Använda mallen Tillgångsspårning i Access

Använd mallen Tillgångsspårning i Access för att hålla reda på datorer, kontorsutrustning eller annat som ägs eller underhålls av personer. Med den här versionen av en populär Access-mall kan du också söka efter information om tillgångar, visa eller dölja kolumner, skicka e-postmeddelanden och mappa resursägares adresser.

Vill du watch en video om hur du använder den här mallen? Se den här artikeln , Använda databasmallen Tillgångar.

Obs!: Databasmallen Tillgångar har uppdaterats under de senaste åren. De här anvisningarna gäller den senaste versionen av mallen som kan laddas ned. Om stegen nedan inte stämmer överens med vad du ser använder du förmodligen en äldre version av mallen.

Kom igång

I den här artikeln tar vi upp de grundläggande stegen för att använda mallen Tillgångar.

Förbereda databasen för användning

När du först öppnar databasen visas välkomstformuläret i Access. Om du vill förhindra att formuläret visas nästa gång du öppnar databasen avmarkerar du kryssrutan Visa välkommen när databasen öppnas .

Stäng välkomstformuläret för att börja använda databasen.
Kontrollera att allt databasinnehåll är aktiverat genom att klicka på Aktivera innehållet i meddelandefältet.

Mer information om hur du aktiverar databasinnehåll finns i artikeln Avgöra om en databas ska vara betrodd.

Visa eller dölja tillbakadragna tillgångar

Inaktuella tillgångar är poster som har ett inaktuellt datum på eller före dagens datum. Tillgångar kan dras tillbaka när de är inaktuella, brutna eller på annat sätt oanvända. Du kan visa eller dölja tillbakadragna tillgångar i formuläret Resurslista.

Markera eller avmarkera kryssrutan Visa borttagen i formuläret Resurslista.

Söka efter en tillgång eller en kontakt

I rutan Snabbsökning kan du snabbt hitta en tillgång i formuläret Resurslista och en kontakt i formuläret Kontaktlista .

Skriv den text du vill söka efter i rutan Snabbsökning och tryck sedan på RETUR.

Listan filtreras så att endast de poster som innehåller texten du sökte efter visas. Om du vill gå tillbaka till den fullständiga listan klickar du på Rensa den aktuella sökningen. (Det är X i sökrutan.)

Filtrera resurslistan

I formuläret Resurslista kan du filtrera listan med tillgångar och spara dina favoritfilter för framtida användning.

Använd filter genom att högerklicka på formuläret och välja de filter du vill använda.
Klicka på Spara filter.
Ange ett filternamn och en beskrivning i formuläret Filterinformation och klicka sedan på Stäng.
Använd rutan Filtrera favoriter om du vill använda ett sparat filter eller klicka på (Rensa filter) för att ta bort filtret.

Visa eller dölja kolumner

I formuläret Resurslista och Kontaktlista är vissa fält (kolumner) dolda som standard. Så här ändrar du vilka fält som ska visas:

Klicka på Visa/dölj fält.
Markera kryssrutan bredvid varje kolumn som du vill visa i dialogrutan Ta fram kolumner . Avmarkera kryssrutan om du vill dölja kolumnen.

Visa information om tillgångar eller kontakter

Med formuläret Tillgångsinformation och formuläret Kontaktinformation kan du visa och ange mer information om ett objekt. Så här visar du formuläret Tillgångsinformation eller Kontaktinformation :

I formuläret Resurslista eller Kontaktlista klickar du på Öppna bredvid det objekt som du vill se.

Lägga till en bild

I formuläret Tillgångsinformation och formuläret Kontaktinformation kan du lägga till bilder och andra bifogade filer.

Klicka på Lägg till eller ta bort bifogade filer under bildramen i formuläret Resursinformation.

Klicka på Redigera bild under bildramen i formuläret Kontaktinformation.
Klicka på Lägg till i dialogrutan Bifogade filer.
Bläddra till mappen som innehåller filen i dialogrutan Välj fil .
Markera den fil du vill lägga till och klicka sedan på Öppna.
Klicka på OK i dialogrutan Bifogade filer.

Obs!: Du kan bifoga flera filer för varje objekt, inklusive olika filtyper, till exempel dokument eller kalkylblad.

Lägga till kontakter från Microsoft Outlook

Om du använder Microsoft Outlook kan du lägga till kontakter eller resursägare från det programmet utan att behöva skriva in informationen igen.

Klicka på Lägg till från Outlook i formuläret Kontaktlista.
I dialogrutan Välj namn som ska läggas till väljer du namnen som du vill lägga till i databasen.
Klicka på Lägg till och sedan på OK.

Visa en karta över en kontakts adress

Om du har angett en gatuadress för kontakten i formuläret Kontaktinformation kan du visa en karta över den platsen:

Klicka på Mappa den här adressen.

Visa rapporter

Tillgångsspårning innehåller flera rapporter, bland annat Alla tillgångar, Tillgångsinformation, Tillgångar har dragits tillbaka, Kontaktadressbok med mera. Så här visar du en rapport:

I navigeringsfönstret, under Rapporter, dubbelklickar du på den rapport som du vill visa.

Du kan skapa egna anpassade rapporter. Mer information finns i artikeln Skapa en enkel rapport.

Ändra databasen för tillgångar

Du kan anpassa databasen Tillgångar genom att lägga till ett nytt fält i tabellen Tillgångar och sedan lägga till fältet i formuläret Resurslista , formuläret Resursinformation och rapporten Resursinformation .

Lägga till ett fält i tabellen Tillgångar

Stäng alla öppna flikar.
Dubbelklicka på tabellen Tillgångar i navigeringsfönstret.
Bläddra till höger tills du ser kolumnen Lägg till nytt fält. Dubbelklicka på kolumnrubriken och skriv in fältnamnet.

Första gången du anger data i kolumnen anger Access datatypen åt dig.

Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport

När ett fält har lagts till i en tabell kan du sedan lägga till det i ett formulär eller en rapport.

Högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy.
Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design.
Dra önskat fält från fältlistan till formuläret eller rapporten.