Pomoću čarobnjaka za izvoz možete da izvozite podatke iz Access baze podataka u format datoteke koji Excel može da čita. Ovaj članak pokazuje kako da pripremite i izvezete podatke u Excel, a daje vam i neke savete za rešavanje najčešćih problema do kojih može doći.
U ovom članku
Izvoz podataka u Excel: osnove
Kada izvozite podatke u Excel, Access kreira kopiju izabranih podataka i skladišti kopirane podatke u datoteku koju Excel može da otvori. Ako često kopirate podatke iz programa Access u Excel, možete sačuvati detalje operacije izvoza za buduću upotrebu i čak planirati da se operacija izvoza izvršava automatski u podešenim intervalima.
Uobičajeni slučajevi izvoza podataka u Excel
-
Vaše odeljenje ili radna grupa koriste Access i Excel za rad sa podacima. Podatke skladištite u Access baze podataka, ali koristite Excel za analiziranje i raspoređivanje rezultata analize. Vaš tim trenutno izvozi podatke u Excel ako i kada je to potrebno, ali biste želeli da taj proces učinite efikasnijim.
-
Već dugo koristite Access, ali vašem menadžeru više odgovara da sa podacima radi u programu Excel. U određenim intervalima podatke kopirate u Excel, ali želite da automatizujete ovaj proces kako biste uštedeli vreme.
Izvoz podataka u Excel
-
Access nema komandu „Sačuvaj kao“ za Excel format. Da biste kopirali podatke u Excel, morate koristiti funkciju „Izvoz“ opisanu u ovom članku ili možete kopirati Access podatke u ostavu i zatim nalepiti u Excel unakrsnu tabelu.
-
Moguće je izvesti tabelu, upit, obrazac ili izveštaj. Možete izvesti i izabrane zapise u prikazu više zapisa, na primer u listu sa podacima.
-
Microsoft Excel sadrži komande za uvoz podataka iz Access baze podataka. Možete da koristite tu komandu umesto komande izvoza u programu Access. Međutim, komanda za uvoz u programu Excel vam omogućava samo da uvezete tabele ili upite. Više informacija potražite u članku Excel pomoći Povezivanje sa spoljnim podacima (uvoz).
-
U Excel nije moguće izvoziti makroe ili module. Kada izvezete obrazac, izveštaj ili list sa podacima koji sadrži podobrasce, podizveštaje ili listove sa potpodacima, samo će glavni obrazac, izveštaj ili list sa podacima biti izvezen. Neophodno je da ponovite operaciju izvoza za svaki podobrazac, podizveštaj i list sa potpodacima koji želite da izvezete u Excel.
-
U jednoj operaciji izvoza moguće je izvesti samo jedan objekat baze podataka. Međutim, možete da objedinite više radnih listova u programu Excel nakon dovršavanja pojedinačnih operacija izvoza.
Priprema za operaciju izvoza
Pre samog izvoza dobro je pregledati podatke koje želite da izvezete da biste se uverili da ne sadrže pogrešne indikatore ili vrednosti. Ukoliko ima grešaka, pokušajte da ih rešite pre izvoza u Excel. U suprotnom može doći do problema tokom izvoza i prazne vrednosti će možda biti umetnute u ćelije u Excel radnom listu. Za više informacija o problemima do kojih može doći prilikom izvoza u Excel pogledajte odeljak Rešavanje problema sa netačnim vrednostima i vrednostima koje nedostaju.
Ako je izvorni objekat tabela ili upit, odlučite da li želite da izvezete podatke sa ili bez njihovog oblikovanja. Ova odluka utiče na dva aspekta radne sveske koja se kreira — količinu podataka koja se izvozi i prikaz formata podataka. Sledeća tabela opisuje rezultat izvoza oblikovanih i neoblikovanih podataka.
|
Izvoz |
Izvorni objekat |
Polja i zapisi |
Oblikovanje |
|---|---|---|---|
|
Bez oblikovanja |
Tabela ili upit Napomena: Obrasci i izveštaji se ne mogu izvoziti bez oblikovanja. |
Izvoze se sva polja i zapisi iz osnovnog objekta |
Postavke svojstva „Oblikovanje“ će biti zanemarene tokom operacije Za polja za pronalaženje, izvoze se samo ID vrednosti za pronalaženje Sadržaj polja sa hipervezom će biti izvezen kao tekstualna kolona koja prikazuje veze u obliku tekstzaprikaz#adresa# |
|
Sa oblikovanjem |
Tabela, upit, obrazac ili izveštaj |
Izvoze se samo polja i zapisi koji su prikazani u trenutnom prikazu ili objektu. Filtrirani zapisi, skrivene kolone na listu sa podacima i polja koja nisu prikazana u obrascu ili izveštaju neće biti izvezeni. |
Čarobnjak se pridržava postavki svojstva „Oblikovanje“. Za polja za pronalaženje, izvoze se vrednosti za pronalaženje Vrednosti polja sa hipervezama se izvoze kao hiperveze Tekst u poljima sa obogaćenim tekstom se izvozi, ali se oblikovanje ne izvozi |
Odaberite odredišnu radnu svesku i format datoteke. Imajte na umu da se izveštaj može izvoziti samo u starijem *.xls formatu datoteke, ne i u novom *.xlsx formatu.
Tokom operacije izvoza Access će od vas zatražiti da navedete ime odredišne radne sveske. Tabela koja sledi sadrži rezime slučajeva u kojima se kreira radna sveska (ako već ne postoji) i u kojima se ona zamenjuje (ako već postoji).
|
Ako odredišna radna sveska: |
Izvorni objekat je: |
Želite da izvezete: |
Onda |
|---|---|---|---|
|
Ne postoji |
Tabela, upit, obrazac ili izveštaj |
Podatke, sa ili bez oblikovanja |
Radna sveska će biti kreirana tokom operacije izvoza |
|
Već postoji |
Tabela ili upit |
Podatke, ali ne i oblikovanje |
Radna sveska neće biti zamenjena. Toj radnoj svesci će biti dodat novi radni list i dobiće ime objekta iz kojeg se izvoze podaci. Ako u radnoj svesci već postoji radni list sa tim imenom, Access će od vas tražiti da zamenite sadržaj odgovarajućeg radnog lista ili da navedete neko drugo ime za novi list. |
|
Već postoji |
Tabela, upit, obrazac ili izveštaj |
Podatke sa oblikovanjem |
Radnu svesku će zameniti izvezeni podaci. Svi postojeći radni listovi će biti uklonjeni i biće kreiran novi radni list sa istim imenom kao i izvezeni objekat. Podaci u Excel radnom listu će naslediti postavke formata izvornog objekta. |
Podaci će uvek biti dodati u novi radni list. Podatke nije moguće dodati u postojeći radni list ili imenovani opseg.
Pokretanje operacije izvoza
-
Ako je odredišna Excel radna sveska otvorena, zatvorite je pre nego što nastavite sa radom.
-
U oknu za navigaciju izvorne baze podataka izaberite objekat koji želite da izvezete.
Izvoz samo jednog dela podataka
Ako je objekat tabela, upit ili obrazac i želite da izvezete samo deo podataka, otvorite objekat u prikazu lista sa podacima i izaberite željene zapise.
Da biste otvorili obrazac u prikazu lista sa podacima:
-
Kliknite dvaput na obrazac da biste ga otvorili.
-
Kliknite dvaput na obrazac, a zatim izaberite stavku Prikaz lista sa podacima. Ako ova opcija nije dostupna:
-
Izaberite stavku Prikaz dizajna.
-
Pritisnite taster F4 da biste prikazali okno zadatka „List sa svojstvima“.
-
Na padajućoj listi na vrhu lista sa podacima izaberite stavku Obrazac.
-
Na kartici „Oblikovanje“ na listu sa podacima podesite svojstvo Dozvoli prikaz lista sa podacima na opciju Da.
-
Na kartici Dizajn, u grupi Prikazi kliknite na dugme Prikaz lista sa podacima
Napomena: Ne možete izvesti deo izveštaja. Međutim, možete izabrati ili otvoriti tabelu ili upit na kojem je izveštaj zasnovan, a zatim izvesti deo podataka u tom objektu.
-
-
-
Na kartici Spoljni podaci, u grupi Izvoz kliknite na Excel.
-
U dijalogu Izvoz - Excel unakrsna tabela pregledajte predloženo ime datoteke za Excel radnu svesku (Access koristi ime izvornog objekta). Ako želite, možete promeniti ime datoteke.
-
Sa liste Format datoteke izaberite željeni format.
-
Ako izvozite tabelu ili upit i želite da izvezete oblikovane podatke, izaberite stavku Izvezi podatke sa oblikovanjem i rasporedom. Više informacija potražite u odeljku Priprema za operaciju izvoza.
Napomena: Ukoliko izvozite obrazac ili izveštaj, ova opcija će uvek biti izabrana, ali neće biti dostupna.
-
Potvrdite izbor Otvori odredišne datoteke nakon završetka operacije izvoza kako biste prikazali Excel radnu svesku nakon dovršavanja operacije izvoza.
Ako je otvoren izvorni objekat i ako ste izabrali neke zapise u prikazu pre pokretanja operacije izvoza, možete da izaberete stavku Izvezi samo izabrane zapise. Da biste izvezli sve zapise koji su prikazani, nemojte potvrditi izbor u ovom polju za potvrdu.
Napomena: Ovo polje za potvrdu ostaje nedostupno ako nijedan zapis nije izabran.
-
Kliknite na dugme U redu.
Ako operacija izvoza ne uspe zbog greške, Access prikazuje poruku sa uzrokom greške. U suprotnom, Access izvozi podatke i, u zavisnosti od izbora u 7.koraku, otvara odredišnu radnu svesku u programu Excel. Access zatim prikazuje dijalog u kojem možete kreirati specifikaciju koja koristi detalje operacije izvoza.
Šta još treba da znam o izvozu?
-
Informacije o tome kako da sačuvate detalje izvoza kao specifikaciju koju kasnije možete ponovo da koristite potražite u članku Čuvanje detalja operacije uvoza ili izvoza u vidu specifikacije.
-
Informacije o tome kako da pokrenete sačuvane specifikacije izvoza potražite u članku Pokretanje sačuvane operacije uvoza ili izvoza.
-
Informacije o tome kako se planira pokretanje specifikacija u određeno vreme potražite u članku Planiranje operacije uvoza ili izvoza.
-
Informacije o tome kako se menja ime specifikacije, kako se brišu specifikacije ili ažuriraju imena izvornih datoteka u specifikacijama potražite u članku Upravljanje zadacima za podatke.
Rešavanje problema sa vrednostima koje nedostaju i netačnim vrednostima
Sledeća tabela sadrži opis različitih načina za rešavanje problema sa uobičajenim greškama.
Savet: Ako otkrijete da nedostaje samo nekoliko vrednosti, popravite ih u Excel radnoj svesci. U suprotnom, popravite izvorni objekat u Access bazi podataka, a zatim ponovite operaciju izvoza.
|
Problem |
Opis i rešenje |
|---|---|
|
Izračunata polja |
Rezultati izračunatih polja se izvoze. Pozadinski izrazi koji izvršavaju izračunavanje se ne izvoze. |
|
Polja sa više vrednosti |
Polja koja podržavaju više vrednosti se izvoze kao lista vrednosti odvojenih tačkom i zarezom (;). |
|
Slike, objekti i prilozi |
Grafički elementi (kao što su logotipi, sadržaji polja tipa „OLE objekat“ i prilozi koji su deo izvornih podataka) neće biti izvezeni. Ručno ih dodajte u radni list nakon dovršavanja operacije izvoza |
|
Grafikon |
Kada izvezete obrazac ili izveštaj koji sadrži Microsoft Graph objekat, objekat grafikona neće biti izvezen. |
|
Podaci su u pogrešnoj koloni |
Vrednosti „null“ u rezultujućem radnom listu će ponekad biti zamenjene podacima koji bi trebalo da se nalaze u sledećoj koloni |
|
Nedostaju vrednosti datuma |
Vrednosti datuma ranije od 1. januara 1900. neće biti izvezeni. Odgovarajuće ćelije u radnom listu sadržaće vrednost „null“. |
|
Izrazi koji nedostaju |
Izrazi koji se koriste za računanje vrednosti neće biti izvezeni u Excel. Biće izvezeni samo rezultati proračuna. Ručno dodajte formulu na Excel radni list nakon dovršavanja operacije izvoza. |
|
Podobrasci, podizveštaji i listovi sa potpodacima koji nedostaju |
Kada izvezete obrazac, izveštaj ili list sa podacima, biće izvezen samo glavni obrazac, izveštaj ili list sa podacima. Morate ponoviti operaciju izvoza za svaki podobrazac, podizveštaj i list sa potpodacima koji želite da izvezete |
|
Kolone koje nedostaju ili su nepravilno oblikovane |
Ako nijedna kolona nije oblikovana u rezultujućem radnom listu, ponovite operaciju izvoza pri čemu se uverite da ste potvrdili izbor Izvezi podatke sa oblikovanjem i rasporedom u čarobnjaku. Nasuprot tome, ako su neke kolone različito oblikovane od verzija u izvornom objektu, ručno primenite željeno oblikovanje u programu Excel Oblikovanje kolone u programu Excel
|
|
Vrednost "#" u koloni |
Možda ćete u koloni koja odgovara polju „Da/Ne“ u obrascu videti vrednost #. To može biti rezultat pokretanja operacije izvoza iz okna za navigaciju ili prikaza obrasca. Pre izvoza podataka otvorite obrazac u prikazu lista sa podacima da biste rešili ovaj problem |
|
Indikatori grešaka ili vrednosti grešaka |
Proverite da li u ćelijama postoje indikatori grešaka (zeleni trouglovi u uglovima) ili vrednosti grešaka (niske koje počinju znakom # umesto odgovarajućim podacima) |
