เมื่อคุณแชร์สําเนาของไฟล์เอกสาร Microsoft 365 กับลูกค้าหรือผู้ร่วมงาน ขอแนะนําให้ตรวจทานเอกสารเพื่อหาข้อมูลที่ซ่อนอยู่หรือข้อมูลส่วนบุคคล และนําออก
หมายเหตุ: Microsoft จะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลใดๆ จากเอกสารของคุณได้ เว้นแต่คุณจะส่งเอกสารของคุณไปยัง Microsoft
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะช่วยคุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บไว้ในเอกสารที่คุณวางแผนจะแชร์ออก วิธีการใช้งาน:
ไปที่ ข้อมูล > ไฟล์ > ตรวจหาปัญหา > ตรวจสอบเอกสาร
เคล็ดลับ: ถ้าคุณเพียงแค่ต้องการพิมพ์โดยไม่มีข้อคิดเห็น บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก พิมพ์ เลือก พิมพ์หน้าทั้งหมด แล้วล้าง พิมพ์มาร์กอัป
สิ่งที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออกในเอกสาร Word
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะแสดงตัวตรวจสอบต่างๆ มากมายที่จะช่วยคุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสารWord ออกก่อนที่จะแชร์
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บน สําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร เอาออกได้เสมอ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
เมื่อต้องการค้นหาและเอาข้อมูลและข้อมูลออกอย่างรวดเร็ว:
-
ในตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกหรือล้างตัวเลือก (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเอาออกหรือบันทึก
-
เลือก ตรวจสอบ
-
ตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบ แล้วเลือก เอาออกทั้งหมด บนรายการใดๆ เพื่อลบใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
สําหรับข้อควรทราบและข้อมูลเกี่ยวกับการเอาข้อมูลออก ให้ดูที่ -
เลือก ตรวจหาใหม่ หรือ ปิด
หมายเหตุ: มีข้อมูลบางอย่างที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร ไม่สามารถลบได้ ซึ่งอธิบายไว้ในตารางด้านล่าง
ชื่อตัวตรวจสอบ |
ค้นหาและเอาออก |
---|---|
ข้อคิดเห็น การตรวจทานแก้ไข เวอร์ชัน และคำอธิบายประกอบ |
|
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล |
|
หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ำ |
|
ข้อความที่ซ่อน |
ข้อความที่จัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อน (เอฟเฟ็กต์ของฟอนต์ที่มีอยู่ในกล่องโต้ตอบ ฟอนต์) หมายเหตุ: ตัวตรวจสอบนี้ไม่สามารถตรวจหาข้อความที่ถูกซ่อนอยู่โดยวิธีอื่นได้ (ตัวอย่างเช่น ข้อความสีขาวบนพื้นหลังสีขาว) |
ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเอง |
|
เนื้อหาที่มองไม่เห็น |
วัตถุที่มองไม่เห็น เนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น หมายเหตุ: ตัวตรวจสอบนี้จะไม่สามารถตรวจหาวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นบังอยู่ได้ |
หมายเหตุ: ถ้าองค์กรของคุณกําหนด ตัวตรวจสอบเอกสาร เองโดยการเพิ่มมอดูลตัวตรวจสอบ คุณอาจสามารถตรวจสอบเอกสารของคุณเพื่อดูชนิดของข้อมูลเพิ่มเติมได้
ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล
เอกสารWord สามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้
-
ข้อคิดเห็น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เวอร์ชัน และคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก ถ้าคุณทํางานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเอกสารของคุณ เอกสารของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น เครื่องหมายการตรวจทานจากการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ข้อคิดเห็น คําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก หรือเวอร์ชัน ข้อมูลนี้สามารถทําให้บุคคลอื่นเห็นชื่อของบุคคลที่ทํางานบนเอกสารของคุณ ข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว และการเปลี่ยนแปลงที่ทําในเอกสารของคุณ สิ่งที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์ภายนอกทีมของคุณ
-
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล คุณสมบัติเอกสารหรือ Metadata รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารของคุณ เช่น ผู้เขียน เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมถึงข้อมูลที่ Microsoft 365 โปรแกรมโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารล่าสุดและวันที่ที่สร้างเอกสาร ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์เฉพาะ เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) ชนิดเพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการส่งสําหรับการรีวิว ใบเวียนเอกสาร และชื่อเทมเพลต
-
หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และลายน้ํา เอกสารWord สามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้ นอกจากนี้ คุณอาจเพิ่มลายน้ําลงในเอกสาร Word ของคุณ
-
ข้อความที่ซ่อน เอกสารWord สามารถมีข้อความที่ถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความที่ซ่อนได้ ถ้าคุณไม่ทราบว่าเอกสารของคุณมีข้อความที่ซ่อนหรือไม่ คุณสามารถใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร เพื่อค้นหาได้
-
คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร ถ้าเอกสารของคุณถูกบันทึกไปยังตําแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Windows SharePoint Services เอกสารอาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตําแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้
-
ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเอง เอกสารสามารถมีข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่มองไม่เห็นในเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้
ค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกด้วยตัวตรวจสอบเอกสาร
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บน สําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร เอาออกได้เสมอ
-
เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล
-
บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ
-
ในสําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณ บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล
-
เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก ตรวจสอบเอกสาร
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ
-
เลือก ตรวจสอบ
-
ตรวจทานผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร
-
เลือก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสําหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ
สิ่งสำคัญ:
-
ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสารของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้โดยการเลือก เลิกทํา
-
ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเอกสารที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument Text (.odt) คุณต้องเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร ทุกครั้งที่คุณบันทึกเอกสารในรูปแบบนั้น
-
ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถช่วยคุณค้นหาและลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บไว้ในเอกสาร Excel ก่อนการแชร์
หมายเหตุ: แม้ว่าคุณจะสามารถเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากเวิร์กบุ๊กที่คุณส่งไปยังบุคคลอื่นได้ แต่ถ้าเวิร์กบุ๊ก Excel ถูกบันทึกเป็น เวิร์กบุ๊กที่แชร์ คุณจะไม่สามารถเอาข้อคิดเห็น คําอธิบายประกอบ คุณสมบัติเอกสาร และข้อมูลส่วนบุคคลออกได้ เมื่อต้องการเอาข้อมูลนี้ออกจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ ก่อนอื่นให้คัดลอกและปิดฟีเจอร์ เวิร์กบุ๊กที่แชร์
สิ่งที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออกในเอกสาร Excel
ตารางนี้แสดงรายการชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาออกจากเวิร์กบุ๊กของคุณได้
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บน สําเนาของเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร เอาออกได้เสมอ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
เมื่อต้องการค้นหาและเอาข้อมูลและข้อมูลออกอย่างรวดเร็ว ให้ทําดังนี้
-
ในตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกหรือล้างตัวเลือก (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเอาออกหรือบันทึก
-
เลือก ตรวจสอบ
-
ตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบ แล้วเลือก เอาออกทั้งหมด บนรายการใดๆ เพื่อลบใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
สําหรับข้อควรทราบและข้อมูลเกี่ยวกับการเอาข้อมูลออก ให้ดูที่ -
เลือก ตรวจหาใหม่ หรือ ปิด
ข้อมูลบางอย่างไม่สามารถเอาออกได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหา แต่ไม่สามารถเอาออกได้
หมายเหตุ: ถ้าองค์กรของคุณได้เพิ่มมอดูลตัวตรวจสอบแบบกําหนดเองลงใน ตัวตรวจสอบเอกสาร คุณอาจเห็นชนิดของข้อมูลเพิ่มเติม
สำหรับรายการเหล่านี้: |
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะค้นหาและเอาสิ่งต่อไปนี้ออก |
---|---|
ข้อคิดเห็นและคำอธิบายประกอบ |
|
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล |
|
หัวกระดาษและท้ายกระดาษ |
|
แถวและคอลัมน์ที่ซ่อน |
|
เวิร์กชีตที่ซ่อน |
เวิร์กชีตที่ซ่อน หมายเหตุ: ถ้าเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กบุ๊กของคุณมีข้อมูลอยู่ คุณอาจเปลี่ยนผลลัพธ์ของการคํานวณหรือสูตรในเวิร์กบุ๊กของคุณโดยการเอาออก ถ้าคุณไม่ทราบว่าเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่มีข้อมูลใด อยู่ ให้ปิด ตัวตรวจสอบเอกสาร ยกเลิกการซ่อนเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ แล้วรีวิวเนื้อหาในเวิร์กชีตเหล่านั้น |
ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเอง |
ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเองที่อาจเก็บอยู่ภายในเวิร์กบุ๊ก |
เนื้อหาที่มองไม่เห็น |
วัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น หมายเหตุ: ตัวตรวจสอบเอกสาร ตรวจไม่พบวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นๆ บังอยู่ |
การค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออก
ตัวตรวจสอบเอกสาร ช่วยให้คุณค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเวิร์กบุ๊ก Excel ออกได้
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บน สําเนาของเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร เอาออกได้เสมอ
-
เปิดเวิร์กบุ๊กที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล
-
บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่ออื่นในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสําเนาของเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ
-
ในสําเนาของเวิร์กบุ๊กต้นฉบับของคุณ บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล
-
เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก ตรวจสอบเอกสาร
-
ในกล่อง ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายของชนิดเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบแต่ละตัว ให้ดูที่ สิ่งที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออกในเอกสาร Excel
-
เลือก ตรวจสอบ
-
รีวิวผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่อง ตัวตรวจสอบเอกสาร
-
เลือก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสําหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ
สิ่งสำคัญ:
-
ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากเวิร์กบุ๊กของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้โดยการเลือก เลิกทํา
-
ถ้าคุณเอาแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ที่มีข้อมูลอยู่ออก คุณอาจเปลี่ยนผลลัพธ์ของการคํานวณหรือสูตรในเวิร์กบุ๊กของคุณ ถ้าคุณไม่ทราบว่าแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่มีข้อมูลใด ให้ปิด ตัวตรวจสอบเอกสาร ยกเลิกการซ่อนแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ แล้วรีวิวเนื้อหา
-
ตัวตรวจสอบ ข้อคิดเห็นและคําอธิบายประกอบคุณสมบัติเอกสาร และ ข้อมูลส่วนบุคคล และ หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ไม่สามารถใช้ในเวิร์กบุ๊กที่บันทึกเป็นเวิร์กบุ๊กที่แชร์ได้ (รีวิว > แชร์เวิร์กบุ๊ก) ทั้งนี้เนื่องจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อให้บุคคลอื่นสามารถทํางานร่วมกันบนเวิร์กบุ๊กเดียวกันได้ เมื่อต้องการเอาข้อมูลนี้ออกจากเวิร์กบุ๊กที่แชร์ คุณสามารถคัดลอกเวิร์กบุ๊กแล้วยกเลิกการแชร์ได้ เมื่อต้องการยกเลิกการแชร์เวิร์กบุ๊ก บนแท็บ รีวิว ให้เลือก แชร์เวิร์กบุ๊ก แล้วล้าง อนุญาตการเปลี่ยนแปลงโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งคนในเวลาเดียวกัน
-
ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากสเปรดชีตที่คุณบันทึกในรูปแบบ OpenDocument Spreadsheet (.ods) คุณจําเป็นต้องเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร ทุกครั้งที่คุณบันทึกสเปรดชีตในรูปแบบนี้
-
ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลใน Excel
ต่อไปนี้คือรายการบางส่วนที่สามารถเป็นแหล่งของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ:
-
ข้อคิดเห็นและคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก เวิร์กบุ๊กของคุณอาจมีรายการต่างๆ เช่น ข้อคิดเห็นหรือคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก ถ้าคุณทํางานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อมูลนี้สามารถให้บุคคลอื่นเห็นชื่อของบุคคลที่ทํางานบนเวิร์กบุ๊กของคุณ ข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว และการเปลี่ยนแปลงที่ทํากับเวิร์กบุ๊กของคุณ
-
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล เมตาดาต้าหรือคุณสมบัติเอกสารใน Excel เช่นเดียวกับในแอป Microsoft 365 อื่นๆ รวมถึงรายละเอียด เช่น ผู้เขียน หัวข้อ และชื่อเรื่อง Microsoft 365 จะรักษาชื่อของบุคคลที่บันทึกเวิร์กบุ๊กล่าสุด วันที่ที่สร้างเอกสาร และตําแหน่งที่ตั้งเอกสารโดยอัตโนมัติ อาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) เพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการขอตรวจทาน ใบเวียนเอกสาร คุณสมบัติเครื่องพิมพ์ (ตัวอย่างเช่น เส้นทางเครื่องพิมพ์ และรหัสผ่านการพิมพ์ที่ปลอดภัย) และข้อมูลเส้นทางของไฟล์สําหรับการประกาศเว็บเพจ
-
หัวกระดาษและท้ายกระดาษ เวิร์กบุ๊กสามารถมีข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษได้
-
แถว คอลัมน์ และเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ เวิร์กบุ๊กสามารถมีแถว คอลัมน์ และทั้งเวิร์กชีตที่ถูกซ่อนไว้ได้ ถ้าคุณแจกจ่ายสําเนาของเวิร์กบุ๊กที่มีแถว คอลัมน์ หรือเวิร์กชีตที่ซ่อนอยู่ บุคคลอื่นอาจยกเลิกการซ่อนสําเนาเหล่านั้นเพื่อดูข้อมูลที่มีอยู่
-
คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร สมุดงานที่ถูกบันทึกไว้ในตําแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Windows SharePoint Services อาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตําแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์
-
ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเอง เวิร์กบุ๊กสามารถมีข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่ไม่สามารถมองเห็นในเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้
-
เนื้อหาที่มองไม่เห็น เวิร์กบุ๊กสามารถมีวัตถุที่มองไม่เห็นได้ เนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น
-
ลิงก์ภายนอก เวิร์กบุ๊กสามารถมีลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊กอื่นได้ (ลิงก์ภายนอก) ชื่อของเวิร์กชีตที่มีข้อมูลนั้นจะถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก แต่อาจไม่สามารถมองเห็นได้
-
ไฟล์หรือวัตถุแบบฝังตัว เวิร์กบุ๊กสามารถมีไฟล์ฝังตัว (เช่น เอกสาร Microsoft 365 หรือเอกสารข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้
-
แมโครของโค้ด VBA เวิร์กบุ๊กสามารถมีแมโคร มอดูล VBA ตัวควบคุม COM หรือตัวควบคุม ActiveX, ผู้ใช้ Forms หรือฟังก์ชัน User-Defined (UDF) ที่อาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่
-
รายการที่อาจมีข้อมูลที่แคชไว้ เวิร์กบุ๊กสามารถมีข้อมูลที่แคชสําหรับ PivotTable, PivotChart, ตัวแบ่งส่วนข้อมูล, ไทม์ไลน์ และสูตรคิวบ์ที่อาจไม่สามารถมองเห็นได้
-
แบบสำรวจของ Excel เวิร์กบุ๊กสามารถซ่อน Excel คําถามแบบสํารวจที่ใส่ไว้ใน Excel สำหรับเว็บ และบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก แต่จะไม่สามารถมองเห็นได้
-
สถานการณ์สมมติของตัวจัดการสถานการณ์สมมติ เวิร์กบุ๊กสามารถมีสถานการณ์สมมติที่กําหนดโดยใช้ตัวจัดการสถานการณ์สมมติ สถานการณ์สมมติเหล่านี้อาจมีข้อมูลที่แคชหรือข้อมูลที่ซ่อนอยู่
-
ตัวกรอง เวิร์กบุ๊กสามารถมีตัวกรองอัตโนมัติหรือตัวกรองตารางที่ใช้งานอยู่ซึ่งอาจทําให้ข้อมูลที่แคชหรือข้อมูลที่ซ่อนอยู่ถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก
-
ชื่อที่ซ่อนอยู่ เวิร์กบุ๊กสามารถมีชื่อที่ซ่อนอยู่ซึ่งอาจเป็นแหล่งข้อมูลที่ซ่อนอยู่ได้
ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและไม่สามารถเอาออกได้
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะตรวจหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่ปรากฏในเวิร์กบุ๊กของคุณ ไม่สามารถเอารายการเหล่านี้ออกให้คุณได้ เนื่องจากอาจทําให้เวิร์กบุ๊กทํางานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและพิจารณาว่าคุณต้องการเอาออกด้วยตนเอง หรือแทนที่ด้วยรายการที่ไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพแบบคงที่
สำหรับรายการเหล่านี้: |
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะค้นหาสิ่งต่อไปนี้ |
---|---|
ลิงก์ภายนอก |
ลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊กอื่น ชื่อของเวิร์กชีตที่มีข้อมูลจะถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊กของคุณ แต่จะมองไม่เห็น ลิงก์ภายนอกมีการอ้างอิงภายนอกที่ใช้ใน:
|
ไฟล์หรือวัตถุแบบฝังตัว |
ไฟล์ฝังตัว (เช่น Microsoft 365 หรือเอกสารข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวัตถุบางชนิด:
|
แมโครของโค้ด VBA |
แมโครหรือรายการ VBA ที่อาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กบุ๊กของคุณ รวมถึง:
|
ฟีเจอร์ BI ที่มีข้อมูลที่แคช |
ฟีเจอร์ BI ที่อาจมีข้อมูลที่แคชซึ่งถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร จะตรวจสอบรายการต่อไปนี้ที่อาจมี PivotCache, SlicerCache หรือแคชสูตรคิวบ์:
|
แบบสำรวจของ Excel |
Excel คําถามแบบสํารวจที่สร้างขึ้นใน Excel สำหรับเว็บ และบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊กโดยไม่สามารถมองเห็นได้ |
สถานการณ์สมมติของตัวจัดการสถานการณ์สมมติ |
สถานการณ์สมมติที่ถูกกำหนดด้วยตัวจัดการสถานการณ์สมมติ และอาจทำให้ข้อมูลที่แคชหรือข้อมูลที่ซ่อนอยู่ถูกบันทึกไว้กับเวิร์กบุ๊ก |
ตัวกรอง |
ตัวกรองที่อาจเป็นสาเหตุของข้อมูลที่แคชหรือข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ตัวตรวจสอบเอกสาร จะตรวจสอบตัวกรองอัตโนมัติและตัวกรองตารางที่นําไปใช้กับข้อมูลของคุณ |
ชื่อที่ซ่อนอยู่ |
ชื่อที่ซ่อนอยู่ที่อาจเก็บข้อมูลที่ซ่อนไว้ในเวิร์กบุ๊ก |
คุณสามารถค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนําเสนอ PowerPoint ของคุณออกได้โดยใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร
เคล็ดลับ: ถ้าคุณเพียงแค่ต้องการพิมพ์โดยไม่มีข้อคิดเห็น บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก พิมพ์ เลือก พิมพ์หน้าทั้งหมด แล้วล้าง พิมพ์มาร์กอัป
ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและเอาออก
ตารางนี้แสดงรายการชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาออกจากงานนําเสนอ PowerPoint ของคุณได้
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บน สําเนาของงานนําเสนอต้นฉบับของคุณ เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร เอาออกได้เสมอ สําหรับรายละเอียดเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
เมื่อต้องการค้นหาและเอาข้อมูลและข้อมูลออกอย่างรวดเร็ว ให้ทําดังนี้
-
ในตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกหรือล้างตัวเลือก (ตามที่อธิบายไว้ด้านล่าง) เพื่อเอาออกหรือบันทึก
-
เลือก ตรวจสอบ
-
ตรวจสอบผลลัพธ์การตรวจสอบ แล้วเลือก เอาออกทั้งหมด บนรายการใดๆ เพื่อลบใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร
สําหรับข้อควรทราบและข้อมูลเกี่ยวกับการเอาข้อมูลออก ให้ดูที่ -
เลือก ตรวจหาใหม่ หรือ ปิด
มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลบางอย่างเท่านั้นที่สามารถเอาออกได้ด้วย ตัวตรวจสอบเอกสาร สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาแต่ไม่สามารถเอาออกได้
ถ้าองค์กรของคุณกําหนด ตัวตรวจสอบเอกสาร เองโดยการเพิ่มมอดูลตัวตรวจสอบ คุณอาจสามารถตรวจสอบงานนําเสนอของคุณเพื่อดูชนิดข้อมูลเพิ่มเติมได้
ชื่อตัวตรวจสอบ |
ค้นหาและเอาออก |
---|---|
ข้อคิดเห็นและคำอธิบายประกอบ |
|
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล |
|
ข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไข |
ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่แก้ไขไฟล์และเวลาที่แก้ไข ฟีเจอร์นี้จะพร้อมใช้งานสำหรับผู้สมัครใช้งาน Microsoft 365 ที่เข้าร่วมโปรแกรม Office Insiderเท่านั้น ถ้าคุณเป็นผู้สมัครใช้งาน Microsoft 365 ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี Office เวอร์ชันล่าสุด |
เนื้อหาบนสไลด์ที่มองไม่เห็น |
วัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น ตัวตรวจสอบนี้จะไม่ตรวจหาวัตถุที่ถูกวัตถุอื่นๆ บังอยู่ |
เนื้อหา Off-Slide |
|
บันทึกย่องานนําเสนอ |
ข้อความที่เพิ่มลงในส่วนบันทึกย่อของงานนําเสนอ ตัวตรวจสอบเอกสาร ไม่สามารถเอารูปภาพที่เพิ่มลงในส่วน บันทึกย่อ ของงานนําเสนอออกได้ |
ข้อมูลแบบ XML แบบกำหนดเอง |
ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่อาจถูกเก็บไว้ภายในงานนําเสนอ |
การค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออก
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บน สําเนาของงานนําเสนอต้นฉบับของคุณ เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ ตัวตรวจสอบเอกสาร เอาออกได้เสมอ
-
เปิดงานนําเสนอ PowerPoint ที่คุณต้องการตรวจสอบข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล
-
บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก บันทึกเป็น แล้วพิมพ์ชื่อในกล่อง ชื่อไฟล์ เพื่อบันทึกสําเนาของงานนําเสนอต้นฉบับของคุณ
-
ในสําเนาของงานนําเสนอต้นฉบับของคุณ บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล
-
เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก ตรวจสอบเอกสาร
-
ในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายเพื่อเลือกชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการให้ตรวจสอบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวตรวจสอบแต่ละตัว ให้ดูที่ เอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกโดยการตรวจสอบเอกสาร งานนําเสนอ หรือเวิร์กบุ๊ก
-
เลือก ตรวจสอบ
-
ตรวจทานผลลัพธ์ของการตรวจสอบในกล่องโต้ตอบ ตัวตรวจสอบเอกสาร
-
เลือก เอาออกทั้งหมด ถัดจากผลลัพธ์การตรวจสอบสําหรับชนิดของเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ที่คุณต้องการเอาออกจากเอกสารของคุณ
-
ถ้าคุณเอาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ออกจากงานนําเสนอของคุณ คุณอาจไม่สามารถคืนค่าเนื้อหานั้นได้ด้วยการเลือก เลิกทํา
-
ถ้าคุณต้องการเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลออกจากงานนําเสนอที่คุณบันทึกในรูปแบบ งานนําเสนอ OpenDocument (.odp) คุณต้องเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร ทุกครั้งที่คุณบันทึกงานนําเสนอในรูปแบบนี้
-
ชนิดของข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคล
PowerPoint งานนําเสนอสามารถบันทึกข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลได้หลายชนิด แม้ว่าข้อมูลนี้อาจมองไม่เห็นในทันที แต่ยังคงสามารถเรียกใช้ได้จากงานนําเสนอของคุณ
ข้อมูลที่ซ่อนอาจรวมถึงข้อมูลที่ PowerPoint เพิ่มเพื่อให้คุณสามารถทํางานร่วมกันในการสร้างงานนําเสนอกับบุคคลอื่นได้ นอกจากนี้ยังอาจรวมข้อมูลที่คุณกําหนดให้เป็นข้อมูลที่ซ่อนอยู่โดยตั้งใจ
PowerPoint งานนําเสนอสามารถมีชนิดข้อมูลที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนบุคคลต่อไปนี้
-
ข้อคิดเห็นและคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก ถ้าคุณทํางานร่วมกับผู้อื่นเพื่อสร้างงานนําเสนอของคุณ งานนําเสนอของคุณอาจมีรายการ ต่างๆ เช่น ข้อคิดเห็นหรือคําอธิบายประกอบที่เป็นหมึก ข้อมูลนี้สามารถอนุญาตให้ผู้อื่นเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ทําและชื่อของผู้ที่ทํางานบนงานนําเสนอของคุณ พร้อมกับข้อคิดเห็นจากผู้รีวิว
-
ข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไข เมื่อคุณทํางานร่วมกันบนเอกสารที่แชร์ที่เก็บอยู่ใน Cloud PowerPoint 2016 สําหรับ Microsoft 365 เก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ทําการเปลี่ยนแปลงในเอกสารและเวลาที่ทําการเปลี่ยนแปลง
-
คุณสมบัติเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล คุณสมบัติเอกสาร หรือที่เรียกว่า Metadata รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับงานนําเสนอของคุณ เช่น ผู้เขียน เรื่อง และชื่อเรื่อง คุณสมบัติเอกสารยังรวมถึงข้อมูลที่ Microsoft 365 โปรแกรมโดยอัตโนมัติ เช่น ชื่อของบุคคลที่บันทึกเอกสารล่าสุดและวันที่ที่สร้างเอกสาร ถ้าคุณใช้ฟีเจอร์เฉพาะ เอกสารของคุณอาจมีข้อมูลที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ (PII) ชนิดอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น ส่วนหัวของอีเมล ข้อมูลการส่งสําหรับการรีวิว ใบเวียนเอกสาร และข้อมูลเส้นทางไฟล์สําหรับการประกาศเว็บเพจ
-
เนื้อหาบนสไลด์ที่มองไม่เห็น งานนําเสนอของคุณอาจมีวัตถุที่มองไม่เห็นเนื่องจากถูกจัดรูปแบบให้มองไม่เห็น
-
เนื้อหานอกสไลด์ PowerPoint งานนําเสนอสามารถมีวัตถุที่มองไม่เห็นได้ทันที เนื่องจากวัตถุเหล่านั้นถูกลากออกจากสไลด์ลงในพื้นที่ปิดสไลด์ เนื้อหานอกสไลด์นี้อาจรวมถึงกล่องข้อความ คลิปอาร์ต กราฟิก และตาราง
-
บันทึกย่องานนําเสนอ ส่วน บันทึกย่อ ของงานนําเสนอ PowerPoint สามารถมีข้อความที่คุณอาจไม่ต้องการแชร์แบบสาธารณะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าบันทึกย่อถูกเขียนขึ้นเพื่อการใช้งานของบุคคลที่กําลังนําเสนองานนําเสนอเท่านั้น
-
คุณสมบัติของเซิร์ฟเวอร์เอกสาร ถ้างานนําเสนอของคุณถูกบันทึกไปยังตําแหน่งที่ตั้งบนเซิร์ฟเวอร์การจัดการเอกสาร เช่น ไซต์เวิร์กสเปซเอกสารหรือไลบรารีที่ยึดตาม Windows SharePoint Services งานนําเสนออาจมีคุณสมบัติเอกสารเพิ่มเติมหรือข้อมูลเกี่ยวกับตําแหน่งที่ตั้งเซิร์ฟเวอร์นี้
-
ข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเอง งานนําเสนอสามารถมีข้อมูลแบบ XML แบบกําหนดเองที่มองไม่เห็นในเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสาร สามารถค้นหาและเอาข้อมูลแบบ XML นี้ออกได้
ข้อมูลที่ตัวตรวจสอบเอกสารค้นหาและไม่สามารถเอาออกได้
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะตรวจหารายการต่อไปนี้ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในงานนําเสนอของคุณ ตัวตรวจสอบเอกสาร ไม่สามารถเอารายการเหล่านี้ออกให้คุณได้ เนื่องจากอาจทําให้งานนําเสนอทํางานไม่ถูกต้อง คุณสามารถตรวจสอบแต่ละรายการที่พบและพิจารณาว่าคุณต้องการเอาออกด้วยตนเอง หรือแทนที่ด้วยรายการที่ไม่มีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ เช่น รูปภาพแบบคงที่
สำหรับรายการเหล่านี้: |
ตัวตรวจสอบเอกสาร จะค้นหาสิ่งต่อไปนี้ |
---|---|
ไฟล์หรือวัตถุแบบฝังตัว |
ไฟล์ฝังตัว (เช่น Microsoft 365 หรือเอกสารข้อความ) หรือวัตถุฝังตัว (เช่น แผนภูมิหรือสมการ) ที่อาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถมองเห็นได้ในเวิร์กบุ๊กของคุณ ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของวัตถุบางชนิด:
|
แมโครหรือโค้ด VBA |
แมโครหรือรายการ VBA ที่อาจมีข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนําเสนอของคุณ รวมถึง:
|
ตัวตรวจสอบเอกสารและข้อมูลส่วนบุคคล
ข้อมูลการติดตามการแก้ไขซึ่งเริ่มนํามาใช้ใน PowerPoint 2016 รุ่น 8403 สําหรับ Microsoft 365 Insider แสดงข้อจํากัดของ ตัวตรวจสอบเอกสาร ตัวอย่างเช่น Kelly และ Linda ทํางานร่วมกันบนงานนําเสนอ A ใน Microsoft 365 ข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไข (ซึ่งก็คือ ชื่อผู้ใช้ และเวลาที่พวกเขาทําการแก้ไข) จะถูกเพิ่มลงในงานนําเสนอ ถ้า Mohammed เปิดงานนําเสนอ A ในเวอร์ชันก่อนหน้าของ PowerPoint และเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร บนไฟล์เพื่อนําข้อมูลส่วนบุคคลออก ตัวตรวจสอบเอกสาร ในเวอร์ชัน PowerPoint จะไม่สามารถตรวจหาและลบข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไขที่เพิ่มลงในงานนําเสนอโดย PowerPoint เวอร์ชันที่ใหม่กว่าและ Microsoft 365 ใช้โดย Kelly และ Linda Mohammed ไม่สามารถลบข้อมูลการติดตามการตรวจทานแก้ไขโดยไม่อัปเกรดเป็น PowerPoint เวอร์ชันปัจจุบัน แล้วเรียกใช้ ตัวตรวจสอบเอกสาร
ใน Visio คุณสามารถเอาข้อมูลที่ซ่อนและข้อมูลส่วนบุคคลออกได้ก่อนที่คุณจะแชร์สําเนาของเอกสาร Visio กับผู้อื่น
สิ่งสำคัญ: เราขอแนะนําให้คุณเอาข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนอยู่บน สําเนาของเอกสารต้นฉบับของคุณออก เนื่องจากไม่สามารถคืนค่าข้อมูลที่ถูกเอาออกได้เสมอ
ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลที่ซ่อนอยู่สามารถเอาออกจากพื้นที่คุณลักษณะต่อไปนี้ใน Visio:
-
ข้อคิดเห็นที่แทรกบนหน้าของเอกสารของคุณ
-
คุณสมบัติไฟล์ (ผู้เขียนผู้จัดการ และ บริษัท)
-
ชื่อ ผู้ตรวจทาน ชื่อย่อ และมาร์กอัป
-
เส้นทางไฟล์สเตนซิล
-
เส้นทางและชื่อไฟล์เทมเพลต
หมายเหตุ: ถ้าเอกสารพร้อมใช้งานสําหรับบุคคลอื่นบนเซิร์ฟเวอร์ที่แชร์ เมื่อใดก็ตามที่มีคนเปิดเอกสารข้อมูลจะแสดงเกี่ยวกับชื่อของผู้ใช้ที่เปิดไฟล์และชื่อของคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บไฟล์ เพื่อช่วยปกป้องข้อมูลนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่แชร์ใดๆ สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ที่เชื่อถือได้เท่านั้น
คุณสามารถค้นหาและเอาข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในงานนําเสนอ Visio ของคุณออกได้โดยทําตามขั้นตอนต่อไปนี้
-
บนแท็บ ไฟล์ ให้เลือก ข้อมูล
-
เลือก ตรวจหาปัญหา แล้วเลือก นําข้อมูลส่วนบุคคลออก
-
บนแท็บ ข้อมูลส่วนบุคคล ให้เลือก เอารายการเหล่านี้ออกจากเอกสาร
เคล็ดลับ: เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เตือนฉันถ้าฉันพยายามใส่ข้อมูลนี้ใหม่ ถ้าคุณต้องการดูคําเตือนเมื่อใดก็ตามที่คุณพยายามใส่ข้อมูลส่วนบุคคลใหม่
-
เมื่อต้องการเอาข้อมูลที่อาจเป็นข้อมูลสําคัญออกจากแหล่งข้อมูลภายนอก ให้เลือก เอาข้อมูลออกจากแหล่งข้อมูลภายนอกที่เก็บไว้ในเอกสาร
หมายเหตุ: การเลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ จะไม่ เอาข้อมูลที่ถูกลิงก์ไปยังรูปร่างออก โดยจะเอาแหล่งข้อมูลออกจากไดอะแกรม แต่ถ้ามีข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอยู่ในไดอะแกรม คุณจําเป็นต้องเอาออกด้วยตนเอง