Skapa en enkel rapport

Vad vill du göra?

• Välja en datakälla

• Skapa en rapport med rapportverktyget

• Skapa en rapport i Rapportguiden

• Skapa etiketter i Etikettguiden

• Skapa en rapport med verktyget Tom rapport

• Förstå rapportavsnitt

• Förstå kontroller

• Finjustera rapporten i layoutvyn

• Finjustera rapporten i designvyn

• Lägga till kontroller i rapporten

• Spara arbetet

• Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande

• Visa rapporten

• Skriva ut rapporten

• Skicka rapporten som ett e-postmeddelande

Välja en datakälla

En rapport består av information som hämtas från tabeller eller frågor samt information som lagrats i rapportdesignen, som etiketter, rapporthuvuden och bilder. De tabeller eller frågor som bidrar med underliggande data kallas även för rapportens datakälla. Om de fält du vill ta med finns i en enda tabell använder du den här tabellen som datakälla. Om fälten finns i fler än en tabell måste du använda en eller flera frågor som datakälla. De här frågorna kanske redan finns i databasen, eller så måste du skapa nya frågor som passar behoven i rapporten specifikt.

Skapa en rapport med rapportverktyget

Rapportverktyget är det snabbaste sättet att skapa en rapport, eftersom den skapas direkt utan att du behöver ange någon information. I rapporten visas alla fält från den underliggande tabellen eller frågan. Rapportverktyget kanske inte skapar den slutgiltiga, färdiga produkt du vill använda, men det är mycket användbart om du snabbt vill visa underliggande data. Du kan sedan spara rapporten och ändra den i layout- eller designvyn så att den passar bättre för dina syften.

1. Klicka på den tabell eller fråga du vill basera rapporten på i navigeringsfönstret.

2. Gå till fliken Skapa i gruppen Rapporter och klicka på Rapport.

   Rapporten skapas och visas i layoutvyn i Access.

3. Mer information om att visa och skriva ut rapporter finns i avsnittet Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande.

När du har visat rapporten kan du spara den och sedan stänga både rapporten och den underliggande tabell eller fråga du använde som datakälla. Nästa gång du öppnar rapporten visas aktuella data från datakällan.

Skapa en rapport i Rapportguiden

Du kan använda Rapportguiden om du vill välja specifika fält att visa i rapporten. Du kan också ange hur data ska grupperas och sorteras, och du kan använda fält från fler än en tabell eller fråga förutsatt att du har angett relationer mellan tabellerna och frågorna i förväg.

• Klicka på Rapportguiden i gruppen Rapporter på fliken Skapa.

• Följ anvisningarna på sidorna i Rapportguiden. Klicka på Slutför på den sista sidan.

  När du förhandsgranskar rapporten ser hur den skulle se ut vid en utskrift. Du kan också öka förstoringsgraden om du vill zooma in på detaljer. Mer information om att visa och skriva ut rapporter finns i avsnittet Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande.

Skapa etiketter i Etikettguiden

I Etikettguiden kan du enkelt skapa etiketter i en mängd olika standardstorlekar.

1. Öppna den tabell eller fråga som ska vara datakälla för dina etiketter genom att dubbelklicka på den i navigeringsfönstret.

2. Gå till fliken Skapa i gruppen Rapporter och klicka på Etiketter.

3. Följ anvisningarna på sidorna i Etikettguiden. Klicka på Slutför på den sista sidan.

Etiketterna visas i förhandsgranskningsvyn så att du kan se dem som de visas när de skrivs ut. Du kan använda reglaget i statusfältet i Access till att zooma in på detaljer. Mer information om att visa och skriva ut rapporter finns i avsnittet Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande.

Skapa en rapport med verktyget Tom rapport

Om du inte vill använda rapportverktyget eller Rapportguiden kan du använda verktyget Tom rapport till att skapa en rapport från grunden. Det här kan vara ett mycket snabbt sätt att skapa en rapport, särskilt om du bara tänker ha med några få fält i rapporten. I följande procedur beskrivs hur du använder verktyget Tom rapport:

• Gå till fliken Skapa i gruppen Rapporter och klicka på Tom rapport.

  En tom rapport visas i layoutvyn och fönstret Fältlista visas till höger i Access.

• Klicka på plustecknet i fönstret Fältlista bredvid den eller de tabeller som innehåller fälten du vill ha med i rapporten.

• Dra fälten till rapporten ett i taget. Du kan också hålla ned CTRL och markera flera fält för att sedan dra dem till rapporten på samma gång.

• Använd verktygen i gruppen Sidhuvud/sidfot på fliken Rapportdesign för att lägga till en logotyp, rubrik, sidnummer eller datum och tid i rapporten.

Förstå rapportavsnitt

Designen av en rapport i Access är indelad i avsnitt. Om du visar rapporten i designvyn ser du avsnitten. Om du ska kunna skapa användbara rapporter måste du förstå hur varje avsnitt fungerar. I vilket avsnitt du väljer att placera en beräknad kontroll avgör till exempel hur resultatet beräknas i Access. I följande lista ges en översikt över de olika avsnittstyperna och hur de används:

• Rapporthuvud     Det här avsnittet skrivs bara ut en gång, i början av rapporten. Använd rapporthuvudet för information som vanligtvis visas på ett försättsblad, till exempel en logotyp, en rubrik eller ett datum. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i rapporthuvudet beräknas summan för hela rapporten. Rapporthuvudet skrivs ut före sidhuvudet.

• Sidhuvud     Det här avsnittet skrivs ut överst på varje sida. Du kan till exempel använda ett sidhuvud till att upprepa rapportens rubrik på varje sida.

• Grupphuvud     Det här avsnittet skrivs ut i början av varje ny grupp med poster. Använd grupphuvudet till att skriva ut gruppens namn. I en rapport som är grupperad efter produkt kan du till exempel använda grupphuvudet till att skriva ut produktnamnet. När du placerar en beräknad kontroll som använder mängdfunktionen Summa i grupphuvudet gäller summan för den aktuella gruppen.

• Detalj     Det här avsnittet skrivs ut en gång för varje rad i datakällan. Det är här du placerar kontrollerna som utgör huvuddelen av rapporten.

• Gruppfot     Det här avsnittet skrivs ut i slutet av varje grupp med poster. Använd gruppfötter till att skriva ut sammanfattningsinformation för en grupp.

• Sidfot     Det här avsnittet skrivs ut längst ned på varje sida. Använd sidfötter till att skriva ut sidnummer eller information som gäller per sida.

• Rapportfot     Det här avsnittet skrivs ut en enda gång i slutet av rapporten. Använd rapportfoten till att skriva ut rapportsummor eller annan sammanfattningsinformation för hela rapporten.

  Obs!: I designvyn visas rapportfoten under sidfoten. När rapporten skrivs ut eller förhandsgranskas visas däremot rapportfoten ovanför sidfoten, precis efter den sista gruppfoten eller detaljraden på den sista sidan.

Överst på sidan

Förstå kontroller

Kontroller är objekt som visar data, utför åtgärder och låter dig visa och arbeta med information som förbättrar användargränssnittet, som etiketter och bilder. Access har stöd för tre typer av kontroller: bundna, obundna och beräknade:

• Bunden kontroll     Det här är en kontroll vars datakälla är ett fält i en tabell eller fråga. Du använder bundna kontroller till att visa värden från fält i databasen. Värdena kan vara text, datum, tal, Ja/Nej-värden, bilder eller diagram. Den vanligaste typen av bunden kontroll är en textruta. En textruta i ett formulär som visar en anställds efternamn kan till exempel hämta informationen från fältet Efternamn i tabellen Anställda.

• Obunden kontroll     Det här är en kontroll som inte har någon datakälla (ett fält eller uttryck). Du använder obundna kontroller till att visa information, linjer, rektanglar och bilder. En etikett som visar rubriken för en rapport är till exempel en obunden kontroll.

• Beräknad kontroll     Det här en kontroll vars datakälla är ett uttryck snarare än ett fält. Du anger det värde du vill använda i kontrollen genom att definiera ett uttryck som datakälla för kontrollen. Ett uttryck är en kombination av operatorer (som = och + ), kontrollnamn, fältnamn och funktioner som returnerar ett enskilt värde och konstanter. Följande uttryck beräknar till exempel priset på en artikel med en rabatt på 25 procent genom att multiplicera värdet i fältet Enhetspris med konstantvärdet (0,75).

  = [Enhetspris] * 0.75

  Uttryck kan använda data från ett fält i rapportens underliggande tabell eller fråga, eller från en kontroll i rapporten.

När du skapar en rapport är det antagligen mest praktiskt att lägga till och ordna alla bundna kontroller först, särskilt om de utgör majoriteten av kontrollerna i rapporten. Du kan sedan lägga till obundna och beräknade kontroller som slutför designen med hjälp av verktygen i gruppen Kontroller på fliken Rapportdesign .

Du binder en kontroll till ett fält genom att identifiera fältet som kontrollen hämtar data från. Du kan skapa en kontroll som är bunden till det markerade fältet genom att dra fältet från fönstret Fältlista till rapporten. I fönstret Fältlista visas fälten i rapportens underliggande tabell eller fråga. Om du vill visa fönstret Fältlista klickar du på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Rapportdesign.

Du kan också binda ett fält till en kontroll genom att skriva fältnamnet i själva kontrollen eller i rutan för värdet Kontrollkälla på kontrollens egenskapssida. På egenskapssidan definieras kontrollens egenskaper, som dess namn, datakälla och format.

Det finns två skäl till att fönstret Fältlista är det bästa sättet att skapa en kontroll:

• En bunden kontroll har en bifogad etikett, och etiketten får som standard fältets namn (eller rubriken som är definierad för fältet i den underliggande tabellen eller frågan) som rubrik så att du inte behöver skriva rubriken själv.

• En bunden kontroll ärver många av inställningarna från fältet i den underliggande tabellen eller frågan (till exempel för egenskaperna Format, Decimaler och Indatamask). Därför kan du se till att dessa egenskaper för fältet kvarstår varje gång du skapar en kontroll som är bunden till fältet.

Om du redan har skapat en obunden kontroll och vill binda den till ett fält anger egenskapen Kontrollkälla för kontrollen till namnet på fältet. Om du vill ha mer information om egenskapen Kontrollkälla kan du söka efter ”Kontrollkälla” i hjälpen.

Överst på sidan

Finjustera rapporten i layoutvyn

När du har skapat en rapport kan du enkelt finjustera design genom att arbeta i layoutvyn. Med faktiska rapportdata som hjälp kan du ändra kolumnbredder, ändra ordning på kolumnerna och lägga till grupperingsnivåer och summor. Du kan placera ut nya fält i rapportdesignen och ange egenskaper för rapporten och dess kontroller.

Om du vill växla till layoutvyn högerklickar du på rapportnamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Layoutvy.

Rapporten visas i layoutvyn.

Du kan använda egenskapssidan till att ändra egenskaper för rapporten samt dess kontroller och avsnitt. Tryck på F4 om du vill visa egenskapssidan.

Du kan använda fönstret Fältlista till att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i rapportdesignen. Om du vill visa fönstret Fältlista gör du något av följande:

• Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Design av rapportlayout. 

• Tryck på ALT+F8.

Du kan sedan lägga till fält genom att dra dem från fönstret Fältlista till rapporten.

Överst på sidan

Finjustera rapporten i designvyn

Du kan också finjustera rapportens design i designvyn. Du kan lägga till nya kontroller och fält i rapporten genom att lägga till dem i designrutnätet. På egenskapssidan finns en mängd egenskaper som du kan ställa in för att anpassa rapporten.

Om du vill växla till designvyn högerklickar du på rapportnamnet i navigeringsfönstret och klickar sedan på Designvy.

Rapporten visas i designvyn.

Du kan använda egenskapssidan till att ändra egenskaper för själva rapporten samt dess kontroller och avsnitt. Tryck på F4 om du vill visa egenskapssidan.

Du kan använda fönstret Fältlista till att lägga till fält från den underliggande tabellen eller frågan i rapportdesignen. Om du vill visa fönstret Fältlista gör du något av följande:

• Klicka på Lägg till befintliga fält i gruppen Verktyg på fliken Rapportdesign. 

• Tryck på ALT+F8.

Du kan sedan lägga till fält genom att dra dem från fönstret Fältlista till rapporten.

Överst på sidan

Lägga till kontroller i rapporten

Vissa kontroller skapas automatiskt, till exempel bundna textrutekontroller som skapas när du lägger till ett fält från fönstret Fältlista i rapporten. Många andra kontroller kan skapas i designvyn med hjälp av verktygen i gruppen Kontroller på fliken Rapportdesign .

Spara arbetet

När du har sparat rapportdesignen kan du köra rapporten så ofta du behöver. Rapportens design förblir densamma, men du får aktuella data varje gång du skriver ut eller visar rapporten. Om rapporteringsbehovet ändras kan du ändra rapportdesignen eller skapa en ny, liknande rapport baserat på originalet.

Visa, skriva ut eller skicka rapporten som ett e-postmeddelande

När du har sparat rapportdesignen kan du använda den om och om igen. Rapportens design förblir densamma, men du får aktuella data varje gång du visar eller skriver ut rapporten. Om rapporteringsbehovet ändras kan du ändra rapportdesignen eller skapa en ny, liknande rapport baserat på originalet.

Visa rapporten

Du kan visa rapporten på flera olika sätt. Vilken metod du väljer beror på vad du vill göra med rapporten och vilka data den innehåller:

• Om du vill göra tillfälliga ändringar för hur data visas i rapporten innan du skriver ut den, eller om du vill kopiera data från rapporten till Urklipp, använder du rapportvyn.

• Om du vill kunna ändra rapportens design medan du tittar på data ska du använda layoutvyn.

• Om du helt enkelt vill se hur rapporten kommer att se ut när du skriver ut den använder du förhandsgranskningsvyn.

Skriva ut rapporten

Du kan skriva ut en rapport som är öppen i valfri vy, och även när den är stängd. Innan du skriver ut bör du kontrollera sidinställningarna, till exempel marginaler och sidorientering. Sidinställningarna sparas med rapporten, så du behöver bara ange dem en gång. Du kan ange dem igen senare om du behöver ändra på utskriften.

Skicka rapporten som ett e-postmeddelande

Du kan skicka rapporten till mottagare som ett e-postmeddelande i stället för att skriva ut den på papper:

1. Markera rapporten genom att klicka på den i navigeringsfönstret. Klicka på Email i gruppen Exportera på fliken Externa data. 

2. I dialogrutan Skicka objekt som klickar du på det filformat du vill använda i listan Välj utdataformat.

3. Slutför eventuella återstående dialogrutor.

4. Skriv meddelandet i ditt e-postprogram och skicka meddelandet.

Överst på sidan