Bu konu başlığı altında, Microsoft Access'te Dışarı Aktarma Sihirbazı kullanılarak metin dosyalarının nasıl dışarı aktarıldığı açıklanır.
Ne yapmak istiyorsunuz?
Verileri dışarı aktarma işlemini anlama
Verileri Access'ten Excel, Word ve SharePoint listeleri gibi çeşitli biçimlerde dışarı aktarabilirsiniz. Bununla birlikte, verileri Access'in desteklemediği bir dosya biçimi kullanan programlara aktarmanız gerekebilir. Böyle bir durumda, hedef program metin (.txt) dosyalarını kullanabiliyorsa, verilerinizi bu biçimde dışarı aktarabilir ve sonuçta elde edilen dosyayı ikinci programda açabilirsiniz.
Tabloları, sorguları, formları ve raporları metin dosyası olarak dışarı aktarabilirsiniz. Veri sayfası görünümünün seçilen bir parçasını da dışarı aktarabilirsiniz. Tablo ve sorguları dışarı aktarırken, nesnenin tamamını veya ek biçimlendirme olmadan yalnızca verileri dışarı aktarma seçenekleriniz vardır.
İşlemin sonunda, Access bir metin dosyası (*.txt) oluşturur. Biçimlendirmeyi yoksaymayı seçerseniz, bir sınırlanmış metin dosyası veya sabit genişlikte metin dosyası oluşturma seçeneğiniz olur. Biçimlendirilmiş verileri dışarı aktarmayı seçerseniz, Access kaynak nesnenin düzenine yaklaşan bir düzen elde etmeyi dener.
Dışarı Aktarma Sihirbazı aşağıdaki metin dosya türlerini oluşturur:
-
Sınırlandırılmış dosyalar Sınırlandırılmış bir dosyada, her kayıt kendi satırında görüntülenir ve alanlar da sınırlayıcı adı verilen belirli bir karakterle ayrılır. Sınırlayıcı, alan değerleri içinde yer almayan virgül veya noktalı virgül gibi herhangi bir karakter olabilir.
1,Company A,Anna,Bedecs,Owner2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
Sınırlandırılmış dosya oluşturma seçeneğini, yalnızca biçimlendirme olmadan tablo veya sorgunun içeriğini dışarı aktarırken kullanabilirsiniz. Sınırlandırılmış dosyalar temel alınan nesnedeki kayıtların ve alanların tümünü içerir. Diğer tüm verilerle birlikte gizli sütunlar ve filtrelenmiş satırlar da dışarı aktarılır.
-
Sabit genişlikli dosyalar Sabit genişlikli bir dosyada, her kayıt ayrı satırda görüntülenir ve her alanın genişliği tüm kayıtlarda aynı kalır. Başka bir deyişle, her kaydın ilk alanının uzunluğu her zaman yedi karakter, her kaydın ikinci alanının uzunluğu her zaman on iki karakter vb. olabilir. Alanın gerçek değerleri bir kayıttan diğerine değişiklik gösteriyorsa, gerekli genişlikten kısa kalan değerler sona eklenen boşluk karakterleriyle doldurulur.
1 Company A Anna Bedecs Owner 2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep 3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr. 4 Company E Martin O’Donnell Owner 5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr. 6 Company G Ming-Yang Xie Owner 7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep 8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr. 9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr. 10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr. 11 Company L John Edwards Purchasing Mgr. 12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep 13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep
Sabit genişlikli dosya oluşturma seçeneğini, yalnızca biçimlendirme olmadan tablo veya sorgunun içeriğini dışarı aktarırken kullanabilirsiniz. Sabit genişlikli dosyalar temel alınan nesnedeki kayıtların ve alanların tümünü içerir. Diğer tüm verilerle birlikte gizli sütunlar ve filtrelenmiş satırlar da dışarı aktarılır.
-
Biçimlendirilmiş dosyalar Biçimlendirilmiş bir dosyada, kılavuzun içeriğini düzenlemek için kısa çizgi (-) ve dikey çizgi karakterleri (|) kullanılır. Kayıtlar satır ve alanlar da sütun olarak görüntülenir. Alan adları ilk satırda yer alır.
--------------------------------------------| ID | E-mail Address |--------------------------------------------| 1 | nancy@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 2 | andrew@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 3 | jan@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 4 | mariya@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 5 | steven@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 6 | michael@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 7 | robert@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 8 | laura@northwindtraders.com |--------------------------------------------| 9 | anne@northwindtraders.com |--------------------------------------------
Biçimlendirilmiş dosya oluşturma seçeneğini, yalnızca tablo, sorgu, form veya rapordaki verileri biçimlendirmeyle dışarı aktarmayı seçtiğinizde kullanabilirsiniz. Biçimlendirilmiş bir dosya, yalnızca kaynak nesneye eklenmiş veya geçerli görünümde gösterilen kayıtları ve alanları içerir. Gizli sütunlar ve filtrelenmiş satırlar dışarı aktarılmaz.
Metin dosyasına veri aktarma
Verileri metin dosyası olarak dışarı aktarma işlemi kabaca şu adımları izler:
-
Kaynak veritabanını açma ve gözden geçirme
-
Dışarı aktarma sihirbazını çalıştırma
-
Dışarı aktarma ayarlarınızı kaydetme ve metin dosyasını gözden geçirme
Aşağıdaki adımlarda bu görevlerden her birinin nasıl gerçekleştirileceği açıklanır.
Kaynak veritabanını açma ve gözden geçirme
-
Kaynak veritabanını Access'te açın.
-
Gezinti Bölmesi'nde, dışarı aktarmak istediğiniz verileri içeren nesneyi seçin. Tablo, sorgu, form veya raporları dışarı aktarabilirsiniz.
Not: Bir dışarı aktarma işleminde tek bir veritabanı nesnesini dışarı aktarabilirsiniz. Alt form veya alt veri sayfası içeren formları ya da veri sayfalarını dışarı aktardığınızda, yalnızca ana form veya veri sayfası dışarı aktarılır. Metin dosyasında görüntülemek istediğiniz her alt form ve alt veri sayfası için dışarı aktarma işlemini yinelemeniz gerekir. Diğer yandan, bir raporu dışarı aktardığınızda, rapordaki alt formlar ve alt raporlar ana raporla birlikte dışarı aktarılır.
-
Kaynak verileri gözden geçirip hata göstergeleri veya değerleri içermediğinden emin olun.
Verilerde hatalar varsa, verileri dışarı aktarmadan önce bunları düzelttiğinizden emin olun. Aksi takdirde, metin dosyasında null değerler gösterilir.
-
Kaynak nesne bir tablo veya sorguysa, verileri nesnenin biçimlendirmesiyle mi yoksa biçimlendirme olmadan mı dışarı aktarmak istediğinize karar verin.
Bu karar, sonuçta elde edilen dosyayı üç yönden etkiler: işlemin oluşturduğu metin dosyasının türü, dışarı aktarılan verilerin miktarı ve verilerin görüntülenme biçimi. Aşağıdaki tabloda, biçimlendirilmiş ve biçimlendirilmemiş verileri dışarı aktarma işleminin sonuçları açıklanır.
Biçimlendirilmiş dışarı aktarma
Kaynak nesne
Elde edilen dosya türü
Alanlar ve kayıtlar
Biçimlendirme
Hayır
Tablo veya sorgu olmalıdır.
Sınırlandırılmış dosya veya sabit genişlikli dosya
Temel alınan nesnedeki tüm alanlar ve kayıtlar dışarı aktarılır.
Biçim özellik ayarları dışarı aktarma işlemi sırasında dikkate alınmaz.
Arama alanları için, yalnızca arama kimliği değerleri dışarı aktarılır.
Evet
Tablo, sorgu, form veya rapor olabilir.
Biçimlendirilmiş dosya
Yalnızca geçerli görünümde veya kaynak nesnede gösterilen alanlar ve kayıtlar dışarı aktarılır.
Sihirbaz, her sütunun Biçim özelliği ayarına uyar.
Zengin metin biçimlendirmesi yoksayılır.
Arama alanları söz konusu olduğunda, arama değerleri dışarı aktarılır.
Metin dosyasında köprüler kesilebilir.
-
Tablo, sorgu veya formun yalnızca bir bölümünü dışarı aktarmak için, nesneyi veri sayfası görünümünde açın ve yalnızca istediğiniz kayıtları seçin.
Dışarı Aktarma Sihirbazı'nı çalıştırma
-
Access Gezinti Bölmesi'nde, kaynak nesneye sağ tıklayın, Dışarı Aktar'ın üzerine gelin ve Metin Dosyası'na tıklayın. Dilerseniz Gezinti Bölmesi'nde kaynak nesneyi vurgulayarak Dışarı Aktar - Metin Dosyası sihirbazını başlatabilir ve sonra Dış Veri sekmesinin Dışarı Aktar grubunda Metin Dosyası'na tıklayabilirsiniz.
Access, Dışarı Aktar - Metin Dosyası iletişim kutusunu açar.
-
Dışarı Aktar - Metin Dosyası iletişim kutusunda, Access'in metin dosyası için önerdiği adı kabul edin veya değiştirin.
-
Tablo veya sorguyu dışarı aktarıyorsanız ve verileri biçimlendirme ve düzenle birlikte dışarı aktarmak istiyorsanız, Verileri biçimlendirme ve düzen ile dışarı aktar onay kutusunu seçin. Form veya raporu dışarı aktarıyorsanız, seçenek her zaman seçilidir ama soluk görüntülenir.
Not: İlk onay kutusunu seçmezseniz, ikinci veya üçüncü onay kutusunu da seçemezsiniz.
-
Dışarı aktarma işlemi tamamlandıktan sonra hedef metin dosyasını görüntülemek için Dışarı aktarma işlemi tamamlandıktan sonra hedef dosyayı aç onay kutusunu seçin.
-
Kaynak bir veri sayfasıysa ve dışarı aktarma işlemini başlatmadan önce açık veri sayfasında bazı kayıtları seçtiyseniz, Yalnızca seçili kayıtları dışarı aktar onay kutusunu seçebilirsiniz. Öte yandan, veri sayfası görünümündeki tüm kayıtları dışarı aktarmak istiyorsanız onay kutusunu seçilmemiş olarak bırakın.
Not: Kaynak veri sayfasındaki kayıtların hiçbiri seçilmemişse veya kaynak bir veri sayfası değilse, bu onay kutusu kullanılamaz (soluk görüntülenir).
-
Tamam'a tıklayın.
-
2. adımda belirttiğiniz metin dosyası zaten varsa, Access dosyanın üzerine yazılıp yazılmayacağını sorar. Üzerine yazmak için Evet'e tıklayın veya Dışarı Aktar - Metin Dosyası iletişim kutusuna dönüp farklı bir ad belirtmek için Hayır'a tıklayın.
Önemli: Varolan metin dosyasına veri ekleyemezsiniz.
-
Verileri biçimlendirme ve düzenle birlikte dışarı aktarıyorsanız, dosyayı kaydederken kullanılacak kodlamayı seçmeniz istenir. Varsayılan ayarı kabul edin veya istediğiniz seçeneği belirtin ve ardından Tamam'a tıklayın.
Access verileri dışarı aktarır ve sihirbazın son sayfasında işlemin durumunu görüntüler.
-
Verileri hiç biçimlendirme veya düzen olmadan dışarı aktarmayı seçerseniz, Metin Dışarı Aktarma Sihirbazı başlatılır ve oluşturmak istediğiniz metin dosyası türünü seçmeniz istenir. Sınırlandırılmış veya Sabit Genişlikli seçeneğine tıklayın ve sonra da İleri'ye tıklayın.
Yapacağınız seçim çoğunlukla dışarı aktarılan dosyalarla çalışan sisteme bağlıdır. Bazı programlar sınırlandırılmış dosyalarla çalışırken, bazıları sınırlandırılmış veya sabit genişlikli dosyalarla çalışacaktır. Verilere kullanıcıların bakması gerekiyorsa, sabit genişlikli dosyayı okumak sınırlandırılmış dosyayı okumaktan çok daha kolaydır.
-
Önceki adımda yaptığınız seçime bağlı olarak, aşağıdaki bölümlerden birini uygulayın:
-
Sınırlandırılmış
-
Alanlarınızı ayıran sınırlayıcıyı seçin bölümünde, alanları sınırlandıran karakteri (Sekme, Noktalı Virgül, Virgül, Boşluk veya Diğer) seçin veya belirtin.
-
Metin dosyasına alan adlarını eklemek için, İlk Satırda Alan Adlarını Bulundur onay kutusunu seçin.
-
Metin Belirleyicisi listesinde, metin belirleyicisini (arasına metin değerlerini yazmak için kullanılan karakter) seçin. Kaynak verilerinizde birden çok değerli alanlar varsa ve sınırlayıcı karakteri olarak noktalı virgül seçtiyseniz, metin belirleyicisi seçmek çok önemlidir çünkü değer listesinin tek veya çift tırnak içine alınması değer listesindeki değerleri bir arada tutmaya yardımcı olur.
-
-
Sabit genişlikli
-
Alanları birbirinden ayıran dikey çizgileri gözden geçirin ve konumlandırın. Gerekirse, tüm alanları görmek için ekranı sağa kaydırın.
-
-
-
Sihirbazın son sayfasında, metin dosyasının dosya adı ve yolunu düzenleyebilir veya olduğu gibi bırakabilirsiniz. Sonra İleri'ye tıklayın.
-
Son’a tıklayın. Access verileri dışarı aktarır ve sihirbazın son sayfasında dışarı aktarma işleminin durumunu görüntüler.
Dışarı aktarma hakkında başka ne bilmem gerekiyor?
-
Dışarı aktarma işleminizin ayrıntılarını daha sonra yeniden kullanabileceğiniz bir bildirime kaydetme hakkında bilgi için, İçeri veya dışarı aktarma işleminin ayrıntılarını belirtim olarak kaydetme makalesine bakın.
-
Kaydedilmiş dışarı aktarma belirtimlerini çalıştırma hakkında bilgi için, Kaydedilmiş içeri veya dışarı aktarma işlemini çalıştırma makalesine bakın.
-
Belirtimleri belirli zamanlarda çalıştırılacak şekilde zamanlama hakkında bilgi için, İçeri veya dışarı aktarma işlemini zamanlama makalesine bakın.
-
Belirtimin adını değiştirme, belirtimleri silme ve belirtimlerdeki kaynak dosyaların adlarını güncelleştirme hakkında bilgi için, Veri Görevlerini Yönetme makalesine bakın.
Metin dosyasında eksik ve yanlış değerlerle ilgili sorunları giderme
Aşağıdaki tabloda genel hatalarla ilgili çeşitli sorun giderme yolları anlatılmaktadır.
İpucu: Yalnızca birkaç değerin eksik olduğunu görürseniz, bunları Excel dosyasında düzeltin. Tersi durumda, Access veritabanındaki kaynak nesneyi düzeltip dışarı aktarma işlemini yineleyin.
|
Issue |
Açıklama |
|
Alan adları eksik |
Sabit genişlikli bir dosyada, alan adları eksik. Bunları metin dosyasına el ile ekleyin. Sınırlandırılmış bir dosyada, sihirbazdaki İlk Satırda Alan Adlarını Bulundur onay kutusunu seçerseniz alan adları eklenir. |
|
Birden çok değerli alanları görüntüleme |
Varsayılan olarak, birden çok değeri destekleyen alanlar noktalı virgülle (;) ayrılmış ve çift tırnak içine alınmış ("") değerler listesi olarak dışarı aktarılır. Alan sınırlayıcısı olarak noktalı virgülü ayarlarsanız ve metin belirleyicisi seçimini Yok olarak değiştirirseniz, birden çok değerli listedeki her değer tek bir alana ait gibi görünür. Sınırlayıcı ayarlarını değiştirip dışarı aktarma işlemini yeniden çalıştırın veya metin dosyasında birden çok değerli alanın değerlerini el ile çift tırnak içine alın. |
|
Resimler, nesneler ve ekler eksik |
Grafik öğeleri (logolar, OLE nesnesi alanlarının içeriği ve kaynak verilerin parçası olan ekler gibi) dışarı aktarılmaz. |
|
Graph eksik |
Microsoft Graph nesnesi içeren bir form veya raporu dışarı aktardığınızda, Graph nesnesi dışarı aktarılmaz. |
|
İfadeler eksik |
Değerleri hesaplamak için kullanılan ifadeler metin dosyasına aktarılmaz. Yalnızca ifadelerin sonuçları dışarı aktarılır. Dışarı aktarma işlemini tamamladıktan sonra formülü metin dosyasına el ile ekleyin. |
|
Alt formlar ve alt veri sayfaları eksik |
Bir form veya veri sayfasını dışarı aktardığınızda, yalnızca ana form veya veri sayfası dışarı aktarılır. İstediğiniz her alt form ve alt veri sayfası için dışarı aktarma işlemini yineleyin. |
|
Evet/Hayır alanlarında 1 ve 0 değerleri gösteriliyor |
Verileri sınırlandırılmış veya sabit genişlikli bir dosyaya aktardığınızda, Evet/Hayır alanlarındaki değerler 1 (Doğru veya Evet) ve 0 (Yanlış veya Hayır) olarak gösterilir. Metin dosyasında değerleri düzeltmek için arama ve değiştirme işlemi yapın. |
|
Null değerler |
Kaynak dosyayı gözden geçirip ilgili değerin kaynak alanda doğru görüntülenip görüntülenmediğine bakın. Hata değeri veya desteklenmeyen bir değer görürseniz, kaynağı düzeltin ve dışarı aktarma işlemini yeniden deneyin. |
