Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya bağlanma

Excel verilerini Access'e aktarmak için genel senaryolar

• Uzun zamandır Excel kullanıcısısınız, ancak ileriye dönük olarak, bu verilerle çalışmak için Access'i kullanmak istiyorsunuz. Excel çalışma sayfalarınızdaki verileri bir veya birkaç yeni Access veritabanına taşımak istiyorsunuz.

• Bölümünüz veya çalışma grubunuz Access kullanıyor, ancak bazen de verileri, Access veritabanlarınıza yerleştirilmesi gereken Excel biçiminde alıyorsunuz. Bu Excel çalışma sayfalarını, geldiğinde veritabanınıza aktarmak istiyorsunuz.

• Verilerinizi yönetmek için Access'i kullanıyorsunuz, ancak diğer takım üyelerinden aldığınız haftalık raporlar Excel çalışma kitapları biçiminde. Verilerin her hafta belirtilen saatte veritabanınıza aktarıldığından emin olmak için, içeri aktarma işlemini otomatikleştirmek istersiniz.

Excel'den ilk kez veri içeri aktarıyorsanız

• Bir Excel çalışma kitabını Access veritabanı olarak kaydetmenin yolu yoktur. Excel kendi verilerinden Access veritabanı oluşturma işlevleri sunmaz.

• Excel çalışma kitabını Access'te açtığınızda (Dosya Aç iletişim kutusunda, Dosya Türü listesini Microsoft Office Excel Dosyaları olarak değiştirin ve istediğiniz dosyayı seçin), Access verileri içeri aktarmak yerine çalışma kitabına bir bağlantı oluşturur. Çalışma kitabına bağlanmak, bir çalışma sayfasını bir veritabanına aktarmaktan temelden farklıdır. Bağlanma konusunda daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Excel'deki verilere bağlama başlıklı bölüme bakın.

Çalışma sayfasını hazırlama

1. Kaynak dosyanın yerini bulun ve Access'e aktarmak istediğiniz verileri içeren çalışma sayfasını seçin. Çalışma sayfasının yalnızca bir bölümünü içeri aktarmak isterseniz, yalnızca içeri aktarmak istediğiniz hücreleri içeren bir adlandırılmış aralık tanımlayabilirsiniz.
   
   Adlandırılmış aralık tanımlama (isteğe bağlı)   

   1. Excel'e geçin ve içeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu çalışma sayfasını açın.

   2. İçeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu hücre aralığını seçin.

   3. Seçili aralık içinde sağ tıklatın ve Aralığı Adlandır veya Ad Tanımla seçeneğini tıklatın.

   4. Yeni Ad iletişim kutusunda, Adı kutusunda aralık için bir ad belirtip Tamam'ı tıklatın.

      Bir içeri aktarma işlemi sırasında bir kerede yalnızca bir çalışma sayfası içeri aktarabileceğinizi unutmayın. Birden fazla çalışma sayfasından veri içeri aktarmak için, içeri aktarma işlemini her çalışma sayfası için yineleyin.

2. Kaynak verileri gözden geçirin ve bu tabloda açıklanan eylemleri yapın.

   Öğe	Açıklama
   Sütun sayısı	İçeri aktarmak istediğiniz kaynak sütunların sayısı 255'i geçemez, çünkü Access bir tabloda 255'ten fazla alanı desteklemez.
   Sütun ve satır atlama	Kaynak çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa, yalnızca içeri aktarmak istediğiniz satır ve sütunları dahil etmek iyi bir fikirdir. Satırlar    İçeri aktarma işlemi sırasında satırları atlayamaz veya filtre uygulayamazsınız. Sütunlar    Verileri varolan bir tabloya eklemeyi seçerseniz, alma işlemi sırasında sütunları atlayamazsınız.
   Sekmeli biçim	Hücrelerin sekmeli biçimde olmasına dikkat edin. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralık birleştirilmiş hücreler içeriyorsa, hücrenin içeriği en soldaki sütuna denk gelen alana yerleştirilir ve diğer alanlar boş bırakılır.
   Boş sütunlar, satırlar ve hücreler	Çalışma sayfasında veya aralıktaki gereksiz tüm boş sütunları ve boş satırları silin. Çalışma sayfası veya aralık boş hücreler içeriyorsa, eksik verileri eklemeyi deneyin. Kayıtları varolan bir tablonun sonuna eklemeyi düşünüyorsanız, tablodaki ilgili alanın boş (eksik veya bilinmeyen) değerleri kabul ettiğinden emin olun. Bir alanın boş değerleri kabul etmesi için, alanın Gerekli alan özelliğinin Hayır olarak ayarlanmış olması ve GeçerlilikKuralı özellik ayarının da boş değerleri engellememesi gerekir.
   Hatalı değerler	Çalışma sayfası veya aralıktaki bir veya birkaç hücre #NUM ve #DIV gibi hatalı değerler içeriyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce düzeltin. Bir kaynak çalışma sayfası veya aralıkta hatalı değerler olursa, Access tabloda ilgili alanlara boş bir değer koyar. B hataları düzeltme olanakları hakkında daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.
   Veri türü	İçeri aktarma sırasında hataları önlemek için, her kaynak sütunun her satırda aynı tür veri içerdiğinden emin olun. Access tablodaki alanların veri türünü belirlemek için, ilk sekiz satırı tarar. Kaynak satırlardan ilk sekizinde, herhangi bir sütunda çeşitli veri türlerinden karma değerler bulunmadığından emin olmanızı önemle önerilir. Aksi taktirde, Access sütuna doğru türden veri atayamayabilir. Ayrıca içeri aktarma işlemini başlatmadan önce, her kaynak sütunu Excel'de biçimlendirip, her sütuna belirli bir veri biçimi atamak da iyi bir yoldur. Bir sütun çeşitli veri türlerinden değerler içeriyorsa biçimlendirme önemle önerilir. Örneğin, Bir çalışma sayfasındaki Sefer Sayısı sütunu 871, AA90 ve 171 gibi sayı ve metin değerleri içerebilir. Eksik veya yanlış değerlerden kaçınmak için, aşağıdakileri yapın: Sütun başlığını sağ tıklatıp Hücreleri Biçimlendir öğesini tıklatın. Sayı sekmesinde, Kategori altında, bir biçim seçin. Sefer Sayısı sütunu için, olasılıkla Metin öğesini seçersiniz. Tamam düğmesini tıklatın. Kaynak sütunlar biçimlendirildiği halde yine de sekizinciden sonraki satırlarda karma değerler varsa, içeri aktarma işlemi yine değerleri atlayabilir veya yanlış dönüştürebilir. Sorun giderme bilgileri için, Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.
   Birinci satır	Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralıktaki ilk satır sütunların adlarını içeriyorsa, içeri aktarma işlemi sırasında Access'in birinci satırdaki verileri alan adları olarak değerlendirmesini belirtebilirsiniz. Kaynak çalışma sayfası veya aralık adları içermiyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce bunları kaynağa eklemek iyi olur. Not: Verileri varolan bir tabloya eklemeyi düşünüyorsanız, her sütunun adının ilgili alanın adıyla tam eşleştiğinden emin olun. Bir sütunun adı tablodaki ilgili alanın adından farklı olursa, içeri aktarma işlemi başarısız olur. Alanların adlarını görmek için, tabloyu Access'te Tasarım görünümünde açın.

3. Açıksa kaynak çalışma kitabını kapatın. Kaynak dosyanın açık tutulması, içeri aktarma işlemi sırasında veri dönüştürme hatalarına neden olabilir.

Hedef veritabanını hazırlama

1. İçeri aktarılan verilerin depolanacağı Access veritabanını açın. Veritabanının salt okunur durumda olmamasına ve veritabanında değişiklik yapma izinleriniz olmasına dikkat edin.

   -veya-

   Verileri varolan veritabanlarınızdan birinde depolamak istemezseniz, boş bir veritabanı oluşturun. Bunu yapmak için:

   Dosya sekmesine, Yeni’ye ve ardından Boş Veritabanı’na tıklayın.

2. İçeri aktarma işlemini başlatmadan önce, verileri yeni veya var olan bir tabloda depolayacağınıza karar verin.

   Yeni tablo oluşturma    Verileri yeni bir tabloda depolamayı seçerseniz, Access yeni bir tablo oluşturur ve içeri aktarılan verileri bu tabloya ekler. Belirtilen adda bir tablo zaten varsa, Access içeri aktarılan verileri bu tablonun içeriği üzerine yazar.

   Varolan bir tablonun sonuna ekleme    Verileri varolan bir tabloya eklemeyi seçerseniz, Excel çalışma sayfasındaki satırlar belirtilen tablonun sonuna eklenir.

   Ekleme işlemleri sırasında meydana gelen hataların çoğunun, kaynak verilerin hedef tablonun yapısı ve alan ayarlarıyla eşleşmemesinden kaynaklandığını unutmayın. Bundan kaçınmak için, hedef tabloyu Tasarım görünümünde açın ve aşağıdakileri gözden geçirin:

   • İlk satır    Kaynak çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın birinci satırı sütun başlıkları içermiyorsa, kaynak çalışma sayfasındaki her sütunun konumunun ve veri türünün, tablodaki ilgili alanınkiyle eşleştiğinden emin olun. Birinci satır sütun başlıkları içeriyorsa, sütun ve alanların sırasının eşleşmesi gerekmez, ancak her sütunun adı ve veri türü ilgili alanınkiyle tam eşleşmelidir.

   • Eksik veya fazla alanlar    Kaynak veri sayfasındaki alanlardan bir veya birkaçı hedef tabloda yoksa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce ekleyin. Ancak, tablo kaynakta olmayan alanlar içeriyorsa, boş değer kabul ediyorlarsa bu alanları tablodan silmenize gerek yoktur.

     İpucu: Bir alanın boş değerleri kabul etmesi için, alanın Gerekli özelliğinin Hayır olarak ayarlanmış olması ve GeçerlilikKuralı özellik ayarının da boş değerleri engellememesi gerekir.

   • Birincil anahtar    Tabloda birincil anahtar alanı varsa, kaynak çalışma sayfası veya aralıkta, birincil anahtar alanıyla uyumlu değerler içeren bir sütun olmalıdır ve içeri aktarılan anahtar değerleri de benzersiz olmalıdır. İçeri aktarılan bir kayıt, hedef tabloda zaten var olan bir birincil anahtar değeri içeriyorsa, içeri aktarma işlemi bir hata iletisi görüntüler.

   • Dizine eklenen alanlar    Tablodaki bir alanın Sıralı özelliği Evet (Yineleme Yok) olarak ayarlanmışsa, kaynak çalışma sayfası veya aralıktaki ilgili sütunun benzersiz değerler içermesi gerekir.

     İçeri aktarma işlemini çalıştırmak için sonraki adımlara geçin.

İçeri aktarma işlemini başlatma

1. İçeri aktarma/bağlama sihirbazının konumu, Access sürümünüze bağlı olarak biraz değişiklik gösterir. Access sürümünüze uygun adımları seçin:

   • Microsoft 365, Access 2021 veya Access 2019'un en son sürümünü kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin & Bağlantısını İçeri Aktar grubunda Dosyadan > Excel'> Yeni Veri Kaynağı'na tıklayın.

   • Access 2016 kullanıyorsanız , Dış Veri sekmesinin & Bağlantısını İçeri Aktar grubunda Excel'e tıklayın.

   Not:  Dış Veri sekmesi, açık bir veritabanı olmadıkça kullanılamaz.

2. Dış Veri Al - Excel Elektronik Tablo iletişim kutusunda, Dosya adı kutusunda, içeri aktarmak istediğiniz verileri içeren Excel dosyasının adını belirtin.

   -veya-

   Gözat'ı tıklatın ve içeri aktarmak istediğiniz dosyayı bulmak için Dosya Aç iletişim kutusunu kullanın.

3. İçeri aktarılan verileri nasıl depolamak istediğinizi belirtin.

   Verileri yeni bir tabloda depolamak için, Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya aktar öğesini seçin. Daha sonra bu tabloya bir ad vermeniz istenecektir.

   Verileri varolan bir tabloya eklemek için, Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle öğesini seçin ve açılan listeden bir tablo seçin. Veritabanında tablo yoksa, bu seçenek kullanılamaz.

   Bağlantılı tablo oluşturarak veri kaynağına bağlamak için, bu makalenin sonraki bölümlerinde yer alan Excel'deki verilere bağlama bölümüne bakın.

4. Tamam düğmesini tıklatın.

   Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı başlar ve içeri aktarma işlemi boyunca size yol gösterir. Sıradaki adımlara geçin.

Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı'nı kullanma

1. Sihirbazın ilk sayfasında, içeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu çalışma sayfasını seçin ve İleri düğmesini tıklatın.

2. Sihirbazın ikinci sayfasında, Çalışma Sayfalarını Göster veya Adlandırılmış Aralıkları Göster'i tıklatın, içeri aktarmak istediğiniz çalışma sayfasını veya adlandırılmış aralığı seçin ve İleri'yi tıklatın.

3. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın ilk satırı alan adlarını içeriyorsa, İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir öğesini seçin ve İleri'yi tıklatın.

   Verileri yeni bir tabloya aktaracaksanız, Access tablodaki alanları adlandırmak için bu sütun başlıklarını kullanır. Bu adları içeri aktarma işlemi sırasında veya sonrasında değiştirebilirsiniz. Verileri var olan bir tablonun sonuna ekliyorsanız, kaynak çalışma sayfasındaki sütun başlıklarının hedef tablodaki alanların adlarıyla tam eşleştiğinden emin olun.

   Mevcut bir tabloya veri ekliıyorsanız, doğrudan 6. adıma atlayın. Verileri yeni bir tabloya ekliyorsanız, kalan adımları izleyin.

4. Sihirbaz alan özelliklerini gözden geçirmenizi ister. İlgili alanın özelliklerini görüntülemek için, sayfanın alt kısmında bir sütunu tıklatın. İsterseniz, aşağıdakilerden birini yapın:

   • Hedef alanın adını ve veri türünü gözden geçirin ve isterseniz değiştirin.

     Access ilgili alan için veri türü önermek için, her sütundaki ilk sekiz satırı inceler. Çalışma sayfasındaki sütun, bir sütunun ilk sekiz satırında metin ve sayı gibi farklı türden değerler içeriyorsa, sihirbaz sütundaki değerlerin tümüyle uyumlu bir veri türü önerir (bu çoğunlukla metin veri türüdür). Farklı bir veri türü seçebilirsiniz, ancak, seçtiğiniz veri türüyle uyumlu olmayan değerlerin içeri aktarma işlemi sırasında yok sayılacağını veya yanlış şekilde dönüştürüleceğini unutmayın. Eksik veya yanlış değerlerin nasıl düzeltileceği konusunda daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.

   • Alanda dizin oluşturmak için, Dizin'i Evet olarak ayarlayın.

   • Bir kaynak sütunu tümüyle atlamak için, Alanı içeri aktarma (Atla) onay kutusunu seçin.

     Seçenekleri belirlemeniz bittiğinde İleri'yi tıklatın.

5. Sonraki ekranda, tablo için birincil anahtar belirtin. Access birincil anahtarı eklesin öğesini seçerseniz, Access hedef tabloya ilk alan olarak bir Otomatik Sayı alanı ekler ve bunu otomatik olarak 1'den başlayarak benzersiz kimlik değerleriyle doldurur. Sonra İleri düğmesini tıklatın.

6. Sihirbazın son ekranında, hedef tablo için bir ad belirtin. Tabloya Aktar kutusuna, tablo için bir ad yazın. Tablo zaten varsa, Access, tablonun var olan içeriği üzerine yazmak isteyip istemediğinizi sorar. Devam etmek için Evet'i, hedef tablo için farklı bir ad belirtmek için de Hayır'ı, ardından da verileri içeri aktarmak için Son'u tıklatın.

   Access verilerin tamamını veya bir kısmını içeri aktarmada başarılı olduysa sihirbaz, içeri aktarma işleminin durumunu gösteren bir sayfa görüntüler. Ayrıca, ileride belirtim olarak kullanmak için işlemin ayrıntılarını kaydedebilirsiniz. Öte yandan, işlem tamamen başarısız olduysa Access Dosyayı içeri aktarmaya çalışırken bir hata oluştu iletisini görüntüler.

7. İleride kullanmak üzere işlemin ayrıntılarını kaydetmek için Evet'i tıklatın. Ayrıntıların kaydedilmesi, daha sonra, her defasında sihirbazın adımlarını izlemek zorunda kalmadan işlemi yinelemenize yardımcı olur.

Belirtim ayrıntılarınızı nasıl kaydedeceğinizi öğrenmek için bkz. Alma veya verme işleminin ayrıntılarını belirtim olarak kaydetme.

Kaydettiğiniz içeri aktarma veya bağlantı belirtimlerini nasıl çalıştıracağınızı öğrenmek için bkz. Kaydedilmiş bir içeri veya dışarı aktarma belirtimini çalıştırma.

İçeri aktarma ve bağlantı görevlerini nasıl belirli zamanlarda çalışacak şekilde ayarlayacağınızı öğrenmek için bkz. İçeri veya dışarı aktarma belirtimini zamanlama.

Hata dizeleri ve sorun giderme ipuçları

Sayfanın Başı

Access'ten bir Excel çalışma sayfasına bağlanma için genel senaryolar

Genellikle, aşağıdaki nedenlerden dolayı içeri aktarmak yerine bir Excel çalışma sayfasına bağlantı oluşturursunuz:

• Verilerinizi Excel çalışma sayfalarında tutmak, ancak Access'in güçlü sorgulama ve raporlama özelliklerini kullanabilmek istiyorsunuz.

• Bölümünüz veya çalışma grubunuz Access kullanıyor, ancak çalıştığınız dış kaynaklardan gelen veriler Excel çalışma sayfaları biçiminde. Dış verilerinizin kopyalarını bulundurmak istemiyor, ancak bu verilerle Access'te çalışabilmek istiyorsunuz.

Bir Excel çalışma sayfasına ilk kez bağlanıyorsanız

• Access veritabanına Excel'den bağlantı oluşturamazsınız.

• Bir Excel dosyasına bağlandığınızda, Access, genellikle bağlantılı tablo adı verilen yeni bir tablo oluşturur. Bu tablo kaynak çalışma sayfasında veya adlandırılmış aralıkta bulunan verileri gösterir, ancak gerçekte bu verileri veritabanında depolamaz.

• Excel verilerini veritabanında varolan bir tabloya bağlayamazsınız. Buna göre, bağlantı işlemi yaparak, varolan bir tabloya veri ekleyemezsiniz.

• Bir veritabanı birden fazla bağlantılı tablo içerebilir.

• Excel'deki verilerde yaptığınız tüm değişiklikler otomatik olarak bağlantılı tabloya yansıtılır. Bununla birlikte, Access'teki bir bağlantılı tablonun içeriği ve yapısı salt okunur durumdadır.

• Excel çalışma kitabını Access'te açtığınızda (Dosya Aç iletişim kutusunda, Dosya Türü listesini Microsoft Excel olarak değiştirin ve istediğiniz dosyayı seçin), Access boş bir veritabanı oluşturur ve otomatik olarak Elektronik Tablo Bağlama Sihirbazı'nı başlatır.