การสร้างไซต์การติดต่อสื่อสาร SharePoint ของคุณ

การทำความเข้าใจเนื้อหาของไซต์

ไซต์การติดต่อสื่อสารทุกไซต์มีรายการและไลบรารีเริ่มต้นหลายรายการดังนี้

• ไลบรารีเอกสาร –ตำแหน่งที่ตั้งในการอัปโหลดไฟล์ ไซต์ของคุณมาพร้อมกับไลบรารีเริ่มต้นหนึ่งไลบรารีแต่คุณสามารถเพิ่มได้ตามต้องการ

• รายการเหตุการณ์ –รายการที่จัดเก็บรายการปฏิทิน

• ไลบรารีหน้าของไซต์ –ไลบรารีที่หน้าไซต์ทั้งหมดของคุณอาศัยอยู่

• แม่แบบฟอร์มและไลบรารีสไตล์ -ไลบรารีเหล่านี้เป็นไลบรารีแบบดั้งเดิมที่ดำเนินการจาก SharePoint เวอร์ชัน pervious

เคล็ดลับสำหรับการกำหนดค่าเนื้อหาของไซต์:

• เพิ่มชื่อหน้าก่อนที่คุณจะเพิ่มรูปภาพลงในหน้า ถ้าคุณไม่ได้เพิ่มชื่อเรื่องของหน้าแรกชื่อโฟลเดอร์ย่อยของไซต์ (ที่พบในสินทรัพย์ไซต์) สำหรับหน้าของคุณอาจเป็นสตริงของอักขระสุ่มทำให้ยากต่อการค้นหารูปภาพที่เชื่อมโยงกับหน้าของคุณในภายหลัง

• อย่าอัปโหลดเอกสารโดยใช้ web part ลิงก์ด่วน อัปโหลดไปยังไลบรารีเอกสารเสมอแล้ว ลิงก์ ไปยังไลบรารีเอกสารเหล่านั้นจากลิงก์ด่วน ถ้าคุณอัปโหลดเอกสารในขณะที่คุณกำลังเพิ่มลิงก์ในลิงก์ด่วนเอกสารจะถูกเก็บไว้ในไลบรารีแอสเซทของไซต์ซึ่งจะทำให้ค้นหาได้ยากขึ้นถ้าคุณต้องการอัปเดตในภายหลัง

• วางช่องว่าง (ไม่ใช่เส้นประหรือขีดเส้นใต้) ระหว่างคำในชื่อไฟล์เพื่อปรับปรุงความง่ายในการอ่าน ชื่อไฟล์และชื่อเอกสารควรมีความหมายให้กับผู้ใช้เนื่องจากข้อมูลนี้จะเป็นสิ่งสำคัญเมื่อผู้ใช้ค้นหาไซต์ของคุณสำหรับเนื้อหา

• หลีกเลี่ยงการใช้วันที่และหมายเลขเวอร์ชันในชื่อไฟล์ SharePoint จะติดตามเวอร์ชันของคุณโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณเพิ่มวันที่ลงในชื่อไฟล์แล้วเพิ่มสำเนาของไฟล์ที่ใหม่กว่าลิงก์ของคุณไปยังไฟล์เก่าจะไม่ได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ ถ้าคุณอัปโหลดไฟล์เวอร์ชันใหม่ที่มีชื่อเดียวกันกับไฟล์ที่มีอยู่แล้วลิงก์ของคุณจะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

• ใช้ป้ายชื่อที่รู้จักสำหรับไฮเปอร์ลิงก์ทั้งหมด ไม่ต้องระบุข้อกำหนดเมื่อคุณเชื่อมโยงไปยังเนื้อหาในไซต์ของคุณ สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับป้ายชื่อลิงก์ให้ตรวจสอบคำแนะนำสำหรับป้ายชื่อในการนำทางการวางแผนสำหรับประสบการณ์การใช้งาน SharePoint ที่ทันสมัย คำแนะนำการตั้งชื่อป้ายชื่อในบทความนี้จะนำไปใช้กับป้ายชื่อการนำทางด้านบนเท่านั้นแต่สำหรับลิงก์ใดๆบนหน้าของคุณ

การกำหนดเนื้อหาให้กับผู้ชมเป้าหมาย

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาของไซต์ของคุณมีความเกี่ยวข้องมากขึ้นสำหรับผู้เยี่ยมชมคือการกำหนดวิธีที่ผู้เยี่ยมชมของคุณดูหน้าและข่าวสารโดยใช้การกำหนดเป้าหมายของผู้ชม การกำหนดเป้าหมายของผู้ชมเปิดใช้งานเนื้อหาเพื่อกำหนดเป้าหมายให้กับผู้ใช้ที่เป็นส่วนหนึ่งของผู้ชมที่เฉพาะเจาะจง การกำหนดเป้าหมายของผู้ชมยังช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญให้กับสมาชิกผู้ชมบนหน้าเริ่มต้นของ SharePoint ได้ข่าวสารบนแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่และใน web part ข่าวสาร

การกำหนดเป้าหมายของผู้ชมจะถูกกำหนดค่าเป็นอันดับแรกในไลบรารีหน้าของไซต์จากนั้นในข่าวสารหรือ web part เนื้อหาที่เน้น ถ้ามีการระบุผู้ชมสำหรับหน้า web part เหล่านี้จะแสดงเฉพาะหน้าต่อบุคคลที่เป็นสมาชิกของผู้ชมเท่านั้น ผู้ที่ไม่ใช่สมาชิก สามารถ ค้นหาเนื้อหาได้โดยใช้การค้นหาเนื่องจากการกำหนดเป้าหมายหน้าไม่เหมือนกับการรักษาความปลอดภัยหน้า อย่างไรก็ตามผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกจะไม่ แสดง ด้วยหน้าหรือบทความข่าวสาร

คุณยังสามารถเพิ่มการกำหนดเป้าหมายของผู้ชมลงในการนำทางสำหรับไซต์ของคุณได้ด้วย การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถเลือกว่าใครจะเห็นเนื้อหาใดในการนำทางของไซต์ของคุณโดยใช้ผู้ชมคนเดียวกันพร้อมใช้งานสำหรับหน้า

การสร้างการอนุมัติหน้าอัตโนมัติ

คุณต้องการให้ผู้อื่นหรือกลุ่มอนุมัติหน้าก่อนที่พวกเขาจะได้รับการประกาศหรือไม่ เวอร์ชันหลักและเวอร์ชันรองจะถูกเปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้นในไลบรารีหน้าของไซต์ เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้คุณสามารถ กำหนดค่าการอนุมัติหน้า ได้อย่างง่ายดายจากดรอปดาวน์อัตโนมัติในไลบรารีหน้าของไซต์ การทำเช่นนี้อาจเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณวางแผนที่จะมีผู้เขียนหลายคนและคุณต้องการตรวจทานหน้าสุดท้ายก่อนที่จะได้รับการประกาศ โปรดทราบว่าแม้ว่าจะไม่มีการเปิดใช้งานการอนุมัติหน้านี้เฉพาะสมาชิกและเจ้าของเท่านั้นที่สามารถดูหน้าที่ไม่ได้เผยแพร่ (แม้ว่าผู้เยี่ยมชมสามารถดูเวอร์ชันที่ประกาศล่าสุดของหน้า)

กำหนดสิทธิ์สำหรับรายการและไลบรารีเอง

คุณต้องการให้มีรายการหรือไลบรารีบางส่วนที่ผู้เยี่ยมชมไซต์สามารถสนับสนุนได้หรือไม่ คุณสามารถ กำหนดสิทธิ์สำหรับรายการหรือไลบรารีอย่างน้อยหนึ่งรายการ บนไซต์ของคุณเพื่อกำหนดสิทธิ์ที่สนับสนุนให้กับกลุ่มผู้เยี่ยมชมของคุณได้ การปฏิบัติที่ดีที่สุดให้ลองหลีกเลี่ยงการแบ่งสิทธิ์ในไลบรารีหน้าของไซต์ การแบ่งสิทธิ์ในไลบรารีหน้าของไซต์อาจทำให้เกิดประสบการณ์การใช้งานที่ซับซ้อนและมีความจำเป็นต้องมีการจัดการอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เอาสิทธิ์ออกจากหน้าที่มีผู้ใช้ทั้งหมดออกโดยไม่ตั้งใจ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้ web part ของ Microsoft Forms เพื่อเพิ่มฟอร์มลงในหน้าที่ผู้เยี่ยมชมสามารถสนับสนุนหรือ Web part Power Apps เพื่อเพิ่มแอปที่คุณได้กำหนดค่าไว้

หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการโยกย้าย:

• ใช้การย้ายไปยังไซต์การติดต่อสื่อสารใหม่เพื่อคิดถึงเรื่องราวของไซต์ของคุณอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงเกี่ยวข้องกัน วางแผนไซต์ใหม่ของคุณโดยใช้คำแนะนำที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ การดำเนินการนี้ไม่ได้หมายความว่าคุณควรลืมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณมีอยู่แล้วโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามีการใช้เนื้อหาและได้รับการปรับปรุงล่าสุดอยู่เสมอ แต่เป็นกรณีนี้สำหรับเนื้อหาปัจจุบัน ทั้งหมด ของคุณหรือไม่

• พูดคุยกับผู้เยี่ยมชมไซต์ของคุณ ค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการจริงๆเนื้อหาบนไซต์อดีตของคุณยังคงเป็นไปตามเป้าหมายสำหรับไซต์ใหม่ของคุณหรือไม่ ดูข้อมูลการใช้งานสำหรับไซต์ที่มีอยู่ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดว่าเนื้อหาใดบ้างที่ควรถูกโยกย้ายไปยังไซต์ใหม่ของคุณ

• สร้างและตรวจทานสินค้าคงคลังเนื้อหาสำหรับไซต์ปัจจุบันของคุณ สำหรับแต่ละองค์ประกอบในสินค้าคงคลังให้ระบุว่าควรจะเป็นดังนี้

  • ลบ-ถ้าเป็นเช่นนั้นให้ทำได้ในตอนนี้!

  • เก็บถาวร-เนื่องจากเป็นระเบียนธุรกิจ

  • โยกย้าย-เนื่องจากเป็นปัจจุบันและคุณยังคงต้องการ

  • อัปเดตและโยกย้ายแล้ว

  • วางบนไซต์อื่นและลิงก์บนไซต์ของคุณเอง

• เนื้อหาจะได้รับตำแหน่งที่ตั้งบนไซต์ใหม่ของคุณ 

  • เนื้อหานี้เพิ่มค่าลงในธุรกิจ/ผู้เยี่ยมชมหรือไม่

  • ฉันมีความมุ่งมั่นที่จะเก็บข้อมูลล่าสุดอยู่ใช่หรือไม่

  • กลุ่มธุรกิจของฉันมีหน้าที่รับผิดชอบเนื้อหานี้หรือไม่ ถ้าไม่ใช่ก็ถึงเวลาที่จะบอกลาเนื้อหานั้น ถ้าไม่ใช่ของคุณให้ขอให้เจ้าของเพิ่มลงในไซต์ของพวกเขาและสร้างลิงก์ไปยังเนื้อหาบนไซต์ของคุณ

• ค้นหา "หน้าแรก" สำหรับเนื้อหาใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกองค์ประกอบมีหน้าแรกและถ้าไม่ใช่ให้คิดว่าคุณอาจพลาดประเภทในการวางแผนของคุณหรือไม่