Таблиці – це важливі об’єкти в базі даних. Саме в них зберігаються всі відомості або дані. Наприклад, база даних певної організації може мати таблицю "Контакти", у якій зберігаються імена постачальників, адреси електронної пошти та номери телефонів. Інші об’єкти бази даних сильно залежать від структури таблиць, тому розробку бази даних завжди слід починати зі створення власне таблиць і лише після цього можна переходити до будь-яких інших об’єктів. Перш ніж створювати таблиці в Access, врахуйте свої вимоги та визначте всі потрібні таблиці. Основні відомості про планування та розробку бази даних див. в цій статті.
У цій статті
Огляд
Реляційна база даних, така як база даних Access, зазвичай має кілька пов’язаних таблиць. У правильно спроектованих базах даних у кожній таблиці зберігаються дані на певну тему, наприклад співробітники або продукти. Таблиця складається із записів (рядків) і полів (стовпців). Поля містять різні типи даних, наприклад текст, числа, дати та гіперпосилання.
-
Запис — містить певні дані, наприклад відомості про конкретного працівника або продукт.
-
Поле — містить дані про один аспект, притаманний даним у таблиці, наприклад ім’я або адресу електронної пошти.
-
Значення поля — кожен запис має значення поля. Наприклад, Contoso, Ltd. або abc@example.com.
Властивості таблиць і полів
Крім того, таблиці й поля мають властивості, за допомогою яких можна керувати їхніми характеристиками та поведінкою.
1. Властивості таблиці
2. Властивості поля
У базі даних Access властивості таблиці – це атрибути таблиці, які впливають на вигляд і поведінку таблиці в цілому. Властивості таблиці визначаються у вікні властивостей таблиці в режимі конструктора. Наприклад, щоб указати спосіб відображення таблиці за замовчуванням, можна встановити властивість таблиці Подання за промовчанням.
Властивість поля застосовується до конкретного поля в таблиці та визначає одну з характеристик поля або аспект його поведінки. Деякі властивості поля можна встановити у вікні табличного подання даних. Будь-яку властивість поля також можна встановити в режимі конструктора за допомогою області </c0>Властивості поля</c0>.
Типи даних
Кожне поле задається з певним типом даних. Тип даних поля визначає, які саме дані зберігаються в ньому, як-от великі обсяги тексту або вкладені файли.
Тип даних – це властивість поля, але вона дещо відрізняється від інших властивостей поля:
-
Тип даних поля встановлюється в бланку таблиці, а не в області Властивості поля.
-
Тип даних поля визначає, які ще властивості матиме поле.
-
Тип даних поля потрібно обов’язково вказувати під час створення поля.
Ви можете створити поле в Access, ввівши дані в новий стовпець у вікні табличного подання даних. При цьому Access автоматично призначить полю тип даних за введеним значенням. Якщо введені дані не відповідають жодному типу, буде вибрано текстовий тип даних. За потреби його можна змінити, використовуючи команди стрічки.
Приклади автоматичного визначення типу даних
У таблиці нижче показано, як автоматичне визначення типу даних працює у вікні табличного подання даних.
|
Зв’язки таблиць
Хоча в кожній таблиці зберігаються дані про окремий предмет, зазвичай до однієї бази даних Access належать таблиці з взаємопов’язаними предметами. Наприклад, база даних може містити:
-
таблицю клієнтів, яка містить імена клієнтів компанії та їхні адреси;
-
таблицю товарів, які ви продаєте, включно з цінами та зображеннями для кожного елемента;
-
таблицю замовлень, у якій відстежуються замовлення клієнтів.
Оскільки дані про різні предмети зберігаються в окремих таблицях, потрібно певним чином зв’язати ці дані разом, щоб мати змогу легко об’єднати пов’язані дані з цих окремих таблиць. Для цього створюють зв’язки. Зв’язок – це логічне поєднання двох таблиць, яке визначає спільні поля для обох із них. Докладні відомості див. в статті Посібник зі зв’язків між таблицями.
Ключі
Поля, які використовуються для зв’язку таблиць, називаються ключами. Ключ зазвичай складається з одного поля, але може складатись і з кількох полів. Існують два типи ключів:
-
Первинний ключ . Таблиця може мати лише один первинний ключ. Первинний ключ складається з одного або кількох полів, які унікально ідентифікують кожен запис, що зберігається в таблиці. Як первинний ключ часто використовують певний унікальний ідентифікатор, наприклад ідентифікаційний номер, серійний номер або код. Наприклад, у вас є таблиця "Клієнти", у якій кожний клієнт має унікальний ідентифікатор. Поле такого ідентифікатора – це первинний ключ таблиці "Клієнти". Якщо первинний ключ містить кілька полів, зазвичай він складається з наявних полів, які, взяті разом, забезпечують унікальні значення. Наприклад, можна використати поєднання прізвища, імені та дати народження як первинний ключ для таблиці про людей. Докладні відомості див. в статті Додавання або змінення первинного ключа таблиці.
-
Зовнішній ключ . Таблиця також може мати один або кілька зовнішніх ключів. Зовнішній ключ містить значення, які відповідають значенням первинного ключа іншої таблиці. Нехай, наприклад, існує таблиця "Замовлення", у якій кожне замовлення має ідентифікаційний номер клієнта, що відповідає запису в таблиці "Клієнти". Поле ідентифікатора клієнта – це зовнішній ключ таблиці "Замовлення".
Відповідність значень у полях ключів формує основу зв’язків таблиць. Зв’язок таблиць використовується для об’єднання даних із пов’язаних таблиць. Припустімо, ви маєте дві таблиці: "Клієнти" й "Замовлення". У таблиці "Клієнти" кожний запис визначається за полем первинного ключа (ідентифікатором).
Щоб пов’язати кожне замовлення із клієнтом, додайте до таблиці «Замовлення» поле зовнішнього ключа, яке відповідає полю ідентифікатора в таблиці «Клієнти», а потім створіть зв’язок між двома ключами. Під час додавання запису до таблиці «Замовлення» слід використовувати значення ідентифікатора клієнта з таблиці «Клієнти». Відтак, якщо потрібно переглянути будь-яку інформацію про замовника, ви використовуєте зв’язок, щоб визначити, які дані з таблиці "Клієнти" відповідають потрібним записам у таблиці "Замовлення".
1. Первинний ключ, позначений піктограмою ключа поряд з іменем поля.
2. Зовнішній ключ. Зверніть увагу: піктограма ключа відсутня.
Не додавайте поле, якщо в майбутньому кожен окремий об’єкт, представлений у таблиці, може мати кілька значень поля. У продовження попереднього прикладу, якщо ви хочете почати відстеження замовлень, розміщених клієнтами, не потрібно додавати поле до таблиці, оскільки кожний клієнт матиме кілька замовлень. Натомість створіть таблицю, у якій зберігатимуться замовлення, а потім створіть зв’язок між двома таблицями.
Переваги використання зв’язків
Зберігання даних порізно у зв’язаних таблицях дає такі переваги:
-
Узгодженість. Оскільки кожний елемент даних записується лише один раз в одній таблиці, імовірність виникнення неоднозначності або неузгодженості менша. Наприклад, ім’я клієнта зберігається лише один раз у таблиці про клієнтів, а не багаторазово (і, імовірно, неузгоджено) у таблиці, яка містить дані про замовлення.
-
Ефективність. Записування даних в одному розташуванні означає, що використовується менший обсяг місця на диску. Крім того, знайти дані в невеликих таблицях зазвичай можна швидше, ніж у великих. Нарешті, якщо ви не використовуватимете окремі таблиці для різних предметів, у таблицях з’явиться надмірна кількість даних і Null-значення (відсутність даних). Те й друге призводить до марнування місця на диску та зниження продуктивності.
-
Зрозумілість. Макет бази даних легше зрозуміти, якщо предмети належним чином розділено між таблицями.
Плануючи структуру таблиць, враховуйте зв’язки між ними. Якщо таблиця з відповідним первинним ключем уже існує, можна створити поле зовнішнього ключа, скориставшись майстром підстановок, який автоматично створить зв’язок. Докладні відомості див. в статті Створення та видалення поля підстановки.
