Календарі Outlook дають змогу створювати зустрічі, події та наради з іншими користувачами. Ви можете мати кілька календарів для різних цілей, імпортувати календарі з інших постачальників послуг електронної пошти та таких служб, як спортивні команди або професійні організації.
Створення зустрічі, наради та події
Зустрічі, наради та події мають низку подібностей. Усі користувачі мають дату й час початку, завершення, тему та розташування. Ви можете створювати повторювані зустрічі, наради та події.
Зустрічі – це проміжки часу, які можна позначити як вільні, зайняті, під сумнівом, відсутні або працюють в іншому місці.
Події схожі на зустрічі, за винятком випадків, коли вони тривають принаймні один повний день.
Наради – це зустрічі або події з іншими учасниками.
У папці Календар виберіть пункт Створити зустріч, Створити нараду або натисніть кнопку Створити елементи та виберіть елемент Подія на весь день, щоб почати роботу. Докладні відомості див. в статті Створення або планування зустрічі, наради чи події.
Створення додаткових календарів
У програмі Outlook можна створити додаткові календарі, щоб зберігати певні категорії зустрічей, нарад і подій окремо від інших. Наприклад, якщо використовується програма Outlook для ділових цілей, створіть другий календар для особистих зустрічей. Ви можете додати календарі для спортивних команд та інших професійних організацій або імпортувати їх до основного календаря.
Щоб створити додатковий календар, перейдіть до папки календаря. У лівій частині екрана клацніть правою кнопкою миші пункт Мої календарі. Потім виберіть Додати календар. Ви можете вказати ім'я та розташування нового календаря. Після натискання кнопки OK нова папка календаря з'явиться поруч із наявною папкою календаря. Докладні відомості див. в статті Створення додаткових календарів.
Додавання інтернет-календаря або імпорт подій із файлу .ics
Багато професійних організацій, зокрема спортивні команди та клуби, дають змогу завантажити файл, який можна використовувати, щоб додати низку зустрічей або подій до наявного календаря. Наприклад, можна імпортувати всі ігри для певної бейсбольної або футбольної команди.
Щоб підписатися на інтернет-календар, завантажте файл календаря з розширенням .ics. Двічі клацніть завантажений файл і скажіть Так , якщо в Outlook з'явиться запит на імпорт або підписку на календар. докладні відомості див. в статті Загальні відомості про публікацію інтернет-календарів.
Додавання користувачів до нарад
Якщо ви створили нараду, а потім захочете додати іншого учасника, просто відкрийте нараду зі свого календаря та додайте учасника до рядка Кому або помічника з планування. Потім натисніть кнопку Надіслати оновлення, щоб надіслати запрошення на нараду новому учаснику.
Якщо потрібно додати учасника до створеної вами наради, можна переслати нараду. Коли користувач, який отримає переслану нараду, отримає запит у своїй папці "Вхідні", він з'явиться в запрошенні від організатора наради. Крім того, організатор наради отримає повідомлення про те, що ви переслали нараду учаснику. Додати користувача до наради за допомогою поля "ПК" не можна.
Примітка.: Якщо потрібно повідомити когось про нараду, але не запросити його, просто перетягніть запрошення на нараду з календаря до піктограми Пошта в нижній лівій частині програми Outlook. Відкриється повідомлення електронної пошти з відомостями про нараду, які можна надіслати. Зверніть увагу, що в цьому електронному листі не додаються одержувачі до наради, а лише відомості про нараду, наприклад дата, час, тема та порядок денний.
Створення повторювану зустріч, нараду або подію
Щоб зробити зустріч, нараду або подію повторюваною, під час створення елемента календаря натисніть кнопку Повторення на стрічці. В Outlook доступні різноманітні варіанти повторення.
-
Щоденно. Використовуйте цей параметр, щоб створювати наради щодня або кожні X дні (де X – це будь-яке число від 1 до 999). Також можна вибирати кожний робочий день.
-
Щотижнево. Використовуйте цей параметр, щоб створити нараду, яка відбувається в певний день або дні кожного тижня X (якщо X – це будь-яке число від 1 до 99). Наприклад, якщо потрібно створити нараду, яка відбувається щопонеділка, установіть прапорець понеділок і введіть 2 в полі Повторювати кожні [ ] тиж.
-
Щомісячно. Використовуйте цей параметр, щоб створити нараду, яка відбувається в певний день кожного місяця або кожні кілька місяців. Ви також можете вибрати такі параметри, як перша середа кожного місяця, другий четвер кожного місяця або останній понеділок кожних трьох місяців.
-
Щорічно використовуйте цей параметр, щоб створювати зустрічі, які повторюються в певний день щороку, наприклад день народження чи річниця, або в певний день місяця, наприклад третій четвер листопада.
Докладні відомості про повторювані зустрічі, наради та події див. в статті Створення повторюваної наради.
