Använda Koppla dokument för att skicka Access-data till Word

I videon

Här är den allmänna proceduren för att skapa en dokumentkoppling i Word inifrån Access:

1. Öppna den Access databas som innehåller de adresser som du vill sammanfoga med Word.

2. Om navigeringsfönstret inte är öppet trycker du på F11 för att öppna det.

3. Markera tabellen eller frågan som innehåller adresserna. Om adressfälten är utspridda över flera tabeller skapar du en enkel urvalsfråga som innehåller de fält du behöver och väljer den frågan för kopplingsåtgärden.

4. Klicka på Koppla word i gruppen Exportera på fliken Externa data.

5. Dialogrutan Koppla dokument i Microsoft Word öppnas.

   

6. Välj om du vill att guiden ska länka dina adressdata till ett befintligt Word-dokument eller börja med ett nytt, tomt dokument.

7. Klicka på OK.

Word startas och visar fliken Utskick och fönstret Koppla dokument.

1. Gå igenom stegen i guiden genom att klicka på länkarna Nästa och Föregående längst ned i fönstret Koppla dokument.

2. I steg 3 i guiden behöver du inte välja mottagarlistan. Det bestämdes när du valde det i Access. Men du kanske vill finjustera listan genom att klicka på Redigera mottagarlista. I rutan som öppnas kan du ta bort enskilda mottagare från kopplingen, använda filter, sortera listan och så vidare.

3. I steg 4 i guiden skriver du brevet (såvida du inte arbetar med ett befintligt dokument).

4. Placera markören i det dokument där du vill att adressinformationen ska visas och klicka på Adressblock, Hälsningsrad eller Fler objekt i fönstret Koppla dokument för att infoga Access data i dokumentet. I rutorna som visas väljer du det format du vill använda och klickar på Matcha fält för att kontrollera att fälten matchas korrekt.

5. I steg 5 i guiden klickar du på knapparna Nästa (>>) och Föregående (<<) för att förhandsgranska hur de kopplade data kommer att se ut när du skriver ut dokumentet.

6. I steg 6 i guiden klickar du på Skriv ut och väljer de utskriftsalternativ du vill använda.

7. Spara och stäng Word-dokumentet.

   Meddelanden: 

   • Om du behöver komma tillbaka och justera någon av dina kopplingsinställningar när du har slutfört guiden är alla åtgärder tillgängliga på fliken Utskick i Word.

   • Om du gör designändringar i Access databas kan du behöva justera vissa av kopplingsinställningarna i Word för att kopplingen ska fungera korrekt igen.

   • Guiden Koppla dokument är utformad för att fungera med adressdata för e-post. Du kan däremot använda funktionen koppla dokument för att koppla alla typer av data med Word, till exempel lagerposter, uppgifter eller vad du lagrar i Access.

Mer detaljerad information om funktionerna för dokumentkoppling i Word finns i följande artiklar:

• Använda dokumentkoppling för att anpassa dokument

• Skapa etiketter med dokumentkoppling

• Koppla e-post i Word