การนำการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไปใช้กับเซลล์
ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อจํากัดชนิดของข้อมูลหรือค่าที่ผู้ใช้ใส่ลงในเซลล์ เช่น รายการดรอปดาวน์
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างกฎ
-
เลือก ข้อมูล >การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
-
บนแท็บ การตั้งค่า ภายใต้ อนุญาต ให้เลือกตัวเลือก:
-
จํานวนเต็ม - เพื่อจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะจํานวนเต็มเท่านั้น
-
ทศนิยม - เพื่อจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะตัวเลขทศนิยมเท่านั้น
-
รายการ - เพื่อเลือกข้อมูลจากรายการแบบหล่นลง
-
วันที่ - เพื่อจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะวันที่
-
เวลา - เพื่อจํากัดเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะเวลาเท่านั้น
-
ความยาว ข้อความ - เพื่อจํากัดความยาวของข้อความ
-
กําหนดเอง – สําหรับสูตรแบบกําหนดเอง
-
-
ภายใต้ ข้อมูล ให้เลือกเงื่อนไข
-
ตั้งค่าที่จําเป็นอื่นๆ ตามค่าที่คุณเลือกสําหรับ อนุญาต และข้อมูล
-
เลือกแท็บ ข้อความที่ใส่ และกําหนดข้อความที่ผู้ใช้จะเห็นเมื่อใส่ข้อมูล
-
เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือก เพื่อแสดงข้อความเมื่อผู้ใช้เลือกหรือโฮเวอร์เหนือเซลล์ที่เลือก
-
เลือกแท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด เพื่อกําหนดข้อความแสดงข้อผิดพลาดเองและเลือก สไตล์
-
เลือก ตกลง
ในตอนนี้ ถ้าผู้ใช้พยายามใส่ค่าที่ไม่ถูกต้อง การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด จะปรากฏขึ้นพร้อมกับข้อความแบบกําหนดเองของคุณ
ดาวน์โหลดตัวอย่างของเรา
ดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กตัวอย่างที่มีตัวอย่างการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมดในบทความนี้
ถ้าคุณกําลังสร้างแผ่นงานที่กําหนดให้ผู้ใช้ต้องใส่ข้อมูล คุณอาจต้องการจํากัดรายการไปยังช่วงของวันที่หรือตัวเลขบางช่วง หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใส่เฉพาะจํานวนเต็มบวกเท่านั้น Excel สามารถจํากัดการใส่ข้อมูลในบางเซลล์ได้โดยใช้ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล พร้อมท์ผู้ใช้ให้ใส่ข้อมูลที่ถูกต้องเมื่อเซลล์ถูกเลือก และแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
จํากัดการใส่ข้อมูล
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจํากัดการใส่ข้อมูล
-
บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าคําสั่งการตรวจสอบความถูกต้องไม่พร้อมใช้งาน แผ่นงานอาจถูกป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กอาจถูกแชร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
-
ในกล่อง อนุญาต ให้เลือกชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการอนุญาต แล้วใส่เกณฑ์และค่าที่จํากัดไว้
หมายเหตุ: กล่องที่คุณใส่ค่าจํากัดจะมีป้ายชื่อตามข้อมูลและเกณฑ์การจํากัดที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือก วันที่ เป็นชนิดข้อมูลของคุณ คุณสามารถใส่ค่าที่จํากัดในกล่องค่าน้อยที่สุดและสูงสุดที่ชื่อว่า วันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด
พร้อมท์ผู้ใช้สําหรับรายการที่ถูกต้อง
เมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ที่มีข้อกําหนดในการป้อนข้อมูล คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายว่าข้อมูลใดถูกต้อง
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการพร้อมท์ให้ผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ถูกต้อง
-
บนแท็บ ข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าคําสั่งการตรวจสอบความถูกต้องไม่พร้อมใช้งาน แผ่นงานอาจถูกป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กอาจถูกแชร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดู ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
-
บนแท็บ ข้อความที่ใส่ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงข้อความที่ใส่เมื่อเซลล์ถูกเลือก
-
ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสําหรับข้อความของคุณ
-
ในกล่อง ข้อความที่ใส่ ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการแสดง
แสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
ถ้าคุณมีข้อจํากัดข้อมูลและผู้ใช้ใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในเซลล์ คุณสามารถแสดงข้อความที่อธิบายข้อผิดพลาดได้
-
เลือกเซลล์ที่คุณต้องการแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดของคุณ
-
บนแท็บ ข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
หมายเหตุ: ถ้าคําสั่งการตรวจสอบความถูกต้องไม่พร้อมใช้งาน แผ่นงานอาจถูกป้องกันหรือเวิร์กบุ๊กอาจถูกแชร์ คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลได้ ถ้าเวิร์กบุ๊กถูกแชร์หรือแผ่นงานมีการป้องกัน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการป้องกันเวิร์กบุ๊ก ให้ดูที่ ป้องกันเวิร์กบุ๊ก
-
บนแท็บ การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสําหรับข้อความของคุณ
-
ในกล่อง ข้อความแสดงข้อผิดพลาด ให้พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้แสดงถ้ามีการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
-
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
เมื่อต้องการ
บนเมนู ป็อปอัพ สไตล์ ให้เลือก
กําหนดให้ผู้ใช้แก้ไขข้อผิดพลาดก่อนดําเนินการต่อ
หยุด
เตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง และกําหนดให้พวกเขาเลือก ใช่ หรือ ไม่ใช่ เพื่อระบุว่าคุณต้องการดําเนินการต่อหรือไม่
คำเตือน
เตือนผู้ใช้ว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง แต่อนุญาตให้พวกเขาดําเนินการต่อหลังจากยกเลิกข้อความเตือน
สำคัญ
เพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเซลล์หรือช่วง
หมายเหตุ: สองขั้นตอนแรกในส่วนนี้มีไว้สําหรับการเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดใดก็ได้ ขั้นตอนที่ 3-7 มีไว้สําหรับการสร้างรายการแบบหล่นลงโดยเฉพาะ
-
เลือกเซลล์อย่างน้อยหนึ่งเซลล์เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
-
บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
-
บนแท็บ การตั้งค่า ในกล่อง อนุญาต ให้เลือก รายการ
-
ในกล่อง แหล่งข้อมูล ให้พิมพ์ค่ารายการของคุณ โดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค ตัวอย่างเช่น พิมพ์ ต่ํา,เฉลี่ย,สูง
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ดรอปดาวน์ภายในเซลล์ แล้ว มิฉะนั้น คุณจะไม่เห็นลูกศรดรอปดาวน์ถัดจากเซลล์นั้น
-
เมื่อต้องการระบุวิธีที่คุณต้องการจัดการค่าว่าง (null) ให้เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย ละเว้นช่องว่าง
-
ทดสอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าทํางานได้อย่างถูกต้อง ลองใส่ทั้งข้อมูลที่ถูกต้องและไม่ถูกต้องในเซลล์เพื่อให้แน่ใจว่าการตั้งค่าของคุณทํางานได้ตามที่คุณต้องการ และข้อความของคุณจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคาดหวัง
หมายเหตุ:
-
หลังจากที่คุณสร้างรายการดรอปดาวน์แล้ว ให้ตรวจสอบว่ารายการทำงานตามที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการตรวจสอบเพื่อดูว่า เซลล์นั้นกว้างพอ ที่จะแสดงรายการทั้งหมดของคุณหรือไม่
-
เอาการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลออก - เลือกเซลล์ที่มีการตรวจสอบความถูกต้องที่คุณต้องการลบ ไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้กด ล้างทั้งหมด แล้วเลือก ตกลง
ตารางต่อไปนี้จะแสดงรายการการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลชนิดอื่นๆ และแสดงวิธีเพิ่มชนิดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลลงในเวิร์กชีตของคุณ
เมื่อต้องการทำเช่นนี้: |
ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ |
---|---|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นจำนวนเต็มภายในขีดจำกัด |
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นเลขทศนิยมภายในขีดจำกัด |
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นวันที่ภายในช่วงวันที่ |
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นเวลาภายในกรอบเวลา |
|
จำกัดการใส่ข้อมูลให้เป็นข้อความภายในความยาวที่กำหนด |
|
คำนวณค่าที่อนุญาตโดยอิงจากเนื้อหาของเซลล์อื่น |
|
หมายเหตุ:
-
ตัวอย่างต่อไปนี้ใช้ตัวเลือก กําหนดเอง ที่คุณเขียนสูตรเพื่อตั้งค่าเงื่อนไขของคุณ คุณไม่จําเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่กล่อง ข้อมูล แสดง เนื่องจากถูกปิดใช้งานด้วยตัวเลือก กําหนดเอง
-
สกรีนช็อตในบทความนี้นํามาจาก Excel 2016 แต่ฟังก์ชันการทํางานจะเหมือนกันใน Excel สำหรับเว็บ
เมื่อต้องการตรวจสอบ |
ใส่สูตรนี้ |
---|---|
เซลล์ที่มีรหัสผลิตภัณฑ์ (C2) จะเริ่มต้นด้วยคำนำหน้ามาตรฐาน "ID-" และอักขระต้องมีความยาวอย่างน้อย 10 ตัว (9 ตัวขึ้นไป) |
=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9) |
เซลล์ที่มีชื่อผลิตภัณฑ์ (D2) มีข้อความเท่านั้น |
=ISTEXT(D2) |
เซลล์ที่มีวันเกิน (B6) ต้องมีค่ามากกว่าค่าปีที่ตั้งค่าไว้ในเซลล์ B4 |
=IF(B6<=(TODAY()-(365*B4)),TRUE,FALSE) |
ข้อมูลทั้งหมดในช่วงเซลล์ A2:A10 จะมีค่าที่ไม่ซ้ำกัน |
=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1 หมายเหตุ: คุณต้องใส่สูตรการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสําหรับเซลล์ A2 ก่อน แล้วคัดลอก A2 ไปยัง A3:A10 เพื่อให้อาร์กิวเมนต์ที่สองไปยัง COUNTIF ตรงกับเซลล์ปัจจุบัน นั่นคือส่วน A2)=1 จะเปลี่ยน เป็น A3)=1, A4)=1 และอื่นๆ |
ตรวจสอบว่าข้อมูลอีเมลแอดเดรสในเซลล์ B4 มีสัญลักษณ์ @ |
=ISNUMBER(FIND("@",B4)) |
เคล็ดลับ: ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่กําลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการรับการตั้งค่า Microsoft 365 ให้ไปที่ วิธีใช้และการเรียนรู้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก