Основні завдання для настільних баз даних Access

У цій статті

• Вибір шаблону

• Створення бази даних із нуля

• Додавання таблиці

• Копіювання та вставлення даних

• Імпорт даних або зв’язування з ними

• Упорядкування даних за допомогою засобу аналізу таблиць

• Подальші дії

Вибір шаблону

Шаблони Access містять готові до використання вбудовані таблиці, запити, форми та звіти. Вибір шаблонів – це перше, що ви помітите, коли запустите Access, і зможете шукати в Інтернеті інші шаблони.

1. У програмі Access натисніть кнопку Файл > Створити.

2. Виберіть шаблон локальної бази даних і введіть ім'я бази даних у розділі Ім'я файлу. (Якщо шаблон, який би працював, не відображається, скористайтеся полем Пошук онлайнових шаблонів .)

3. Ви можете використати стандартне розташування, яке access відображає під полем Ім'я файлу , або клацнути піктограму папки, щоб вибрати її.

4. Натисніть кнопку Створити.

Залежно від шаблону, для початку роботи може знадобитися виконати одну з наведених нижче дій.

• Якщо в Access відображається діалогове вікно Входу з пустим списком користувачів, виконайте наведені нижче дії.

  1. Натисніть кнопку Новий користувач.

  2. Заповніть форму Відомості про користувача .

  3. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

  4. Виберіть щойно введене ім'я користувача та натисніть кнопку Увійти.

• Якщо в рядку повідомлень Access відображається повідомлення з попередженням системи безпеки та ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо база даних потребує входу, увійдіть знову.

Докладні відомості див. в статті Створення локальної бази даних Access на основі шаблону.

Створення бази даних із нуля

Якщо жоден із шаблонів не відповідає вашим потребам, можна почати з пустої настільної бази даних.

1. У програмі Access натисніть кнопку Створити > Пуста настільна база даних.

2. Введіть ім'я бази даних у полі Ім'я файлу .

3. Ви можете використати стандартне розташування, яке access відображає під полем Ім'я файлу , або клацнути піктограму папки, щоб вибрати її.

4. Натисніть кнопку Створити.

Додавання таблиці

У базі даних ваші відомості зберігаються в кількох пов'язаних таблицях. Щоб створити таблицю:

1. Коли база даних відкриється вперше, у вікні табличного подання даних відобразиться пуста таблиця, де можна додати дані. Щоб додати іншу таблицю, натисніть кнопку Створити > таблиці. Можна почати вводити дані в пусте поле (клітинку) або вставляти дані з іншого джерела, наприклад книги Excel.

2. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

   Порада.: Змістовні імена допомагають дізнатися, що містить кожне поле, не переглядаючи його вміст.

3. Виберіть Файл > Зберегти.

• Щоб додати інші поля, введіть текст у стовпці Клацніть, щоб додати .

• Щоб перемістити стовпець, виберіть його, клацнувши його заголовок, а потім перетягніть його в потрібне місце. Ви також можете виділити суміжні стовпці та перетягнути їх усі до нового розташування.

Докладні відомості див. в статті Загальні відомості про таблиці.

Копіювання та вставлення даних

Дані з іншої програми, як-от Excel або Word, можна скопіювати та вставити в таблицю Access. Це найкраще підходить, якщо дані розділено на стовпці. Якщо дані розташовано в програмі обробки слів, наприклад Word, використовуйте позначки для розділення стовпців або перетворюйте їх на формат таблиці перед копіюванням.

1. Якщо дані потрібно змінити, наприклад розділити повне ім'я на ім'я та прізвище, зробіть це в першу чергу у вихідній програмі.

2. Відкрийте джерело та скопіюйте (Ctrl+C) дані.

3. Відкрийте таблицю Access, до якої потрібно додати дані у вікні табличного подання даних, і вставте їх (Ctrl+V).

4. Двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть зрозуміле ім'я.

5. Натисніть кнопку Файл > Зберегти та введіть ім'я нової таблиці.

   Примітка.: Access встановлює тип даних кожного поля на основі відомостей, які ви вставляєте в перший рядок кожного стовпця, тому переконайтеся, що відомості в наведених нижче рядках відповідають першому рядку.

Імпорт даних або зв’язування з ними

Можна імпортувати дані з інших джерел або створити зв'язок із даними з Access, не переміщуючи відомості з місця, де вони зберігаються. Зв'язування може бути хорошим варіантом, якщо дані оновлюють кілька користувачів і потрібно переконатися, що ви бачите найновішу версію або хочете заощадити простір для зберігання. Ви можете вибрати, чи потрібно зв'язувати або імпортувати дані для більшості форматів. Докладні відомості див. в статті Імпорт даних або зв'язування з даними в іншій базі даних Access .

Процес дещо відрізняється залежно від джерела даних, але ці інструкції допоможуть вам почати роботу.

1. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Зв'язок натисніть кнопку Створити джерело даних , а потім виберіть формат даних, з який потрібно імпортувати дані, або зв'язування з цими параметрами зі списку.

   Примітка.: Якщо вам все одно не вдається знайти потрібний формат, можливо, спочатку потрібно експортувати дані до формату файлу, який підтримує програма Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками ).

2. Дотримуйтеся вказівок у діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних .

Після зв'язування деякі формати доступні лише для читання. Ось зовнішні джерела, з яких можна імпортувати дані або зв'язок:

Докладні відомості див. в статті Імпорт даних або зв'язування з ними в іншій базі даних Access.

Упорядкування даних за допомогою засобу аналізу таблиць

За допомогою майстра аналізатора таблиць можна швидко визначити зайві дані. Потім майстер дає змогу легко впорядкувати дані в окремі таблиці. У програмі Access вихідна таблиця зберігається як резервна копія.

1. Відкрийте базу даних Access із таблицею, яку потрібно проаналізувати.

2. Клацніть Знаряддя бази даних > Аналізувати таблицю.

   Перші дві сторінки майстра містять короткий посібник із прикладами. Якщо з'явиться прапорець Відображати вступні сторінки?, установіть прапорець і двічі натисніть кнопку Назад , щоб переглянути вступ. Якщо ви більше не хочете бачити вступні сторінки, зніміть прапорець Показувати вступні сторінки?

Докладні відомості див. в статті Нормалізація даних за допомогою аналізатора таблиць.

На початок сторінки

Подальші дії

Решта процесу розробки залежить від того, що потрібно зробити, але, можливо, потрібно створити запити, форми, звіти та макроси. Ці статті можуть допомогти:

• Загальні відомості про таблиці

• Загальні відомості про запити

• Створення форми в програмі Access

• Загальні відомості про звіти в програмі Access

• Захист даних за допомогою резервного копіювання та відновлення

На початок сторінки