Najbolje prakse za organizacije kada koristite Outlook kalendar

Rad u scenariju menadžer/delegat

Konfigurišite povezivanje programa Outlook sa vašim Exchange poštanskim sandučetom pomoću opcije Keširani Exchange režim ako vaša organizacija to dozvoljava. Ovo pruža najbolje performanse.

Novije verzije programa Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook za iOS, Outlook za Android i Microsoft Outlook za Mac uključuju mnogo poboljšanja funkcije delegata. Dodatne informacije o ovim verzijama potražite u članku:

Funkcija delegata programa Outlook u mešovitim verzijama programa Microsoft Outlook i Entourage

Za nove scenarije deljenja modela (REST) preporučuje se pojednostavljeni nivoi dozvola (mogu da uređuju, mogu da prikazuju naslove i lokacije itd.) umesto prilagođavanja dozvola za delegate. Prilagođeni nivoi dozvola nisu podržani u deljenju novog modela i mogu dovesti do neočekivanih rezultata.

Ograničavanje broja delegata

Outlook ne ograničava broj delegata koje možete dodati. Međutim, preporučujemo vam da dozvole za Uređivanje dodelite samo jednom (1) delegatu. Ovo vam omogućava da pratite kada i kako je sastanak obrađen. Uzimajući u obzir da delegat može koristiti više uređaja za pristup vašim podacima, veći broj delegata sa dozvolama za Uređivanje otežava utvrđivanje zašto sastanci nedostaju ili nisu ažurirani.

Čak i ako dodelite dozvole Urednik samo jednom delegatu, izbegavajte da dodate veliki broj delegata sa dozvolama Redaktor ili Saradnik. To je zbog toga što dodavanje velikog broja delegata može da iscrpi ostale resurse. Na primer, može da se dostigne ograničenje veličine za podatke pravila. Kada dodate delegata, dolazi do raznih promena:

Outlook primenjuje dozvole na bitne fascikle.
Active Directory atribut Javni delegati se ažurira da bi delegatu dodao dozvole „Šalji u ime“.
Outlook dodaje delegata u pravilo za prosleđivanje u poštanskom sandučetu menadžera. Ovo delegatu prosleđuje pozive za sastanak.
Outlook čuva dodatne informacije o delegatu u poštanskom sandučetu menadžera.

Svaka od ovih oblasti komponenti može imati različita ograničenja. Približavanje ovim ograničenjima može uticati na performanse i stabilnost.

Napomene:

Tokom razvoja i testiranja proizvoda, korporacija Microsoft je koristila maksimalno četiri (4) delegata. Pored toga, delegati su koristili samo Outlook. Uređaji nisu uključeni u testiranje.
Ako delegat sa dozvolama zaUređivanje mora biti zamenjen privremeno ili na neodređeno, promenite dozvole iz Uređivanje u Redaktor ili nijedna. Zatim novom ili pomoćnom delegatu dodelite dozvole za Uređivanje.

Rad sa periodičnim sastancima

Podešavanje datuma završetka i ograničenje broja pojavljivanja

Outlook vam olakšava da zakažete sastanak koji ima više običnih ponavljanja. Preporučujemo da uvek podesite datum završetka i ograničite periodičnu grupu na određeni broj ponavljanja. Periodični sastanci će najverovatnije zahtevati izmene u nekom trenutku. Na primer, učesnici će se dodavati u jedno pojavljivanje ili uklanjati iz njega ili će se lokacija ili vreme sastanka menjati zbog datuma odmora ili nepredviđenih okolnosti. Outlook čuva svaku od ovih jedinstvenih promena kao izuzetak za sastanak. Sastanci sa veoma velikim brojem izuzetaka dovode do grupe sastanaka kojom je teško upravljati. Pored toga, ona može prouzrokovati neočekivano ponašanje. Uvek možete da kreirate novu grupu sastanaka kada se trenutna završi. Kada razmišljate o broju pojavljivanja, uzmite u obzir učestalost. U periodu od godinu dana, dvaput sedmični sastanak će imati oko 90 ponavljanja više od mesečnog sastanka u istom periodu.

Završavanje periodičnog sastanka pre prvobitnog datuma završetka

Iako možete otkazati periodični sastanak, bolja opcija je da promenite datum završetka grupe. To omogućava vama i učesnicima da vodite evidenciju o održanim sastancima. Ako potpuno otkažete periodični sastanak, ta istorija se gubi. Najbolja opcija je da podesite novi datum završetka, a zatim da pošaljete ažuriranje svim učesnicima. To ranije završava grupu sastanaka i čuva zapis o prethodnim sastancima.

Napomene:

Ako ranije završite grupu sastanaka, izuzeci povezani sa periodičnim sastankom se gube. Više informacija o izuzecima potražite u članku „Podešavanje datuma završetka i ograničavanje broja pojavljivanja“ iznad.
Ova najbolja praksa se primenjuje i kada treba da promenite temu postojeće grupe sastanaka. Ranije završite grupu sastanaka i kreirajte novi periodični sastanak koristeći drugu temu.

Dodatne informacije o otkazivanju svih budućih sastanaka u grupi potražite u članku: Otkazivanje svih budućih sastanaka u grupi

Promena organizatora

Outlook ne pruža način za promenu organizatora sastanka. Završite periodični sastanak da biste promenili organizatora periodičnog sastanka. Da biste to uradili, podesite raniji datum završetka i pošaljite ažuriranje svim učesnicima. Pošto dovršite ovaj korak, novi organizator treba da kreira novi periodični sastanak.

Više informacija o podešavanju ranijeg datuma završetka potražite u članku Otkazivanje sastanka.

Izbegavanje korišćenja periodičnog sastanka za deljenje priloga

Prilozi doprinose složenosti izuzetaka u periodičnom sastanku. Svaki izuzetak sadrži sopstvenu kopiju priloga. Kako se izuzeci dodaju periodičnim sastancima, kreiraju se nove kopije priloga. Ako promenite jedan skup priloga, te promene se ne prenose na druge izuzetke. Ako zahtevate da svi učesnici imaju najnoviju kopiju promena za svaki dati sastanak, preporučuje se da, kad god je to moguće, da sačuvaju priloge u sistemu SharePoint ili u usluzi OneDrive i dele sa vezom.

Napomena: Radnje dodavanja i uklanjanja priloga u samostalne, ne periodične sastanke su u potpunosti podržane.

Obrada svih poziva za sastanak i otkazivanja

Iako poziv za sastanak možete da izbrišete direktno iz prijemnog poštanskog sandučeta, trebalo bi da valjano obradite poziv za sastanak tako što ćete ga prihvatiti ili odbiti. Uvek koristite komandu „Ukloni iz kalendara“ da biste obradili otkazivanja sastanka iz prijemnog poštanskog sandučeta. Izbegavajte obradu sastanaka direktno iz modula kalendara.

Izbegavanje kopiranja sastanaka

Prema dizajnu, Outlook uklanja sve veze između kopiranog sastanka i originalnog sastanka. To pomaže u sprečavanju nedoslednosti. Novije verzije Outlook dodaju tekstualnu nisku "Kopija:" temi. Time se olakšava identifikovanje kopija sastanaka.

Početak kopiranja Outlook verzije 2311 više nije podržano. Ovo je namerno menjanje kako bi se sprečilo kopiranje sastanaka. Radnje povezane sa kopiranim sastancima daju neočekivane rezultate, tako da preporučujemo da izbegavate kopiranja sastanaka. Ovo je bila dugotrajna dokumentovana najbolja praksa. Da bi ograničili neočekivane rezultate, Outlook je primenio blokiranje kopiranja sastanaka.

Više informacija o nedavnoj ispravki za blokiranje kopiranja sastanaka potražite u člancima:

Outlook blokira kopiranje sastanaka sa "Kopiranje sastanaka nije podržano".

Prosleđivanje poziva za sastanak

Kada koristite Outlook za prosleđivanje sastanka nekome ko prvobitno nije pozvan na sastanak, Outlook šalje prosleđivanje obaveštenja o sastanku organizatoru sastanka. Kada organizator primi obaveštenje o sastanku, novi učesnik se dodaje u sastanak organizatora. Ako postojeći učesnici treba da znaju da je dodatni učesnik dodat u sastanak, organizator mora da otvori sastanak i pošalje ispravku sastanka svim učesnicima.

Napomena: Ako želite da obavestite nekoga o sastanku, ali ne i da ga pozovete, jednostavno prevucite poziv za sastanak iz kalendara na ikonu Pošta na donjoj levoj strani Outlook. Time se otvara e-poruka sa informacijama o sastanku koje možete da pošaljete. Imajte na umu da ova e-poruka ne dodaje učesnike u sastanak i samo sadrži informacije o sastanku kao što su datum, vreme, tema i dnevni red.

Za Microsoft Exchange korisnike

Microsoft Exchange Server 2007 je takođe uveo funkciju „Prosleđivanje obaveštenja o sastanku“ kao deo funkcije „Pomoćnik za kalendar“. Ako koristite Outlook za povezivanje sa poštanskim sandučetom u Exchange server organizaciji, ponašanje prosleđivanja obaveštenja o sastanku može da podleže Exchange postavkama, ako ih konfiguriše Exchange administrator. Na primer, Exchange administrator može da spreči da se prosleđivanja obaveštenja o sastanku šalju udaljenim domenima.

Obično preporučujemo da učesnik ne prosleđuje sastanak ako nije u istoj Exchange organizaciji kao organizator, osim ako nisu ispunjeni svi sledeći uslovi:

Učesnik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji.
Exchange administrator učesnika dozvoljava slanje prosleđivanja obaveštenja o sastanku udaljenim domenima.
Organizator koristi Microsoft Outlook klijenta.

U slučaju da učesnik ne koristi Exchange sistem e-pošte, obično ne preporučujemo prosleđivanje sastanka, osim ako nisu ispunjeni svi sledeći uslovi:

Učesnik koristi Microsoft Outlook 2010 ili noviji.
Organizator koristi Microsoft Outlook klijenta.

Ako organizator iz nekog razloga ne primi prosleđivanje obaveštenja o sastanku, učesnici sastanka se ne dodaju u sastanak organizatora. Ako organizator naknadno izmeni sastanak i pošalje ispravku, ispravka se šalje samo prvobitno pozvanim osobama. Učesnici koji su ranije primili prosleđenu kopiju sastanka neće primiti ispravku.

Ako gorenavedena ograničenja sprečavaju da uspešno i dosledno prosleđujete pozive za sastanak, najbolje je da jednostavno zamolite organizatora sastanka da doda željene učesnike. Važno je da zamolite organizatora sastanka da doda željene učesnike ako niste sigurni da i vaše okruženje i okruženja željenih učesnika ispunjavaju gorenavedene uslove.

Napomena: Outlook delegati ne primaju prosleđivanja obaveštenja o sastanku.

Dodatne preporuke za Microsoft Exchange korisnike

Održavanje uređaja koji se povezuju sa kalendarom

Proverite da li svi uređaji koji se povezuju sa kalendarom imaju instalirane najnovije ispravke. Neki uređaji koriste Exchange ActiveSync za sinhronizaciju sa kalendarom i ostalim fasciklama. Ovi uređaji obuhvataju Outlook za iOS, Outlook za Android, Apple iOS i Android uređaje. Research In Motion (RIM) BlackBerry uređaji i ostali takođe mogu da se sinhronizuju sa kalendarom.

Više informacija o nekim poznatim problemima potražite u članku: Trenutni problemi sa Microsoft Exchange ActiveSync i uređajima nezavisnih proizvođača.

Napomena: U nekim slučajevima, više Outlook klijenata i uređaja mogu da menjaju stavke istovremeno, što može da dovede do neusaglašenosti. Da biste smanjili verovatnoću, nemojte da obrađujete istu stavku na dva ili više klijenata ili uređaja u relativno kratkom vremenskom periodu.

Održavanje programskih dodataka koji se integrišu sa Outlook

Većina programskih dodataka Outlook pristupa podacima ako Outlook podataka. Programski dodatak može da Outlook stavku koju uređujete u isto vreme, bilo Outlook na drugom uređaju. Ovo može izazvati konflikte. Da biste smanjili verovatnoću, obavezno instalirajte najnovije ispravke za sve programske dodatke ili programe koji se integrišu sa programom Outlook. Deinstalirajte ili onemogućite sve ove programe i programske dodatke koje ne koristite ili koji ne moraju da se integrišu sa programom Outlook.