Formeln för framgångs rika webbplatser och nöjda användare är väl planerat och hållbart med att hantera webbplatser och användare. Här är några viktiga uppgifter och begrepp som du kan använda för att planera webbplatser och hantera användare i organisationen.
Om webbplats samlingar
Det spelar ingen roll om du är nybörjare på SharePoint eller har använt många versioner, ger den moderna SharePoint-upplevelsen större flexibilitet, enklare navigering och alla webbplatser är mobiler. Vi rekommenderar att du skapar webbplats samlingar för varje arbets belastning i organisationen. Den moderna SharePoint-upplevelsen gör det enklare att navigera och underhålla eftersom varje webbplats är en webbplats samling. Lär dig mer om den moderna upplevelsen i SharePoint och fördelarna med att använda nav webbplatser. Vi rekommenderar att du skapar en webbplats samling för varje arbets börda och sedan kopplar dem till en nav webbplats. Det ger större flexibilitet och det är lätt att ändra organisationens behov. Mer information finns i Vad är en SharePoint Hub-webbplats?.
SharePoint-administratören delegerar hanteringen av webbplats samlingar till olika personer i organisationen. Med behörighets modellen för SharePoint kan du göra det möjligt att tilldela behörigheter till olika roller som webbplats samlings administratör, webbplats ägare och andra roller. Se Hantera administratörer för webbplats samlingar för att lära dig hur du lägger till och tar bort administratörer för webbplats samlingar.
Administratören för webbplats samlingen har fullständig behörighets nivå till webbplats samlingen. Det innebär att du kan lägga till eller ta bort webbplatser eller ändra inställningarna för en webbplats i en webbplats samling. Dessutom kan du Visa, lägga till, ta bort eller ändra allt innehåll på dessa webbplatser. Den sekundära administratören för webbplats samlingen kan anges av administratören för webbplats samlingen. Som administratör för en webbplats samling kan du lägga till en annan administratör för en webbplats samling eller ändra administratören för webbplats samlingen via inställnings sidan. Mer information om den här uppgiften finns i Hantera administratörer för webbplats samlingar.
En traditionell webbplats samling är en grupp SharePoint-webbplatser som har samma ägare och samma administratörs inställningar, till exempel behörigheter. Under webbplatserna ärver navigering, behörigheter och webbplats design från webbplats samlingen. så fort dina webbplats medlemmar och projekt ändras måste dina webbplatser också ändras,
Välja webbplatser för varje arbets belastning
Det är viktigt att du planerar den typ av SharePoint-webbplatssamling du behöver för dina arbets uppgifter. Sedan vill du göra det enkelt för användarna att navigera och hitta det du behöver. Det här avsnittet innehåller information om några av de moderna SharePoint-webbplatserna som är tillgängliga och dessutom om navigeringen på dessa webbplatser. En bra artikel om planerings navigering är att planera navigering för den moderna SharePoint-upplevelsen.
Tänk på en SharePoint- hubb som en ram eller bas som hjälper dig att organisera olika grupp-och kommunikations webbplatser. När du skapar webbplats samlingar för varje arbets belastning i organisationen kopplas webbplats samlingarna på logiska sätt som gör det enklare att hitta och hantera dem. Därefter kan du flytta och hantera webbplats samlingar mellan nav webbplatser när du ändrar arbets belastningarna. Mer information finns i planera dina SharePoint Hub-webbplatser.
En SharePoint- gruppwebbplatsoch alla sidor som du skapar under den är endast tillgängliga för användare som du bjuder in genom att ge dem behörighet till webbplatsen. Du kan också ansluta grupp webbplatsen till en Microsoft 365 grupp. Med en grupp webbplats kan din organisation, grupp eller grupp ansluta till varandra och samar beta i dokument och andra filer, publicera meddelanden, schemalägga möten, hantera aktiviteter, följa upp ärenden eller uppgifter och lagra information i listor. Mer information finns i Vad är en SharePoint-gruppwebbplats?
Med en SharePoint- kommunikations webbplats kan du dela information som nyheter, rapporter och status med andra. En kommunikations webbplats har vanligt vis några deltagare men många medlemmar.
Styrning
Styrning är den uppsättning principer, roller, ansvars områden och processer som hjälper till, riktar sig och kontrol lera hur organisationens affärs avdelningar och tekniska team samarbetar för att uppnå affärs mål. Med tanke på din SharePoint webbplats samling kan en styr plan vara en guide som hjälper dig att planera de roller, ansvars områden och principer som behövs för att stödja din webbplats samling. Detta kan omfatta, men är inte begränsat till, följande:
-
Informationsarkitektur, inklusive webbsidor, dokument, listor och data
-
Underhållsaktiviteter, t.ex. hantering av användarkonton
-
Principer för företagsprofilering och anpassning
-
Utbildning
Det är viktigt att förbereda en administrationsplan för organisationen. Genom att delta i utvecklingen av en administrationsplan kan du identifiera ägarskap för både affärsteam och tekniska team, och definiera vem som är ansvarig för respektive område i systemet. Mer information om att utveckla en styrelse plan finns i Översikt: metod tips för att hantera hur personer använder grupp webbplatsen.
Obs!: Du kan behöva arbeta med SharePoint administratören för att hantera användare. SharePoint administratör hanterar till exempel användar profiler.
Användar konton i Microsoft 365
Den globala administratören lägger till nya användare i Microsoft 365 genom att använda administrations centret för Microsoft 365, som är portalen för att hantera användare och konfigurera tjänster. Mer information finns i användare och roller. När den globala administratören lägger till en ny användare gör han eller hon följande:
-
Anger om den användaren också kan komma åt administrations centret
-
anger användarens geografiska placering
-
väljer typ av användarlicens
-
skapar ett användarnamn och lösenord för användaren.
Grupp webbplats användare
Du kan lägga till användare till grupp webbplatsen och justera behörigheterna för användarna. Behörighets nivåer och SharePoint-gruppmedlemskap kan hittas under Inställningar. Microsoft 365 skapar nu en säkerhets grupp som heter alla förutom externa användare som innehåller alla i Microsoft 365-katalogen (förutom personer som är externa i organisationen och vilka som bjuds in via funktionen extern delning). Den här säkerhets gruppen beviljas automatiskt åtkomst som medlem i SharePoint. Det innebär att de användare du lägger till i Microsoft 365 s katalog kan redigera webbplatser, listor och bibliotek som standard.
Behörighetsnivåer och gruppmedlemskap
Behörighets nivåer är samlingar med SharePoint rättigheter som gör att användarna kan utföra en uppsättning relaterade uppgifter. Till exempel omfattar läsbehörighetsnivån bland annat behörigheterna Visa objekt, Öppna objekt, Visa sidor och Visa versioner, som användarna behöver för att kunna visa sidor, dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Behörigheterna kan ingå i mer än en behörighetsnivå. Mer information finns i Planera din behörighets strategi.
Vi rekommenderar inte att du tilldelar behörighets nivåer direkt till enskilda användare eftersom det kan göra det väldigt svårt att spåra och hantera vilka som har åtkomst till webbplatserna. Det är ibland nödvändigt men bör vara så lite som möjligt för att undvika komplexitet. I stället tilldelar du behörigheter till grupper och tilldelar sedan enskilda användare till rätt grupper. En grupp är en uppsättning användare som definierats på webbplats samlings nivå för enkel hantering av behörigheter. Mer information finns i SharePoint-grupper och Anpassa webbplats behörigheter. Varje grupp har en standardbehörighetsnivå. Vissa av de grundläggande standard grupperna i SharePoint innehåller till exempel följande behörighets nivåer:
|
Grupp |
Behörighetsnivå |
|---|---|
|
Ägare |
Fullständig behörighet |
|
Besökare |
Läsa |
|
Medlemmar |
Delta |
Alla som har fullständig behörighet kan skapa egna grupper.
När du tilldelar behörighets nivåer till SharePoint-grupper på webbplats samlings nivån ärver alla webbplatser och webbplats innehåll dessa behörighets nivåer. Detta standard beteende kallas för arv av behörigheter. Du kan ange om du vill ange unika behörigheter när du skapar en under webbplats eller om du vill bryta behörighets arv för en webbplats, en lista eller ett bibliotek eller ett objekt. Mer information finns i Vad är arv av behörigheter?
Eftersom en användares behörighets nivå bestämmer vad han kan se och få åtkomst till på en webbplats måste du själv tänka på hans grupp medlemskap. En användare som exempelvis ansvarar för att skapa och anpassa webbplatser måste åtminstone vara medlem i gruppen Designer. En användare som bara behöver läsa och ladda ned innehåll och behöver bara vara medlem i gruppen besökare. Mer information finns i förstå behörighets nivåer i SharePoint.
Som administratör för en webbplats samling kan du behövaSharePoint hantera funktioner på webbplats samlingen och webbplats nivåer. Dessa uppgifter kan omfatta aktivering eller inaktivering av funktioner i enlighet med administrationsplanen. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera funktioner för webbplatssamlingar. Se även Hantera Papperskorgen för en SharePoint-webbplatssamling.
