Використовуйте шаблон Access Asset Tracking , щоб відстежувати комп'ютери, офісне обладнання або інші елементи, які належать або обслуговуються користувачами. У цій версії популярного шаблону Access також можна шукати відомості про активи, відображати або приховувати стовпці, надсилати повідомлення електронної пошти та зіставляти адреси власників активів.
Хочете переглянути відео про використання цього шаблону? Див. цю статтю Використання шаблону бази даних відстеження активів.
Примітка.: Шаблон бази даних "Відстеження активів" оновлено протягом останніх кількох років. Ці інструкції стосуються найновішої версії шаблону, доступного для завантаження. Якщо наведені нижче дії не відповідають тому, що ви бачите, імовірно, ви використовуєте попередню версію шаблону.
Початок роботи
У цій статті описано основні кроки використання шаблону "Відстеження активів".
Підготовка бази даних до використання
-
Коли база даних відкривається вперше, access відображає форму привітання. Щоб ця форма не відображалась під час наступного відкриття бази даних, зніміть прапорець Відображати привітання під час відкриття цієї бази даних .
Закрийте форму привітання, щоб почати використовувати базу даних.
-
Щоб переконатися, що весь вміст бази даних увімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.
Докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних див. в статті Вибір надійності бази даних.
Відображення або приховання списаованих активів
Списані активи – це елементи, термін дії яких списаний на поточну дату або раніше. Активи можуть стати списаними, якщо вони застаріли, зламані або іншим чином не використовуються. Списані активи можна відобразити або приховати у формі "Список активів".
-
У формі "Список активів " установіть або зніміть прапорець Відображати списані .
Пошук активу або контакту
Поле швидкого пошуку дає змогу швидко знайти актив у формі "Список активів " і контакт у формі "Список контактів ".
-
Введіть текст, який потрібно знайти, у полі Швидкий пошук і натисніть клавішу Enter.
Access фільтрує список, щоб відображався лише той запис, який містить шуканий текст. Щоб повернутися до повного списку, натисніть кнопку Очистити поточний пошук. (Це X у полі пошуку.)
Фільтрування списку активів
У формі "Список активів " можна відфільтрувати список активів і зберегти улюблені фільтри для подальшого використання.
-
Застосуйте фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.
-
Натисніть кнопку Зберегти фільтр.
-
У формі Відомості про фільтр введіть ім'я та опис фільтра, а потім натисніть кнопку Закрити.
-
Скористайтеся полем Фільтрувати вподобання , щоб застосувати збережений фільтр, або натисніть кнопку (Очистити фільтр), щоб видалити фільтр.
Відображення або приховання стовпців
У формі "Список активів " і у формі "Список контактів " деякі поля (стовпці) приховано за замовчуванням. Щоб змінити поля, які відображаються:
-
Натисніть кнопку Відобразити або приховати поля.
-
У діалоговому вікні Відображення стовпців установіть прапорець поруч із кожним стовпцем, який потрібно відобразити. Зніміть прапорець, щоб приховати стовпець.
Відображення відомостей про ресурс або контактну інформацію
Форма "Відомості про актив" і форма "Контактні дані " дають змогу переглядати та вводити додаткові відомості про елемент. Щоб відобразити відомості про актив або форму Контактні дані , виконайте наведені нижче дії.
-
У формі "Список активів " або " Список контактів" натисніть кнопку Відкрити поруч з елементом, який потрібно переглянути.
Додавання зображення
У формі "Відомості про актив" і у формі "Контактні дані" можна додавати зображення та інші вкладення.
-
Під рамкою зображення у формі "Відомості про актив " натисніть кнопку Додати або видалити вкладення.
Під рамкою зображення у формі Контактні дані натисніть кнопку Редагувати рисунок.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку Додати.
-
У діалоговому вікні Вибір файлу перейдіть до папки, яка містить файл.
-
Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK.
Примітка.: Для кожного елемента можна вкласти кілька файлів, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.
Додавання контактів із програми Microsoft Outlook
Якщо ви використовуєте Програму Microsoft Outlook, ви можете додати контакти або власників активів із цієї програми, не вводячи їх знову.
-
У формі Список контактів натисніть кнопку Додати з Outlook.
-
У діалоговому вікні Вибір імен для додавання виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.
-
Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.
Відображення карти адреси контакту
У формі Контактні дані , якщо ви ввели поштову адресу контакту, можна відобразити карту цього розташування:
-
Натисніть кнопку Зіставити цю адресу.
Відображення звітів
Відстеження активів містить кілька звітів, зокрема "Усі активи", "Відомості про активи", " Списані активи", "Адресна книга контактів" тощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.
-
В області переходів у розділі Звіти двічі клацніть звіт, який потрібно відобразити.
Ви можете створити власні настроювані звіти. Докладні відомості див. в статті Створення простий звіт.
Змінення бази даних відстеження активів
Базу даних "Відстеження активів" можна настроїти, додавши нове поле до таблиці "Активи", а потім додавши це поле до форми "Список активів ", форми " Відомості про актив " і звіту " Відомості про актив ".
Додавання поля до таблиці "Активи"
-
Закрийте всі відкриті вкладки.
-
В області переходів двічі клацніть таблицю Активи .
-
Прокрутіть праворуч, доки не з'явиться стовпець Додати нове поле. Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть ім'я поля.
Коли ви вперше вводите дані в стовпець, Access задає вам тип даних.
Додавання поля до форми або звіту
Доданий до таблиці поле можна додати до форми або звіту.
-
Клацніть правою кнопкою миші форму або звіт в області переходів і виберіть пункт Режим розмітки.
-
На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
-
Перетягніть потрібне поле зі списку полів до форми або звіту.
