การสร้างและอัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

คุณต้องการทำสิ่งใด

• ก่อนที่คุณเริ่มต้น

• ทำความเข้าใจตัวอย่างของการใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอก

• สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

• อัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

• รีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

การทำงานกับข้อมูลภายนอกต้องการงานเบื้องต้นจำนวนมากเพื่อให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย ข้อมูลต่อไปนี้สามารถช่วยคุณวางแผนขั้นตอนถัดไปของคุณ นอกจากนี้ หากคุณพบปัญหาขณะพยายามทำงานกับข้อมูลภายนอก ข้อมูลนี้สามารถช่วยคุณแยกแยะปัญหาได้ เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลภายนอก คุณหรือผู้ดูแลระบบต้องทำดังต่อไปนี้

เตรียมแหล่งข้อมูลภายนอก    ผู้ดูแลระบบต้องสร้างบัญชีผู้ใช้และให้สิทธิ์กับแหล่งข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้และข้อมูลจะไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น ในฐานข้อมูลภายนอก ผู้ดูแลระบบยังอาจต้องการสร้างตาราง มุมมอง คิวรีเฉพาะ และอื่นๆ เพื่อจำกัดเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการ และเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

กำหนดค่า SharePoint services และบัญชีผู้ใช้    ผู้ดูแลระบบต้องเปิดใช้งาน Business Data Connectivity Services และ Secure Store Service

กำหนดค่า Secure Store Services    ผู้ดูแลระบบต้องทำสิ่งต่อไปนี้ คือ กำหนดโหมดการเข้าถึงที่ดีที่สุดสำหรับแหล่งข้อมูลภายนอก สร้างแอปพลิเคชันเป้าหมาย และตั้งข้อมูลประจำตัวสำหรับแอปพลิเคชันเป้าหมาย

กำหนดค่า Business Data Connectivity Services    ผู้ดูแลระบบต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกมีสิทธิ์เข้าถึงที่เก็บ Metadata ของ Business Data Connectivity และผู้ใช้ที่เหมาะสมมีสิทธิ์เข้าถึงชนิดเนื้อหาภายนอกที่รายการภายนอกยึดตาม

สร้างชนิดเนื้อหาภายนอก    ผู้ใช้ต้องกำหนดชนิดเนื้อหาภายนอกที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อ การเข้าถึง วิธีการดำเนินการ คอลัมน์ ตัวกรอง และ metadata อื่นๆ ที่ใช้เพื่อดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

ทำความเข้าใจตัวอย่างของการใช้คอลัมน์ข้อมูลภายนอก

ส่วนต่อไปนี้จะอธิบายการใช้งานจริงในการเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไปยังรายการหรือไลบรารี

สัญญาของลูกค้าและข้อมูลที่ติดต่อ    คุณมีไลบรารีเอกสารที่มีสัญญาของลูกค้า อย่างไรก็ตาม ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ในแอปพลิเคชันสายธุรกิจ (เช่น SAP หรือ Microsoft CRM) ซึ่งมีแหล่งข้อมูลที่อยู่ภายนอกผลิตภัณฑ์ SharePoint คุณต้องการติดตามสัญญาของลูกค้าในไลบรารีเอการ แต่ก็ต้องการทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องของลูกค้าเป็นปัจจุบันและไม่ถูกทำซ้ำโดยไม่จำเป็น คุณสามารถทำเช่นนี้ได้โดยเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกอย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ไปยังไลบรารี เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ที่เหมาะสมระหว่างชื่อลูกค้าและหมายเลขโทรศัพท์กับสัญญาแต่ละฉบับที่เก็บไว้ในไลบรารี คอลัมน์ข้อมูลภายนอกจะทำให้การใส่หรืออัปเดตข้อมูลที่ถูกต้องเป็นเรื่องง่าย และจะรับข้อมูลลูกค้าจากแหล่งข้อมูลภายนอกได้โดยอัตโนมัติ ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณยังสามารถสร้างเอกสาร Word ที่มีโครงสร้างซึ่งจะสนับสนุนค่าของคอลัมน์ข้อมูลภายนอกให้กับเอกสาร Word เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขค่าในแผงข้อมูลเอกสารหรือโดยใช้ตัวควบคุมเนื้อหาของ Word ได้

ข้อมูลผลิตภัณฑ์พื้นฐานพร้อมรูปภาพ    คุณได้สร้างไลบรารีรูปภาพที่มีรูปถ่ายของผลิตภัณฑ์ซึ่งองค์กรของคุณจำหน่าย คุณเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกลงในไลบรารีที่เข้าถึงชื่อผลิตภัณฑ์ รหัสผลิตภัณฑ์ และราคาปัจจุบันจากฐานข้อมูลภายนอก อย่างไรก็ตาม คุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อสร้างชนิดข้อมูลภายนอกแล้ว ข้อมูลภายนอกนั้นเป็นแบบอ่านอย่างเดียว กฎและการดำเนินงานของบริษัทที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงใดก็ตามต่อข้อมูลผลิตภัณฑ์จะถูกดำเนินการผ่านทางระบบฐานข้อมูล แต่ตอนนี้คนในองค์กรของคุณต่างก็สามารถดูข้อมูลผลิตภัณฑ์ทั่วไปด้วยกันได้ในมุมมองไลบรารีเดียวอย่างง่ายดาย

ด้านบนของหน้า

สร้างคอลัมน์ข้อมูลภายนอกในรายการหรือไลบรารี

1. ไปยังไซต์ SharePoint แล้วไปยังรายการหรือไลบรารี

   หมายเหตุ:  คุณไม่สามารถเพิ่มคอลัมน์ข้อมูลภายนอกไว้ในรายการภายนอกได้

2. คลิก รายการ หรือ ไลบรารี > การตั้งค่ารายการ หรือ การตั้งค่าไลบรารี

3. ในส่วน คอลัมน์ ให้คลิก สร้างคอลัมน์

4. ใส่ชื่อของคอลัมน์ เช่น ลูกค้า จากนั้นภายใต้ ชนิดคอลัมน์ ให้คลิก ข้อมูลภายนอก

5. ภายใต้ ชนิดเนื้อหาภายนอก คลิก ตัวเลือกชนิดเนื้อหาภายนอก แล้วเลือกรายการที่เหมาะสมจากรายการของชนิดเนื้อหาภายนอก ตัวอย่างเช่น CRM ลูกค้า

6. ตัดสินใจว่าคุณจะจัดการกับการกระทำใดๆ ที่กำหนดไว้สำหรับชนิดเนื้อหาภายนอกอย่างไร โดยเลือกทำอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้

   • เมื่อต้องการแสดงเมนูของการกระทำอย่างน้อยหนึ่งอย่าง ให้คลิก แสดงเมนูการกระทำ

   • เมื่อต้องการทำให้คอลัมน์ข้อมูลภายนอกแสดงการกระทำเริ่มต้นเมื่อถูกเลือก ให้คลิก ลิงก์คอลัมน์นี้ไปยังการกระทำเริ่มต้นของชนิดเนื้อหาภายนอก

7. ภายใต้ เพิ่มคอลัมน์เพื่อแสดงเขตข้อมูลเพิ่มเติม ให้คลิก เลือกเขตข้อมูลทั้งหมด หรือเลือกเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เช่น รายชื่อลูกค้า และหมายเลขโทรศัพท์

ด้านบนของหน้า

อัปเดตคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

1. ไปยังไซต์ SharePoint แล้วไปยังรายการหรือไลบรารี

2. เพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลในรายการ หรือคุณสมบัติของไลบรารีเอกสาร

3. ในกล่องข้อความคอลัมน์ข้อมูลภายนอก ตัวอย่างเช่น รายชื่อลูกค้า ให้คลิก ตัวเลือกรายการข้อมูลเพิ่มเติม

   ผู้สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกจำเป็นต้องกำหนดวิธีการทำงานของ ตัวเลือกรายการข้อมูลภายนอก ด้วยการเลือกเขตข้อมูลของข้อมูลเฉพาะตัวที่เหมาะสม และด้วยการสร้างตัวกรองอย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อที่คุณจะสามารถระบุที่ตั้งของค่าที่ถูกต้องได้ นอกเหนือจากกรณีนี้ ให้ติดต่อผู้สร้างชนิดเนื้อหาภายนอกหรือผู้ดูแลระบบของคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ

4. ในกล่องโต้ตอบ เลือกรายการที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น ทิพการดา ภูวาเศรษฐ์ แล้วคลิก ตกลง

ข้อมูลจะถูกอัปเดตในรายการภายนอกและแหล่งข้อมูลภายนอก

ด้านบนของหน้า

รีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอก

เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลในคอลัมน์ข้อมูลภายนอกจะถูกแคชไว้บนเซิร์ฟเวอร์หรือบริการและอาจจะไม่แสดงค่าล่าสุดจากระบบข้อมูลภายนอก เพื่อทำให้แน่ใจว่าข้อมูลภายนอกที่ถูกแสดงเป็นปัจจุบัน คุณสามารถรีเฟรชคอลัมน์ข้อมูลภายนอกได้ อย่างไรก็ตาม ให้ระมัดระวังในการดำเนินการรีเฟรชเนื่องจากอาจใช้เวลานาน ขึ้นอยู่กับว่าคุณได้ตั้งค่าข้อมูลภายนอกไว้อย่างไร

1. ไปยังไซต์ SharePoint แล้วไปยังรายการหรือไลบรารี

2. บนส่วนหัวคอลัมน์ของข้อมูลภายนอก ให้คลิก รีเฟรช

3. ในหน้ารีเฟรช ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการรีเฟรชเฉพาะโฟลเดอร์ปัจจุบันอย่างเดียวหรือโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดด้วย

4. คลิก ตกลง

ด้านบนของหน้า