Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
En av de första åtgärderna för dig som hanterar ett projekt är att lägga till uppgifter för allt arbete som ska utföras inom projektet. Listan med uppgifter kan helt enkelt vara en checklista med saker som ska göras, eller göras mer komplex, med start- och slutdatum, relationer till andra uppgifter och annan associerad uppgiftsinformation. Oavsett om du skapar en enkel checklista med uppgifter eller en schemalagd lista med uppgifter används samma typ av lista på webbplatsen, så att du kan börja med en enklare lista och lägga till mer detaljerad information i uppgifterna allt eftersom.
Lägga till en enkel checklista med uppgifter
Om du precis har börjat arbeta med projektplaneringen, eller om du inte tror att projektet kommer att bli särskilt komplicerat, kanske du bara behöver en enkel checklista med uppgifter för att hantera ditt projekt på ett effektivt sätt. Checklistan kan innehålla förfallodatum för uppgifterna i projektet och tilldelningar till projektgruppmedlemmar.
Så här lägger du till en enkel checklista med uppgifter:
-
Klicka på Uppgifter i Snabbstart för webbplatsen.
-
Klicka på Redigera på sidan Uppgifter.
-
I kolumnen Uppgiftsnamn skriver du namnen på de uppgifter som behöver slutföras i projektet. Tryck på Retur för att flytta till nästa rad när du har lagt till en uppgift.
Tips: Vill du lägga till en ny uppgift mellan två befintliga uppgifter? Klicka i utrymmet till vänster om kryssrutan för en befintlig uppgift och tryck sedan på Insert. En ny rad läggs till ovanför den befintliga uppgiften som du markerade. Du kan också klicka på Infoga i gruppen Hierarki på fliken Uppgifter.
-
I kolumnen Förfallodatum skriver eller väljer du de datum då uppgifterna i listan ska vara slutförda. Om du inte är säker på när en uppgift ska vara slutförd kan du låta kolumnen vara tom för den uppgiften.
-
I kolumnen Tilldelad skriver eller väljer du namnen på de personer som ska arbeta med uppgifterna i listan.
Tips: Ett metodtips är att endast tilldela en person per uppgift. Om du behöver tilldela mer än en person kan det uppstå problem när uppgiften ska markeras som slutförd. Om Ann slutför arbetet på sin uppgift kan det tyckas självklart för henne att markera den som slutförd på sin Mina uppgifter-sida. Men om hon gör det markeras uppgiften som slutförd för alla som har tilldelats den, alltså inte bara Ann. Det finns kanske någon annan som behöver arbeta mer med uppgiften. Om du anser att du ändå måste tilldela flera personer avgränsar du namnen med semikolon (;).
-
När du är klar med att lägga till en enkel checklista med uppgifter klickar du på Stoppa.
Ett annat snabbt sätt att lägga till en enkel checklista med uppgifter är att klistra in en lista från ett kalkylblad i Excel. Om kolumnerna som du använder i kalkylbladet är samma som de kolumner som visas på sidan Uppgifter kan du helt enkelt klicka i uppgiftslistan och klistra in informationen från kalkylbladet. Så långt det är möjligt kopplas namnen samman med konton i kolumnen Tilldelad.
Allt eftersom du arbetar med projektet kan du markera kryssrutorna bredvid de uppgifter som har slutförts.
Om du vill ha mer kontroll över uppgifterna i den enkla checklistan kan du använda proceduren som beskrivs i nästa avsnitt för att lägga till mer detaljerad information för uppgifterna och skapa en mer omfattande schemalagd lista.
Lägga till en schemalagd lista med uppgifter
Om ditt projekt är mer komplext kan du ta hjälp av en schemalagd lista med uppgifter för att lättare kunna hålla ordning på arbetet som utförs i projektet.
Så här lägger du till en schemalagd lista med uppgifter:
-
Klicka på Uppgifter i Snabbstart för webbplatsen.
-
Klicka på Ny uppgift på sidan Uppgifter, eller klicka på Nytt objekt på fliken Uppgifter i menyfliksområdet.
Obs!: Om du började med att skapa en enkel checklista med uppgifter och projektet sedan utvecklades och blev mer komplext kan du enkelt lägga till mer information i de befintliga uppgifterna. Markera en uppgift genom att klicka i utrymmet till vänster om kryssrutan för uppgiften och sedan klicka på Redigera objekt på fliken Uppgifter i menyfliksområdet. Nu öppnas uppgiften så att du kan ange mer detaljerad information.
-
Ange ett namn för uppgiften i rutan Uppgiftsnamn.
-
Skriv eller välj start- och slutdatum för uppgiften i rutorna Startdatum och Förfallodatum. Om du är osäker på dessa datum kan du vänta med att ange den här informationen. Du kan alltid komma tillbaka senare och lägga till information genom att redigera uppgiften.
-
Skriv namn eller e-postadress för den person som ska arbeta med uppgiften i rutan Tilldelad.
Tips: Ett metodtips är att endast tilldela en person per uppgift. Om du behöver tilldela mer än en person kan det uppstå problem när uppgiften ska markeras som slutförd. Om Anna slutför arbetet på sin uppgift kan det tyckas självklart för henne att markera den som slutförd på sin Mina uppgifter-sida. Men om hon gör det markeras uppgiften som slutförd för alla som har tilldelats den, alltså inte bara Anna. Det finns kanske någon annan som behöver arbeta mer med uppgiften. Om du anser att du ändå måste tilldela flera personer avgränsar du namnen med semikolon (;).
-
Om arbetet med uppgiften redan har inletts anger du ett procenttal i rutan % klart för att ange en uppskattning av hur mycket arbete som har slutförts och hur mycket som återstår.
Tips: Det här är ett väldigt praktiskt fält som medlemmarna i projektgruppen bör uppdatera regelbundet. Den här informationen gör det lättare för dig att se hur arbetet i projektet fortlöper och om projektet kommer att kunna slutföras i tid.
-
Skriv en kort beskrivning av uppgiften i rutan Beskrivning, om du vill ange mer detaljerad information om det arbete som ska utföras. Det här kan vara användbart för chefer eller andra intressenter som vill ha en inblick i projektet.
-
Använd rutorna och knapparna vid Föregående aktiviteter för att ange vilka uppgifter i projektet som måste slutföras för att den aktuella uppgiften ska kunna inledas.
Exempel: Anta att du har skapat uppgiften “Publicera pressmeddelande”, som inte kan inledas förrän uppgiften “Skriva pressmeddelande” har slutförts. Välj uppgiften “Skriv pressmeddelande” i rutan till vänster och klicka sedan på Lägg till för att flytta den till rutan till höger. Detta visar att uppgiften “Skriv pressmeddelande” är en föregående aktivitet för (alltså att den föregår) uppgiften “Publicera pressmeddelande”.
-
Välj en prioritetsnivå i listan Prioritet.
-
Välj en statusnivå i listan Uppgiftsstatus.
Tips: Det här är ett annat fält som medlemmarna i projektgruppen bör uppdatera regelbundet, och som du kan använda för att undvika hindrande problem för arbetet, förseningar i schemat och andra avgörande schemaproblem.
-
Klicka på Spara.
Arbeta med uppgiftslistan
När du arbetar med uppgiftslistan visas försenade uppgifter med förfallodatum i röd text. När du markerar en sen uppgift som slutförd genom att markera kryssrutan vid den visas förfallodatumet inte längre med röd text.
Dessutom kan du växla mellan olika vyer av din aktivitetslista genom att klicka på länken Visa ovanför listan. Du kan välja mellan Alla uppgifter, Kalender, slutförd, Gantt-schema, Försenade aktiviteter, Mina aktiviteter och kommande eller du kan ändra en befintlig vy eller skapa en egen vy för din aktivitetslista. Om den vy du vill använda inte visas ovanför uppgiftslistan kan klicka på klickar du på fler alternativ (...) bredvid Visa länkar och välj den vy du vill använda. Mer information om hur du skapar en egen vy finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek.
När du har lagt till detaljerade uppgifter i ditt projekt kanske du vill:
