Göra sammanfattningsdata enklare att läsa med hjälp av en korsfråga

Genom att använda designvyn till att skapa korsfrågan kan du använda så många postkällor (tabeller och frågor) som du vill. Men du kan hålla designen enkel genom att först skapa en urvalsfråga som returnerar alla data som du vill använda och sedan använda den frågan som den enda postkällan för korsfrågan. Mer information om hur du skapar en urvalsfråga finns i avsnittet Se även.

När du skapar en korsfråga i designvyn ska du använda raderna Totalt och Korstabell i rutnätet för att ange vilka fälts värden som ska användas som kolumnrubriker, radrubriker respektive för att beräkna summor, medelvärden, antal och annat.

1. Inställningarna på dessa rader anger om fältet är en radrubrik, kolumnrubrik eller ett summeringsvärde.

2. Den här inställningen visar fältets värden som radrubriker.

3. Den här inställningen visar fältets värden som kolumnrubriker.

4. Dessa inställningar skapar summeringsvärden.

Skapa frågan

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

   

2. Dubbelklicka i dialogrutan Visa tabell på varje tabell eller fråga som du vill använda som datakälla.

   Om du använder fler än en datakälla måste tabellerna och frågorna kopplas till de fält som de har gemensamt. Mer information om hur du kopplar tabeller och frågor finns i avsnittet Se även.

3. Stäng dialogrutan Visa tabell.

4. Klicka på Korstabell i gruppen Frågetyp på fliken Design.

5. Dubbelklicka i frågedesignfönstret på varje fält som du vill använda som radrubrik. Du kan välja upp till tre fält som radrubriker.

6. Välj Radrubrik på raden Korstabell i frågerutnätet för varje radrubrikfält.

   Du kan ange ett uttryck på raden Villkor om du vill begränsa resultatet för det fältet. Du kan också använda raden Sortera om du vill ange en sorteringsordning för ett fält.

7. Dubbelklicka på fältet som du vill använda som källa för kolumnrubriker i designfönstret. Du kan bara välja ett fält som kolumnrubrik.

8. Välj Kolumnrubrik på raden Korstabell i frågerutnätet för kolumnrubrikfältet.

   Du kan ange ett uttryck på raden Villkor om du vill begränsa resultatet för kolumnrubrikfältet. Om du använder ett villkorsuttryck tillsammans med kolumnrubrikfältet begränsas emellertid inte antalet kolumner som returneras av korsfrågan. I stället begränsas vilka kolumner som innehåller data. Anta att du har ett kolumnrubrikfält som har tre möjliga värden: rött, grönt och blått. Om du använder villkoret ='blått' på kolumnrubrikfältet visas en kolumn för rött och en för grönt, men bara kolumnen för blått innehåller data.

   Om du vill begränsa vilka värden som visas som kolumnrubriker kan du ange en lista med fasta värden genom att använda egenskapen Kolumnrubriker för frågan. Mer information finns i nästa avsnitt.

9. Dubbelklicka i frågedesignfönstret på fältet som du vill använda för att beräkna summeringsvärden. Du kan bara välja ett fält för detta.

10. Välj i raden Totalt i frågerutnätet för summeringsfältsvärdena en mängdfunktion som ska användas för att beräkna värdena.

11. Markera Värde på raden Korstabell för summeringsvärdesfältet.

    Du kan inte ange villkor för eller sortera efter ett summeringsvärdesfält.

12. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Ange fasta värden för kolumnrubriker

Om du vill ange fasta värden för kolumnrubriker kan du ange egenskapen Kolumnrubriker för frågan.

1. Öppna korsfrågan i designvyn.

2. Om egenskapssidan inte visas trycker du på F4 så att den öppnas.

3. Kontrollera att Markeringstyp anges till Frågeegenskaper precis ovanför fliken Allmänt i egenskapssidan. Om så inte är fallet klickar du på en tom punkt ovanför frågerutnätet.

4. Ange i egenskapen Kolumnrubriker på fliken Allmänt en semikolonavgränsad lista med värden som du vill använda som kolumnrubriker.

   Vissa tecken (till exempel de flesta interpunktionstecken) går inte att använda i kolumnrubriker. Om du använder dessa tecken i listan med värden byts de automatiskt ut mot ett understreck (_).

SQL-syntax för en korsfråga

En korsfråga uttrycks i SQL som en TRANSFORM-instruktion. En TRANSFORM-instruktion har följande syntax:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT-pivotfält [IN (värde1[, värde2[, ...]]])]

TRANSFORM-uttrycket består av följande delar:

Element	Beskrivning
mängdfunktion	En SQL-mängdfunktion som fungerar på den markerade informationen.
select-uttryck	Ett SELECT-uttryck
pivotfält	Fält eller uttryck som du vill använda till att skapa kolumnrubriker i frågans resultatuppsättning.
värde1, värde2	Fasta värden som används för att skapa kolumnrubriker.

SQL-vyn begränsar inte antalet tabeller eller frågor som du kan använda som postkällor för en korsfråga. Men du kan hålla designen enkel genom att skapa en urvalsfråga som returnerar alla data som du vill använda i korsfrågan och sedan använda den frågan som postkälla. Mer information om hur du skapar en urvalsfråga finns i avsnittet Se även.

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Annat på fliken Skapa.

2. Stäng dialogrutan Visa tabell.

3. Klicka på Visa i gruppen Vyer på fliken Design och klicka sedan på SQL-vy.

4. På fliken SQL-objekt skriver eller klistrar du in följande SQL:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. På första raden, efter TRANSFORM, skriver du ett uttryck som ska användas till att beräkna summerade värden, till exempel, Summa([Belopp]).

   Om du använder fler än en tabell eller fråga som postkälla inkluderar du tabell- eller frågenamnet som en del av varje fältnamn, till exempel Summa([Kostnad].[Belopp]).

6. På den andra raden, efter SELECT, skriver du en lista med värden eller fältuttryck som du vill använda som radrubriker. Avgränsa listobjekten med kommatecken, till exempel [Budget].[Avd-ID], [Kostnad].[Typ].

7. På den tredje raden, efter FROM, skriver du en lista med tabeller eller frågor du använder som postkällor, till exempel Budget, Kostnad.

8. På den fjärde raden, efter GROUP BY, skriver du samma lista med fält som du har använt i SELECT-satsen, i steg 6.

9. På den femte raden, efter PIVOT, skriver du ett fältnamn eller ett uttryck som du vill använda som kolumnrubriker, till exempel PIVOT [Budget].[År].

Ibland vill du, istället för att använda varje värde för ett fält som rad- eller kolumnrubriker, gruppera värdena i ett fält i intervall och sedan använda de intervallen som rad- eller kolumnrubriker. Anta att du använder ett fält av typen Ålder för kolumnrubriker. I stället för att använda en kolumn för varje ålder kanske du vill använda kolumner som representerar åldersintervall.

Du kan använda funktionen OOM i ett uttryck om du vill skapa intervall som rad- eller kolumnrubriker.

1. Öppna korsfrågan i designvyn.

2. Högerklicka på raden Fält i frågerutnätet, högerklicka i en tom kolumn och klicka sedan på Zooma på snabbmenyn i tredje kolumnen i rutnätet.

3. I rutan Zooma skriver du ett fältalias, följt av ett kolon (:).

4. Skriv OOM().

5. I parentesen som finns efter OOM skriver du ett jämförelseuttryck som definierar det första intervallet med fältvärden.

   Anta att du skapar intervall för fältet Ålder (Age, kodexemplet nedan är på engelska och uttrycket heter då OOM), och vill att varje intervall ska omfatta 20 år. Jämförelseuttrycket för det första intervallet är [Age]<21.

6. Skriv ett semikolon efter jämförelseuttrycket och sedan ett namn på intervallet, inom citattecken. Namnet du anger blir korstabellrubriken för värden som infaller i det intervallet.

   Skriv ett semikolon efter [Age]<21 och sedan "0-20 years".

7. Skriv ett semikolon efter intervallnamnet (utanför citattecknen) och gör sedan något av följande:

   • Skriv OOM() och upprepa sedan steg 5, 6 och 7 om du vill skapa ett till intervall.

   • För det sista intervallet skriver du bara namnet.

     Ett fullständigt kapslat OOM-uttryck som avgränsar fältet Age i tjugoårsintervall kan se ut så här (radbrytningar har lagts till så att det blir enklare att läsa):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Obs!: När uttrycket utvärderas avslutas utvärderingen när något av OOM-kommandona utvärderas till sant. Du behöver inte ange någon nedre gräns för varje intervall, eftersom alla värden som infaller under den nedre gränsen i ett givet intervall redan har utvärderats till sant.

8. Markera Gruppera efter på raden Totalt i frågerutnätet.

9. Ange på raden Korstabell om intervallen ska användas som rad- eller kolumnrubriker. Kom ihåg att du kan ange mellan en och tre radrubriker, men bara en kolumnrubrik.

Du kanske vill att korsfrågan ska visa en uppmaning om indata när den körs. Anta att du använder flera radrubriker, där en är Land. I stället för att visa data för varje land kanske du vill att frågan ska be om ett namn och sedan visa information enligt användarens indata.

Du kan lägga till en parameteruppmaning för valfritt radrubrikfält.

1. Öppna korsfrågan i designvyn.

2. Skriv frågetext inom hakparentes på raden Villkor för det radrubrikfält som du vill visa en uppmaning om indata för. Texten visas sedan som en uppmaning när frågan körs.

   Om du till exempel skriver [Vilket land?] på raden Villkor visas en dialogruta när frågan körs som innehåller frågan "Vilket land?", en indataruta samt knappen OK.

   Tips: Om du vill att parametern ska vara flexibel sammanfogar du uttrycket med jokertecken, genom att använda operatorn SOM. I stället för att använda [Vilket land?] som villkor kan du använda SOM [Vilket land?]&"*" så att parametern matchar fler indata. Om du använder SOM ändras inte utseendet på parameteruppmaningen.

3. Klicka på Parametrar i gruppen Visa/dölj på fliken Konstruktion.

4. Skriv i kolumnen Parametrar i dialogrutan Frågeparametrar samma parameteruppmaning som du använder på raden Villkor. Ta med hakparentesen, men inte några sammanfogande jokertecken eller operatorn SOM.

5. Välj datatypen för parametern i kolumnen Datatyp. Datatypen ska matcha datatypen för radrubrikfältet.

Om fältet som du använder för att beräkna summeringsvärden i korsfrågan innehåller nullvärden, ignoreras dessa värden i de mängdfunktioner som du använder. I vissa mängdfunktioner kan detta påverkar resultatet. Om du till exempel vill beräkna ett medelvärde adderar du alla värdena och dividerar resultatet med antalet värden. Men om vissa fält innehåller nullvärden, räknas dessa inte med i antalet värden.

I vissa fall kanske du föredrar att byta ut nullvärden mot nollor så att värdena räknas under mängdberäkningar. Med funktionen Nnoll kan du byta ut nullvärden mot nollor.

Syntax för Nnoll

Nnoll ( variant [, värdeomnull ] )

Funktionen Nnoll har följande argument:

Argument	Beskrivning
variant	Obligatoriskt. En variabel av datatyp Variant.
värdeomnull	Valfritt. Ett Variant-värde som anger det värde som ska returneras om argumentet variant är null. Argumentet är det värde som ska returneras i stället för noll eller en tom sträng. Obs!: Om du använder funktionen Nnoll i ett uttryck i en fråga utan att ange argumentet värdeomnoll returnerar funktionen en tom sträng för de fält som innehåller nullvärden.

1. Högerklicka i fältet Värde i frågerutnätet när frågan är öppen i designvyn.

2. Klicka på Zooma på snabbmenyn.

3. Omslut fältnamnet eller uttrycket i rutan Zooma med parentes och skriv sedan Nnoll före parentesen.

4. Skriv , 0 innanför högerparentesen.

   Om du till exempel använt nnoll med ett område som kallas "Timmar förlorade" för att ändra nullvärden till nollor kommer det färdiga uttrycket att se ut så här:

Nz([Hours Lost], 0)

• Förenkla    Korsfrågor kan bli svåra att läsa allt eftersom antalet radkombinationer växer. Använd inte fler rader än vad som behövs.

• Skapa gärna korstabellen i steg    Begränsa inte dig själv till att bara använda tabeller. Du kan ofta börja med att skapa en summafråga och sedan använda den som datakälla för korsfrågan.

• Välj kolumnrubrikfält med omsorg    Korstabelldatablad tenderar att bli enklare att läsa när antalet kolumnrubriker är relativt få. När du har identifierat fälten som du vill använda som rubriker bör du skapa kolumnrubrikerna utifrån fältet med minst antal distinkta värden. Om frågan till exempel beräknar ett värde efter ålder och kön, bör du använda kön som kolumnrubrik i stället för ålder, eftersom kön för det mesta har färre möjliga värden än ålder.

• Använda en underfråga i en WHERE-sats    Du kan använda en underfråga som en del av en WHERE-sats i en korsfråga.

Överst på sidan