Skapa en enkel urvalsfråga

Fördelar med att använda en fråga

För frågor gäller:

• Du kan visa data enbart från de fält du är intresserad av. När du öppnar en tabell visas alla fält. En fråga är ett praktiskt sätt att spara ett urval av fält.

  Obs!: En fråga peka bara på data, den lagrar inte data. När du sparar en fråga sparar du inte en kopia av hämtad data.

• Kombinerar data från flera datakällor. En tabell visas vanligtvis endast data den själv lagrar. Med en fråga kan du välja fält från olika källor, och ange hur informationen ska kombineras.

• Använda uttryck som fält. Du kan till exempel använda funktionen Datum som ett fält, eller använda funktionen Format tillsammans med ett fält för att styra hur data från fältet utformas i frågeresultatet.

• Visa poster som uppfyller villkor du angivit. När du öppnar en tabell visas alla poster. En fråga är ett praktiskt sätt att spara ett urval av poster.

Grundläggande steg för att skapa en urvalsfråga

Du kan skapa en urvalsfråga genom att använda Frågeguiden eller Frågedesignern. Vissa designelement är inte tillgängliga när du använder guiden, men du kan lägga till dessa element senare genom att använda designvyn. Även om de två metoderna skiljer sig något från varandra är de grundläggande stegen i princip desamma:

1. Välj de tabeller eller frågor du vill använda som datakällor.

2. Ange de fält du vill inkludera från datakällorna.

3. Du kan också ange villkor för att begränsa antalet poster som returneras av frågan.

När du har skapat en urvalsfråga kan du köra den för att se resultatet. Om du vill köra en urvalsfråga öppnar du den i databladsvyn. Om du sparar frågan kan återanvända du den när du vill, till exempel som datakälla för ett formulär, rapport eller en annan fråga.

Innan du börjar

Om du använder fält från datakällor som inte är relaterade till varandra frågar Frågeguiden dig om du vill skapa relationer. Guiden öppnar fönstret Relationer åt dig, men du måste starta om guiden om du redigerar några relationer. Överväg därför att skapa relationer som frågan behöver innan du kör guiden.

Mer information om hur du skapar tabellrelationer finns i Guide till tabellrelationer.

Använda Frågeguiden

1. På fliken Skapa i gruppen Frågor klickar du på Frågeguiden. 

   

2. Klicka på Frågeguiden i dialogrutan Ny fråga, och sedan på OK.

3. Nästa steg är att lägga till fält. Du kan lägga till upp till 255 fält från upp till 32 tabeller eller frågor.

   Utför dessa steg för varje fält:

   1. Under Tabeller/frågor klickar du på tabellen eller frågan som innehåller fältet.

   2. Under Tillgängliga fält dubbelklickar du på fältet för att lägga till det i listan Markerade fält. Om du vill inkludera alla fält i frågan klickar du på knappen med dubbla högerpilar (>>).

   3. När du har lagt till alla fält du vill använda klickar du på Nästa.

      

4. Om du inte har lagt till ett talfält (fält som innehåller numeriska data) kan du fortsätta till steg 9. Om du lagt till numeriska fält frågar guiden om du vill att frågan ska returnera detaljerad information eller en sammanfattning.

   Gör något av följande:

   1. Om du vill se enskilda poster klickar du på Detaljer och sedan Nästa. Gå vidare till steg 9.

   2. Om du vill se sammanfattade numeriska data, som medelvärden, klickar du på Sammanfattning och sedan Sammanfattningsalternativ.

      

5. I dialogrutan Sammanfattningsalternativ anger du vilka fält du vill sammanfatta och hur data ska sammanfattas. Endast talfält visas.

   Välj någon av följande funktioner för varje talfält:

   1. Summa    Frågan returnerar summan av alla värden för fältet.

   2. Medel    Frågan returnerar medelvärdet av alla värden för fältet.

   3. Min    Frågan returnerar det minsta värdet för fältet.

   4. Max    Frågan returnerar det största värdet för fältet.

   

6. Om du vill att resultaten även ska innehålla antalet berörda poster i datakällan, markerar du önskad kryssruta i Antal poster.

7. Stäng dialogrutan Sammanfattningsalternativ genom att klicka på OK.

8. Om du inte lagt till ett datum/tid-fält i frågan, kan du fortsätta till steg 9. Om du lagt till ett datum/tid-fält i frågan, frågar Frågeguiden dig hur du vill gruppera datumvärdena. Anta att du inkluderat ett talfält (”Pris”) och ett fält av typen datum/tid (”Transaktion_klockslag”) i frågan och sedan angivit i dialogrutan Sammanfattningsalternativ att du vill se det genomsnittliga värdet för talfältet ”Pris”. Eftersom du lade till ett fält av typen datum/tid kan du beräkna sammanfattningsvärden för varje unikt värde på datum/klockslag eller för varje dag, månad, kvartal eller år.

   

   Välj den tidsperiod du vill använda för att gruppera datum/tid-värdena och klicka sedan på Nästa.

   Obs!: I designvyn kan du skapa ett uttryck som grupperar enligt den tidsperiod du önskar, men guiden erbjuder bara dessa alternativ.

9. På den sista sidan i guiden ger du frågan en rubrik, anger om du vill öppna eller ändra frågan och klickar sedan på Slutför.

   Om du väljer att öppna frågan visar frågan markerade data i databladsvyn. Om du väljer att ändra frågan öppnas frågan i designvyn.

Överst på sidan

Automatisk kopplingar

Om källorna du lägger till redan har inbördes relationer definierade läggs relationerna automatiskt till som kopplingar i frågan. Kopplingar anger hur data från relaterade källor ska kombineras. Access skapar även automatiskt en koppling mellan två tabeller om fälten är av kompatibla datatyper och ett fält är ett primärnyckel.

Du kan justera kopplingarna som Access skapar. Access avgör vilken typ av koppling som ska skapas utifrån den relation kopplingen representerar. Om Access skapar en koppling där det inte finns en definierad relationen skapar Access även ett inre koppling.

Om rätt kopplingar skapas automatiskt av Access när du lägger till datakällor kan du fortsätta till Steg 3: Lägg till utdatafält.

Använd samma datakälla flera gånger

I vissa fall vill du koppla samman två kopior av samma tabell eller fråga, kallad självkoppling, som kombinerar poster från samma tabell när det finns matchande värden i kopplade fält. Antag att du har tabellen Personal där fältet NärmasteChef för varje post istället för namn på den anställdes chef innehåller ett ID-nummer. Du kan använda en självkoppling för att visa chefens namn istället för ID i varje post.

När du lägger till datakällan för andra gången lägger Access till _1 i namnet för den andra förekomsten av tabellen. Om du exempelvis lägger till tabellen Personal två gånger, kallas den andra förekomsten för Personal_1.

Lägg till en koppling

• För att lägga till en koppling drar du ett fält från en datakälla till motsvarande fält i en annan datakälla.

  Access visar en linje mellan de två fälten för att visa att en koppling har skapats.

  

Ändra en koppling

1. Dubbelklicka på kopplingen du vill ändra.

   Dialogrutan Kopplingsegenskaper visas.

   

2. Granska de tre alternativen i dialogrutan Kopplingsegenskaper.

3. Klicka på det alternativ som du vill använda och sedan på OK.

När kopplingarna är klar kan du lägga till utdatafält – fält som innehåller data som ska visas i sökresultaten.

Använda ett uttryck som utdatafält

För att utföra beräkningar eller använda en funktion för att få fram frågeresultat, tar du med ett uttryck som utdatafält. Uttrycket kan använda data från alla frågans datakällor samt funktioner, som Format eller SökIStr, och kan innehålla konstanter samt aritmetiska operatorer.

1. Högerklicka i en tom kolumn i frågerutnätet, högerklicka på raden Fält och klicka sedan på Zooma på snabbmenyn.

2. I rutan Zooma skriver du eller klistrar in uttrycket. Skriv namnet du vill använda för resultatet precis innan uttrycket, följt av ett kolon. Om du exempelvis vill kalla uttrycket "Uppdaterades senast", inleder du uttrycket med Uppdaterades senast:.

   Obs!: Du kan åstadkomma en mängd olika saker med hjälp av uttryck. Det finns ingen möjlighet att i denna artikel göra en fullständig genomgång av uttryck. Mer information om hur du skapar uttryck finns i artikeln Skapa ett uttryck.

Ange villkor för ett utdatafält

1. I frågerutnätet, i raden Villkor för fältet som innehåller värden du vill begränsa, anger du ett uttryck som fältvärden måste uppfylla för att inkluderas i resultatet. Om du vill begränsa en fråga så att bara de poster där värdet för fältet Ort är Uppsala, skriver du Uppsala i raden Villkor under fältet.

   Fler exempel på frågevillkor för olika datatyper finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

2. Ange ett alternativt villkor på raden Eller, under raden Villkor.

   Om du anger flera villkor, kommer fältvärden som uppfyller något av de listade villkoren att inkluderas i frågeresultatet.

Flera fältvillkor

Du kan använda villkor med flera fält. Om du gör det måste alla villkor i en Villkor- eller ELLER-rad uppfyllas för att posten ska inkluderas.

Ange villkor med hjälp av ett fält som inte kommer att användas för utdata

Du kan lägga till ett fält i frågan utan att dess innehåll inkluderas i frågeresultatet. Det gör du om du vill använda fältvärden för att begränsa sökresultaten utan att visa dessa fältvärden.

1. Lägg till fältet i designrutnätet.

2. Avmarkera kryssrutan i raden Visa för fältet.

3. Ange villkor som för ett utdatafält.