Створення каталогу імен, адрес та інших відомостей

1. Перейдіть до розділу Розсилки > Виберіть одержувачів.

2. Виберіть джерело даних. Докладні відомості див. в статті Джерела даних, які можна використовувати для злиття.

3. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

Якщо потрібно змінити список розсилки, див. статтю Злиття: редагування одержувачів.

На цьому етапі не включайте в отриманий документ каталогу текст, який потрібно надрукувати лише один раз.

1. Введіть текст, який потрібно повторити для кожного елемента в каталозі, наприклад Ім'я: або Адреса: для окремих записів.

2. Клацніть або торкніться місця в документі, де потрібно додати поле злиття, і вставте поле злиття. Докладні відомості див. в статті Поля злиття

   Поради.: 

   • Щоб створити таблицю з одним підписом або рядком заголовка, створіть заголовок документа. У верхньому колонтитулі розташуйте рядок надпису таблиці. Потім розташуйте поля злиття в основному тексті документа.

   • 

   • Це зручно для довгих каталогів, які охоплюють кілька сторінок, оскільки для кожної сторінки створюється верхній колонтитул.

   Вводити символи поля злиття (" ") вручну не можна. Потрібно використовувати область завдань Злиття.

   

   Якщо поля злиття відображаються у фігурних дужках, наприклад { MERGEFIELD City }, у програмі Word замість результатів полів відображаються коди полів. Це не впливає на злиття, але його важко відформатувати. Клацніть правою кнопкою миші код поля та виберіть у контекстному меню пункт Переключити коди полів .

   

   Якщо будь-якої частини адреси немає, див. статтю Злиття: зіставлення полів для виправлення.

3. За потреби повторіть крок 2.

4. Завершивши основний документ і вставивши всі поля злиття, перейдіть до розділу Файл > Зберегти як.

1. Перейдіть до розділу Mailing > Preview Results (Попередній перегляд результатів).

2. Використання кнопок "Назад " і " Вперед " для прокручування даних або використання функції "Пошук одержувача " для пошуку певних записів

3. Щоб повернутися до подання поля злиття, натисніть кнопку Попередній перегляд результатів .

1. Виберіть елементи Розсилки > Завершити & Об'єднати , а потім – Редагувати окремі документи. Ви побачите ще 2 варіанти, але їх не можна використовувати з каталогом.

2. Виберіть один із пунктів:

   • Щоб об'єднати всі записи, натисніть кнопку Усі.

   • Щоб об'єднати лише запис, який відображається у вікні документа, виберіть елемент Поточний запис.

   • Щоб об'єднати діапазон записів, введіть номери записів у полях Від і До .

   Натисніть кнопку OK.

3. У новому документі додайте текст, який потрібно надрукувати лише один раз, наприклад колонтитули, заголовки стовпців або будь-який інший текст.

4. Збережіть або надрукуйте каталог так само, як будь-який звичайний документ.