Omogočanje lažjega branja povzetih podatkov z navzkrižno poizvedbo

Če za ustvarjanje navzkrižne poizvedbe uporabite pogled načrta, lahko uporabite poljubno število virov zapisov (tabele in poizvedbe). Načrt pa lahko pustite preprost tako, da najprej ustvarite poizvedbo za izbiranje, ki vrne vse podatke, ki jih želite, nato pa to poizvedbo uporabite kot edini vir zapisa za svojo navzkrižno poizvedbo. Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedbe za izbiranje, glejte razdelek Več informacij.

Če navzkrižno poizvedbo ustvarite v pogledu načrta, z vrsticama Vsota in Navzkrižna polja v pogledu načrta določite, katere vrednosti polja bodo postale glave vrstic in za katere vrednosti bo izračunana vsota, povprečje, števec ali pa bo izvedena drugačna vrsta izračuna.

1. Z nastavitvami v teh vrsticah določite, ali je polje glava vrstice, glava stolpca ali vrednost povzetka.

2. Ta nastavitev vrednosti polja prikaže kot glave vrstic.

3. Ta nastavitev vrednosti polja prikaže kot glave stolpcev.

4. S temi nastavitvami se izračunajo vrednosti povzetka.

Ustvarjanje poizvedbe

1. Na zavihku Ustvari v skupini Poizvedbe kliknite Načrt poizvedbe.

   

2. V pogovornem oknu Pokaži tabelo dvokliknite vsako tabelo ali poizvedbo, ki jo želite uporabiti kot vir zapisa.

   Če uporabite več kot en vir zapisa, poskrbite, da bodo tabele ali poizvedbe združene na skupnih poljih. Več informacij o združevanju tabel in poizvedb najdete v razdelku Glejte tudi.

3. Zaprite pogovorno okno Pokaži tabelo.

4. Na zavihku Načrt v skupini Vrsta poizvedbe kliknite Navzkrižno.

5. V oknu z načrtom poizvedbe dvokliknite vsako polje, ki ga želite uporabiti kot vir za glave vrstic. Za glave vrstic lahko izberete največ tri polja.

6. V mreži načrta poizvedbe v vrstici Navzkrižna polja za vsako polje za glavo vrstice potrdite Glava vrstice.

   V vrstico Pogoj lahko vnesete izraz, s katerim omejite rezultate za to polje. Vrstni red razvrstitve za polje lahko določite tudi z vrstico Razvrsti.

7. V oknu z načrtom poizvedbe dvokliknite vsako polje, ki ga želite uporabiti kot vir za glave stolpcev. Za glave stolpcev lahko izberete le eno polje.

8. V mreži načrta poizvedbe v vrstici Navzkrižna polja za polje za glavo stolpca potrdite Glava stolpca.

   Rezultate za polje glave stolpca lahko omejite tako, da vnesete izraz v vrstico Pogoj. Vendar pa s pogojnim izrazom s poljem glave stolpca ne omejite števila stolpcev, ki jih vrne navzkrižna poizvedba. Z njim omejite, v katerih stolpcih bodo podatki. Vzemimo za primer, da imate polje glave stolpca, v katerem so tri mogoče vrednosti: rdeča, zelena in modra. Če za polje glave stolpca uporabite pogoj =»modra«, bo navzkrižna poizvedba kljub temu prikazala stolpec za rdečo in stolpec za zeleno, vendar bodo podatki le v stolpcu za modro.

   Če želite omejiti vrednosti, ki se prikažejo kot glave stolpcev, lahko s pogojem poizvedbe Glave stolpcev določite seznam nespremenljivih vrednosti. Več informacij najdete v naslednjem razdelku.

9. V oknu z načrtom poizvedbe dvokliknite polje, s katerim želite izračunati vrednosti povzetka. Za vrednosti povzetka lahko izberete le eno polje.

10. V mreži načrta poizvedbe v vrstici Vsota za polje vrednosti povzetka izberite združevalno funkcijo, s katero želite izračunati vrednosti.

11. V vrstici Navzkrižna polja za polje vrednosti povzetka izberite Vrednost.

    Za polje vrednosti povzetka ni mogoče določiti pogoja, prav tako polja ni mogoče razvrstiti.

12. Na zavihku Načrt v skupini Rezultati kliknite Zaženi.

Določanje nespremenljivih vrednosti za glave stolpcev

Če želite določiti nespremenljive vrednosti, ki jih želite nato uporabiti za glavne stolpcev, lahko nastavite lastnost poizvedbe Glave stolpcev.

1. Odprite navzkrižno poizvedbo v pogledu načrta.

2. Če list z lastnostmi ni viden, pritisnite F4, da ga prikažete.

3. Na listu z lastnostmi, tik nad zavihkom Splošno, preverite, ali je Vrsta izbora nastavljena na Lastnosti poizvedbe. Če ni, kliknite prazno mesto nad mrežo načrta poizvedbe.

4. Na listu z lastnostmi na zavihku Splošno v lastnost Glave stolpcev vnesite seznam lastnosti, ločen z vejico, ki jih želite uporabiti kot glave stolpcev.

   Nekateri znaki niso dovoljeni v glavah stolpcev (na primer večina ločil). Če uporabite te znake na seznamu lastnosti, Access vsak tak znak zamenja s podčrtajem (_).

Sintaksa SQL za navzkrižno poizvedbo

Navzkrižna poizvedba je v jeziku SQL izražena kot izjava TRANSFORM. Izjava TRANSFORM ima takšno sintakso:

Transform aggfunction
selectstatement
Pivot pivotfield [IN (value1[, value2[, ...]])]

Izjava TRANSFORM je sestavljena iz teh delov:

Del	Opis
aggfunction	Združevalna funkcija SQL, ki deluje v izbranih podatkih.
selectstatement	Izjava SELECT.
pivotfield	Polje ali izraz, s katerim želite ustvariti naslove stolpcev v naboru rezultatov poizvedbe.
value1, value2	Nespremenljive vrednosti, ki se uporabljajo za ustvarjanje naslovov stolpcev.

Pogled SQL ne omeji števila tabel ali poizvedb, ki jih lahko uporabite kot vire zapisov za navzkrižno poizvedbo. Načrt pa lahko pustite preprost tako, da ustvarite poizvedbo za izbiranje, ki vrne vse podatke, ki jih želite uporabiti v navzkrižni poizvedbi, nato pa to poizvedbo uporabite kot edini vir zapisa. Če želite več informacij o ustvarjanju poizvedbe za izbiranje, glejte razdelek Več informacij.

1. Na zavihku Ustvari v skupini Drugo kliknite Načrt poizvedbe.

2. Zaprite pogovorno polje Pokaži tabelo.

3. Na zavihku Načrt v skupini Pogledi kliknite Pogled in nato Pogled SQL.

4. Na zavihku Predmet SQL vnesite ali prilepite ta SQL:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. V prvo vrstico za možnostjo TRANSFORM vnesite izraz, s katerim želite izračunati vrednosti povzetka, na primer Sum([Znesek]).

   Če za vir zapisa uporabite več kot eno tabelo ali poizvedbo, vključite ime tabele ali poizvedbe kot del posameznega polja. Na primer Sum([Strošek].[Znesek]).

6. V drugo vrstico za vrednostjo SELECT vnesite seznam polj ali izrazov polj, ki jih želite uporabiti za glave vrstic. elemente seznama ločite z vejicami; na primer [Proračun].[Dept_ID], [Strošek]. [Vrsta].

7. V tretjo vrstico za možnostjo FROM vnesite seznam tabel ali poizvedb, ki jih uporabljate kot vire zapisov. Na primer Proračun, Strošek.

8. V četrto vrstico za možnost GROUP BY vnesite isti seznam polj, ki ste ga izbrali v stavku SELECT v 6. koraku.

9. V peto vrstico za možnostjo PIVOT vnesite ime polja ali izraz, ki ga želite uporabiti za glavo stolpca. Na primer PIVOT [Proračun].[Leto].

Včasih ne želite uporabiti vseh vrednosti polja za glave vrstic ali stolpcev, ampak želite vrednosti polja združiti v obsege in jih nato uporabiti za glave vrstic ali stolpcev. Recimo, da za glave stolpcev uporabite polje »Starost«. Namesto da za vsako starost uporabite stolpec, raje uporabite stolpce, ki predstavljajo starostne obsege.

S funkcijo IIf v izrazu lahko ustvarite obsege, ki jih nato uporabite za glave vrstic ali stolpcev.

1. Odprite navzkrižno poizvedbo v pogledu načrta.

2. V mreži načrta poizvedbe v vrstici Polje z desno tipko miške kliknite prazen stolpec, nato pa v priročnem meniju kliknite Povečava.

3. V polje Povečava vnesite vzdevek polja, temu pa naj sledi dvopičje (:).

4. Vnesite IIf().

5. Znotraj oklepajev, ki sledita IIf, vnesite izraz za primerjavo, s katerim je določen prvi obseg vrednosti polja.

   Vzemimo za primer, da želite ustvariti obsege za polje »Starost«, vsak obseg pa naj bo dvajset let. Izraz za primerjavo za prvi obseg je [Age]<21.

6. Za izrazom za primerjavo vnesite vejico, nato pa vnesite ime obsega in ga obdajte z narekovajema. Ime, ki ga posredujete, je glava navzkrižne poizvedbe za vrednosti, ki sodijo znotraj obsega.

   Na primer, po vrednosti [Starost]<21 vnesite vejico, nato pa še »0-20 let«.

7. Za imenom obsega vnesite vejico (zunaj narekovajev), nato pa naredite nekaj od tega:

   • Če želite ustvariti drug obseg, vnesite IIf(), nato pa ponovite korake 5, 6 in 7.

   • Za zadnji obseg vnesite le ime obsega.

     Popoln ugnezden izraz IIf, ki polje »Starost« razdeli v obsege po dvajset let, je lahko videti tako (vrstice so prelomljene zaradi lažje berljivosti):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Opomba: Če Access med vrednotenjem izraza naleti na primer, ko je vrednost enega od izrazov IIf resnična, preneha vrednotiti. Ni treba določati nižjega konca posameznega obsega, saj je vsaka vrednost, ki sodi pod nižji konec danega obsega, že ovrednotena kot resnična.

8. V mreži načrta poizvedbe v vrstici Vsota izberite Združi po.

9. V vrstici Navzkrižna polja določite, ali želite obsege uporabiti kot glave vrstic ali stolpcev. Določite lahko od ene do treh glav vrstice in eno glavo stolpca.

Morda boste želeli, da navzkrižna poizvedba ob zagonu prikaže poziv za vnos. Vzemimo za primer, da uporabljate več glav vrstic, ena od njih pa je »Država/regija«. Namesto da bi vedno prikazovali podatke za vsako državo ali regijo, lahko poizvedba prikaže poziv za ime, nato pa prikaže rezultate glede na vnos uporabnika.

Poziv za parameter je mogoče dodati kateremu koli polju glave.

1. Odprite navzkrižno poizvedbo v pogledu načrta.

2. V vrstico Pogoj vnesite besedilo vprašanja, obdanega z oglatimi oklepaji, za polje glave vrstice, pri katerem želite uporabniku prikazati poziv za vnos. Ko bo uporabnik zagnal poizvedbo, se bo besedilo vprašanja prikazalo kot poziv.

   Če v vrstico Pogoj na primer vnesete [Katera država ali regija?], ko se zažene poizvedba, se prikaže pogovorno okno z vprašanjem »Katera država ali regija?«, polje za vnos in gumb V redu.

   Namig: Če želite, da je parameter prilagodljiv, združite izraz z nadomestnimi znaki z operatorjem Like . Kot pogoj ne uporabite na primer [Katera država ali regija ?], lahko uporabite Like [Katera država ali regija?] &"*", da parameter ustreza večjem obsegu vnosa. Če uporabite like, s tem ne spremenite videza poziva za parameter.

3. Na zavihku Načrt v skupini Pokaži/skrij kliknite Parametri.

4. V pogovornem oknu Parametri poizvedbe v stolpec Parametri vnesite poziv za parameter, ki ste ga uporabili v vrstici Pogoj. Vključite oglate oklepaje, ne vključujte pa združenih nadomestnih znakov ali operaterja Like.

5. V stolpcu Vrsta podatkov izberite vrsto podatkov za parameter. Vrsta podatkov bi se morala ujemati z vrsto podatkov polja za glavo vrstice.

Če so v polju, s katerim izračunate vrednosti povzetka v navzkrižni poizvedbi, vrednosti »null«, funkcije združevanja, ki jih uporabite, te vrednosti prezrejo. Pri nekaterih funkcijah združevanja lahko to vpliva na prikazane rezultate. Če na primer računate povprečje, dodate vse vrednosti in delite rezultat s številom vrednosti. Toda če so v polju le vrednosti »null«, se te ne štejejo kot del števila vrednosti.

V nekaterih primerih je morda bolj smiselno morebitne vrednosti »null« zamenjati z ničlami, tako da so med izvajanjem funkcij združevanja štete tudi te vrednosti. Vrednosti »null« lahko zamenjate z ničlami s funkcijo Nz.

Sintaksa funkcije Nz

Nz ( variant [, valueifnull ] )

Sintaksa funkcije Nz ima te argumente:

Argument	Opis
variant	Obvezen. Spremenljivka podatkovni tip Variant.
valueifnull	Izbiren (razen v primeru, ko je v rabi v poizvedbi). Različica, ki posreduje vrednost, ki je nato vrnjena, če je argument različiceNull. Ta argument omogoča, da je vrnjena vrednost, ki ni »null« ali niz dolžine nič. Opomba: Če funkcijo Nz uporabite v izrazu v poizvedbi, ne da bi uporabili argument valueifnull, bodo rezultati v poljih, v katerih je vrednost »null«, niz dolžine nič.

1. Ko je poizvedba odprta v pogledu načrta, v mreži načrta poizvedbe z desno tipko miške kliknite polje Vrednost.

2. V priročnem meniju kliknite Povečava.

3. V polju Povečava ime polja ali izraz obdajte z oklepaji, nato pa pred levi oklepaj vnesite Nz.

4. Znotraj oklepajev, tik ob desnem oklepaju, vnesite , 0.

   Če ste na primer s funkcijo Nz v polju, imenovanim »Izgubljene ure«, vrednosti »null« pretvorili v ničle, bi moral biti končni izraz tak:

Nz([Hours Lost], 0)

• Poizvedba naj bo preprosta    Ko se veča število kombinacij vrstic, je navzkrižne poizvedbe vse težje brati. Uporabite le toliko glav vrstic, kot jih potrebujete.

• Navzkrižno poizvedbo ustvarjajte po korakih    Pri ustvarjanju ne uporabljajte le tabel. Pogosto lahko začnete tako, da najprej ustvarite poizvedba za povzetek, nato pa to poizvedbo uporabite kot vir zapisa za navzkrižno poizvedbo.

• Bodite previdni pri izbiri polja za glavo stolpca    Na splošno velja, da je navzkrižne tabele lažje brati, če je število glav stolpcev razmeroma nizko. Ko določite polja, ki jih želite uporabiti kot glave, za izdelavo glav stolpcev izberite polje, ki ima najmanj enoličnih vrednosti. Na primer, če s poizvedbo izračunate vrednost po starosti in spolu, za glave stolpcev uporabite spol, saj je vrednost spola navadno manjša od vrednosti za starost.

• Uporaba podpoizvedbe v stavku WHERE    Podpoizvedbo lahko uporabite kot del stavka WHERE v navzkrižni poizvedbi.

Na vrh strani