Chúng tôi đã thực hiện các bản cập nhật lớn cho cách Outlook for Windows kết nối và cập nhật lịch dùng chung. Những cải tiến này sẵn dùng cho tất cả khách hàng Outlook 365 đang sử dụng Kênh Doanh nghiệp Hàng tháng, Kênh Hiện tại hoặc kênh Semi-Annual Enterprise mới nhất.
Lưu ý: Chức năng chia sẻ Lịch được cập nhật sẽ tiếp tục nhận được các bản cập nhật và bản sửa lỗi gia tăng. Kênh Hiện tại và Kênh Doanh nghiệp Hàng tháng là các kênh đầu tiên bao gồm các bản cập nhật này. Các bản cập nhật này mất nhiều thời gian hơn để truy cập Semi-Annual Enterprise Channel. Do đó, chúng tôi khuyên người dùng nên chia sẻ và mở lịch dùng chung sang Kênh hiện tại hoặc Kênh Doanh nghiệp Hàng tháng.
Bài viết này mô tả những cải tiến đã chờ đợi từ lâu, cùng với các thay đổi khác đối với hình thức và chức năng. Để đảm bảo bạn hưởng lợi từ trải nghiệm được cải thiện, trước tiên hãy xác nhận rằng bạn đã bật các cải tiến như được mô tả ở đây.
Lưu ý: Các cải tiến đối với Lịch dùng chung hiện được bật theo mặc định trong các phiên bản mới nhất của Outlook, trong tất cả các kênh cập nhật dành cho Ứng dụng Microsoft 365. Kênh Semi-Annual Enterprise là kênh cập nhật cuối cùng để bật các cải tiến lịch Dùng chung theo mặc định (trong phiên bản 2202, được phát hành vào ngày 12 tháng 7 năm 2022).
Các cải tiến đã chờ đợi từ lâu
Đồng bộ tức thì và xem lịch dùng chung
Trước đây, nếu các thay đổi đã được thực hiện đối với lịch dùng chung, có thể mất tới vài phút để người nhận lịch dùng chung nhìn thấy những thay đổi tương tự đó được phản ánh trong dạng xem lịch dùng chung của họ. Giờ đây, các thay đổi sẽ đồng bộ và xuất hiện ngay lập tức.
Tương tự, khi bạn chọn lịch dùng chung, trước đây phải mất vài giây để tải lịch. Bây giờ, lịch luôn được tải trước và bạn sẽ thấy lịch ngay lập tức xuất hiện khi lựa chọn.
Ngày kết thúc chuỗi chỉnh sửa sẽ không đặt lại quá khứ
-
Chọn sự kiện.
-
Chọn Toàn bộ chuỗi, rồi chọn OK.
-
Chọn Chỉnh sửa Lặp lại và thực hiện thay đổi của bạn.
-
Mở rộng hoặc kết thúc chuỗi cuộc họp bằng cách thay đổi ngày kết thúc chuỗi
Chi tiết cuộc họp trong quá khứ sẽ không thay đổi và bạn sẽ không thấy thông báo:Nếu bạn đã thay đổi các cuộc hẹn cụ thể trong chuỗi, các thay đổi của bạn sẽ bị loại bỏ và các cuộc hẹn đó sẽ khớp lại với chuỗi .
Chấp nhận cuộc họp mà không cần phải gửi phản hồi
Nếu bạn chọn Chấp nhận > Không Gửi Phản hồi, những người khác vẫn có thể thấy phản hồi của bạn trong tab Theo dõi. Trước đây, người tổ chức sẽ không nhìn thấy phản hồi của bạn nếu bạn không gửi email phản hồi một cách rõ ràng. Cải tiến này cũng áp dụng nếu bạn đã chọn không gửi phản hồi nếu bạn Tạm chấp nhận hoặc nếu bạn Từ chối.
Không có lời nhắc về việc gửi bản cập nhật cho ai
Nếu bạn sửa một cuộc họp hoặc một chuỗi cuộc họp và bạn chỉ thay đổi danh sách người dự, bạn sẽ không cần chọn chỉ Gửi cập nhật cho những người dự đã thêm hoặc đã xóa hay Gửi cập nhật đến tất cả người dự. Outlook sẽ tìm ra thông tin đó cho bạn và sẽ chỉ gửi đến những người dự đã thêm hoặc đã xóa.
Lưu ý rằng nếu cuộc họp chứa một nhóm hoặc danh sách phân phối và đã loại bỏ ít nhất một người dự, thì cập nhật cuộc họp sẽ được gửi lại cho các nhóm và danh sách đó để đảm bảo rằng không có người dùng nào trong nhóm bị loại bỏ khỏi cuộc họp.
Những thay đổi nhỏ về biểu mẫu và hàm
Sửa đổi Lần cuối Bởi không còn hiển thị trong mục cuộc họp
Trước đây, người dùng sẽ thấy "Sửa đổi lần cuối bởi" ở dưới cùng bên phải mục cuộc họp. Giá trị này không phải lúc nào cũng chính xác đối với lịch dùng chung nên chúng tôi đã loại bỏ nó. Đây là sự cố đã tồn tại từ trước, không dành riêng cho các bản cập nhật lịch dùng chung mới nhất. Chúng tôi đang đánh giá lại tính năng này và có thể giới thiệu lại tính năng này trong tương lai.
Không còn có thể thêm cùng một lịch nhiều lần
Trước đây, bạn có thể thêm cùng một lịch dùng chung nhiều lần bằng cách thêm lịch đó vào các nhóm lịch khác nhau. Tính năng này không còn được hỗ trợ. Nếu bạn tìm cách thêm lịch dùng chung đã được thêm vào, lịch đó sẽ không được thêm vào.
Xem mục tiếp theo để biết chi tiết về hành vi chọn đối với lịch dùng chung đã được thêm nhiều lần trước đó.
Lịch trùng lặp sẽ đồng thời chọn
Nếu nhiều thư mục xuất hiện cho cùng một lịch dùng chung, trạng thái lựa chọn sẽ được chia sẻ trên các lịch đó. Nói cách khác, việc chọn bất kỳ lịch trùng lặp nào sẽ chọn tất cả các thư mục cho lịch dùng chung đó.
Hành vi trên xảy ra theo các điều kiện sau đây:
-
Bạn đã được cấp quyền Truy nhập Đầy đủ vào một hộp thư và Outlook tự động kết nối với hộp thư đó thông qua Tính năng Tự Động Ánh xạ.
-
Bạn cũng được cấp quyền trực tiếp đối với Lịch từ cùng hộp thư đó. Sau đó, bạn chấp nhận lời mời chia sẻ hoặc bạn mở trực tiếp Lịch cụ thể đó bằng cách bấm Thêm Lịch, rồi Mở Lịch Dùng chung.
Không thể thêm tệp đính kèm khi phản hồi thư mời họp
Bạn có thể chọn Chấp nhận để chấp nhận thư mời hoặc chọn Phản hồi > Chuyển tiếp để chuyển tiếp thư mời nhưng bạn không thể thêm bất kỳ tệp đính kèm mới nào vào phản hồi cuộc họp.
Bản nháp sự kiện không tự động lưu
Chọn Lưu để lưu bản nháp cuộc họp hoặc sự kiện theo cách thủ công. Để tiếp tục chỉnh sửa sau, hãy chọn và mở bản nháp từ lịch dùng chung. Bạn sẽ thấy thông báo Bạn chưa gửi lời mời họp này ở trên cùng.
Không có bản nháp hỗ trợ cập nhật cuộc họp
Khi chỉnh sửa cuộc họp đã được gửi đi,
-
Nếu bạn lưu các thay đổi của mình, bạn sẽ được nhắc lưu thay đổi và gửi bản cập nhật hoặc tiếp tục chỉnh sửa mà không lưu.
-
Nếu bạn đóng bản nháp mà không lưu, bạn sẽ được nhắc lưu thay đổi và gửi cập nhật hoặc đóng cuộc họp mà không gửi cập nhật. Thay đổi sẽ bị loại bỏ nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai.
Cài đặt Tải xuống thư mục dùng chung bị bỏ qua
Một trong các đề xuất trước đây để giải quyết sự cố lịch dùng chung là bỏ chọn tùy chọn "Tải xuống thư mục dùng chung". Biện pháp giảm nhẹ này không còn cần thiết với các cải tiến và trạng thái của thiết đặt này bị bỏ qua đối với bất kỳ lịch dùng chung nào đã được nâng cấp lên nền tảng chia sẻ mới, khi sử dụng máy khách Outlook for Windows có bật các cải tiến lịch dùng chung.
Quy tắc chuyển phát trễ sẽ không áp dụng
Trong Outlook for Windows, người dùng có thể thiết lập một quy tắc để trì hoãn việc chuyển phát thư đi bằng một số phút nhất định. Trước đây, thư mời đến người dự sẽ bị trì hoãn, nhưng lời mời họp vẫn sẽ được thêm vào lịch của chủ sở hữu. Việc hủy bỏ thư mời họp đang được tổ chức trong Hộp thư đi không hủy bỏ hoặc loại bỏ cuộc họp liên kết khỏi lịch của chủ sở hữu. Sự khác biệt này đã gây ra nhầm lẫn và chúng tôi đã quyết định loại bỏ chức năng này trong bản cập nhật này. Khi các cải tiến được bật, lời mời cuộc họp đi sẽ được gửi ngay lập tức cho lịch cập nhật và các quy tắc trì hoãn chuyển phát sẽ chỉ áp dụng cho các email gửi đi và thư mời đi cho lịch chưa cập nhật.
Hỗ trợ biểu mẫu tùy chỉnh
Tất cả các biểu mẫu tùy chỉnh phải được phát hành vào thư viện biểu mẫu tổ chức. Không hỗ trợ các biểu mẫu tùy chỉnh được phát hành lên thư viện biểu mẫu cá nhân.
Tự động chấp nhận hoặc từ chối
Trước đây, có thể bật thiết đặt để tự động chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu cuộc họp. Thiết đặt này không được hỗ trợ với các cải tiến lịch dùng chung được bật.
Sao chép cuộc họp thêm tiền tố "Sao chép" vào chủ đề
Trước đây, nếu người quản trị (đại diện) sao chép cuộc họp bằng cách kéo và thả cuộc họp đó vào lịch của người điều hành (Hiệu trưởng) thì sẽ xảy ra hiện tượng nhắn tin nhắc yêu cầu chấp nhận cuộc họp. Nếu được chấp nhận, điều hành (Hiệu trưởng) sẽ trở thành người dự trong cuộc họp.
Với các cập nhật mới nhất, khi sao chép cuộc họp bằng cách kéo và thả cuộc họp đó vào lịch của giám đốc điều hành (Hiệu trưởng), thông báo nhắc sẽ không xảy ra và yêu cầu họp mới được tạo bằng tiền tố "Sao chép" được thêm vào chủ đề. Khi yêu cầu cuộc họp được gửi, giám đốc điều hành (Hiệu trưởng) sẽ trở thành người tổ chức cuộc họp.
Quan trọng: Trong Bản dựng 16.0.16827.15000 trở lên, bạn sẽ không thể sao chép cuộc họp trong Outlook nữa.
Cách thực hành tốt nhất là tránh sao chép cuộc họp - Cách thực hành tốt nhất cho tổ chức khi sử dụng Lịch Outlook.
