การแก้ไขและการประกาศฐานข้อมูลบนเว็บบน SharePoint 2010

ในบทความนี้ / คุณต้องการจะเป็นอย่างไร / ฉันต้องการ

• ภาพรวม

  • วิธีการทำงาน

    • ฟอร์มและรายการทำงานในเบราว์เซอร์

    • ข้อมูลเก็บอยู่ในรายการ SharePoint

    • คิวรีและแมโครข้อมูลทำงานบนเซิร์ฟเวอร์

    • อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต

• แก้ไขฐานข้อมูลบนเว็บ

ภาพรวม

Access Services (คอมโพเนนต์เสริมของ SharePoint) มีแพลตฟอร์มให้คุณสร้างฐานข้อมูลที่คุณสามารถใช้บนเว็บได้ คุณออกแบบและประกาศฐานข้อมูลบนเว็บโดยใช้ Access และ SharePoint และบุคคลที่มีบัญชีผู้ใช้ SharePoint ใช้ฐานข้อมูลเว็บในเว็บเบราว์เซอร์

แก้ไขฐานข้อมูลบนเว็บ

ส่วนนี้จะให้ขั้นตอนต่างๆ กับงานการออกแบบพื้นฐานที่คุณสามารถทาได้ในฐานข้อมูลบนเว็บ

ในส่วนนี้

• ก่อนเริ่มต้น

  • ข้อแตกต่างในการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปและฐานข้อมูลบนเว็บ

  • ฟีเจอร์ที่มีเฉพาะบนเดสก์ท็อปที่ไม่มีฐานข้อมูลบนเว็บที่คู่กัน

• เปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access

• สร้างตารางบนเว็บ

• เพิ่มเขตข้อมูล

• เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล

• เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

• ตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

  • ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของเขตข้อมูล

  • ตั้งค่ากฎและข้อความการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียน

• สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

  • สร้างเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

• ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

• รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

• สร้างคิวรีเว็บ

• สร้างฟอร์มบนเว็บ

• การสร้างรายงานบนเว็บ

• สร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นเพื่อแสดงตั้งแต่เริ่มต้น

  • ตั้งค่าฟอร์มการนำทางเป็นฟอร์มที่แสดงบนเว็บเริ่มต้น

• ประกาศฐานข้อมูลบนเว็บ

• ซิงโครไนซ์ฐานข้อมูลบนเว็บ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

มีงานสองสามอย่างที่คุณควรทำก่อนจะเริ่มออกแบบฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ นอกจากนั้น คุณควรทราบถึงความแตกต่างของการออกแบบระหว่างฐานข้อมูลบนเว็บกับฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นนักพัฒนา Access ที่มีประสบการณ์

• กำหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลของคุณ    วางแผนให้ชัดเจนเพื่อที่คุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเมื่อกำหนดรายละเอียดการออกแบบ

• ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ต้องการ    คุณไม่สามารถใช้ตารางที่ลิงก์ในฐานข้อมูลบนเว็บได้ ข้อมูลใดๆ ก็ตามที่คุณต้องการใช้และไม่ได้เกิดขึ้นในฐานข้อมูลจะต้องถูกนำเข้าก่อนที่คุณจะทำการประกาศ ถ้าคุณกำหนดข้อมูลของคุณให้ชัดเจนก่อนที่คุณจะเริ่มต้นออกแบบ คุณสามารถหลีกเลี่ยงการที่จะต้องปรับการออกแบบของคุณให้รองรับข้อมูลใหม่ๆ ที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้าได้

• ระบุไซต์ SharePoint ที่คุณจะใช้ประกาศ    คุณจะไม่สามารถประกาศได้เลยหากไม่มี SharePoint ถ้าคุณต้องการทดสอบการออกแบบของคุณในเบราว์เซอร์ในขณะที่คุณออกแบบฐานข้อมูล (เป็นความคิดที่ไม่เลว) คุณจะต้องประกาศฐานข้อมูลก่อน

• วางแผนการรักษาความปลอดภัยของคุณ    คุณสามารถใช้ประโยชน์จากระบบรักษาความปลอดภัยของ SharePoint ในการควบคุมการเข้าถึงฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ วางแผนการรักษาความปลอดภัยแต่เนิ่นๆ เพื่อที่คุณจะได้สร้างระบบความปลอดภัยไว้ในการออกแบบของคุณ

เปิดฐานข้อมูลบนเว็บใน Access

คุณสามารถเปิดฐานข้อมูลบนเว็บได้สองวิธี คือ จากเบราว์เซอร์ หรือจาก Access

เมื่อต้องการเปิดจากเบราว์เซอร์    เรียกดูไซต์ฐานข้อมูลเว็บ และที่มุมบนซ้ายของฟอร์มการนําทางหลัก (ด้านล่างพื้นที่แถบเครื่องมือของเบราว์เซอร์) ให้คลิกตัวเลือก แล้วคลิกเปิดใน Access

เมื่อต้องการเปิดจาก Access    เปิดไฟล์แบบที่คุณต้องการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลใดๆ กด Ctrl + O และใช้กล่องโต้ตอบ เปิด

สร้างตารางบนเว็บ

เมื่อฐานข้อมูลบนเว็บของคุณเปิดอยู่ใน Access บน Ribbon ให้คลิกสร้าง จากนั้น ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิกตาราง

เมื่อคุณเริ่มสร้างตาราง ในตารางจะมีหนึ่งเขตข้อมูล คือเขตข้อมูล ID AutoNumber คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลใหม่เพื่อเก็บรายการข้อมูลที่ต้องใช้กับหัวข้อตารางได้ เช่น คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่เก็บวันที่ที่คุณเริ่มติดตามบางสิ่ง

เพิ่มเขตข้อมูล

คุณสามารถเลือกจากเขตข้อมูลสพร้อมแล้วที่หลากหลายเพื่อเพิ่มลงในตารางของคุณ มีวิธีง่ายๆ สองวิธีเท่าๆ กัน:

• บน Ribbon ให้คลิกเขตข้อมูล จากนั้นในกลุ่ม &ลบ ให้คลิกชนิดเขตข้อมูลที่คุณต้องการ

• หรือ บนแผ่นข้อมูลตาราง ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม แล้วเลือกชนิดเขตข้อมูล

เปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของเขตข้อมูล

การจัดรูปแบบและคุณสมบัติจะกำหนดลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล เช่น ชนิดของข้อมูลที่เขตข้อมูลสามารถจัดเก็บ คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ เพื่อให้เขตข้อมูลเหล่านั้นทำงานตามที่คุณต้องการ

1. เลือกเขตข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบและคุณสมบัติที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลง

2. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ เขตข้อมูล

3. ใช้คำสั่งในกลุ่ม การจัดรูปแบบ และ คุณสมบัติ เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

เพิ่มเขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คำนวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน แต่จะไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นเป็นแหล่งข้อมูลของการคำนวณได้ นอกจากนี้ เขตข้อมูลจากการคำนวณจะไม่สนับสนุนบางนิพจน์

1. ในขณะที่ตารางเปิดอยู่ ให้คลิก คลิกเพื่อเพิ่ม

2. ชี้ไปที่ เขตข้อมูลจากการคำนวณ แล้วจึงคลิกชนิดข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับเขตข้อมูล

   ตัวสร้างนิพจน์จะเปิดขึ้น

3. ใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคํานวณเขตข้อมูล โปรดทราบว่าคุณสามารถใช้เขตข้อมูลอื่นๆ จากตารางเดียวกันกับแหล่งข้อมูลในการคํานวณเท่านั้น หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการใช้ตัวสร้างนิพจน์ ให้ดูบทความ สร้างนิพจน์

ตั้งค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

คุณสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนสำหรับเขตข้อมูลส่วนใหญ่ได้ คุณยังสามารถใช้นิพจน์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในตารางได้ ซึ่งจะมีประโยชน์ในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลที่ไม่สนับสนุนการตรวจสอบความถูกต้อง หรือในกรณีที่คุณต้องการตรวจสอบความถูกต้องของค่าที่ป้อนลงในเขตข้อมูลโดยยึดตามค่าของเขตข้อมูลอื่นในตาราง สำหรับคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้อง ให้ดูบทความการจำกัดการป้อนข้อมูลโดยใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้อง

นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุข้อความที่จะแสดงขึ้นเมื่อกฎการตรวจสอบไม่อนุญาตให้ป้อนข้อมูลได้ หรือที่รู้จักกันว่าข้อความแสดงการตรวจสอบความถูกต้อง

สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางบนเว็บสองตาราง

ความสัมพันธ์ของตารางเป็นวิธีที่คุณระบุว่าตารางสองตารางมีข้อมูลเหมือนกัน นั่นคือตารางหนึ่งใช้ข้อมูลจากอีกตารางหนึ่ง และอาจมีในทางกลับกันด้วย ตัวอย่างเช่น งานทุกงานจะมีพนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบ และข้อเท็จจริงนี้จะแสดงอยู่ในตารางงานตามเขตข้อมูล รหัสพนักงาน ซึ่งเป็นคีย์หลักของตารางพนักงาน เมื่อคุณดูข้อมูลเกี่ยวกับงาน คุณสามารถรวมข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่รับผิดชอบโดยค้นหาในตารางพนักงานโดยใช้รหัสพนักงาน หรือ Access จะจัดการให้คุณ

เมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ในฐานข้อมูลบนเว็บ ให้คุณใช้ตัวช่วยสร้างการค้นหาเพื่อสร้างเขตข้อมูลการค้นหา เขตข้อมูลการค้นหาไปในตารางที่อยู่ด้านกลุ่มของความสัมพันธ์ และชี้ไปยังตารางที่อยู่บนด้านหนึ่งของความสัมพันธ์

ปรับเปลี่ยนเขตข้อมูลการค้นหาในมุมมองแผ่นข้อมูล

1. เปิดตารางที่มีเขตข้อมูลการค้นหาที่คุณต้องการปรับเปลี่ยน

2. ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • บนแท็บ เขตข้อมูล ในกลุ่ม คุณสมบัติ ให้คลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา

   • คลิกขวาที่เขตข้อมูลการค้นหา แล้วคลิก ปรับเปลี่ยนการค้นหา

3. ทำตามขั้นตอนในตัวช่วยสร้างการค้นหา

รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วยการใช้แมโครข้อมูล

คุณสามารถใช้การอัปเดตและลบสิ่งที่เกี่ยวข้องได้โดยใช้แมโครข้อมูล คุณสามารถใช้สั่งบนแท็บตารางเพื่อสร้างแมโครฝังตัวที่ปรับเปลี่ยนข้อมูลได้

การสร้างคิวรีเว็บ

คุณสามารถใช้คิวรีเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับฟอร์มและรายงานได้ คิวรีทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งช่วยลดปริมาณการใช้เครือข่ายให้เหลือน้อยที่สุด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณใช้ฐานข้อมูลบนเว็บเพื่อติดตามการบริจาคเพื่อการกุศล คุณต้องการจะดูว่ามีใครบริจาคเงินบ้างในขณะที่กำลังมีการจัดงานบริจาค คุณสามารถใช้คิวรีเพื่อเลือกข้อมูลและเตรียมข้อมูลเพื่อใช้ในฟอร์มและรายงาน

กระบวนการนี้จะใช้เทมเพลตการบริจาคเพื่อการกุศลเป็นตัวอย่าง คุณสามารถทำตามถ้าคุณสร้างฐานข้อมูลใหม่โดยใช้เทมเพลตฐานข้อมูลการบริจาคเพื่อการกุศล

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก คิวรี

2. ในกล่องโต้ตอบ แสดงตาราง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางแต่ละตารางที่คุณต้องการรวมไว้ จากนั้นคลิก ปิด

   ในตัวอย่างนี้ ให้ดับเบิลคลิกที่ องค์ประกอบ การบริจาค เหตุการณ์ และ ผู้เข้าร่วมงาน

3. สร้างการรวมใดๆ ที่ต้องการโดยการลากเขตข้อมูลจากวัตถุหนึ่งไปยังอีกวัตถุหนึ่งในหน้าต่างการออกแบบคิวรี

   ในตัวอย่างนี้ ให้ลากเขตข้อมูล ID จาก Constituents ไปยังเขตข้อมูล DonorConstituentID ใน Donations จากนั้นลากเขตข้อมูล DonorConstituentID จาก Donations ไปยังเขตข้อมูล ConstituentID ใน EventAttendees

4. คลิกเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลไปที่ตาราง หรือคุณสามารถดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลเพื่อเพิ่มเขตข้อมูลเข้าไป

   ในตัวอย่างนี้ ให้เพิ่ม Event จากตาราง Events, DonationDate จากตาราง Donations และ Greeting, FirstName และ LastName จากตาราง Constituents

5. เพิ่มเกณฑ์ต่างๆ ที่คุณต้องการนำไปใช้

   ในตัวอย่างนี้ คุณต้องการจำกัด DonationDate เพื่อให้วันที่บริจาคอยู่ในช่วง วันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด ของงานบริจาค ในตารางออกแบบคิวรี ในแถว เกณฑ์ ภายใต้ วันที่บริจาค ให้พิมพ์ >=[วันที่เริ่มต้น] และ <=[วันที่สิ้นสุด]

การสร้างฟอร์มบนเว็บ

ฟอร์มเป็นวิธีหลักในการป้อนและแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูลบนเว็บ และยังมีประโยชน์ในการรีวิวข้อมูลอีกด้วย ฟอร์มจะทำงานบนเบราว์เซอร์ จึงทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด เมื่อคุณเปิดฟอร์ม เบราว์เซอร์จะเรียกใช้ข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลำดับข้อมูลในฟอร์มได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

1. เลือกตารางหรือคิวรีเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

   หมายเหตุ: ถ้าคุณต้องการสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ให้ข้ามขั้นตอนนี้

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้

   • ฟอร์ม    สร้างฟอร์มง่ายๆ ที่แสดงครั้งละหนึ่งระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

     หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

   • รายการหลายรายการ    สร้างฟอร์มที่แสดงครั้งละหลายระเบียน โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

     หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

   • ฟอร์มเปล่า    สร้างฟอร์มที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

   • แผ่นข้อมูล    สร้างฟอร์มที่มีลักษณะหน้าตาและการทำงานเหมือนกับแผ่นข้อมูล โดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

     หมายเหตุ: ถ้าคุณกำลังสร้างฟอร์มที่ไม่ถูกผูก ปุ่มนี้จะไม่พร้อมใช้งาน

การสร้างรายงานบนเว็บ

รายงานเป็นวิธีหลักในการรีวิวหรือพิมพ์ข้อมูลจากฐานข้อมูลบนเว็บของคุณ รายงานจะทำงานในเบราว์เซอร์ จึงทำให้มีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด เมื่อคุณเปิดรายงาน เบราว์เซอร์ของคุณจะเรียกใช้ข้อมูลที่จำเป็นจากเซิร์ฟเวอร์ SharePoint คุณสามารถกรองและเรียงลำดับข้อมูลในรายงานได้โดยไม่ต้องเรียกใช้ข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีกครั้ง

1. เลือกตารางหรือคิวรีเพื่อใช้เป็นแหล่งข้อมูล

2. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม รายงาน ให้เลือกคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งต่อไปนี้

   • รายงาน    สร้างรายงานพื้นฐานโดยใช้วัตถุที่คุณเลือกเป็นแหล่งข้อมูล

   • รายงานเปล่า    สร้างรายงานที่ไม่มีข้อมูลใดๆ

สร้างฟอร์มการนำทางและตั้งค่าเป็นฟอร์มเริ่มต้นที่จะแสดงเมื่อเริ่มทำงาน

ผู้ใช้จำเป็นต้องมีวิธีในการไปยังส่วนต่างๆ ในแอปพลิเคชันของคุณ อย่าลืมว่า บานหน้าต่างนำทางจะไม่มีให้ใช้ในฐานข้อมูลบนเว็บ สำหรับผู้ใช้ที่ใช้วัตถุฐานข้อมูลของคุณ คุณต้องจัดเตรียมวิธีการให้พวกเขา คุณสามารถสร้างฟอร์มการนำทางและระบุให้ฟอร์มนี้แสดงขึ้นเมื่อใดก็ตามที่มีผู้ใช้เปิดแอปพลิเคชันของคุณในเว็บเบราว์เซอร์ นอกจากนี้ ถ้าคุณไม่ระบุฟอร์มที่จะแสดงขึ้นเมื่อแอปพลิเคชันเริ่มทำงาน จะไม่มีฟอร์มแสดงขึ้นมา ซึ่งจะทำให้เป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับใครก็ตามที่ใช้แอปพลิเคชันดังกล่าว

คุณอาจต้องรอจนถึงขั้นสุดท้ายในการสร้างฟอร์มนำทาง เพื่อที่คุณจะสามารถเพิ่มวัตถุทั้งหมดของคุณลงในฟอร์มได้เมื่อคุณสร้างฟอร์ม

1. บน Ribbon ให้คลิกแท็บ สร้าง

2. ในกลุ่ม ฟอร์ม ให้คลิก การนำทาง แล้วเลือกเค้าโครงการนำทางจากรายการ

3. เมื่อต้องการเพิ่มรายการ ให้ลากรายการจากบานหน้าต่างนำทางลงในตัวควบคุมการนำทาง

   หมายเหตุ: คุณสามารถเพิ่มได้เฉพาะฟอร์มและรายงานลงในตัวควบคุมการนำทางเท่านั้น

4. เพิ่มตัวควบคุมอื่นๆ ที่คุณต้องการลงบนฟอร์มการนำทาง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้มีฟังก์ชันการค้นหาระหว่างฟอร์มทั้งหมดด้วยการเพิ่มตัวควบคุมบางตัวลงในฟอร์มการนำทางของคุณ

ประกาศและซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงไปยังแอปพลิเคชันของคุณ