I Access finns en mängd olika sätt att återanvända databasdesign. Du kan spara en hel databas som en mall, spara en del av en databas som en programdel eller spara ett fält eller en uppsättning fält som en datatypsmall. I varje enskilt fall skapar Access en fil som du sedan kan dela med andra. På samma sätt kan du använda sådana filer från tredje part.
I den här artikeln beskrivs hur du sparar olika databasobjekt som mallar, i vissa fall inklusive data. Dessutom beskrivs de olika mallfilerna och hur du delar dem. Den här artikeln innehåller lite information om de programdelar som ingår i Access.
Artikelinnehåll
Översikt
Ibland vill du inte börja om från början. När du ägnar mycket tid åt att få din design rätt vill du få ut mesta möjliga av den, till exempel genom att återanvända den. Eller så kanske du vill dra nytta av designarbete som redan utförts av andra. Access innehåller tre huvudsakliga sätt att återanvända databasdesign:
-
Databasmallar är filer (filtyp *.accdt) som du kan använda för att skapa en ny databas. Vanligtvis är en databas från en mall klar att använda, men du kan anpassa den efter specifika behov. Webbdatabasmallen Tillgångar erbjuder till exempel grundläggande tillgångshanteringsfunktioner, men du kanske vill utöka den genom att lägga till en del avdelnings- eller budgetinformation som gäller din organisation. Access innehåller en mängd olika databasmallar, som du kan se i Backstage-vyn när Access öppnas.
-
Programdelar är filer precis som databasmallar, men du använder dem för att lägga till designelement i en befintlig databas, i stället för att fungera som grund för en ny databas. Programdelen Kommentarer innehåller till exempel en tabell som är inställd på att innehålla kommentarer, inklusive ett datum-/tidsfält. Vissa programdelar startar en guide som hjälper dig att skapa en relation för att definiera hur programdelen passar in i dina befintliga tabeller. Access levereras med flera programdelar, som du kan se på fliken Skapa.
-
Datatypsmallar är filer som du kan använda för att skapa nya fält och fältkombinationer. Du kan till exempel använda datatypsmallarna Start och Slutdatum för att lägga till ett par datum-/tidsfält i en tabell med ett klick. Datatypsmallar använder en annan filtyp (*.accft) från databasmallar och programdelar. Access innehåller en mängd olika datatypsmallar, som du kan se på fliken Fält när du har en tabell öppen i databladsvyn.
Spara och dela databasdesignelement för återanvändning
Skapa en databasmall eller programdel Spara en databas som en *.accdt-fil med hjälp av kommandona på fliken Arkiv . (Anvisningar finns i avsnittet Spara och återanvända databasdesignelement.) Du kan sedan använda mallen för att skapa en ny databas eller, om det är en programdel, lägga till dess funktioner i en befintlig databas.
Databasmallar och programdelar som du skapar lagras som standard i mappen med centrala programdatamallar (till exempel C:\Användare\<användarnamn>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Du kan placera mallfiler i den här mappen så att de blir tillgängliga som databasmallar eller programdelar. På samma sätt kan du kopiera mallfiler från den här mappen och ge dem till andra för eget bruk.
Obs!: Var som alltid försiktig när du använder filer från tredje part.
Skapa en datatypsmall Spara ett urval tabellfält som en *.accft-fil med hjälp av ett kommando på fliken Fält . (Anvisningar finns i avsnittet Spara och återanvända databasdesignelement.)
Datatypsmallar som du skapar lagras som standard i mappen med centrala programdatamallar (till exempel C:\Användare\<användarnamn>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Du kan placera datatypsmallfiler i den här mappen så att de blir tillgängliga som datatyper för nya fält. På samma sätt kan du kopiera mallfiler från den här mappen och ge dem till andra för eget bruk.
Obs!: Var som alltid försiktig när du använder filer från tredje part.
Spara en databas som en databasmall eller en programdel (*.accdt)
Du sparar en databas som en databasmall eller programdel med hjälp av kommandon på fliken Spara & Publicera i Backstage-vyn.
-
Klicka på Spara & Publicera på fliken Arkiv.
-
Klicka på Mall under Spara databas som.
-
Ange följande fält i dialogrutan Skapa Ny mall från den här databasen:
-
Namn Obligatoriskt. Ange text som identifierar mallen eller programdelen. Det här namnet visas tillsammans med mallen eller programdelen.
-
Beskrivning Ange text som beskriver innehållet eller syftet med mallen eller programdelen. Det här visas i beskrivningen för mallen eller programdelen.
-
Kategori Välj Användarmallar om du vill att programdelen ska visas under Användarmallar i menyfliksområdet (standard). Du kan också lägga till en kategori genom att skriva den och sedan tilldela den här och framtida programdelar till den kategorin. Den nya kategorin visas i menyfliksområdet.
-
Ikon Ange en ikon som ska visas för mallen eller programdelen. För programdelar visas den här ikonen i galleriet för programdelar i menyfliksområdet.
-
Förhandsgranska Ange en större bild som ska visas för mallen i Backstage-vyn. När du bläddrar efter en mall visas den här bilden för den här mallen.
-
Primär tabell Ange en tabell som ska vara den primära tabellen för programdelen. Den här tabellen används som standard för att relatera programdelen till andra tabeller i en databas som delen läggs till i. När någon använder programdelen startar Access en guide för att skapa relationen. Även om den primära tabellen används som standard kan du välja en annan tabell när guiden körs.
-
Instansieringsformulär Ange ett formulär som öppnas som standard när databaser som skapats med den här mallen först öppnas. Det här formuläret öppnas som standard bara en gång. Formuläret kan innehålla kod som körs när det öppnas, men om det finns kod genereras en säkerhetsvarning.
-
Programdel Markera den här kryssrutan om du vill spara databasen som en programdel. Avmarkera den här kryssrutan om du vill spara databasen som en databasmall.
Obs!: Du måste markera den här kryssrutan innan du kan ange ett värde för Primär tabell.
-
Inkludera data i mall Markera den här kryssrutan om du vill spara data i databasen som en del av mallen. När nya databaser skapas från mallen innehåller de dessa data.
-
-
Spara mallen genom att klicka på OK . Som standard sparas mallen i Access till C:\Användare\<aktuella användaren>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.
Spara ett fält som en datatypsmall (*.accft)
Om du vill skapa en datatypsmall väljer du ett fält eller en kombination av fält och använder sedan ett kommando i menyfliksområdet för att spara dem som en mall. Kontrollera att fältet eller fälten är konfigurerade som du vill ha dem innan du börjar – ange de egenskaper som du vill ska bevaras som en del av datatypsmallen. Om du till exempel vill skapa en datatypsmall för "euro" kan du skapa ett valutafält och sedan ställa in formatet Format på Euro.
-
Öppna tabellen som innehåller de fält som du vill spara som en mall.
-
Markera det eller de fält som du vill spara för återanvändning.
-
Klicka på Fler fält i gruppen Lägg till & ta bort på fliken Fält och klicka sedan på Spara markering som ny datatyp.
-
I dialogrutan Skapa Ny datatyp från fält anger du följande:
-
Namn Obligatoriskt. Den identifierar datatypsmallen och visas i listan över tillgängliga fält när du väljer ett fält i listan Fler fält .
-
Beskrivning Ange text som beskriver innehållet eller syftet med datatypsmallen. Det här visas i beskrivningen som visas när du hovrar över datatypsmallen i listan Fler fält .
-
Kategori Välj en kategori där du vill visa datatypsmallen i listan Fler fält . Som standard är kategorin Användardefinierade typer.
-
Instansieringsformulär Om du vill kan du ange ett formulär som öppnas som standard första gången datatypsmallen används.
-
-
Spara datatypsmallen genom att klicka på OK .
Återanvända databasdesign från tredje part
Du kan göra en databasmall eller en programdel från en tredje part tillgänglig i menyfliksområdet genom att placera en kopia av .accdt-filen i rätt mapp på datorn.
-
Hämta mallfilen (den ska ha filnamnstillägget .accdt eller .accft).
-
Placera en kopia av filen i <System root>Users\<aktuella användaren>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, där:
-
<Systemroten> är rotmappen för Windows-installationen (vanligtvis C:\) och
-
<aktuella> är det användarnamn som du använde för att logga in i Windows.
Obs!: Om mappen inte finns ännu skapar du den.
-
-
Gör något av följande:
-
Om du vill använda en databasmall klickar du på Nytt på fliken Arkiv, klickar på Mina mallar, klickar på den mall du vill använda och klickar sedan på Skapa.
-
Om du vill använda en programdel öppnar du databasen där du vill lägga till delen och klickar sedan på Programdelar på fliken Skapa och klickar sedan på den del du vill använda.
-
Om du vill använda en datatypsmall öppnar du tabellen där du vill skapa ett fält och klickar sedan på Fler fält i gruppen Lägg till & Ta bort på fliken Fält och klickar sedan på den datatypsmall du vill använda.
-
