Bir iş akışında e-posta gönderme

SharePoint Designer 2013'i açın ve bir SharePoint sitesine bağlanın

SharePoint Designer 2013, Office 2013 uygulaması olarak yüklenir. SharePoint Designer 2013'i açmak ve bir SharePoint sitesine bağlanmak için şu adımları izleyin:

1. SharePoint Designer 2013'i açmak için Başlat menüsünden seçin. Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013>Tüm Programlar>Başlat simgesini seçin.

2. SharePoint Designer 2013 başlangıç sayfasında Site Aç'ı seçin.

3. Bağlanmak istediğiniz SharePoint sitesini (örneğin, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site) girin.

4. Siteyi açmak için Aç'ı seçin.

5. İstenirse kimlik bilgilerinizi girin. (Güvenlik, oturum açtığınız bilgisayarla tümleştirilmemişse, kimlik bilgilerinizi girmeniz istenir.) SharePoint sitesine erişimi olan kimlik bilgilerini kullandığınızdan emin olun.

SharePoint İş Akışı platformunu temel alan liste iş akışı oluşturma

1. Gezinti bölmesinde İş akışları düğümü'ne tıklayın.

2. İş Akışları sekmesinin Yeni bölümünde İş Akışını Listele açılan listesini seçin.

3. Yeni iş akışıyla ilişkilendirmek istediğiniz listeyi seçin.

4. Liste İş Akışı Oluştur iletişim kutusunda, iş akışı için bir ad ve açıklama girin ve platform türünüSharePoint 2013 İş Akışı olarak ayarladığınızdan emin olun.

5. İş akışını oluşturmak için Tamam'ı seçin.

İş akışı oluşturulduğuna göre artık iş akışınızı oluşturmak için Eylemler, Koşullar, Aşamalar, Adımlar ve Döngüler ekleyebilirsiniz. Bu iş akışı bileşenleri SharePoint Designer 2013 şeridinde kullanılabilir.

Kullanılabilir iş akışı eylemleri listesi hakkında daha fazla bilgi için Bkz. Ayrıca.

E-posta gönderme eylemini oluşturma

1. Eylemler'i ve ardından Email gönder'i seçin.

2. Eylemde bu kullanıcıları seçin.

3. Email İleti tanımla iletişim kutusunda, mevcut Kullanıcılar ve Gruplar kullanıcıları seçin veya Kime alanına kendi e-posta adresinizi girin.

   Notlar: 

   • Dış e-posta adresine e-posta göndermek için. ilgili e-posta sunucusundan bilgi alabilmeniz gerekir.

   • E-postanın Kime adresi belirli bir statik adres (örneğin, NORTHWINDTRADERS\junmin veya junmin@northwindtraders.com) veya değişken bilgilerine yönelik bir iş akışı araması olabilir. Statik adresleri kullanmak yerine iş akışından gönderilen e-postaları dinamik olarak ele almak için iş akışı aramalarını kullanma hakkında daha fazla bilgi için bkz. İletiyi almak için kullanıcıları veya grupları dinamik olarak seçme.

   • Sunucu yöneticisi geçerli web uygulamasının veya tüm web uygulamalarının gönderen adresini değiştirmediği sürece, işlenen e-postanın gönderen adresi her zaman sunucu yöneticisinin e-posta adresi olur. Daha fazla bilgi edinmek için bkz. Belirli bir web uygulaması için Giden Email yapılandırma.

4. Konu alanına e-posta için bir konu girin veya burada istediğiniz metne bir iş akışı araması tanımlamak için Veri bağlamasını görüntüle'yi seçin.

   Not: İş akışının doğru derlenebilmesi için Konu alanına bir giriş yapmanız gerekir.

5. Konu alanının altındaki büyük kutuya e-postanın gövde metnini girin veya yapıştırın.

   

6. Tamam’ı seçin.

7. Eylem>Aşamaya git'i seçin.

8. İş Akışı Sonu'nun seçilmesi.

9. Yayımla’yı seçin.

E-postanın içeriğini değiştirmek için daha gelişmiş seçenekler için aşağıdaki bölümlere bakın.

Sayfanın Başı

Alıcı adreslerini depolamak için özel liste kullanma

Alıcılar düzenli aralıklarla değişirse ancak iş akışı her başlatıldığında bir başlatma formunda belirtilmesi gereken kadar sık değilse, her iş akışı için ona başvuran bir liste öğesi içeren özel bir Alıcılar listesi oluşturabilir ve sonra her iş akışından her e-postanın gönderileceği adresleri depolayabileceğiniz sütunlar oluşturabilirsiniz. Herhangi bir iş akışı iletisinin alıcıları değiştiğinde tek yapmanız gereken, bu iş akışı için Alıcılar liste öğesindeki uygun alandaki adresleri değiştirmektir.

Özel Alıcılar listesinde iş akışı araması kullanmak için:

1. Tarayıcıda, aşağıdaki üç sütuna sahip Alıcılar adlı özel bir liste oluşturun:

   • Varsayılan Başlık sütununun adını İş Akışı Adı olarak değiştirin. Diğer tüm seçenekleri olduğu gibi bırakın. Daha fazla bilgi için liste veya kitaplıktaki sütunu değiştirme hakkında, bkz. Ayrıca bkz.

   • Kime adlı bir Kişi veya Grup sütunu ekleyin. Bu sütunda hem Kişiler hem de Gruplar seçimine izin verin, ancak birden çok seçime izin vermeyin. Diğer tüm seçenekleri olduğu gibi bırakın. Liste veya kitaplıkta sütun oluşturma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Ayrıca bkz.

   • Bilgi adlı tek satırlık bir metin sütunu ekleyin. Diğer tüm seçenekleri olduğu gibi bırakın.

2. Alıcılar listesinde yeni bir öğe oluşturun ve aşağıdakileri yapın:

   • İş Akışı Adı alanına, burada kullanılan örnek iş akışının adı olan Belge Gözden Geçirmesi girin.

   • Kime alanında Adres Defteri 'ni seçin ve ardından Kişiler ve Gruplar seç iletişim kutusunda, e-postaları adresleyebilmek için tek bir kişi veya grup seçin.

   • Bilgi alanına, kopyaların adreslenmesi için alıcıların e-posta adreslerini girin ve birden çok adresi noktalı virgülle ayırın.

3. Yeni bir iş akışı oluşturun.

4. Eylemler'i ve ardından Email gönder'i seçin.

5. Eylem'de bu kullanıcıları seçin.

6. Email İleti tanımla iletişim kutusunda, Hedef kutusunun sonunda Adres Defteri'ne tıklayın.

7. Kullanıcıları Seç iletişim kutusundaki Veya var olan Kullanıcılar ve Gruplar listesindenBir Kullanıcı için İş Akışı Araması'nı ve ardından Ekle'yi seçin.

8. Kişi veya Grup Ara iletişim kutusunda aşağıdaki seçenekleri belirleyin:

   • Veri Kaynağı: Alıcılar veya özel listenizin adı.

   • Kaynaktan alan: Kime veya Kime satırında istediğiniz adresi tutan alan.

   • Alanı şu şekilde döndür: Oturum Açma Adı. Bu, e-postadaki "To" alan biçimine karar verir.

   • Alan: Alıcılar: İş Akışı Adı

   • Değer: Belge Gözden Geçirmesi'ni veya geçerli iş akışının adını girin.

     

     Bu aramada "Alıcılar listesinden İş Akışı Adı'nın Belge Gözden Geçirmesi'ne eşit olduğu To alanının değerini seçin" ifadesi yer alır.

     İletişim kutusunun üst yarısı listeyi ve sütunu belirtir; iletişim kutusunun alt yarısı satırı belirtir.

9. Kişi veya Grup Ara iletişim kutusunda Tamam'ı seçin.

10. Benzersiz aramalar sağlama hakkındaki e-postada Tamam'ı seçin.

11. Kullanıcı Seç iletişim kutusunu kapatmak için yeniden Tamam'ı seçin.

12. Email İleti Tanımla iletişim kutusunda, BILGI alanının sonunda Adres Defteri öğesini seçin.

13. Kullanıcıları Seç iletişim kutusundaki Veya var olan Kullanıcılar ve Gruplar listesindenBir Kullanıcı için İş Akışı Araması'nı ve ardından Ekle'yi seçin.

14. İş Akışı Araması Tanımla iletişim kutusunda aşağıdaki seçenekleri belirleyin:

    • Veri Kaynağı: Alıcılar veya özel listenizin adı.

    • Kaynaktan alan: Bilgi veya Bilgi satırında istediğiniz adresi tutan alan.

    • Alanı şu şekilde döndür: Oturum Açma Adı. Bu, e-postadaki "To" alan biçimine karar verir.

    • Alan: Alıcılar: İş Akışı Adı

    • Değer: Belge Gözden Geçirmesi'ni veya geçerli iş akışının adını girin.

      

      Bu aramada "Alıcılar listesinden İş Akışı Adı'nın Belge Gözden Geçirmesi'ne eşit olduğu Bilgi alanının değerini seçin" ifadesi yer alır.

15. Tamam'ı seçin ve uyarı iletisinde yeniden Tamam'ı seçin.

16. Kullanıcı Seç iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı seçin.

İş akışı bu e-postayı gönderdiğinde, bu e-postayı özel Alıcılar listesindeki Belge Gözden Geçirme öğesinin Kime ve Bilgi alanlarında listelenen adreslere gönderir. Alıcıları değiştirmek için liste öğesinde istediğiniz değişiklikleri yapmanız yeterlidir.

Tek bir iş akışı birden çok e-posta gönderebilir ve e-postaların tümü aynı alıcılara gönderilmeyebilir. Bu iş akışı tarafından gönderilen ek e-postaların diğer adreslerini depolamak için, diğer adresleri depolamak üzere listeye sütunlar ekleyebilirsiniz. Bu durumda, sütunları "İlk iletiYeni" "İkinci iletiYeni" vb. adlandırmak isteyebilirsiniz.

Alternatif olarak, listeyi, iş akışının gönderdiği her e-posta için her iş akışı için bir öğe yerine bir öğe oluşturacak şekilde tasarlayabilirsiniz. Bu durumda, adresleri alan aramaların istediğiniz benzersiz değeri döndürmesi için her e-postayı tanımlamak için kullanılan adın benzersiz olduğundan emin olun.

Alıcıları belirtmek için iş akışı başlatma formunu kullanma

Bir iş akışı el ile her başlatıldığında alıcıların belirtilmesi istiyorsanız, iş akışını başlatan kişiden adresleri toplamak için iş akışı başlatma formunu özelleştirebilirsiniz. İş akışı daha sonra girilen adresleri doğrudan kullanabilir veya geçerli öğedeki alanlara kopyalayabilir; burada iş akışı geçerli örneğini tamamladıktan sonra başvuru için kullanılabilir hale gelebilirler. İş akışı otomatik olarak başlayacak şekilde ayarlanırsa, otomatik bir başlangıç gerçekleştiğinde için başlatma formunda varsayılan adresleri belirtebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Geçerli öğe belge kitaplığındaki bir belgeyse

İş akışı başlangıç bildirimi örneğinde, yeni belgenin kendisine bir bağlantı sağlamak isteyebilirsiniz:

1. Bağlantının görünmesini istediğiniz statik metni girin veya yapıştırın.

2. Metni seçin ve Köprüyü Düzenle'yi seçin.

3. Köprüyü Düzenle iletişim kutusunda işlevi (fx) seçin.

   İpucu: Arama ekledikten sonra yeni bir konuma sürükleyemezsiniz. (Ancak, bir aramayı çevresinde başka bir metin sürükleyerek "yeniden yer değiştirmek" mümkündür.) Benzer şekilde, arama veya arama içeren herhangi bir metni kesmek, kopyalamak veya yapıştırmak mümkün değildir.

4. Dize Ara iletişim kutusundaki VeriKaynağı alanında Geçerli Öğe'yi seçin.

5. Kaynaktan alan alanında Kodlanmış Mutlak URL'yi ve ardından Tamam'ı seçin.

   

E-postanın alıcısı bağlantıyı seçtiğinde, belge görüntüleme veya düzenleme için açılır.

Geçerli öğe bir liste öğesiyse

Bir liste öğesinin bağlantısını (örneğin, duyuru veya takvim olayı) oluşturduğunuzda, bağlantının liste öğesinin görüntüleme formunu (DispForm.aspx) veya düzenleme formunu (EditForm.aspx) açmasını seçebilirsiniz.

Liste öğesini açan bir bağlantı oluşturmak için:

1. Tarayıcıda, bu iş akışını oluşturmak istediğiniz listeye gidin.

2. Bağlantınızın görüntüleme formunu açmasını istiyorsanız Öğeyi Görüntüle'yi veya bağlantınızın düzenleme formunu açmasını istiyorsanız Öğeyi Düzenle'yi kullanarak kitaplıktaki var olan herhangi bir belgenin liste öğesini açın.

3. Adres çubuğundaki adresi http: veya https: başından ilk eşittir işaretine (=) kopyalayın.

   

4. ?ID= metni, sayfaya geçerli liste veya kitaplıktaki her öğe için eşittir işaretini (=) izleyen liste kimliğine sahip olan formu görüntülemesini sağlayan bir sorgu dizesi parametresidir; bu örnekte, iş akışı araması tarafından tanımlandığı gibi geçerli öğenin liste kimliği olacaktır.

   Not: Geçerli öğe üç iş akışı görev eyleminden biri tarafından oluşturulan bir görevse ve bağlantının özel görev formunu (Görevler listesi için varsayılan görüntüleme veya düzenleme formunu değil) açmasını istiyorsanız, bkz. Geçerli öğenin özel bir görev formu olup olmadığı. İş akışı görev eylemi tarafından oluşturulmayan görevler için ve iş akışı görev eylemlerinden biri tarafından oluşturulan görevlerin bile görüntüleme biçimleri için, ihtiyacınız olan tek şey geçerli yordamdır.

5. Email İleti tanımla iletişim kutusunda, bağlantının görünmesini istediğiniz statik metni girin veya yapıştırın; örneğin - Liste öğesini görüntülemek için buraya tıklayın.

6. Metni seçin ve Köprüyü Düzenle'yi seçin.

7. Köprüyü Düzenle kutusunda, adres alanı için Dize Oluşturucusu'nu seçin.

8. Dize Oluşturucusu iletişim kutusunda adresi yapıştırın.

9. Ekleme noktasını eşittir işaretinin (=) hemen arkasına getirin ve Ardından Aramayı Ekle veya Değiştir'i seçin.

10. Dize Ara iletişim kutusundaki Kaynak alanında Geçerli Öğe'yi seçin ve Kaynaktanalan alanında Kimlik'i seçin.

    

11. Tamam’ı seçin.

    Dize Oluşturucusu'ndaki son dize http:// veya https:// ile başlamalı ve [%Current Item:ID%].ile bitmelidir

    Önemli: Geçerli öğe kimliği araması geçerli liste öğesinin bağlantılarını oluştururken yararlı olsa da, aşağıdaki aramalar işlenen yolda hatalar sunabilir ve bunları e-posta bağlantılarına eklemenizi önermeyiz: Yol, Sunucu Göreli URL'si, Kaynak URL ve URL yolu.

12. Tamam'ı iki kez seçin.

Bağlantılarınız mavi metinde görünür ve e-postada altı çizili olur.

Bağlantıyı birden çok kez kullanmayı planlıyorsanız sonraki bölüme geçin.

Liste öğesi adresini iş akışı değişkeni olarak depolama

Liste öğesinin görüntüleme formunun VEYA düzenleme formunun URL'sini bir iş akışı değişkeninde depolayabilir ve böylece aynı iş akışındaki birden çok konumda kullanabilirsiniz.

1. İş Akışı Designer penceresinde Eylemler'i ve ardından Dize Dizininden Alt Dizeyi Ayıkla'yı seçin.

   

2. Aşamada dizeyi seçin ve üç nokta düğmesini [...] seçin.

3. Dize Oluşturucusu iletişim kutusunda URL'nin statik metin bölümünü yapıştırın (ancak geçerli öğe kimliği için aramayı yapıştırmayın).

   

4. Ekleme noktasını eşittir işaretinden (=) sonra konumlandırın ve Ardından Aramayı Ekle veya Değiştir'i seçin.

5. Dize Ara iletişim kutusundaki VeriKaynağı alanında Geçerli Öğe'yi seçin ve Kaynaktan alan alanında Kimlik'i seçin.

   

6. Tamam’ı seçin.

   Arama, iletişim kutusundaki metne eklenir.

   

7. Dize Oluşturucusu iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı seçin.

8. 0'dan başlayarak bölümünden 0'ı seçin ve 1 ile değiştirin.

   Not:  Başlangıç 1'den büyük bir değere sahip olduğunda, son dizenin karakterleri kaldırılır.

9. Değişken: alt dize veya Değişken: alt dize1 öğesiniDeğişkene Çıkış: alt dize olarak seçin.

10. Listede Yeni değişken oluştur'u seçin ve ardından Değişkeni Düzenle iletişim kutusunda yeni değişken için bir ad girin.

11. Tür'un Dize olarak ayarlandığından emin olun ve Tamam'ı seçin.

12. Yeni oluşturduğunuz eylemin altında öğesini seçin ve Eylemler'e e-posta gönder eylemini ekleyin ve ardından eylemde bu kullanıcıları seçin.

13. Email İleti Tanımla iletişim kutusundaki yeni değişkeni kullanmak için, bağlantının görünmesini istediğiniz metni e-posta gövdesine girin veya yapıştırın. Metni seçin ve biçimlendirme menüsünde Köprüyü Düzenle'yi seçin. [fx] düğmesini seçin veya [...] üç nokta düğmesini seçin ve ardından Aramayı Ekle veya Değiştir'i seçin.

14. Dize ara iletişim kutusundaki Veri Kaynağı kutusu listesinde İş Akışı Değişkenleri ve Parametreler'i seçin.

15. Kaynaktan alan listesinde Değişken: değişkenin adı'nı ve ardından Tamam'ı seçin ve sonraki kutuda Tamam i n'yiseçin.

    

Artık bu değişkeni geçerli iş akışında istediğiniz herhangi bir yere ekleyebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Temel Sorun Giderme İpuçları 

Aşağıdaki soru listesi, bir iş akışı oluşturma sorununun nedenini belirlemeye yardımcı olabilir:

1. Aynı listede başka bir iş akışı türü oluşturabiliyor musunuz? Örneğin, bir onay iş akışı oluşturmayı deneyin.

2. Aynı iş akışını oluşturabiliyor musunuz:

   • aynı sitedeki farklı bir listede mi?

   • aynı site koleksiyonu altında farklı bir sitede?

   • aynı web uygulaması altında farklı bir site koleksiyonunda?

   • farklı bir web uygulamasında mı?

   • farklı bir hesapla oturum açtınız mı?

   • farklı bir bilgisayar mı kullanıyorsunuz?

 Gelişmiş Sorun Giderme İpuçları

Temel sorun giderme ipuçlarının hiçbiri bir iş akışı sorununun nedenini belirlemeye yardımcı olmazsa şu adımları kullanın:

1. Site ve iş akışı düzeyinde gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun. Site Ayarları>Site İzinleri'ne gidin>İzinleri/Liste Ayarlarını denetle>Bu listenin İzinlerini Denetle'ye gidin ve İzinleri Denetle sonuçlarının aşağıdakiyle eşleşip eşleşmedığını doğrulayın:

   1. İş akışı tasarlama (kaydetme ve yayımlama) için en düşük izinler:

      1. SharePoint sitesinde: Tasarım

      2. SharePoint listesinde: Düzenle

   2. İş akışı başlatmak için en düşük izinler:

      1. SharePoint sitesinde: Yalnızca Görüntüle/Oku

      2. SharePoint listesinde: Katkıda Bulunma

2. Giden e-posta ayarlarının doğru Exchange sunucusuna ayarlandığından emin olun.

   1. Komut İstemi'ni yönetici olarak açma

   2. >nslookup <Exchange sunucu adresini çalıştırın. Örneğin: nslookup exch.contoso.com

   3. Çıktıda Exchange sunucusunun çözümlenmiş IP adresini görmeniz gerekir. Aksi takdirde, Exchange yöneticinize başvurun ve doğru Exchange tam etki alanı adını (FDQN) isteyin.

3. Aşağıdaki adımları kullanarak SharePoint Yönetim Kabuğu ile SPUtility sınıfının SendEmail işlevini kullanarak aynı kişiye bir e-posta gönderin.

   1. SharePoint Yönetim Kabuğu'nu yönetici olarak açın. ( SharePoint Yönetim Rafıl>Yönetici olarak çalıştır'a sağ tıklayın)

   2. Aşağıdaki betiği çalıştırın. Betik True ile yanıt verirse ve kullanıcı SharePoint 'dan bir e-posta alırsa, SMTP SharePoint içinde doğru yapılandırılır.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. SMTP işlevselliğini kullanarak, SharePoint sunucusundan aynı kullanıcıya bir e-posta gönderin. SMTP iletişimini test etmek için Telnet kullanma'daki adımları izleyin.