ใน Microsoft 365 คุณสามารถบันทึกคำทักทายแก้ไขกฎการตอบรับสายตั้งค่า Outlook Voice Access แก้ไขข้อความและการตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลและเปิดใช้งานการแสดงตัวอย่างข้อความเสียงโดยใช้Outlook บนเว็บ
-
เมื่อต้องการเข้าถึงการตั้งค่าข้อความเสียงในOutlook บนเว็บ ใหม่ให้เลือกการตั้งค่า >ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด ข้อความเสียงทั่วไปข้อความเสียง
-
เมื่อต้องการเข้าถึงการตั้งค่าข้อความเสียงในOutlook บนเว็บ แบบคลาสสิกให้เลือกการตั้งค่า >จดหมาย ข้อความเสียงทั่วไปข้อความเสียง
-
เมื่อต้องการเข้าถึงการตั้งค่าข้อความเสียงในOutlook สำหรับพีซีให้เลือกไฟล์> จัดการข้อความเสียง
หมายเหตุ:
-
ข้อความเสียงในMicrosoft 365 จะไม่ได้รับการสนับสนุนเริ่มต้นในเดือนมกราคม๒๐๒๐อีกต่อไป
-
ถ้าตัวเลือกข้อความเสียงเป็นสีเทาแสดงว่าคุณกำลังใช้บริการข้อความเสียง Skype for Business กับระบบ cloud PSTN ตัวเลือกข้อความเสียงไม่พร้อมใช้งานใน Outlook
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก คำทักทาย
-
เลือกชนิดของคำทักทายที่คุณต้องการบันทึก
-
เลือก โทรหาฉันเพื่อเล่นหรือบันทึกคำทักทายที่เลือกไว้
-
ใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณและเลือก โทรออก
-
ทำตามคำแนะนำในข้อความที่บันทึกไว้เพื่อบันทึกคำทักทายของคุณ
-
เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว ให้คลิก บันทึก
หมายเหตุ: ถ้าคำทักทายที่อนุญาตให้ผู้โทรทราบว่าคุณจะอยู่ในช่วงเวลาที่ยาวนานถูกเลือกกฎการตอบรับสายที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้จะถูกละเว้นและเฉพาะคำทักทายที่บันทึกไว้สำหรับตัวเลือกนี้เท่านั้นที่จะถูกเล่น
ใช้กฎการรับสายเพื่อกำหนดว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อมีผู้โทรเข้าถึงข้อความเสียงของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเปิดใช้การตอบกลับอัตโนมัติไว้ คุณสามารถตั้งกฎให้โอนสายผู้โทรไปยังหมายเลขอื่น ถ้าคุณมีหลายกฎ คุณสามารถระบุลำดับที่จะนำกฎไปใช้
ถ้าคุณไม่ได้สร้างกฎการรับสาย ผู้เรียกเข้าจะถูกส่งตรงไปยังข้อความเสียงของคุณเมื่อคุณไม่ว่างรับสาย
ถ้าคุณสร้างกฎการรับสายแต่ไม่ได้ระบุการกระทำผู้โทรของคุณจะได้ยินพร้อมท์ดังต่อไปนี้: "คุณได้เข้าถึงกล่องจดหมายของชื่อ <> โปรดโทรกลับมาในภายหลัง อำลา "และการโทรจะสิ้นสุดลง
เมื่อต้องการสร้างกฎ
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก กฎการรับสาย
-
คลิกปุ่มสร้าง
-
พิมพ์ชื่อกฎของคุณ
-
ใน ถ้าผู้โทรเข้าถึงข้อความเสียงของฉัน และ ให้เลือกตัวเลือก
-
ถ้าคุณต้องการเพิ่มเงื่อนไขอีกข้อหนึ่งลงในกฎของคุณ ให้เลือก เพิ่มเงื่อนไข คุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขหลายข้อลงในกฎ แต่โปรดตั้งเงื่อนไขอย่างรอบคอบเพื่อไม่ให้กฎของคุณซับซ้อนเกินไป
-
ใน ให้ตัวเลือกเหล่านี้แก่ผู้โทร ให้เลือกตัวเลือก ตัวเลือกบางอย่างจะพร้อมท์คุณสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม เช่น หมายเลขโทรศัพท์สำรองหรือข้อความที่จะอ่านให้ผู้โทรฟัง
-
ถ้าคุณต้องการเพิ่มตัวเลือกอีกอย่างหนึ่งลงในกฎของคุณ ให้เลือก เพิ่มตัวเลือก
-
เลือก ตกลง
-
ใช้กล่องกาเครื่องหมายในหน้า กฎการรับสาย เพื่อเปิดหรือปิดกฎ
เมื่อต้องการแก้ไขกฎ
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก กฎการรับสาย
-
เลือกกฎที่คุณต้องการแก้ไข แล้วคลิกปุ่มแก้ไข
เมื่อต้องการลบกฎ
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก กฎการรับสาย
-
เลือกกฎที่คุณต้องการลบ แล้วคลิกปุ่มลบ
เมื่อต้องการเปลี่ยนลำดับที่นำกฎไปใช้
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก กฎการรับสาย
-
กฎจะแสดงอยู่ตามลำดับที่นำไปใช้ ให้คุณเลือกกฎที่ต้องการย้ายขึ้น หรือลงตามลำดับ แล้วคลิกลูกศรเพื่อเลือก
ด้วยการแจ้งเตือนคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อคุณพลาดการโทรหรือรับข้อความเสียง คุณสามารถตัดสินใจว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนอย่างไรและเมื่อใด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถรับอีเมลได้เมื่อคุณพลาดการโทรหรือรับข้อความเมื่อมีใครบางคนออกจากข้อความเสียง ตามค่าเริ่มต้นแล้วคุณจะได้รับอีเมลได้ตลอดเวลาที่คุณพลาดการโทรแต่การแจ้งเตือนการส่งข้อความจะถูกปิดใช้งาน
ตั้งค่าการแจ้งเตือนการรับส่งข้อความ
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก การแจ้งเตือน
-
คลิก ตั้งค่าการรับส่งข้อความ
-
เลือกประเทศที่มีการลงทะเบียนโทรศัพท์ของคุณ
หมายเหตุ: ฟีเจอร์การแจ้งเตือนการรับส่งข้อความได้รับการสนับสนุนในบางภูมิภาคและสำหรับผู้ให้บริการมือถือบางรายเท่านั้น ถ้าคุณไม่เห็นผู้ให้บริการมือถือในรายการ คุณจะไม่สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนการรับส่งข้อความ
-
เลือกผู้ให้บริการมือถือของคุณ แล้วคลิก ถัดไป
-
ใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ แล้วคลิก ถัดไป
-
คุณจะได้รับข้อความพร้อมรหัสผ่านที่แนบมา ใส่รหัสผ่านนั้นลงในหน้าจอ ตั้งค่าการรับส่งข้อความ แล้วคลิก เสร็จสิ้น
-
เลือกว่าจะรับการแจ้งเตือนข้อความเมื่อใด แล้วคลิก บันทึก
แก้ไขการตั้งค่าการแจ้งเตือนการรับส่งข้อความ
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก การแจ้งเตือน
-
คลิก แก้ไขการตั้งค่าการรับส่งข้อความ
-
เลือกตัวเลือกการรับส่งข้อความแล้วคลิก บันทึก
Outlook Voice Access ช่วยให้คุณใช้โทรศัพท์ของคุณเพื่อเข้าถึงข้อความเสียง อีเมล ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ ตัวเลือกที่คุณตั้งค่าไว้สำหรับ Outlook Voice Access รวมถึงลำดับที่คุณจะเข้าถึงข้อความใหม่และโฟลเดอร์ที่คุณโทรออกไป เช่น กล่องจดหมายเข้า
หมายเลขโทรศัพท์สำหรับ Outlook Voice Access คืออะไร หมายเลขโทรศัพท์และ PIN ที่ผู้ดูแลระบบมอบให้คุณเมื่อเขาตั้งค่าข้อความเสียงให้คุณ ติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อขอความช่วยเหลือ
เล่นบนโทรศัพท์ช่วยให้คุณเล่นข้อความเสียงผ่านทางโทรศัพท์โดยใช้หมายเลขโทรศัพท์ที่คุณระบุ
ตามค่าเริ่มต้น หมายเลขโทรศัพท์คือหมายเลขที่องค์กรกำหนดให้แก่คุณ แต่ก็อาจเป็นหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมลแอดเดรสใดๆ ก็ได้ ในกรณีดังกล่าว ข้อความเสียงจะเล่นผ่านทางกล่องจดหมายเข้าของอีเมลของคุณ
เมื่อต้องการตั้งค่าหมายเลขสำหรับข้อความเสียง
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก เล่นบนโทรศัพท์
-
พิมพ์หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมลแอดเดรสที่คุณต้องการใช้กับข้อความเสียง
-
คลิก บันทึก
PIN ช่วยให้คุณเข้าถึงกล่องจดหมายและข้อมูลในปฏิทินผ่าน Outlook Voice Access เมื่อคุณรีเซ็ต PIN ระบบจะส่ง PIN ชั่วคราวไปยังกล่องจดหมายเข้าของอีเมลของคุณ ใช้ PIN ชั่วคราวนี้ในครั้งถัดไปที่คุณเรียกใช้ Outlook Voice Access คุณจะได้รับพร้อมท์ให้สร้าง PIN ถาวร
เมื่อต้องการรีเซ็ต PIN ของ Voice Access
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก รีเซ็ต PIN
-
คลิก รีเซ็ต PIN ข้อความเสียงของฉัน
-
คลิก ใช่ เพื่อยืนยันการรีเซ็ต
การแสดงตัวอย่างข้อความเสียงทำให้คุณสามารถแสดงตัวอย่างข้อความที่คุณได้รับ คุณยังสามารถรวมการแสดงตัวอย่างข้อความไปกับข้อความเสียงที่คุณส่งด้วย
เมื่อต้องการเปิดการแสดงตัวอย่างข้อความเสียง
-
ในส่วน ข้อความเสียง ให้เลือก การแสดงตัวอย่างข้อความเสียง
-
เลือกหรือยกเลิกการเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ ระบบจะเลือกทั้งสองตัวเลือกไว้โดยค่าเริ่มต้น
-
คลิก บันทึก