Vad är ett team i Microsoft Teams?
En produktivitetsguide med tips och råd för hur du använder Microsoft Teams, från de som bygger och använder Teams på jobbet, varje dag.
Det första som vissa frågar om Teams är ”Vad är ett team?” Med enkla termer är ett team en grupp av personer som arbetar tillsammans för att få något gjort: ett säljteam som arbetar tillsammans för att sälja något, ett byggteam som arbetar tillsammans för att bygga något, ett forskningsteam som arbetar tillsammans för att forska fram något.
Här i Teams brukar vi skapa team som fokuserar på en av två saker: den typ av arbete vi gör eller de projekt vi arbetar med.
En lista med team från en designer som arbetar med möten.
Hela vårt team av designers är till exempel med i ett stort team som kallasTeams Design. Det är här vi diskuterar vår standard för formgivning, våra visuella riktlinjer och våra bildformat – det vill säga designbehov som gäller hela Teams – samt designfokuserade utbildningar och händelser. Alla som är med i designteamet är också med i team för funktioner just de arbetar med. Samtal/möten/enheter är till exempel ett team där designers, programansvariga, programutvecklare, produktmarknadsförare och andra samlas för att samarbeta om samtal, möten och enheter.
Så de flesta av oss är medlemmar i ett par olika team. Våra arbetsliv handlar om att samarbeta med dessa grupper av människor. Det är på det sättet vi alltid har fått saker gjorda på jobbet. Teams hjälper oss helt enkelt att göra det bättre.
Här i Teams skapar vi team som fokuserar på en av två saker: den typ av arbete vi gör eller de projekt vi arbetar med.
Det finns andra sätt att ordna sina team. Vi har sett konsultgrupper som skapar ett team för varje klient och projektledare som skapar team för varje projekt. I likhet med oss ser de sättet deras arbetsliv fungerar på när de loggar in på Teams. Läs vidare för några av våra tips om team.
1. Det finns inget ”rätt antal” team.
Om du frågar runt på vårt kontor hittar du vissa som är med i fyra team och andra som är med i 40 (vilket är mycket, även för oss, och definitivt inte normen). Det finns inget rätt antal team att vara medlem i. Men vi har märkt att det finns ett antal som ofta verkar fungerar bäst. De flesta av oss deltar bara aktivt i fem till tio team i taget.
Som vi nämnde tidigare är vi alla medlemmar i några stora, omfattande team (som Teams Design eller vårt övergripande team för hela produkten, Microsoft Teams). Och vi är alla medlemmar i några mindre och mer fokuserade team. Alla typer av team har sitt syfte. I de större teamen håller vi oss uppdaterade om de stora grejerna: utannonseringar, föredrag, teamhändelser. I de mindre teamen sker det dagliga arbetet med att skapa, förbättra, marknadsföra och sälja Teams.
Vilka typer av team din organisation skapar kommer att reflektera den typ av arbete ni utför i organisationen, vilka roller ni har, hur ni organiserar projekt och er arbetskultur. Teams är flexibelt.
När du går med i Teams kanske du redan är medlem i några team. Det är jättebra! Det betyder att någon har lagt till dig i dem och att du kan sätta igång direkt. Om du vill söka efter andra team som du vill bli medlem i eller vill skapa ett eget går du längst ned i teamlistan och väljer 
2. Tänk igenom namnet för ett nytt team.
Oavsett om du är medlem i ett litet eller stort antal team är det viktigt att ha ett genomtänkt och beskrivande namn. Ett bra teamnamn hjälper andra att hitta rätt team snabbt, medan ett otydligt namn skapar förvirring. Och det kan i värsta fel innebära att teamet inte används.
Eftersom vi har många team hos oss är det första vi gör att ta en titt på vilka team som redan finns. På så sätt undviker vi att skapa ett namn som redan används eller att skapa ett som liknar ett annat namn så mycket att folk inte vet vilket team de ska använda. (Teamnamn som påminner mycket om varandra kan vara ett tecken på att det du verkligen behöver är ett enda team med flera olika kanaler.)
När vi namnger team tar vi ofta med en eller flera av följande punkter i namnet:
-
Projektnamn eller beskrivning (”Teams @ Ignite 2019”)
-
Sekventiella nummer ("v1", "v2" osv.)
-
Datum (”Planering Kv3”)
Vi känner också till kunder som använder alla punkter ovan, och dessutom till exempel:
-
Klientnamn
-
Ärendenummer
-
Faktureringskod
Vi försöker även lägga till en teambild – ibland kul, ibland seriös – som ett visuellt landmärke som hjälper andra att identifiera teamet i sin lista. Precis som med namn försöker vi göra dem tydliga så att ingen har en hel teamlista full av bläckhörningar (hur gulligt det än skulle vara).
3. Ändra ordning på dina team så de passar dig.
I Teams ordnas dina team utifrån vad du antas ha för relation till dem, till exempel när du lades till i dem och hur ofta du använder dem. De flesta tycker om att göra en del av urvalet själva, till exempel genom att sätta de högst prioriterade eller mest aktiva teamen högst upp i listan, eller genom att välja och dra team i den ordning som passar dem bäst.
Vi flyttar också team som vi inte använder så ofta utom synhåll genom att välja teamet och sedan välja Dölj. Det kan till exempel gälla team som har användbar information, men som vi bara behöver kolla upp någon gång i veckan eller månaden. De är fortfarande enkla att komma åt. Gå helt enkelt längst ned i teamlistan och välj Dolda team.
Om vi inte har använt ett team på ett tag försöker Teams hjälpa oss genom att informera oss om att det har dolts. Detta placerar det inaktiva teamet i listan Dolda team, tillsammans med andra team som vi har dolt. Om du vill ta bort ett team från listan behöver du bara välja teamet och sedan Visa.
Är du osäker på hur du ska ordna dina team? Titta på den här videon för att komma igång.
4. Arkivera team som du inte längre behöver.
En del av den naturliga livscykeln i Teams är att ta team som har gjort sitt ur bruk. När vi är klara med att aktivt använda ett team för ett visst projekt, evenemang eller funktionsområde brukar vi Arkivera det.
Arkivering gör mer än att bara dölja teamet. Teamet placeras i ett särskilt inaktivt läge. Allt är fortfarande tillgängligt att söka och bläddra igenom, men det går inte att till exempel svara på meddelanden. Arkivering flyttar team ur vägen, men ser till att de fortfarande är tillgängliga. Och teamägare kan aktivera dem igen om det behövs. Se hur du gör i artikeln om att arkivera eller återställa ett team.
Nästa: Avmystifiera kanaler
Relaterade ämnen
Skapa ett team från ett befintligt team.
Behöver du mer hjälp?
Vill du ha fler alternativ?
Utforska prenumerationsförmåner, bläddra bland utbildningskurser, lär dig hur du skyddar din enhet med mera.
Communities hjälper dig att ställa och svara på frågor, ge feedback och få råd från experter med rika kunskaper.
