Excel vam omogućava da zaštitite svoj rad, bilo da je u pitanju sprečavanje nekoga da otvori radnu svesku bez lozinke, dodela pristupa samo za čitanje radnoj svesci ili čak zaštita pojedinačnog radnog lista kako ne biste nenamerno izbrisali formule. U ovoj temi ćemo razmotriti različite načine korišćenja primarnih opcija za zaštitu i distribuiranje Excel datoteka.
Upozorenje:
-
Ako zaboravite ili izgubite lozinku, Microsoft ne može da vam je vrati.
-
Ne treba da smatrate da su radna sveska ili radni list bezbedni samo zato što ste ih zaštitili lozinkom – uvek dobro razmislite pre distribuiranja Excel radnih svezaka koje možda sadrže osetljive lične podatke kao što su brojevi kreditnih kartica, matični brojevi, identifikacije zaposlenih – da navedemo samo neke.
-
Nivo zaštite radnog lista nije predviđen da se koristi kao bezbednosna funkcija. On jednostavno sprečava korisnike da izmene zaključane ćelije unutar radnog lista.
U nastavku su navedene različite dostupne opcije za zaštitu Excel podataka:
-
Na nivou datoteke: Ovo se odnosi na mogućnost da zatvorite Excel datoteku pomoću lozinke, tako da korisnici ne mogu da je otvaraju ili izmene. Ovde imate dve mogućnosti:
-
Šifrovanje datoteke: Kada odaberete ovu opciju, možete da navedete lozinku i zaključate Excel datoteku. Time sprečavate druge korisnike da otvaraju datoteku. Dodatne informacije potražite u članku Zaštita Excel datoteke.
-
Podešavanje lozinke za otvaranje ili izmenu datoteke: Navodite lozinku za otvaranje ili izmenu datoteke. Ovu opciju koristite kada treba da date pristup samo za čitanje ili pristup za uređivanje različitim korisnicima. Dodatne informacije potražite u članku Zaštita Excel datoteke.
-
Označavanje kao konačnog: Koristite ovu opciju ako želite da označite Excel datoteku kao konačnu verziju i sprečite sve dodatne izmene drugih korisnika. Više informacija potražite u članku Dodavanje ili uklanjanje zaštite iz dokumenta, radne sveske ili prezentacije.
-
Ograničavanje pristupa: Ako su dozvole u organizaciji podešene pomoću alatke Information Rights Management (IRM), na dokument možete da primenite bilo koju od dostupnih IRM dozvola. Više informacija potražite u članku Dodavanje ili uklanjanje zaštite iz dokumenta, radne sveske ili prezentacije.
-
Digitalni potpis: Možete da dodate digitalne potpise u Excel datoteku. Više informacija potražite u članku Dodavanje ili uklanjanje digitalnog potpisa u Office datotekama.
Napomena: Da biste dodali digitalni potpis, potreban vam je važeći certifikat od autoriteta za izdavanje certifikata (CA).
-
-
Na nivou radne sveske: Možete da zaključate strukturu radne sveske tako što ćete navesti lozinku. Zaključavanjem strukture radne sveske sprečavate korisnike da dodaju, premeštaju, brišu, kriju i preimenuju radne listove. Više informacija o zaštiti radne sveske potražite u članku Zaštita radne sveske.
-
Na nivou radnog lista: Uz zaštitu lista možete da kontrolišete opseg rada korisnika unutar radnog lista. Možete da navedete šta tačno korisnik može da radi na listu, čime eliminišete uticaj na važne podatke na radnom listu. Na primer, možda ćete hteti da korisnik može samo da dodaje redove i kolone ili samo da sortira i koristi automatski filter. Kada omogućite zaštitu lista, možete da zaštitite i druge elemente kao što su ćelije, opsezi, formule i ActiveX kontrole ili kontrole obrazaca. Više informacija o zaštiti radnih listova potražite u članku Zaštita radnog lista.
Koji nivo zaštite treba da koristim?
-
Da biste kontrolisali nivo pristupa koji korisnici treba da imaju Excel datoteci, koristite zaštitu na nivou datoteke. Recimo da imate sedmični izveštaj o statusu članova tima u Excel datoteci. Ne želite da osobe van tima mogu da otvaraju datoteku. Imate dve mogućnosti:
-
Ako ne želite da drugi mogu da otvore datoteku: Možete da šifrujete Excel datoteku, što je najčešće korišćena tehnika. To u osnovi znači da možete da je zaključate lozinkom tako da niko osim vas ne može da je otvori.
-
Ako želite da omogućite pristup samo za čitanje ili uređivanje različitim korisnicima: Možda želite da menadžeri u timu mogu da uređuju sedmični izveštaj o statusu, ali da članovi tima imaju pristup samo za čitanje. Možete da zaštitite Excel datoteku tako što ćete navesti dve lozinke: jednu za otvaranje i drugu za izmenu. Kasnije možete da delite odgovarajuće lozinke sa timom u zavisnosti od toga koliki pristup treba da dobiju.
-
-
Da biste kontrolisali način na koji korisnici treba da rade sa radnim listovima unutar strukture radne sveske, koristite zaštitu na nivou radne sveske. Recimo da radna sveska sa izveštajem o statusu ima više radnih listova, a svaki radni list je nazvan po članu tima. Treba da obezbedite da svaki član time može da dodaje podatke u svoj radni list, ali da ne može da menja druge radne listove u radnoj svesci, bilo da je u pitanju dodavanje novog radnog lista ili premeštanje radnih listova unutar radne sveske.
-
Da biste kontrolisali način na koji korisnici treba da rade unutar pojedinačnog radnog lista, koristite zaštitu na nivou radnog lista. Recimo da svaki radni list u radnoj svesci sa izveštajem o statusu sadrži podatke koji su zajednički svim radnim listovima, kao što su zaglavlja redova ili određeni raspored izveštaja, i ne želite da ih iko menja. Kada zaštitite radni list, možete da navedete da korisnici mogu da obavljaju samo određene funkcije na listu. Na primer, možete dati korisnicima mogućnost da unose podatke, ali da im onemogućite brisanje redova ili kolona, ili da im omogućite da samo umeću hiperveze ili sortiraju podatke.
Možete da koristite jedan ili više nivoa zaštite za Excel podatke u zavisnosti od svojih potreba i potreba organizacije. Možete da koristite i sve dostupne opcije ili kombinaciju opcija – to u potpunosti zavisi od nivoa bezbednosti koji vam je potreban za Excel podatke. Na primer, možete odabrati da šifrujete deljenu Excel datoteku, kao i da omogućite zaštitu radnog lista i radne sveske, a da u ličnoj radnoj svesci koristite samo zaštitu radnog lista kako ne biste slučajno izbrisali neku formulu.
Potrebna vam je dodatna pomoć?
Možete uvek da postavite pitanje stručnjaku u Excel Tech zajednici ili da potražite pomoć u Zajednicama.
