gmail.com	–	Cấu hình này hiện đang tạo địa chỉ URL ICS. Người nhận thêm lịch dùng chung bằng cách sử dụng URL ICS, và thời gian đồng bộ được xác định bởi dịch vụ lịch của người nhận. Ví dụ, nếu người nhận là trong Outlook.com, lịch sẽ được cập nhật với tần suất khoảng ba giờ một lần. Nếu người nhận là trong Gmail.com, lịch có thể được cập nhật với tần suất 24-48 giờ một lần.

Các ứng dụng hỗ trợ đồng bộ tức thời:

• Outlook for Windows

• Outlook for Mac

• Outlook trên web (OWA)

• Outlook cho iOS

• Outlook cho Android

• Ứng dụng REST Exchange ActiveSync dụng

Outlook for Windows: Người dùng có thể kiểm tra xem các cải tiến lịch dùng chung có được bật hoặc tắt hay không bằng cách làm theo các hướng dẫn được cung cấp trong bài viết này. 

Outlook for Mac:Nếu người dùng xem lịch dùng chung trên Outlook for Mac, họ sẽ thấy trải nghiệm đồng bộ mới nếu lịch được thêm bằng cách chấp nhận lời mời chia sẻ hoặc nếu người dùng đã thêm lịch dùng chung qua Tệp > Mở thư mục của người dùng khác. Tuy nhiên, nếu người dùng đã thêm tài khoản dưới dạng tài khoản đại diện, họ sẽ có trải nghiệm đồng bộ hóa cũ. Thay đổi có thể xuất hiện nhanh hơn trong Outlook trên web, Outlook cho iOS và Outlook cho Android.

Outlook trên web, iOS và Android:Nếu người dùng đang xem ảnh trên Outlook trên web, Outlook cho iOS, hoặcOutlook cho Android, thì trải nghiệm đồng bộ mới sẽ được sử dụng.

Các cải tiến được lên kế hoạch chỉ dành cho lịch được chia sẻ giữa những người dùng trong Exchange Online. Không có gì thay đổi với lịch dùng chung khi một trong những người được lưu trữ tại chỗ trong Exchange.

Thuộc tính	Mô hình cũ	Mô hình mới
Cách lịch dùng chung được lưu trữ	Một mục nhập (tương tự như siêu kết nối) được lưu trữ trong hộp thư của người nhận. Mục nhập trỏ tới hộp thư của chủ sở hữu nhưng không lưu trữ bất kỳ dữ liệu lịch nào trong hộp thư của người nhận.	Lịch mới được tạo trong hộp thư của người nhận, và lịch này chứa một bản sao lịch của chủ sở hữu (bắt đầu từ một năm trước ngày nhận).
Cách người nhận truy nhập lịch dùng chung	Đọc và ghi trực tiếp từ hộp thư của chủ sở hữu.	Đọc từ bản sao cục bộ của lịch dùng chung được lưu trữ trong hộp thư riêng của người nhận. Nhưng viết trực tiếp vào hộp thư của chủ sở hữu và đồng bộ trở lại bản sao cục bộ của lịch dùng chung trong hộp thư của người nhận.
Cách lịch dùng chung đồng bộ các thay đổi	Ứng dụng theo định kỳ kiểm tra hộp thư của chủ sở hữu để thay đổi và đồng bộ chúng.	Dịch vụ ngay lập tức đồng bộ các thay đổi đối với bản sao cục bộ của người nhận. Điều này kích hoạt một thông báo đẩy tới ứng dụng đồng bộ các thay đổi ngay lập tức.
Ứng dụng mà người nhận có thể sử dụng để truy nhập lịch dùng chung	Outlook for Windows Outlook for Mac Outlook trên web	Outlook for Windows Outlook for Mac Outlook trên web Outlook cho iOS Outlook cho Android Tất cả các ứng dụng REST và EAS

Để biết thêm chi tiết, hãy xem mục Sự khác biệt về chức năng trong mô hình mới của lịch dùng chung trong phần sau của bài viết này.

Người dùng chấp nhận lời mời lịch dùng chung mới bằng cách sử dụng phiên bản mới nhất của máy khách Outlook sẽ tự động bắt đầu sử dụng mô hình chia sẻ lịch mới.

Cách dễ nhất để người dùng kiểm tra xem họ có các cải tiến (nghĩa là mô hình chia sẻ lịch mới) là kiểm tra xem lịch dùng chung có xuất hiện trên điện thoại di động của họ hay không. Nếu có, lịch chung đã được nâng cấp lên mô hình mới. Người dùng trong Outlook for Windows có thể kiểm tra xem họ có được kích hoạt cho các cải tiến lịch dùng chung hay không bằng cách làm theo các hướng dẫn được cung cấp trong bài viết này.

Khi sử dụng phiên bản mới nhất của máy khách Outlook, lịch được chia sẻ với người dùng sẽ tự động chuyển sang sử dụng các cải tiến chia sẻ Lịch mới. Tuy nhiên, nếu điều này không xảy ra, người dùng có thể tạo lại lịch dùng chung bằng cách sử dụng một trong hai tùy chọn dưới đây:

• Chủ sở hữu lịch chia sẻ lại lịch của họ. Chủ sở hữu lịch có thể thực hiện điều này từ bất kỳ ứng dụng Outlook nào, bao Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android. Sau đó, người dùng nên chấp nhận lời mời lịch dùng chung bằng phiên bản mới hơn của ứng dụng khách Outlook (nếu người dùng chấp nhận lời mời bằng cách sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn, lịch dùng chung sẽ không được kích hoạt kèm theo các cải tiến cập nhật). Lịch dùng chung hiện tại không cần được loại bỏ trước khi chấp nhận lại.

• Người dùng xóa và mở lại lịch. Tùy chọn này không yêu cầu chủ sở hữu chia sẻ lại lịch của họ. Người dùng chỉ cần sử dụng phiên bản mới hơn của máy khách Outlook để xóa và mở lại lịch dùng chung. Điều này sẽ tự động định nghĩa lịch nếu người dùng đã được cấp quyền truy nhập lịch của chủ sở hữu một cách rõ ràng. Nếu người dùng có được quyền truy nhập qua nhóm Mặc định (Tổ chức của Tôi) hoặc thông qua Một Nhóm Bảo mật, bản sao lịch của họ sẽ không được nâng cấp. Nếu người dùng đang thực hiện hành động này trong Outlook for Windows, máy khách Outlook phải được kích hoạt để có các cải tiến, như được mô tả trong bài viết này.

Đồng bộ tức thời để chia sẻ bên ngoài đối tượng thuê của bạn hiện không được hỗ trợ. Mặc dù bạn có thể chia sẻ trong những cấu hình này, nhưng việc đồng bộ sẽ vẫn xảy ra định kỳ. Có hai kiểu chia sẻ chéo giữa các đối tượng thuê:

• Microsoft 365 đến người dùng Microsoft 365 khác (nếu chia sẻ bên ngoài được bật).

  Lịch dùng chung đầy đủ sẽ được tạo, nhưng đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng ba giờ một lần. Đồng bộ tức thời cuối cùng sẽ được bật cho thiết lập này.

• Microsoft 365 đến một người dùng Outlook.com. Nếu chia sẻ bên ngoài bị tắt, việc chia sẻ với người dùng Microsoft 365 khác cũng nằm trong vào nhóm này.

  Địa chỉ URL ICS được tạo ra khi chia sẻ mà người nhận có thể sử dụng để thêm vào mọi dịch vụ lịch. Với đăng ký ICS, dịch vụ lịch của người nhận chọn thời điểm đồng bộ lịch để nhận được bản cập nhật mới. Nếu người nhận là một Outlook.com hoặc một người dùng Microsoft 365, thì việc đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng giờ ba một lần.

Việc chia sẻ với người dùng trên dịch vụ bên ngoài chẳng hạn như Gmail, là một kiểu chia sẻ lịch khác. Trong những tình huống này, địa chỉ URL Đăng ký Lịch Internet (ICS) được tạo liên kết đến lịch của chủ sở hữu. Người nhận có thể sử dụng URL này để xem lịch trong trình duyệt web, hoặc thêm vào dịch vụ lịch của riêng của mình bằng cách thêm một lịch internet bằng cách sử dụng địa chỉ URL ICS. Với đăng ký ICS, dịch vụ lịch của người nhận chọn thời điểm đồng bộ đăng ký ICS để nhận được bản cập nhật mới. Nếu người nhận là một người dùng Outlook.com, đồng bộ sẽ xảy ra với tần suất khoảng giờ ba một lần. Nếu người nhận đang sử dụng một dịch vụ lịch khác, chẳng hạn như Gmail.com, đồng bộ có thể không xảy ra thường xuyên.

Trước đây, không có bộ tùy chọn mức cấp phép nhất quán nào trên các máy khách của Outlook. Như một phần của các cải tiến này, máy khách Outlook được cập nhật sẽ hiển thị một bộ mức cấp phép chia sẻ đơn giản và nhất quán.

Là một phần của các cải tiến lịch dùng chung, máy khách Outlook cập nhật giờ đây hiển thị bộ mức cấp phép chia sẻ được đơn giản hóa như được mô tả trong bảng sau đây. Mức cấp phép giữa 'chỉ đọc' và 'chỉnh sửa' vẫn có thể cấu hình nhưng chỉ người quản trị sử dụng lệnh ghép ngắn Add-MailboxFolderPermission hoặc Set-MailboxFolderPermission . Tất cả các quyền trung gian được mô tả là "Tùy chỉnh" khi chủ sở hữu lịch xem quyền chia sẻ của họ.
 
Lô-gic phức tạp và dễ bị lỗi phía máy khách để đánh giá các quyền trung gian này cũng đã bị loại bỏ bởi các cải tiến lịch dùng chung. Máy khách chỉ được thông báo liệu người dùng có thể xem hoặc sửa lịch dùng chung hay không. Các quyền trung gian không được thực thi bởi máy khách. Ví dụ: Tác giả không bị chặn không cho tìm cách chỉnh sửa sự kiện trong lịch dùng chung. Dịch vụ đánh giá tất cả các mức cấp phép và ngăn tác giả sửa các sự kiện trong lịch. Khi cấp quyền nâng cao, chúng tôi khuyên bạn nên thông báo cho người dùng về những điều họ có thể và không thể thực hiện đối với các sự kiện trong lịch.

Mức cấp phép kế thừa	Mức cấp phép được đơn giản hóa
Không được chia sẻ	Không được chia sẻ
Không có	Không có
Thời gian rỗi/bận Chỉ tình trạng sẵn sàng	Có thể xem khi tôi đang bận
Thời gian rỗi/bận, chủ đề, vị trí Chi tiết bị hạn chế	Có thể xem tiêu đề và vị trí
Người đánh giá Chi tiết đầy đủ	Có thể xem tất cả chi tiết
Biên tập viên	Có thể chỉnh sửa
Chủ sở hữu Người biên tập phát hành Tác giả phát hành Tác giả Tác giả không chỉnh sửa Người đóng góp Tùy chỉnh	Tùy chỉnh
Đại diện	Đại diện

Nếu chủ sở hữu sử dụng Outlook trên web, Outlook cho iOS, Outlook cho Android, hoặc Outlook for Mac để thay đổi quyền, bản sao lịch của người nhận ngay lập tức được đồng bộ lại với mức cấp phép mới.

Nếu chủ sở hữu sử dụng một ứng dụng khác để thay đổi các quyền, lịch sẽ được đồng bộ lại vào thời gian bất kỳ trong vài giờ tiếp theo, nhưng nó sẽ không xảy ra ngay lập tức.

Nếu chủ sở hữu loại bỏ quyền của người nào đó trên lịch, hành động này sẽ được phát hiện trong một vài giờ và một trong ba điều sau sẽ xảy ra:

• Nếu người nhận thuộc cùng một tổ chức, và chủ sở hữu lịch có người dùng Tổ chức của tôi (mặc định) được đặt thành bất kỳ quyền nào ngoài Không có, thì lịch của người nhận sẽ được cập nhật để phản ánh các mức cấp phép của người dùng mặc định. Lịch dùng chung sẽ vẫn tồn tại trên mô hình mới, nhưng nó có thể có một mức cấp phép khác.

• Nếu người nhận nằm trong cùng một tổ chức, và chủ sở hữu lịch không chia sẻ lịch của họ cho người dùng Tổ chức của tôi (mặc định), lịch dùng chung sẽ bị loại bỏ khỏi hộp thư của người nhận. Người nhận sẽ không còn thấy lịch dùng chung trong danh sách lịch của mình.

• Nếu người nhận nằm trong một tổ chức khác nhau, lịch dùng chung sẽ ngừng đồng bộ nhưng sẽ không bị loại bỏ.

Những người đại diện luôn có thể xem các tin nhắn cuộc họp được ủy quyền từ điện thoại di động của họ vì các lời mời được nhận trong hộp thư đến của họ. Tuy nhiên, trước đây, những người đại điện không có bất kỳ dấu hiệu nào cho thấy lời mời cuộc họp là dành cho họ hay cho bất cứ ai là đại biểu.

Để hỗ trợ tốt hơn tình huống này, Outlook cho iOS và Outlook cho Android đã thêm giao diện người dùng để làm rõ xem lời mời cuộc họp dự định dành cho ai. Ví dụ:, chi chú "Đã nhận được cho Allan Deyong" trong các ảnh chụp màn hình sau đây, cho biết rằng thư mời và thư là dành cho Allan, chứ không phải dành cho người đại diện.

Mô hình chia sẻ lịch mới khác nhau trong các máy khách thư của bên thứ ba trong một số tính huống được mô tả dưới đây.

• Trong máy khách EAS, những người nhận có quyền chỉ đọc sẽ thấy tùy chọn để tạo một cuộc họp hoặc trả lời cuộc họp trên lịch chỉ đọc đó. Việc thực hiện đó sẽ lưu cục bộ vào bộ đệm của máy khách, nhưng các thay đổi sẽ bị máy chủ từ chối. Thay đổi của người nhận sẽ không được phản ánh trong lịch của chủ sở hữu vì họ không có quyền chỉnh sửa. Sự cố này xảy ra vì máy khách EAS không phân biệt giữa chế độ chỉ đọc so với quyền đọc-ghi trên lịch dùng chung và coi tất cả lịch là có thể chỉnh sửa.

• Một số máy khách của bên thứ ba có lô-gic phía máy khách luôn có thể thêm người dùng hiện tại dưới dạng người dự cuộc họp. Do đó, nếu người dùng sử dụng các ứng dụng lịch gốc trên điện thoại của họ và xem các cuộc họp trên lịch của người khác, họ có thể thấy tên của họ trong danh sách người dự. Điều này chỉ xảy ra nếu họ đang xem lịch trên ứng dụng lịch của bên thứ ba – khi họ xem cùng một cuộc họp trên Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, họ sẽ không thấy tên của họ trong danh sách người dự.

• Chúng tôi không hỗ trợ các cải tiến lịch dùng chung cho máy khách dựa trên EWS, do đó, các cải tiến không sẵn dùng trong bất kỳ ứng dụng lịch nào sử dụng EWS, chẳng hạn như Mac OS X.

  Lưu ý: 

  • Các phiên bản cũOutlook for Mac dùng EWS và hiển thị lịch dùng chung kế thừa không có những cải tiến này.

  • Ứng dụng Lịch trong Mac OS X sử dụng EWS và hiển thị các lịch dùng chung kế thừa không có những cải tiến này.