Korišćenje programa Microsoft Query za preuzimanje spoljnih podataka

Pomoću programa Microsoft Query možete da se povežete sa spoljnim izvorima podataka, izaberete podatke iz tih spoljnih izvora, uvezete te podatke u radni list i osvežite podatke po potrebi da bi podaci radnog lista ostali sinhronizovani sa podacima u spoljnim izvorima.

Tipovi baza podataka pristupa     Možete preuzeti podatke iz nekoliko tipova baza podataka, uključujući Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server i Microsoft SQL Server OLAP Services. Podatke možete da preuzmete i iz Excel radnih svezaka i iz tekstualnih datoteka.

Microsoft Office obezbeđuje upravljačke programe koje možete da koristite da biste preuzeli podatke iz sledećih izvora podataka:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP dobavljač usluga )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradoks

• Baze podataka tekstualnih datoteka

Možete da koristite i ODBC upravljačke programe ili upravljačke programe izvora podataka drugih proizvođača da biste preuzeli informacije iz izvora podataka koji nisu ovde navedeni, uključujući druge tipove OLAP baza podataka. Informacije o instaliranju ODBC upravljačkog programa ili upravljačkog programa izvora podataka koji nisu ovde navedeni potražite u dokumentaciji za bazu podataka ili se obratite prodavcu baze podataka.

Izbor podataka iz baze podataka     Podatke iz baze podataka preuzimate kreiranjem upita, što predstavlja pitanje o podacima uskladištenim u spoljnoj bazi podataka. Na primer, ako su podaci uskladišteni u Access bazi podataka, možda ćete želeti da znate iznose prodaje za određeni proizvod po regionu. Deo podataka možete preuzeti tako što ćete izabrati samo podatke za proizvod i region koje želite da analizirate.

Pomoću programa Microsoft Query možete da izaberete kolone podataka koje želite i da uvezete samo te podatke u Excel.

Ažuriranje radnog lista u jednoj operaciji     Kada imate spoljne podatke u Excel radnoj svesci, kad god se baza podataka promeni, možete da osvežiti podatke za ažuriranje analize – bez potrebe za ponovnim kreiranjem izveštaja i grafikona rezimea. Na primer, možete da napravite mesečni rezime prodaje i da ga osvežite svakog meseca kada pristignu nove cifre prodaje.

Kako Microsoft Query koristi izvore podataka     Kada podesite izvor podataka za određenu bazu podataka, možete ga koristiti svaki put kada želite da kreirate upit za izbor i preuzimanje podataka iz te baze podataka – bez potrebe da ponovo otkucate sve informacije o vezi. Microsoft Query koristi izvor podataka za povezivanje sa spoljnom bazom podataka i kako bi vam prikazao koji podaci su dostupni. Kada kreirate upit i vratite podatke u Excel, Microsoft Query pruža Excel radnoj svesci informacije o upitu i izvoru podataka, tako da možete ponovo da se povežete sa bazom podataka kada želite da osvežite podatke.

Korišćenje programa Microsoft Query za uvoz podataka     da biste uvezli spoljne podatke u Excel pomoću programa Microsoft Query, pratite ove osnovne korake od kojih je svaki opisan detaljnije u sledećim odeljcima.

Šta je to izvor podataka?     Izvor podataka je uskladišteni skup informacija koji omogućava programima Excel i Microsoft Query da se povežu sa spoljnom bazom podataka. Kada koristite Microsoft Query za podešavanje izvora podataka, izvoru podataka dajete ime, a zatim navedete ime i lokaciju baze podataka ili servera, tip baze podataka i informacije o prijavljivanju i lozinki. Informacije obuhvataju i ime OBDC upravljačkog programa ili upravljačkog programa izvora podataka, što je program koji pravi veze sa određenim tipom baze podataka.

Da biste podesili izvor podataka pomoću programa Microsoft Query:

1. Na kartici Podaci , u grupi Preuzimanje spoljnih podataka izaberite stavku Iz drugih izvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query.

   Napomena: Excel 365 je premestio Microsoft Query u grupu menija Zastareli čarobnjaci.  Ovaj meni se podrazumevano ne prikazuje.  Da biste omogućili , idite na stavke Datoteka, Opcije, Podaci i omogućite u odeljku Prikazivanje zastarelih čarobnjaka za uvoz podataka.

2. Uradite nešto od sledećeg:

   • Da biste naveli izvor podataka za bazu podataka, tekstualnu datoteku ili Excel radnu svesku, izaberite karticu Baze podataka.

   • Da biste naveli izvor podataka OLAP kocke, izaberite karticu OLAP kocke . Ova kartica je dostupna samo ako ste Program Microsoft Query koristili iz programa Excel.

3. Kliknite dvaput< stavku Novi izvor podataka>.

   – ili –

   Izaberite<stavku Novi izvor podataka>, a zatim kliknite na dugme U redu.

   Prikazuje se dijalog Kreiranje novog izvora podataka.

4. U 1. koraku otkucajte ime za identifikovanje izvora podataka.

5. U 2. koraku kliknite na upravljački program za tip baze podataka koji koristite kao izvor podataka.

   Napomene: 

   • Ako ODBC upravljački programi instalirani uz Microsoft Query ne podržavaju spoljnu bazu podataka kojoj želite da pristupite, morate da nabavite i instalirate ODBC upravljački program koji je kompatibilan sa sistemom Microsoft Office od nezavisnog prodavca, kao što je proizvođač baze podataka. Obratite se prodavcu baze podataka za uputstva za instalaciju.

   • OLAP baze podataka ne zahtevaju ODBC upravljačke programe. Kada instalirate Microsoft Query, upravljački programi se instaliraju za baze podataka koje su kreirane pomoću usluge Microsoft SQL Server Analysis Services. Da biste se povezali sa drugim OLAP bazama podataka, morate da instalirate upravljački program izvora podataka i klijentski softver.

6. Kliknite na dugme Poveži, a zatim obezbedite informacije potrebne za povezivanje sa izvorom podataka. Za baze podataka, Excel radne sveske i tekstualne datoteke, informacije koje pružite zavise od tipa izvora podataka koji ste izabrali. Možda će vam biti zatraženo da navedete ime za prijavljivanje, lozinku, verziju baze podataka koju koristite, lokaciju baze podataka ili druge informacije specifične za tip baze podataka.

   Važno: 

   • Koristite jake lozinke koje kombinuju velika i mala slova, brojeve i simbole. Slabe lozinke ne kombinuju ove elemente. Jaka lozinka: Y6dh!et5. Slaba lozinka: House27. Lozinke treba da sadrže 8 ili više znakova. Bolja je fraza za prolaz od 14 ili više znakova.

   • Veoma je važno da zapamtite lozinku. Ako je zaboravite, Microsoft je ne može preuzeti. Uskladištite lozinke tako što ćete ih zapisati na bezbednom mestu odvojeno od informacija koje one štite.

7. Kada unesete potrebne informacije, kliknite na dugme U redu ili Završi da biste se vratili u dijalog Kreiranje novog izvora podataka.

8. Ako baza podataka sadrži tabele i želite da se određena tabela automatski prikazuje u čarobnjaku za upite, kliknite na polje za 4. korak, a zatim izaberite željenu tabelu.

9. Ako ne želite da otkucate ime za prijavljivanje i lozinku kada koristite izvor podataka, potvrdite izbor u polju za potvrdu Sačuvaj moj korisnički ID i lozinku u definiciji izvora podataka. Sačuvana lozinka nije šifrovana. Ako polje za potvrdu nije dostupno, obratite se administratoru baze podataka da biste utvrdili da li je ova opcija dostupna.

   Napomena o bezbednosti: Izbegavajte čuvanje informacija o prijavljivanju prilikom povezivanja sa izvorima podataka. Te informacije mogu biti uskladištene kao čisti tekst i zlonamerni korisnik može da pristupi informacijama kako bi ugrozio bezbednost izvora podataka.

Kada dovršite ove korake, ime izvora podataka se pojavljuje u dijalogu Izbor izvora podataka.

Korišćenje čarobnjaka za upite za većinu upita     Čarobnjak za upite olakšava izbor i objedinjavanje podataka iz različitih tabela i polja u bazi podataka. Pomoću čarobnjaka za upite možete da izaberete tabele i polja koja želite da uključite. Unutrašnji spoj (operacija upita koja navodi da se redovi iz dve tabele kombinuju na osnovu identičnih vrednosti polja) automatski se kreira kada čarobnjak prepozna polje primarnog ključa u jednoj tabeli i polje sa istim imenom u drugoj tabeli.

Takođe možete da koristite čarobnjak da biste sortirali skup rezultata i izvršili jednostavno filtriranje. U poslednjem koraku čarobnjaka možete da odaberete da vratite podatke u Excel ili da dodatno suzite upit u programu Microsoft Query. Kada kreirate upit, možete ga pokrenuti u programu Excel ili u programu Microsoft Query.

Da biste pokrenuli čarobnjak za upite, izvršite sledeće korake.

1. Na kartici Podaci , u grupi Preuzimanje spoljnih podataka izaberite stavku Iz drugih izvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query.

2. U dijalogu Izbor izvora podataka proverite da li je potvrđen izbor u polju za potvrdu Koristi čarobnjak za upite za kreiranje / uređivanje upita.

3. Kliknite dvaput na izvor podataka koji želite da koristite.

   – ili –

   Izaberite izvor podataka koji želite da koristite, a zatim kliknite na dugme U redu.

Rad direktno u programu Microsoft Query za druge tipove upita     Ako želite da kreirate složeniji upit od dozvoljenog čarobnjaka za upite, možete da radite direktno u programu Microsoft Query. Možete da koristite Microsoft Query da biste prikazali i promenili upite koje počinjete da kreirate u čarobnjaku za upite ili možete da kreirate nove upite bez korišćenja čarobnjaka. Radite direktno u programu Microsoft Query kada želite da kreirate upite koji rade sledeće:

• Izbor određenih podataka iz polja     U velikoj bazi podataka možda ćete želeti da odaberete neke podatke u polju i izostavite podatke koji vam nisu potrebni. Na primer, ako su vam potrebni podaci za dva proizvoda u polju koje sadrži informacije za veliki broj proizvoda, možete da koristite kriterijum da biste izabrali podatke samo za dva proizvoda koja želite.

• Preuzmi podatke zasnovane na različitim kriterijumima svaki put kada pokrenete upit     Ako treba da napravite isti Excel izveštaj ili rezime za nekoliko oblasti u istim spoljnim podacima – kao što je zaseban izveštaj o prodaji za svaki region – možete da kreirate parametarski upit. Kada pokrenete parametarski upit, od vas će se tražiti vrednost koja će se koristiti kao kriterijum kada upit izabere zapise. Na primer, parametarski upit može zatražiti da unesete određeni region i možete ponovo da koristite ovaj upit da biste kreirali svaki od regionalnih izveštaja o prodaji.

• Spajanje podataka na različite načine     Unutrašnja spajanja koja kreira čarobnjak za upite su najčešći tip spajanja koji se koristi za kreiranje upita. Međutim, ponekad želite da koristite drugačiji tip spajanja. Na primer, ako imate tabelu sa informacijama o prodaji proizvoda i tabelu sa informacijama o klijentima, unutrašnje spajanje (tip koji je kreirao čarobnjak za upite) sprečiće preuzimanje zapisa o klijentima za klijente koji nisu izvršili kupovinu. Pomoću programa Microsoft Query možete da spojite ove tabele tako da se preuzmu svi zapisi o klijentima, kao i podaci o prodaji za klijente koji su izvršili kupovine.

Da biste pokrenuli Microsoft Query, izvršite sledeće korake.

1. Na kartici Podaci , u grupi Preuzimanje spoljnih podataka izaberite stavku Iz drugih izvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query.

2. U dijalogu Izbor izvora podataka uverite se da je opozito izbor u polju za potvrdu Koristi čarobnjak za upite za kreiranje / uređivanje upita.

3. Kliknite dvaput na izvor podataka koji želite da koristite.

   – ili –

   Izaberite izvor podataka koji želite da koristite, a zatim kliknite na dugme U redu.

Ponovno korišćenje i deljenje upita     U čarobnjaku za upite i programu Microsoft Query možete da sačuvate upite kao .dqy datoteku koju možete da izmenite, ponovo koristite i delite. Excel može direktno da otvori .dqy datoteke, što vama ili drugim korisnicima omogućava da kreirate dodatne opsege spoljnih podataka iz istog upita.

Da biste otvorili sačuvani upit iz programa Excel:

1. Na kartici Podaci , u grupi Preuzimanje spoljnih podataka izaberite stavku Iz drugih izvora, a zatim stavku Iz programa Microsoft Query. Prikazuje se dijalog Izbor izvora podataka.

2. U dijalogu Izbor izvora podataka izaberite karticu Upiti .

3. Kliknite dvaput na sačuvani upit koji želite da otvorite. Upit se prikazuje u programu Microsoft Query.

Ako želite da otvorite sačuvani upit, a Microsoft Query je već otvoren, izaberite meni Microsoft Query datoteka , a zatim izaberite stavku Otvori.

Ako kliknete dvaput na .dqy datoteku, Excel se otvara, pokreće upit, a zatim umeće rezultate u novi radni list.

Ako želite da delite Excel rezime ili izveštaj koji je zasnovan na spoljnim podacima, možete drugim korisnicima da date radnu svesku koja sadrži opseg spoljnih podataka ili možete da kreirate predložak. Predložak vam omogućava da sačuvate rezime ili izveštaj bez čuvanja spoljnih podataka kako bi datoteka bila manja. Spoljni podaci se preuzimaju kada korisnik otvori predložak izveštaja.

Kada kreirate upit u čarobnjaku za upite ili programu Microsoft Query, možete da vratite podatke na Excel radni list. Podaci zatim postaju opseg spoljnih podataka ili izveštaj izvedene tabele možete da oblikujete i osvežite.

Oblikovanje preuzetih podataka     U programu Excel možete da koristite alatke, kao što su grafikoni ili automatske međuvrednosti, da biste predstavili i rezimirali podatke koje je preuzeo Microsoft Query. Podatke možete da oblikujete, a oblikovanje se zadržava kada osvežite spoljne podatke. Možete da koristite sopstvene oznake kolona umesto imena polja i da automatski dodajete brojeve redova.

Excel može automatski da oblikuje nove podatke koje otkucate na kraju opsega kako bi se podudarali sa prethodnim redovima. Excel takođe može automatski da kopira formule koje su ponavljane u sledećim redovima i proširuje ih na dodatne redove.

Ovu opciju (ili ponovo možete da isključite) možete da uključite u bilo kom trenutku:

1. Izaberite stavke Datoteka > Opcije > Više opcija.

2. U odeljku Opcije uređivanja potvrdite izbor u polju za potvrdu Proširi formate opsega podataka i formule . Da biste ponovo isključili automatsko oblikovanje opsega podataka, opozovite izbor u ovom polju za potvrdu.

Osvežavanje spoljnih podataka     Kada osvežite spoljne podatke, pokrećete upit da biste preuzeli sve nove ili promenjene podatke koji se podudaraju sa vašim specifikacijama. Upit možete da osvežite i u programima Microsoft Query i Excel. Excel pruža nekoliko opcija za osvežavanje upita, uključujući osvežavanje podataka svaki put kada otvorite radnu svesku i automatsko osvežavanje u vremenskim intervalima. Možete da nastavite da radite u programu Excel dok se podaci osvežavaju, kao i da proverite status dok se podaci osvežavaju. Više informacija potražite u članku Osvežavanje spoljnih podataka za povezivanje u programu Excel.

Vrh stranice